Es evidente que, para que una organización alcance el éxito deseado y tenga un funcionamiento efectivo y eficiente, debe contar con instrumentos o herramientas que coadyuven a alcanzar el logro de objetivos. En este contexto, la administración y la contabilidad se erigen como pilares fundamentales.
Contabilidad: Un Sistema de Información Esencial
En nuestros días, la contabilidad se conceptualiza como un sistema de procedimientos de registro de las consecuencias económicas de las operaciones que realiza una empresa. Por ello, la contabilidad como disciplina técnica, ofrece información sobre las transacciones y movimientos económicos de una organización.
Mucho se ha discutido acerca de lo que se entiende por contabilidad. Según plantea Evia (2005), los administradores tienen la posibilidad de apoyarse en el uso de herramientas y técnicas que les permitan utilizar sus sistemas de costos como herramientas estratégicas.
Contabilidad Financiera vs. Contabilidad Administrativa
Desde una perspectiva amplia, la contabilidad general o financiera, proporciona información para usuarios externos, representados por inversionistas, instituciones del gobierno, instituciones financieras, entre otros, mientras que la contabilidad administrativa genera información para que usuarios internos, tomen decisiones sobre la base de las operaciones realizadas (Garrison et al., 2007; Molina de Paredes, 2003;Ott, 1998;Evia, 2005; Jiambalvo, 2003; Hansen y Mowen, 2007; Polimeni et al., 2006).
La contabilidad general o financiera, es de carácter obligatorio para las empresas. Provee información básica para accionistas, acreedores entre otros actores externos a la organización (Garrison et al., 2007), ofreciendo información sobre excedentes económicos globales de la empresa. Se pliega a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
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La contabilidad administrativa, no está sujeta, a ningún tipo de normatividad (Evia, 2005); es flexible y libre (Garrison et al., 2007) y define criterios objetivos que le permiten ofrecer reportes detallados sobre el sector en el que opera la organización, sus productos, servicios, clientes, empleado, es decir realiza evaluaciones del negocio, proporcionando informes directivos que coadyuvan en el direccionamiento del negocio y en el control y evaluación del desempeño del mismo. Es flexible y libre.
Según Evia (2005), los sistemas de contabilidad administrativa pueden ser creados a la medida de las organizaciones, respondiendo a las demandas específicas de cada una en particular. Según plantea Evia (2005), los administradores tienen la posibilidad de apoyarse en el uso de herramientas y técnicas que les permitan utilizar sus sistemas de costos como herramientas estratégicas.
La contabilidad administrativa, supera la visión tradicional manejada por la contabilidad financiera, orientando la información generada al soporte de decisiones estratégicas y operativas en las empresas. En ambos casos, sea la contabilidad administrativa o la contabilidad de gestión, proporcionan a gerentes información para planear, controlar y tomar decisiones (Jiambalvo, 2003). Según el autor, desde la perspectiva de la planeación, establece planes financieros denominados presupuestos, mientras que desde la perspectiva del control, evalúa continuamente el rendimiento de las operaciones productivas, para sobre esta base, tomar decisiones como parte integral del proceso de planeación y control.
Así, la contabilidad administrativa, apoyada en la contabilidad de costos, permitirá una gestión adecuada de las operaciones contables desde la perspectiva de los costos, con visiones detalladas sobre las operaciones productivas y/o de prestación de servicios.
En función de ello, asumir la contabilidad administrativa como una opción en las empresas, exige una perspectiva orientada hacia el emprendimiento de prácticas gerenciales acordes con la realidad del negocio, a la vez que plantea la necesidad de disponer de sistemas de información contables, como medio para tomar decisiones.
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Es importante destacar que la contabilidad administrativa se centra en información para los tomadores de decisiones internos, como los altos directivos, los jefes de departamentos, etc. Podemos señalar pues, que la contabilidad administrativa es un sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de planeación, control, y toma de decisiones, la cual se centra en información para los tomadores de decisionees internos, como los altos directivos, los jefes de departamentos, etc.
Si bien, cada negocio tiene un conjunto único de procesos para crear valor para los clientes y producir resultados financieros, la contabilidad administrativa se encarga de generar valor al interior de la empresa u organización, con procesos de planificación, aprovisionamiento y control, necesarios pero no oabligarios dentro de la misma. Se enfoca en información para personas e instituciones externas relacionadas con la empresa. Por ejemplo: los acreedores e inversionistas no son parte de la administración cotidiana de una compañía.
Contabilidad de Costos: Un Componente Clave
Bajo estos planteamientos, Hansen y Mowen (2007) y Ponce y William (2017) y en función de la disertación realizada previamente sobre la contabilidad financiera y la administrativa, es pertinente plantear la necesidad de incorporar al sistema de información contable, la contabilidad de costos, como sistema híbrido que se desarrolla entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa. Sobre este particular, Polimeni et al (2006) definen a la contabilidad de costos como una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, teniendo como principal función, asignar, acumular, registrar y analizar información importante para el uso interno de los gerentes en la toma de decisiones.
Asimismo, la contabilidad de costos se vale de sistemas de información y metodologías de costeo que permiten concretar datos precisos de costos para los productos y servicios que se fabrican o prestan en las organizaciones. Los sistemas de costos ofrecen al gerente de costos, normas contables, técnicas y procedimientos de acumulación de datos de costos, con el propósito de determinar el costo unitario del producto fabricado, planear los costos de producción y contribuir con la toma de decisiones (Sinisterra, 2007). Representan herramientas para generar información precisa sobre los costos de producción y la forma de proceder en cuanto a actividades, procesos, productos, servicios y clientes de la organización (Kaplan y Cooper, 2003).
Como sistema de información, la contabilidad de costos se centra en la determinación de los costos de los productos, relacionándolos con los ingresos obtenidos por la venta de los mismos, y de esta forma genera información para la toma de decisiones (Rincón, 2005). Sintetizando, la contabilidad de costos, se reconoce la como un área de la contabilidad que ha superado limitaciones identificadas por gerentes, en la contabilidad legal, financiera o tradicional, buscando satisfacer exigencias de organizaciones nacientes.
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Así, mientras la contabilidad de gestión incorpora elementos de gestión como la planificación, el control y la toma de decisiones, la contabilidad de costos, es parte de ella, y ofrece información útil para la reformulación de planes, el establecimiento de mecanismos de control y sin duda, para sustentar decisiones organizacionales.
Administración: El Arte de Gestionar Recursos
La administración se encarga de gestionar todos los recursos de la empresa, materiales, humanos y técnicos. Supervisa las operaciones, toma decisiones, y garantiza que se cumplan las metas y objetivos organizacionales. En pocas palabras, la administración de empresas planea, dirige, controla y organiza las actividades dentro de una organización con el objetivo de que funcione de manera eficiente. Estas actividades incluyen lo siguiente:
- Reclutamiento de personal
- Relaciones públicas
- Adquisiciones
- Mediación
- Negociación
- Mercadotecnia y promoción
- Facilitación de programas de capacitación
- Comunicación directa con la alta gerencia
Un administrador supervisa las operaciones generales de una organización o de un departamento. Esto incluye implementar planes, asegurarse de que se cumplan los objetivos y resolver los problemas que pudieran surgir en el camino. Estas son otras funciones que realiza un administrador en un día típico:
- Monitorea la productividad y la contabilidad para hacer recomendaciones o implementar cambios en los procesos que permitan obtener mejores resultados.
- Interactúa con diferentes departamentos y suele ser un intermediario entre el personal y los ejecutivos.
- Hace un calendario estableciendo objetivos a corto y mediano plazo que funcionan como hoja de ruta para alcanzar metas en el largo plazo.
- Demuestra sus habilidades de resolución de conflictos, comunicación y alfabetización informática para planear, dirigir, organizar y controlar las actividades de la empresa de forma eficaz.
Relación entre Administración y Contabilidad
La administración sabe qué se necesita adquirir, cambiar, aplicar y evaluar para que la empresa se mantenga productiva y tenga proyección a futuro, por lo que implementa proyectos con objetivos a largo plazo. Por su parte, la contabilidad muestra periódicamente, a través de balances e informes financieros, el nivel de eficiencia actual de la empresa. Con la información de estas evaluaciones, la administración puede determinar la tasa de crecimiento de la organización, así como rectificar medidas y hacer ajustes que permitan aumentar la producción, reducir costos y gestionar mejor los recursos humanos.
Para tomar decisiones, la administración y la alta gerencia consultan con contabilidad para averiguar de qué manera podrían afectar la liquidez del negocio. Por otra parte, cualquier decisión que tome la administración, así como las transacciones de cualquier departamento a su cargo, deben pasar por contabilidad para que las registre.
En conclusión, la administración gestiona y la contabilidad estudia el capital de la organización. Para que administración pueda implementar estrategias de desarrollo a mediano y largo plazo, debe conocer la situación financiera y patrimonial de la empresa. Esta valiosa información la obtiene directamente del departamento de contabilidad.
En este sentido, no solo es de importancia la experiencia de quien toma las decisiones (elementos cualitativos), sino la interpretación de la información económica-financiera de la que disponga la empresa. De su calidad, oportunidad y veracidad dependerá el éxito de la organización en el futuro. Por ello, es fundamental considerar en el proceso de toma de decisiones las alternativas existentes o cursos de acción sobre los cuales se erige una decisión.
Según Franklin (2011), tanto los individuos como las organizaciones prosperan o fracasan como resultado de las decisiones que toman, razón por la cual, los responsables de tomar las decisiones, deben centrarse en información de tiempo real e involucrar expertos en el proceso de toma de decisiones.
En espacios anteriores se ha hecho un esbozo de la contabilidad administrativa, así como sus bondades en las organizaciones, dejando claro que “(…) se basa en un razonamiento económico inductivo que ha sido perfeccionado constantemente desde varias perspectivas (…)” (Giménez et al., 2015, p. 209); sin embargo, resulta oportuno en este momento especificar que ella ofrece “lineamientos que ayudan a los contadores administrativos a proveer el valor máximo a sus compañías en la toma de decisiones estratégicas y operacionales: el enfoque de costo-beneficio, consideraciones técnicas y de comportamiento y diferentes costos para distintos propósitos” (Horngren et al., 2012, p.11), y a partir de esos lineamientos se toman decisiones, utilizando el método científico; el cual constituyen en seis actividades, a saber: definir el problema, identificar alternativas, identificar los costos y beneficios de cada alternativa factible, considerar factores cualitativos y cuantitativos, seleccionar la estrategia que ofrezca mayor beneficio y monitorear la alternativa seleccionada.
Las decisiones que se toman están acopladas con la estrategia organizacional, ello permite la coordinación en diferentes direcciones y resultados consistentes, así como “proyectar nuevas tendencias, transformar y elaborar juicios para que los procesos administrativos sean efectivos” (Barzola, 2018, p. 19). De allí que la contabilidad administrativa tiene un rol importante en la calidad de la información, facilitando la construcción de escenarios y sus análisis desde diferentes perspectivas, según el tipo de industria y actividad que se trate, para tomar decisiones en congruencia con los objetivos y estrategias empresariales.
En este trabajo se ha expuesto los elementos generales de la contabilidad financiera como área de la contabilidad general que antecede a la contabilidad administrativa o de gestión. Desde la óptica del detalle y la especificidad de las operaciones, la contabilidad administrativa cuantifica detalladamente transacciones operativas clave, a la vez que soporta las decisiones, direccionado las acciones hacia la asertividad y confiabilidad.
El disponer de registros de datos específicos y lograr su organización de forma sistemática y ordenada, permitirá generar información contable de calidad, oportuna y veraz sobre las operaciones desarrolladas y los recursos por estas consumidos.
Las organizaciones insertas en contextos altamente dinámicos y cambiantes, deben constantemente revisar y redefinir estrategias como medios o acciones que le permitan afrontar los continuos desafíos que se le presenten. El hecho de seleccionar entre múltiples alternativas o cursos de acción, debe estar apoyado en modelos y metodologías que permitan a los niveles decisorios, disponer de información sobre la cual puedan sustentar sus decisiones.
En este sentido, si se combina la influencia que tienen factores del entorno externo a las organizaciones, con aspectos inherentes a ella es posible que unos determinen los otros, y definan las decisiones a tomar en la empresa. También es de interés el conocimiento, no solo por parte de agentes externos de la información contable de la empresa, sino también la generación de información interna relativa a las operaciones medulares de la empresa; ésta, coadyuva o soporta las decisiones tomadas y permite afrontar retos, riesgos y la incertidumbre presente, a nivel mundial y en particular en economías en desarrollo, características de la realidad latinoamericana con mayor confianza y seguridad.
Superar estas visiones, comenzar a interpretar, reconocer el entorno, así como cada uno de los factores o elementos que hacen parte de él, se considera fundamental. Durante las dos últimas décadas, los cambios suscitados en el entorno externo a las organizaciones, han generado conmoción en las empresas, así como fuertes impulsos para romper paradigmas asociados con formas tradicionales de hacer negocios. Lo anterior requiere del reconocimiento pleno del entorno, para sobre esa base, definir estrategias que se adapten a los requerimientos externos ante la incertidumbre y presión que implica tomar decisiones rápidamente (Evia, 2005), estando conscientes que los cambios emprendidos en el ámbito externo repercuten de manera directa en la contabilidad administrativa.
En todo caso, las estrategias adoptadas dependerán de factores políticos, económicos, legales, tecnológicos, demográficos, culturales, ambientales, sociales presentes en el entorno externo inmediato a la organización (Davis, 2003; Thompson y Strickland, 2006).
Una de las limitaciones más importantes a nivel de las organizaciones, es que en muchas oportunidades descartan la utilización de la información financiera, como la base para la toma de decisiones, perdiendo de vista los datos generados que se constituyen en insumos para la construcción de información y apoyar decisiones tanto estratégicas como operativas en las empresas. Un análisis integral de la situación de cualquier empresa, abarca un proceso complejo, donde la toma de decisiones se constituye en factor esencial que inicia con el despliegue de múltiples alternativas, las cuales deben ser evaluadas, optando por aquella que mayor beneficio provea para la organización.
En consideración de lo anterior, esta investigación se plantea como objetivo central analizar la contabilidad administrativa, asumiéndola como una herramienta fundamental para ofrecer al tomador de decisiones información ajustada a sus necesidades. Desde el punto de vista metodológico, se plantea una investigación de tipo documental-descriptiva, detallando características de la contabilidad administrativa como objeto de estudio sobre el cual se establecen elementos esenciales como base para análisis futuros de otros fenómenos de mayor nivel de profundización.
En este trabajo se empleó el análisis de contenido porque es un tipo de medición de carácter científico en el ámbito de las ciencias económicas y sociales, que permite establecer relaciones entre datos para generar información. Para Berelson y Lazarfeld (1948) y Lazarsfeld (1972) es una técnica de investigación, que “permite manejar un gran volumen de información a un costo no muy alto, lo que la hace especialmente útil para su utilización (…)” (Tinto, 2013, p. Los estudios descriptivos, permiten la descomposición del todo en partes, valiéndose del análisis que permita la comprensión e interpretación de la naturaleza actual de fenómenos particulares, para ello, la investigación se apoya en la revisión de documentos, entre los que resaltan textos y documentos científicos especializados en el área objeto de estudio; estos permiten sustentar la contabilidad administrativa, la cual partiendo del reconocimiento de variables exógenas (entornas a ella), y de elementos o aspectos internos, genera reportes e información sobre procesos medulares del negocio.
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