La contabilidad de una compañía está sujeta a ciclos, es decir, a períodos de tiempo concretos que acotan las actividades y su impacto sobre el negocio. El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad. Los temas de contabilidad son clave para las empresas y esta está sujeta a ciclos, esto es, periodos concretos que engloban actividades y su impacto dentro del negocio.
El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes. En efecto, cada año también representa el inicio de un nuevo ciclo, a lo largo del cual tu negocio repetirá los procedimientos contables.
Etapas del Ciclo Contable
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación.
Para registrar las actividades, cada compañía cuenta con una serie de libros contables obligatorios por ley y también puede tener libros auxiliares. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario. Se hace un registro de todas las operaciones que conforman la actividad de la empresa en el libro diario.
Durante el ciclo contable, la compañía registra de forma cronológica cada transacción en el libro diario. El objetivo es contar con información fiable que permita analizar y preparar la información financiera correspondiente a cada período.
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Cierre Contable
Al final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la contabilidad para generar los estados financieros. El cierre es un proceso que absorbe tiempo, a menos que utilices un sistema contable. Durante el año, toda empresa tiene gastos e ingresos. Se tienen que saldar todas las cuentas y dejarlas en cero para el siguiente año. Por ejemplo, la apertura también comprende una etapa de balance de situación inicial y la fase de desarrollo involucra la periodificación.
Para poder llevar a cabo las etapas del ciclo contable y llegar al final con unos registros sanos, se deben realizar algunos pasos para transitar entre las distintas fases sin problemas.
- Compara los movimientos registrados por el banco con las cuentas de tu empresa.
- Desplaza las cuentas y reclasifica los movimientos que correspondan al año próximo.
Importancia del Ciclo Contable
El ciclo contable permite hacer un seguimiento detallado de la operación de la compañía y comprobar si los datos financieros y de patrimonio siguen el rumbo deseado. La información que aporta el ciclo contable es indispensable para tomar decisiones estratégicas. Comprender y manejar adecuadamente el ciclo contable es clave para el éxito financiero de cualquier negocio.
Manejar con fluidez los conocimientos sobre contabilidad, finanzas, fiscalidad y organización empresarial contribuye a llevar un control de los parámetros que muestran la salud financiera de un negocio y permite tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso.
Cada empresa desarrolla sus funciones a través de ciclos, los cuales, según el Moderno Diccionario de Contabilidad (4ta. ed.) (2002, p. Por lo que algunos autores mencionan que los ciclos de una empresa pueden ser operativos, contables y/o financieros. Ahora bien, el ciclo contable de un negocio “es el proceso mediante el cual se clasifica, ordena y resume la información contable para obtener el balance de situación final y la cuenta de pérdidas y ganancias” según (García y Jordá , 2004, p. 77).
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Ciclo Financiero
Otra definición del ciclo financiero, es la que establece Laborda y De Zuani (2004, pp. 66 y 67). Sanchis y Ribeiro (1999) señalan que la decisión de financiamiento es la selección entre los diversos medios y determinar, al mismo tiempo, la estructura financiera de la empresa.
El ciclo financiero de una empresa se clasifica en ciclo financiero a corto plazo y ciclo financiero a largo plazo dependiendo de las políticas y necesidades de cada empresa.
Inicia con aportaciones en efectivo y puede también obtenerse financiamiento a corto plazo para que estos recursos se empleen en la adquisición de materias para ser usadas en la producción y en el pago de mano de obra y gastos a fin de obtener productos terminados para ser vendidos; en este momento se agrega la utilidad, que se transforma en cuentas por cobrar y que por último se convierten en efectivo.
Una empresa al tener el efectivo, ya sea por financiación propia, ajena o por la recuperación de las cuentas por cobrar, o ventas de contado, destina al mismo para la adquisición de materia prima o pago de cuentas por pagar.
Reflexionando todo lo anterior, surge una pregunta ¿Cómo se puede tener un correcto conocimiento del funcionamiento de la organización, su ciclo financiero y una verdadera interpretación de los resultados que se están rindiendo? La respuesta a esta pregunta es brindada a través de la identificación de la información pertinente y utilización de herramientas que permitan un tratamiento adecuado de esa información.
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No muy gratamente se sabe que un gran índice de PYMES muchas veces no analizan a tiempo el tema de su estructura de financiamiento, del trabajo con eficiencia para optimizar resultados. En efecto, la vida de las PYME es algo muy especial y difícil de acotar a normas y procedimientos formales y escritos, como para pensar en hacer un estudio o diagnóstico serio y profundo de su estructura operativa, patrimonial o financiera y ajustar a tiempo los errores que desvían los resultados esperados.
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