Definición y Funcionamiento de Filiales y Subsidiarias en el Contexto NIF

En el mundo moderno, la actividad empresarial la realizan los empresarios con la ayuda de un número plural de sociedades, formando de esta manera grupos que buscan la optimización de sus actividades mediante la generación de economías de escalas, acudiendo a figuras económicas como la integración en horizontal o la integración vertical. Una de las estructuras organizativas más comunes y eficaces es la relación matriz-filial.

¿Qué es una Filial o Subsidiaria?

Una filial es una compañía mercantil creada según las normas del estado donde se establece con aportación de capital por parte de otra empresa, que es quien posee un porcentaje de acciones mayoritario y, por tanto, ejerce el control. Una empresa subsidiaria es una entidad comercial o corporación que es totalmente propiedad o parcialmente controlada por otra empresa, conocida como la empresa matriz.

Una empresa filial es una entidad legal independiente que, aunque opera bajo la propiedad mayoritaria o total de una empresa matriz, tiene personalidad jurídica propia. Mientras que la empresa matriz mantiene el control, la filial opera como una entidad jurídica independiente con sus propios activos, pasivos e identidad corporativa. Las filiales son entidades separadas, distintas legalmente para propósitos de impuestos y regulación. Por esta razón difieren de las divisiones, las cuales son negocios totalmente integrados dentro de la compañía principal, y no legalmente o de otra manera distintas de ella. Una compañía madre y todas sus filiales son denominadas un grupo, aunque este término también puede aplicarse a empresas que cooperan y a sus filiales con variados grados de propiedad compartida.

Tipos de Filiales o Subsidiarias

• Cuando la filial no está compartida por dos o más empresas, se denomina «wholly owned» (totalmente controlada). En este acuerdo, la empresa matriz posee el 100% de las acciones de la filial, lo que le proporciona un control total sobre las operaciones y la gestión.
• Cuando una empresa matriz posee más del 50% pero menos del 100% de las acciones con derecho a voto de una filial, se considera una filial con participación mayoritaria. En el supuesto de que más del 51% del capital provenga de la matriz, se considerará subsidiaria (filial).

El Concepto de Control

Una empresa matriz es la que tiene el control de otra empresa (participada). El control es fundamental para la definición de una filial. La palabra «control» usado en la definición de «filial» se toma generalmente para incluir control práctico y teórico. Así, la referencia a un cuerpo que «controle la composición» del órgano de administración de otro cuerpo sea una referencia al control en principio, mientras que la referencia a ser puede echar más que la mitad de los votos en una reunión general, si legalmente es ejecutorio o no, refiere a energía teórica.

Un inversor controla una participada cuando está expuesto, o tiene derecho, a rendimientos variables procedentes de su implicación en la participada, y tiene la capacidad de influir en esos rendimientos a través de su poder sobre la participada.

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Filial vs. Sucursal: Diferencias Cruciales

Aunque la palabra «filial» a menudo se usa como sinónimo de sucursal, en español no tiene la misma acepción. Una sucursal es una entidad (normalmente oficina o punto de venta) perteneciente legalmente a la empresa a la que representa.

La diferencia fundamental entre una filial y una sucursal radica en su estatus legal y operativo. Mientras que una filial es una entidad legalmente independiente con su propio balance, cuentas de resultados y responsabilidades fiscales, una sucursal es una extensión de la empresa matriz. Esto significa que, a diferencia de la filial, una sucursal no tiene personalidad jurídica independiente y su responsabilidad legal recae directamente sobre la matriz. En otras palabras, cualquier deuda o problema legal que enfrente la sucursal afecta directamente a la empresa matriz, lo cual no es necesariamente el caso con una filial.

Características de una Sucursal

• Se trata de un establecimiento secundario que no posee personalidad jurídica propia, pues todas las sucursales de la misma empresa comparten objeto con la matriz.
• Una sucursal produce la dispersión territorial de la empresa y su actividad fruto de la expansión empresarial.
• Las sucursales son divisiones administrativas de una entidad central, creadas ya sea por una sociedad mercantil, un empresario individual y otro tipo de empresa.
• En cuanto a la tributación, en la mayor parte de países la matriz incluirá los beneficios de la sucursal en su base (deduciendo el impuesto local ya tributado en el país de la sucursal), del mismo modo, puede deducir las posibles pérdidas.

Características de una Filial

• Personalidad Jurídica Propia: Una de las características más distintivas de una filial es que tiene su propia personalidad jurídica, lo que le permite realizar contratos, adquirir activos y asumir pasivos en su propio nombre.
• Autonomía Operativa: Aunque está controlada por la empresa matriz, la filial tiene un grado significativo de autonomía en sus operaciones diarias. Esto le permite adaptarse mejor a las condiciones locales del mercado en el que opera.
• Responsabilidad Limitada: La responsabilidad legal y financiera de la filial está limitada a su capital social, protegiendo así a la empresa matriz de riesgos financieros significativos asociados con las operaciones de la filial.
• Contabilidad Independiente: La filial lleva su propia contabilidad y presenta sus propios estados financieros, lo que facilita la gestión fiscal y contable en el país donde opera.
• Tributación: En materia de fiscalidad, una filial se rige por las leyes del país donde reside, pagando sus propios impuestos. Al tratarse legalmente como una empresa independiente, no es posible compensar pérdidas entre la matriz y la filial.

Ventajas de Constituir una Filial

Las filiales ofrecen múltiples beneficios para las empresas que buscan crecimiento y diversificación:

• Organización: Un conglomerado demasiado grande puede ser difícil de gestionar mediante una empresa única. Crear una empresa más pequeña (subsidiaria) para encargarse de partes específicas de sus operaciones permite a la empresa matriz concentrarse en otras estrategias y operaciones.
• Reducción de Riesgos: Muchos negocios utilizan filiales para prevenir el riesgo. El marco matriz/subsidiaria mitiga el riesgo ya que crea la separación legal de las entidades. Cuando una subsidiaria sufre pérdidas, esas pérdidas no se transfieren fácilmente a la empresa matriz, aunque en caso de quiebra, las obligaciones de la subsidiaria pueden asignarse a la matriz si se puede demostrar que la empresa matriz y la subsidiaria son legalmente la misma. Al compartimentar los riesgos de una compañía de responsabilidad limitada subsidiaria, se separan todos los activos tóxicos que podrían causar daño a la empresa matriz, evitando castigar a las demás filiales con daños financieros o reputacionales.
• Adquisición: Cuando una compañía adquiere a otra, la compañía adquirida se llama filial de la compañía que la adquirió. Las filiales pueden fusionarse o vender subdivisiones de la empresa de forma más fácil y económica que si se tratara de una empresa matriz.
• Regulación: La ley puede requerir a una compañía con ciertas actividades a través de una entidad distinta. Los ejemplos incluyen actividades bancarias o la operación de servicios tales como electricidad o telecomunicaciones. Las filiales deben cumplir la normativa de sus respectivas jurisdicciones, que puede diferir considerablemente de la que rige la empresa matriz.
• Ventajas Fiscales: Los impuestos todavía se conducen en gran parte en líneas nacionales. Las filiales pueden recibir ventajas fiscales, especialmente si una filial está organizada en un estado o país diferente. En la filial son deducibles los pagos que se realicen a la matriz en concepto de canon, intereses o comisiones. Existen convenios de doble imposición, tratados internacionales que recogen medidas especialmente diseñadas para evitar que una persona, empresa o bien sea gravada por duplicado en países distintos.
• Reconocimiento de Marca: A medida que las subsidiarias aumentan de tamaño, pueden establecer su reconocimiento de marca y aumentar la cuota general del mercado. Se puede optar por crear una nueva identidad de marca para la subsidiaria.
• Aumento de la Eficiencia: Al crear aislamientos subsidiarios, pueden lograr una mayor eficiencia operativa mediante la construcción de un estilo de gestión y una cultura corporativa que funcione para ellos.

Las Normas de Información Financiera (NIF) y la Consolidación

El objetivo de la Norma de Información Financiera (NIF) B-8 es establecer las normas para la elaboración, presentación y revelación de los estados financieros consolidados de una entidad controladora y sus subsidiarias. Esta NIF define el principio de control y lo establece como la base para requerir la consolidación de estados financieros de una controladora y sus subsidiarias. La existencia de control de una entidad en otra en la que participa (participada), es la base para requerir que la información financiera de dicha participada se consolide con la información de la entidad que controla.

La NIF B-8 derogada definía al control como: el poder de decidir las políticas financieras y de operación de una entidad, con el fin de obtener beneficios de sus actividades. Mientras la NIF derogada establecía que el poder estaba esencialmente en la tenencia de acciones con derechos a voto, esta nueva NIF establece que además pueden existir otros acuerdos contractuales que otorguen poder sobre la participada o bien, otros factores como el grado de involucramiento en la participada que podrían ser indicadores de la existencia de poder.

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Con esta NIF, se incorporan las figuras de principal y agente. El principal es un inversionista con derecho a tomar decisiones sobre la entidad en que participa; por su parte, el agente es una persona o entidad que toma decisiones actuando en nombre y en beneficio del principal, por lo cual, éste no puede ser quien ejerza control. Se introduce el concepto de derechos protectores, definidos como aquéllos que existen para proteger la participación del inversionista no controlador, pero no le dan poder.

Con base en lo anterior, la NIF B-8 requiere que una entidad controladora presente estados financieros consolidados; es decir, incluyendo los de las entidades en las que ejerce control y que se denominan subsidiarias. Esta NIF también se apoya en el postulado de devengación contable establecido en la NIF A-2; por tal razón, en el proceso de consolidación se llevan a cabo ajustes a los estados financieros consolidados, con el objetivo de presentar la información financiera desde la perspectiva de la entidad económica y no de cada entidad en lo individual.

La NIF B-8 establece que cuando una entidad controladora presente estados financieros no consolidados, las inversiones permanentes en subsidiarias deben ser valuadas aplicando el método de participación establecido en la NIF C-7, Inversiones en asociadas, negocios conjuntos y otras inversiones permanentes. La Norma Internacional de Contabilidad 27, Estados financieros separados, establece que las inversiones permanentes en subsidiarias deben valuarse, opcionalmente, al costo, al método de participación o a su valor razonable en los estados financieros consolidados. Cuando existe participación no controladora que es significativa, la NIIF 10 requiere que la controladora revele información financiera resumida de la subsidiaria relativa.

La Filial en el Proceso de Internacionalización

El proceso de internacionalización es un paso estratégico para cualquier empresa que busca expandir sus operaciones más allá de sus fronteras nacionales. Las filiales juegan un importante papel en este proceso, ya que permiten una expansión más estructurada y controlada en nuevos mercados. Al establecer una filial en un país extranjero, la empresa matriz puede beneficiarse de:

• Adaptación al Mercado Local: La filial, al operar como una entidad local, puede adaptarse más fácilmente a las regulaciones, costumbres y preferencias del mercado local, lo que incrementa las posibilidades de éxito.
• Minimización de Riesgos: La empresa matriz puede limitar su exposición a riesgos financieros y legales en el país extranjero, protegiendo su patrimonio general.
• Acceso a Recursos Locales: Una filial permite a la empresa matriz acceder a recursos locales como mano de obra, tecnología y conocimientos del mercado, lo que puede ser fundamental para el éxito en mercados internacionales.
• Mayor Control y Flexibilidad: Al ser propietaria mayoritaria o total de la filial, la empresa matriz mantiene un alto nivel de control sobre las operaciones internacionales, lo que facilita la implementación de estrategias globales coherentes.

Ejemplo de Internacionalización en México

México es un destino preferido para los españoles que se plantean expandir las fronteras de su negocio hacia nuevos mercados. Le avalan más de 4.000 empresas españolas de todo tipo de sectores, desde grandes multinacionales como BBVA e Iberdrola, hasta PYMEs que deciden este destino para internacionalizar por primera vez su negocio en forma de sucursal o filial en México. Una vez realizados los estudios de mercado pertinentes y tomada la decisión de crear una empresa en México, es el momento de decidir el tipo de fórmula legal más adecuada (sucursales, filiales, establecimiento permanente, etc.).

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La filial en México deberá seguir las normas de México a todos los efectos. Se entiende que una filial es residente en el país de destino a todos los efectos. La Ley de Ingresos Extranjeros de México, permite que se forme una sociedad en México con el porcentaje deseado de capital español (hasta el 100%). Es importante tener en cuenta que en algunos casos esta ley (LIE) tiene restringidas determinadas actividades económicas para estas filiales de participación extranjera. Las decisiones tomadas en la filial no afectan a la matriz en España, no siendo responsable de las acciones de la filial mexicana.

Pasos para Constituir una Empresa Filial en España

El proceso de creación de una filial en España implica cumplir con una serie de requisitos legales y administrativos que garantizan su correcta constitución y operación conforme a la normativa vigente.

1. Acuerdo de los órganos de administración de la empresa matriz

   El primer paso es la aprobación formal por parte de los órganos de administración de la empresa matriz. Para ello, se debe elaborar un acta notarial que debe estar debidamente firmada por los representantes legales de la matriz. En caso de tratarse de una empresa extranjera, el documento deberá ser traducido al español por un traductor jurado, garantizando su validez legal. Se recomienda incluir en el acta detalles como: el capital social aportado, el objeto social de la filial y la designación del administrador. Este documento deberá ser apostillado o legalizado para su aceptación por las autoridades españolas, de acuerdo con el Convenio de La Haya, en caso de provenir de un país extranjero.

2. Solicitud del certificado de denominación social

   Una vez decidido el nombre de la empresa filial, se debe solicitar un certificado de denominación social ante el Registro Mercantil Central (RMC). Este trámite asegura que no exista otra empresa con el mismo nombre, evitando posibles conflictos legales. Se pueden proponer hasta tres nombres alternativos para aumentar las probabilidades de aprobación. El certificado tiene una vigencia de seis meses, pero debe renovarse si no se formaliza la constitución en los primeros tres meses. La solicitud se puede realizar telemáticamente para agilizar el proceso.

3. Apertura de cuenta bancaria corporativa

   Para cumplir con los requisitos legales, es obligatorio abrir una cuenta bancaria a nombre de la filial en una entidad financiera española. En esta cuenta se debe realizar el depósito del capital social mínimo, el cual es de:

   • 1 € alegórico en el caso de una Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.L.), el cual debe estar íntegramente desembolsado.
   • 60.000 € en el caso de una Sociedad Anónima (S.A.), debiendo desembolsarse al menos un 25% en el momento de la constitución.

   El banco emitirá un certificado de depósito, documento que es necesario para la firma de la escritura de constitución ante notario.

4. Elaboración de los estatutos sociales

   Los estatutos sociales son el documento base que regula el funcionamiento interno de la filial. Deben ser redactados en español e incluir información esencial como: Denominación social (Nombre registrado de la empresa), Objeto social (Definición clara de la actividad económica de la filial), Domicilio social (Dirección donde se establece la sede de la filial en España), Capital social (Monto aportado y estructura de participación), Órganos de administración (Definición de los órganos de gestión y sus funciones), Normas de funcionamiento (Reglas para la toma de decisiones, distribución de beneficios y responsabilidades de los socios). Es recomendable que los estatutos sean redactados por un abogado especializado en derecho societario para garantizar su conformidad con la legislación española.

5. Firma de la escritura de constitución ante notario

   Con el certificado de denominación social y el certificado bancario en mano, se debe proceder a la firma de la escritura pública de constitución ante un notario español. Este documento es imprescindible y debe incluir: Estatutos sociales aprobados, Certificado bancario de depósito del capital social, Documento de identificación del administrador (NIE o pasaporte), Declaración de inversiones extranjeras, en caso de que el capital provenga del exterior. Una vez firmada la escritura, se obtiene una copia autorizada que permite continuar con el proceso de inscripción de la empresa.

6. Obtención del NIF provisional

   El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un requisito para poder operar legalmente en España. Inicialmente, se obtiene un NIF provisional, que permite a la empresa realizar operaciones comerciales mientras se completa la inscripción formal. Para solicitar el NIF provisional ante la Agencia Tributaria, se requiere: Escritura de constitución firmada ante notario, Identificación del representante legal, Formulario oficial de solicitud (modelo 036).

7. Inscripción en el Registro Mercantil

   Con la escritura notarial y el NIF provisional, la filial debe inscribirse en el Registro Mercantil Provincial correspondiente a su domicilio social. Este trámite otorga plena personalidad jurídica a la empresa en España.

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