Con este artículo nos empezamos a introducir más en el mundo de los costos hablando sobre qué es el costo por órdenes de producción. Por lo general las empresas manufactureras usan dos tipos de sistemas de costeo: costeo por procesos y el sistema de costos por orden de producción. ¿Qué enfoque conviene para la empresa? Eso dependerá del tipo de proceso productivo. De hecho, pueden usar los dos a la vez. Por el momento nos centraremos en el de costo por órdenes.
Un sistema de costeo se define como: El conjunto de procedimientos, técnicas, registros e informes estructurados sobre la base de la teoría de la partida doble y otros principios técnicos, que tiene por objeto la determinación de los costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles efectuadas. Esto quiere decir que un sistema de costeo se utiliza para determinar los costos de la producción de una entidad. De conformidad con las Normas de Información Financiera (2021), para determinar los costos de producción no es posible utilizar o determinar un procedimiento general para todas las entidades, esto se debe a que cada entidad es distinta de otra y por lo tanto debe determinar su metodología en base a sus características y su estructura.
¿Qué es un Sistema de Costos por Órdenes de Producción?
Es un procedimiento que cada empresa diseña y utiliza para obtener los costos totales que se lleva una orden de producción de productos específicos. Este sistema de costos por orden de producción es propio de empresas que elaboran muchos productos diferentes al mismo tiempo y que son pedidos por los clientes con características específicas. Al conocer el costo por producción de cada producto se puede saber exactamente los costos del proceso de producción de acuerdo a los requerimientos del cliente o tu empresa. El sistema de costeo por órdenes de trabajo es el más apropiado cuando los productos manufacturados difieren en cuanto a requerimiento o especificaciones del cliente, y el precio cotizado se asocia estrechamente al costo estimado. Su importancia radica, en obtener los costos totales de un lote de producción de ciertos productos para un determinado cliente.
Este sistema se denomina de muchas otras formas, entre ellas:
- Sistema de órdenes específicas
- Sistema de costo por órdenes de fabricación
- Sistema de costos por lotes de trabajo
- Sistema de costos por pedidos de clientes
El costeo por órdenes de producción (o por lote de productos fabricados), es normalmente empleado en la industria de manufactura de cualquier sector o giro. Es muy común usarlo en pequeños lotes, donde los productos de un lote son muy diferentes a los de otros. Por ejemplo, las imprentas tienen diferentes tipos de trabajos realizándose como papelería corporativa, tarjetas de visita, cuadernos de notas, dípticos, volantes, sobres, etc. Como te das cuentas son muchos tipos de trabajos realizándose a veces de forma simultánea. Estás empresas basan su proceso productivo por lotes u órdenes de trabajo para un producto específico y por tanto es el interés de conocer el costo de la producción por cada orden fabricada.
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Las empresas que normalmente utilizan el sistema de costeo por órdenes de trabajo son: constructoras, productoras de videos publicitarios, mueblerías, imprentas, cartoneras, plásticos, maquila, zapatería, entre otros.
La Orden de Producción
La orden de producción es un documento que identifica de forma individual cada trabajo. El departamento de contabilidad de costos o el departamento de producción crea una orden de producción por cada pedido. Un requisito previo y fundamental en un sistema de costeo por órdenes de trabajo, es la posibilidad de poder segregar o identificar cuantitativamente el producto en elaboración en la fábrica o taller, en un momento dado cualquiera. En cada orden se anotan las horas trabajadas (costo de mano de obra directa), los materiales consumidos (materia prima directa) y se le asignan los gastos indirectos de fabricación. Las órdenes de producción son diseñadas de acuerdo con las necesidades de información de cada empresa. Vale decir que hoy en día estas hojas se manejan en sistemas informáticos, a menos claro de que se trate de una pequeña o mediana empresa que administre su papelería de costos de forma manual.
Elementos del Costo en las Órdenes de Producción
En este sistema los tres elementos del costo (materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricación) se acumulan de acuerdo con cada orden de trabajo. El fin primordial de un sistema de contabilidad de costos es reunir datos relacionados al costo de producir cada unidad de fabricación. El costo unitario de cada lote de producción se obtiene dividiendo los costos totales de la orden entre las unidades totales de la misma.
Materia Prima Directa
Los materiales directos son todos aquellos que pueden identificarse fácilmente en el producto terminado y representa el principal costo en la elaboración del producto. Por lo general las empresas manufactureras cuentan con un departamento de compras cuya función es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción. El gerente del departamento de compra es encargado de garantizar que los artículos solicitados reúnan las especificaciones y requisitos de calidad establecidos por la Compañía, que se adquieran al precio más bajo y se despachen a tiempo.
Una requisición de compra es un formulario escrito que generalmente la envía el departamento de compras y surge de la necesidad de materiales o suministros. Una orden de compra es una solicitud escrita enviada a un proveedor, originada por una requisición o necesidad de materiales y suministros. La salida de materiales y suministros da inicio al proceso de producción, consiste en hacer uso de la materia prima de la bodega de materiales y suministros. El encargado de bodega debe garantizar el adecuado almacenamiento, protección y salida de todos los materiales bajo su control. La salida de materiales es mediante la requisición de materiales, elaborada por el personal de producción y autorizada por el gerente de producción o por el supervisor del departamento. El cálculo del costo total de los materiales entregados se obtiene multiplicando el costo unitario del material por la cantidad solicitada. La cantidad se determina con facilidad a partir del formato de la requisición de materiales.
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Mano de Obra Directa
La mano de obra representa la labor empleada por las personas que contribuyen de manera directa o indirecta en la transformación de la materia prima, es la contribución física o mental para la elaboración de un bien o producto. El costo de la mano de obra representa el importe o el precio que se paga por emplear recursos humanos. La mano de obra directa es la que se emplea directamente en la transformación de la materia prima en un bien o producto terminado, se caracteriza porque fácilmente puede asociarse al producto y representa un costo importante en la producción de dicho artículo. El principal costo de la mano de obra son los salarios que se pagan a los trabajadores de producción. Los salarios se pagan en base a las horas, días u órdenes trabajadas.
El control de tiempo es a través de una tarjeta de tiempo o reloj y boleta de trabajo. La tarjeta de tiempo o reloj es utilizada varias veces en el día por el empleado: al llegar, al salir a almorzar, al tomar un descanso y cuando termina de trabajar con el fin de controlar el número de horas en determinada orden. La preparación de la nómina está a cargo del departamento de nómina tomando como base el control de tiempo y las boletas de trabajo, la nómina debe incluir el importe bruto y la cantidad neta a pagar a los empleados después de las deducciones correspondientes como INSS, IR y otros. El registro de la nómina generalmente se prepara semanal, quincenal o mensualmente.
Costos Indirectos de Fabricación (CIF)
La carga fabril o costos indirectos deben atribuirse también a la orden junto con los materiales y la mano de obra directa. Los materiales indirectos son aquellos utilizados en la elaboración de un producto, pero no son fácilmente identificables y son incluidos como parte de los costos indirectos de fabricación. La mano de obra indirecta es el trabajo empleado por el personal de producción que no participa directamente en la transformación de la materia prima, como el gerente de producción, supervisor, superintendente, etc.
Los costos indirectos de fabricación se dividen en tres categorías:
- Los Costos Indirectos de Fabricación Variables cambian en proporción directa al nivel de producción, cuando mayor sea el total de unidades producidas, mayor será el total de costos indirectos de fabricación variables.
- Los Costos Indirectos de Fabricación Fijos permanecen constantes durante un período relevante, independientemente de los cambios en los niveles de producción dentro de ese período.
- Los Costos Indirectos de Fabricación Mixtos no son totalmente fijos ni totalmente variables en su naturaleza. Estos deben separarse de componentes fijos y variables para propósitos de planeación y control.
A las órdenes de producción se le asignan los gastos indirectos usando una tasa predeterminada para estos costos. Por lo general para calcular esta tasa se usa como base las horas de mano de obra directa presupuestada como actividad para el año. Por lo general, se incurre diariamente en los costos indirectos de fabricación reales y se registran en forma periódica en los libros mayores, generales y auxiliares. Los asientos en el libro diario para registrar los costos indirectos de fabricación mediante un sistema de costeo por órdenes de trabajo o mediante un sistema de costeo por proceso son básicamente los mismos.
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Depreciación como parte de los Costos Indirectos
Dentro de los Costos Indirectos de Fabricación, la depreciación de maquinaria y las instalaciones son elementos cruciales. Estos se contabilizan como parte de los CIF reales y deben compararse con los gastos indirectos aplicados para determinar si estos últimos se sobre aplicaron o sub aplicaron. Esto es fundamental para tener un control adecuado de los costos totales de producción, ya que la depreciación representa un gasto necesario para el mantenimiento y funcionamiento de los activos productivos.
Ejemplo Práctico de Contabilidad de Costos por Órdenes de Producción
Vamos a realizar este ejercicio práctico sobre una orden de trabajo para una mueblería que se especializa en muebles modulares hechos a la medida. ContaEstudio.com solicita a la Mueblería El Buen Tablón la cantidad de 20 muebles tipo estantes para las bibliotecas técnicas de sus oficinas de contabilidad. Las características solicitadas son las siguientes: 122,2×80,1×28,8 cm de melamina. El precio de venta es de $3.000 por unidad. La Mueblería El Buen Tablón recibe el pedido. El departamento de contabilidad de costos abre una orden de trabajo a la cual se le designa el número 42-20×1 que recibirá toda la acumulación de costos en la producción de los estantes para biblioteca solicitados.
1. Compra y Consumo de Materiales
Debido a la alta demanda de trabajo la mueblería había agotado su inventario de madera y realiza compra de la materia prima principal para el pedido. La compra es realizada al crédito.
El detalle de la compra es el siguiente:
- 50 pliegos de madera MDF melamina blanca 15mm $ 1.500 (Solo una parte será usada en la orden 42-20×1)
- 4 pliegos de madera MDF melamina grafito 9mm $100
- 16 pliegos de madera MDF melamina grafito 3mm $400
| #Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 01 Inventario de materiales | 2.000 | |
| Proveedores | 2.000 | |
| total | 2.000 | 2.000 |
La materia prima entró a la bodega y posteriormente el departamento de producción hace requisición de materiales para empezar a trabajar en la orden 42-20×1. Al tomar los datos de la requisición de materiales hay que considerar que no todos los materiales son materias primas. La materia prima principal de los muebles son los pliegos de madera MDF melamina. Por tanto, al sumarlos nos da $1.850 y el resto son materiales indirectos que suman $50.
El registro contable del consumo de materiales es el siguiente:
| #Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 02 Inventario de prod. en proceso | 1.850 | |
| Control costos indirectos de fab. | 50 | |
| Inventario de materiales | 1.900 | |
| total | 1.900 | 1.900 |
Atención que los $50 de materiales indirectos no se acumulan directamente a la orden de producción en proceso porque los costos indirectos son objeto de otro tratamiento que veremos más adelante en este ejercicio, como parte del Control de Costos Indirectos de Fabricación.
2. Costo de Mano de Obra
La mano de obra directa se controla a través de tarjetas de tiempo y con ellas el departamento de contabilidad de costos genera reportes de control de horas en hojas físicas o en sistemas. En este caso el departamento de contabilidad de costos genera un reporte donde se muestran las horas laboradas por los trabajadores en la orden específica. Fueron 3 trabajadores los que intervinieron en esta orden de trabajo con tarifas o costo hora hombre diferentes pero que al final del trabajo hacen un costo de mano de obra directa por $100.
También hubo gastos indirectos de supervisión por $40 y como sabes los jefes o supervisores al no participar directamente en la elaboración de la orden específica sus gastos de nómina o remuneraciones se clasifican como gastos indirectos.
| #Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 03 Inventario de prod. en proceso | 100 | |
| Control costos indirectos de fab. | 40 | |
| Sueldos por pagar | 140 | |
| total | 140 | 140 |
3. Aplicación de Costos Indirectos de Fabricación
A las órdenes de producción se le asignan los gastos indirectos usando una tasa predeterminada para estos costos. Para este ejercicio por órdenes de producción la tasa de gastos indirectos determinada para la empresa para todas las órdenes es de $25 por cada hora hombre real. Al revisar el reporte de horas hombre anterior vemos que son 12 horas hombre reales las acumuladas y hacemos el cálculo:
Aplicación de indirectos: Horas hombre acumuladas x Tasa de costes indirectos
12 x $25 = $300
El registro contable queda de la siguiente manera:
| #Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 04 Inventario de prod. en proceso | 300 | |
| Costos Indirectos de Fab. Aplicados | 300 | |
| total | 300 | 300 |
Con la aplicación de la carga fabril o CIF tenemos costes totales acumulados para la orden de producción 42-20×1 por $2.250 ($1.850 de materia prima + $100 de mano de obra + $300 de CIF aplicados). De esta manera hemos completado los tres elementos del costo y ahora veremos la orden de trabajo cerrada con los totales y el respectivo cálculo del costo unitario para la producción de los 20 muebles de bibliotecas solicitados por el cliente.
4. Registro de Inventario de Productos Terminados
Una vez cerrada la orden vamos a reclasificar los costos acumulados en la producción en proceso hacia el inventario de productos terminados:
| #Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 05 Inventario de prod. terminados | 2.250 | |
| Inventario de prod. en proceso | 2.250 | |
| total | 2.250 | 2.250 |
5. Costos Indirectos Reales y Depreciación
Ahora, ¿qué hacemos con los costos indirectos reales? Pues estos hay que contabilizarlos y comparar con los gastos indirectos aplicados para determinar si estos últimos se sobre aplicaron o sub aplicaron. Al recopilar los datos de los indirectos tenemos los siguientes:
| Detalle | Valor | Estatus |
|---|---|---|
| Materiales indirectos (req. 54) | 50 | Contabilizado |
| Mano de obra indirecta | 40 | Contabilizado |
| Depreciación maquinaria | 120 | Por contabilizar |
| Depreciación instalaciones | 150 | Por contabilizar |
| Servicios agua y luz | 20 | Por contabilizar |
| Total costos indirectos reales | 400 |
Algunos de estos ítems ya los teníamos contabilizados, así que procedemos a registrar solo los que no lo estaban, incluyendo la depreciación:
| #Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 06 Control Costos Indirectos de Fab. | 310 | |
| Depreciación acumulada maquinaria | 120 | |
| Depreciación acumulada instalaciones | 150 | |
| Gastos por pagar | 40 | |
| total | 310 | 310 |
6. Variación de Costos Indirectos de Fabricación
Cuando comparamos los indirectos aplicados versus los indirectos reales tenemos que estos se sub aplicaron por $100.
Variación de CIF = CIF aplicados - CIF reales
Variación de CIF = 300 - 400
Variación de CIF = -100
Por lo que procedemos a realizar el ajuste por la variación de CIF:
| #Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 07 Costos de ventas | 100 | |
| Control costos indirectos de fab. | 100 | |
| total | 100 | 100 |
Ventajas del Uso de Órdenes de Producción
Antes de decidir si te sería útil aplicar este sistema de control del proceso de producción en tu empresa, debes conocer sus ventajas principales:
- Facilita la estimación y el control de costos: Permite tener mejores procedimientos de control sobre el sistema de costos, por lo tanto ayuda a tener estimaciones de futuras producciones.
- Generar reportes e informes operativos: Realizar órdenes de producción va a permitirle a la empresa generar reportes de productividad y rentabilidad, con la información obtenida de los costos de materiales, los gastos indirectos, las unidades producidas y el consumo de materiales del inventario.
- Incrementa la rentabilidad de la empresa: Creando órdenes de producción, es posible reducir futuros gastos, tener un mejor punto de vista sobre el negocio para tomar acertadas decisiones y de esta forma lograr una ventaja competitiva frente a otras empresas del rubro.
Desventajas del Uso de Órdenes de Producción
Por otro lado, el sistema también presenta desafíos:
- Incrementa los costos administrativos: Al ser un sistema con muchos procesos, implica una carga administrativa de computación, costos de mano de obra, equipos de oficina y otros gastos generales.
- Alta probabilidad de cometer errores: Por ser un proceso que requiere el registro de gastos de forma manual, las posibilidades de tener errores humanos son grandes.
Ahora el costeo por órdenes es posible llevarlo a cabo a través de un software de sistema automatizado de costeo por órdenes. El sistema automatizado de costeo por órdenes, es una plataforma que ofrece los formatos ya establecidos para que la industria que lo obtiene, solo tenga que ingresar las cantidades, fechas y clientes actualizados. Sin duda es una gran invención para optimizar los tiempos, calidad y costos de tus productos. Además, un ERP no solo sirve para el costeo de órdenes por lotes, pues también funciona para organizar, automatizar y verificar el proceso de producción de toda tu empresa.
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