Guía Completa sobre la Descarga Masiva de XML CFDI y Herramientas Especializadas

En México, las facturas electrónicas o CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) son elementos esenciales dentro del sistema fiscal y contable. Los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) son facturas electrónicas utilizadas en México para documentar legalmente las transacciones comerciales y fiscales entre personas físicas y morales. Cada CFDI se elabora en formato XML y en él se incluye información precisa como los datos del emisor y del receptor, la fecha en que se realizó la operación, la descripción de los bienes o servicios, los importes correspondientes, los impuestos aplicables y un folio fiscal único (UUID) que lo valida. Un CFDI es un archivo XML que representa a una factura electrónica.

Cuando se hace referencia al formato XML en una factura electrónica, debemos entenderlo como un conjunto de datos estructurados que componen un documento tributario (archivo XML). Estos datos se encuentran firmados electrónicamente mediante un sello digital. En este contexto, el archivo XML representa información del contribuyente y sus operaciones. Cada CFDI emitido o recibido se convierte automáticamente en un dato fiscal que la autoridad utiliza para trazabilidad, cruces, revisiones, precargado de información y otros actos de fiscalización. Por lo tanto, es crucial asegurarse de tener los XML que respalden ingresos, gastos y deducciones, y que coincidan con los que el SAT reconoce. Todas las facturas electrónicas que se generan actualmente en México quedan almacenadas y timbradas en la plataforma del SAT.

¿Qué es la Descarga Masiva de XML (CFDI)?

La descarga masiva de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) es un proceso mediante el cual las empresas pueden obtener múltiples comprobantes fiscales de manera simultánea a través de medios electrónicos, en lugar de descargarlos uno por uno. La descarga masiva de CFDI es una herramienta especialmente útil para empresas que manejan grandes volúmenes de transacciones y necesitan obtener múltiples comprobantes fiscales de manera eficiente. La Descarga Masiva de CFDI se ha convertido en una herramienta esencial para muchas empresas en México, facilitando el proceso de obtención y gestión de comprobantes fiscales de manera eficiente y rápida.

La Necesidad de la Descarga Masiva de CFDI

Para los contadores es de vital importancia procesar las facturas electrónicas rápidamente y de la forma más eficiente. Seguramente en más de una ocasión te has preguntado si es posible obtener una factura que nunca te llegó pero que sí te realizaron. En este sentido, es posible descargar facturas en formatos XML y PDF desde el portal del SAT. A diferencia de la descarga individual, el servicio permite solicitar paquetes de comprobantes de forma automatizada. Evita la descarga manual desde el portal del SAT, que suele ser lenta y limitada. La descarga en ambos archivos (PDF y XML) puede fallar, especialmente en fines de semana o a fin de mes.

Desde el año 2014, cuando se hizo obligatorio generar CFDI en México, es factible realizar la descarga masiva de facturas a través de una herramienta habilitada por el SAT en su portal web. Además, un desarrollo más reciente ocurrió en agosto de 2018 con la introducción del Web Service SAT, liberado por la autoridad para abordar la necesidad de recuperar comprobantes fiscales digitales de contribuyentes con grandes volúmenes en la emisión y recepción.

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El Web Service SAT y su Alcance

El Web Service SAT es un conjunto de servicios que te permiten solicitar, verificar y recuperar facturas emitidas en formato XML. Estos servicios permiten generar y obtener paquetes de hasta 200,000 CFDI cada uno, los cuales son preparados de forma automática desde los servidores del SAT en respuesta a la solicitud del usuario. Sin embargo, es importante señalar que esta herramienta no es de implementación sencilla, ya que requiere la programación de servicios dentro de un sistema informático. En otras palabras, se necesita la colaboración de profesionales especializados en desarrollo de software para solicitar y recuperar los comprobantes emitidos y recibidos de manera efectiva.

El Servicio de Descarga Masiva del SAT

El SAT ofrece el “Servicio de Descarga Masiva de CFDI”, el cual permite a los contribuyentes acceder a sus comprobantes fiscales de manera ágil y eficiente. La descarga masiva es una herramienta que nos proporciona el SAT para poder descargar nuestros documentos XML de una forma masiva independientemente de que PAC tengamos contratado. Ahora vamos a ver el método básico de cómo se pueden descargar las facturas del SAT.

Pasos para la Descarga Manual desde el Portal del SAT

El procedimiento para utilizar el “Servicio de descarga masiva de CFDI” es el siguiente:

1. Lo primero es acceder a la plataforma del SAT con una conexión estable a Internet. Dirigirse al sitio web www.sat.gob.mx.
2. Ingresar al Portal del SAT utilizando su e.firma o Contraseña (previamente conocida como CIEC). Autenticarse ante el SAT.
• e.firma: Ingresar el Certificado (.cer), Clave privada (.key) y capturar la contraseña de clave privada.
• Contraseña: Ingresar el RFC, Contraseña y capturar el Captcha.
3. Te abrirá una nueva pestaña en el sitio de facturación. Una vez dentro, da clic en “Cancela y recupera tus facturas”.
4. A un costado, verás una serie de opciones para consultar las facturas emitidas o recibidas, recuperar las descargas de CFDI y consultar las solicitudes de cancelación.
5. Se abrirá el buscador de CFDI. Para este ejemplo, utilizaremos la descarga de CFDI por rangos de fecha en la emisión. Para la consulta, necesitarás: ingresar el folio fiscal de la factura o establecer rangos de fecha de la emisión.
6. Al dar clic en “Buscar CFDI”, el sistema arrojará los CFDI dentro del periodo establecido, o la factura específica del folio ingresado. El sistema automáticamente muestra el listado de los CFDI emitidos durante el período seleccionado respecto de los cuales se solicitará la descarga de los archivos XML, mismo que contiene entre otros los siguientes datos: Folio Fiscal, RFC Emisor, Nombre o Razón Social del Emisor.
7. Puedes dar clic en “Acciones” para seleccionar todas las facturas y luego selecciona “Descargar seleccionados”, esto generará los archivos XML. Hasta aquí si sólamente queremos obtener un XML podemos dar click en el botón de XML para solo descargar este. Enviar una solicitud de descarga.
8. Guarda el folio de descarga que te aparecerá en pantalla. El SAT recibe la solicitud, la procesa, recupera los archivos XML y/o la información de los metadatos, y genera paquetes que serán accesibles para el contribuyente.
9. Dentro de un plazo máximo de 48 horas a partir de la ‘solicitud’, podrás ver tu paquete de facturas en la opción de “Recuperar descargas de CFDI” para realizar la descarga masiva de XML. Revisar la solicitud y descargar el resultado.

Características del Servicio de Descarga Masiva de CFDI del SAT

A continuación, se destacan las principales características del servicio:

• Parámetros de consulta personalizados: El contribuyente debe seleccionar las fechas correspondientes a los CFDI que desea descargar, además de especificar si actuará como emisor o receptor de los comprobantes. También puede filtrar la información por algún receptor específico.
• Descarga de CFDI cancelados: Solo el emisor puede descargar los CFDI en formato XML con estatus Cancelado, excepto en el caso de CFDI de retenciones e información de pagos, donde tanto emisor como receptor pueden hacer la descarga.
• Visualización de registros: El sistema muestra hasta 500 registros por consulta, permitiendo la descarga de sus respectivos archivos XML.
• Límite diario de descargas: Los contribuyentes pueden descargar hasta 2,000 archivos XML por día. El sistema también permite consultar hasta 1,000,000 de registros de los metadatos de CFDI y de CFDI de retenciones e información de pagos en una sola solicitud.
• Formato de los archivos: Los CFDI emitidos o recibidos se descargan en archivos comprimidos en formato XML o TXT (metadatos), dentro de un archivo ZIP.
• Consulta de CFDI cancelados: Los metadatos descargados incluirán también aquellos comprobantes con estatus Cancelado. Es importante mencionar que para el tipo de descarga metadato nos puede brindar un elemento muy importante el cual es saber si nuestro documento tiene un estatus de cancelado o vigente.
• Tiempo de procesamiento: El sistema dispone de hasta 48 horas para procesar la solicitud de descarga, y los archivos estarán disponibles para su descarga durante un plazo de 72 horas una vez completado el proceso. Debemos tener en cuenta que para la solicitud de dicha información tendremos que esperar un máximo de 72 horas para que el SAT nos devuelva la información requerida en una previa solicitud.
• Periodo de consulta: El sistema permite consultas para la descarga de CFDI de hasta 12 meses. Además, se puede acceder a información histórica de hasta 5 años previos más el ejercicio fiscal en curso.
• Manejo de solicitudes grandes: Si la solicitud excede el número de registros permitidos, se notificará al contribuyente mediante un mensaje informativo.
• Consulta del estado de la solicitud: El servicio incluye una función para revisar el estado de las solicitudes en curso.
• Independencia de descargas: La descarga de CFDI en formato XML se realiza de forma separada de la descarga de los metadatos.

Este servicio optimiza la gestión de los CFDI al permitir su descarga masiva y brindar la flexibilidad de acceder tanto a los XML como a los metadatos, ofreciendo a las empresas una herramienta robusta para mantener sus registros contables y fiscales actualizados.

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Herramientas Especializadas para la Descarga Masiva de XML

En el ámbito fiscal digital de México, contar con un programa de descarga masiva de XML se ha vuelto una herramienta esencial para empresas, contadores y despachos contables. Si deseas fortalecer tu gestión contable, puedes implementar herramientas especializadas que agilizan estos procesos, al mismo tiempo que suman mayor seguridad y reducen riesgos de errores ante el SAT. Los programas de descarga masiva de XML se han convertido en herramientas indispensables para una gestión contable y fiscal eficiente en México. Su principal aporte es la automatización del proceso de obtención de CFDI, permitiendo a empresas y profesionales acceder rápidamente a todos los comprobantes emitidos y recibidos, sin necesidad de hacerlo manualmente desde el portal del SAT. La descarga masiva de CFDI es una herramienta poderosa para las empresas en México, que les permite obtener y gestionar comprobantes fiscales de manera eficiente y conforme a la normativa fiscal vigente.

Ahora vamos a ver la segunda variante para obtener las facturas de forma masiva con ayuda de un programa hecho por otra empresa que se conecta a la página del SAT y procede la descarga de facturas CFDI y las organiza.

Tipos de Programas de Descarga Masiva

De forma general existen dos grandes grupos de programas de descarga masiva que permiten ambos descargar y administrar las facturas XML que se almacenan en la página del SAT, pero hay grandes diferencias entre ellos que a continuación vamos a ver:

1. Programas de descarga de XML que se autentican directamente en la página del SAT.
2. Programas de descarga de XML que se autentican de forma externa a la página del SAT. En esta variante son los programas para bajar XML que comienzan solicitando el usuario y contraseña del SAT del usuario y guardan estos datos para después descargar las facturas.

Cómo Elegir un Programa de Descarga Masiva

Seleccionar el programa correcto para la descarga masiva de XML o CFDI es primordial para tener una buena administración contable y fiscal de tu negocio. Al elegir una herramienta, considera los siguientes puntos:

• Indagar en Internet y comentarios de los clientes si el proveedor es conocido con buena reputación, ya que al mismo le estamos pasando nuestras credenciales para acceder al SAT.
• Opción para que sea posible descargar facturas de varios RFC.
• Valora si ofrece atención al cliente, guías o soporte técnico confiable.

Ejemplos de Herramientas Destacadas

eComprobante

eComprobante es un sistema que facilita la obtención de facturas de manera sencilla y masiva. Adquiérelo de forma gratuita por un año y podrás:

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• Descargar de forma masiva XML desde el portal del SAT utilizando la contraseña.
• Descargar de forma masiva XML mediante Web Service SAT utilizando la e.Firma.
• Generar descargas por periodo y tipo de comprobante.
• Generar descargas por lista de RFC y por lista de UUID mediante un layout en Excel.
• Obtener entre 2,000 y 20,000 comprobantes al día desde el portal del SAT.
• Obtener millones de comprobantes al día por Web Service SAT.
• Gestionar y explotar la información de los CFDI Ver. 4.0, 3.3 y 3.2.

Recuerda que eComprobante está disponible en una versión de uso gratuito durante un año, lo que sin duda te permitirá resolver tu problema y realizar descargas masivas de archivos XML de manera sencilla. Si nuestra propuesta te parece interesante, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para obtener más información sobre eComprobante.

Onefacture

Más que un sistema de descarga de XML, en Onefacture centralizamos los servicios más utilizados del SAT por contadores, sin necesidad de entrar a múltiples portales, incluso si manejas decenas de RFCs. Onefacture es un programa diseñado para facilitar la descarga masiva de XML del SAT, permitiéndote administrar múltiples RFC, descargar constancias y opiniones de cumplimiento, monitorear operaciones con EFOs y validar el estatus de tus comprobantes fiscales, todo sin necesidad de ingresar al portal del SAT. Nuestra plataforma se actualiza constantemente para brindarte una herramienta más rápida, intuitiva y confiable. Accede a la descarga masiva de XML de facturas electrónicas y ahorra horas de trabajo cada semana.

Algunas de sus características incluyen:

• De uno a varios RFC y hasta 200,000 por petición con SAT Web Service.
• Descarga mensuales, anuales, constancias y opinión del SAT. En segundos, sin entrar al portal del SAT y sin hacer configuraciones extra.
• Descarga XML, exporta a Excel o descarga la opinión de cumplimiento y constancia de situación del SAT de varios RFC con un clic.
• Monitoreo automático de EFOS: Basado en tus descargas, te notificamos si tus RFC tienen o tuvieron operaciones con EFOS. Sin límite de monitoreo proveedores. El monitoreo automático de EFOS en Onefacture te notifica si tus RFC han tenido o tienen operaciones con Empresas que Facturan Operaciones Simuladas (EFOS), ayudándote a mantener tus operaciones fiscales en orden.
• Valida tus XMLs: Verifica si tus comprobantes fiscales siguen vigentes o fueron cancelados. Onefacture cuenta con la opción de "Validar estatus" que te permite corroborar si una factura cambio su estatus de vigente a cancelada.
• Almacén CFDI: Los XML se descargan y almacenan en tu computadora. Donde podrás buscar, filtrar, exportar a Excel, PDF y más. Desde el módulo Almacén CFDI puedes buscar, filtrar, exportar a Excel y generar PDF.
• Herramientas: Visualiza y exporta (Excel y PDF) XML que no descargues con nuestro programa. El programa incluye una herramienta que te permite visualizar, exportar a Excel o PDF los XML que no hayas descargado en Onefacture, de esta manera te brinda flexibilidad para gestionar tus comprobantes fiscales.
• Seguridad: Configuración permisos para tener un mayor control sobre tus datos.
• Acceso con RFC y/o FIEL. Onefacture te permite administrar los métodos de acceso al SAT de tus RFC, ya sea mediante CIEC, FIEL o CSD. Además te notifica con anticipación cuando tus certificados están próximos a vencer.
• No, con Onefacture puedes descargar tus XML, constancias y opiniones de cumplimiento directamente desde el programa, sin necesidad de acceder al portal del SAT.

Planes de Onefacture

Característica	Plan Emprendedor	Plan Profesional
Gestión de RFCs	5 a 7 RFC's	Ilimitado
Descarga opinión y constancia SAT (PDF)	Sí	Sí
Descarga mensuales y anuales	Sí	Sí
Descargas ilimitadas	Sí	Sí
Descarga de retenciones	Sí	Sí
Validación masiva de estatus	Sí	Sí
Almacén CFDI	Sí	Sí
Acceso con RFC y/o FIEL	Sí	Sí
Exporta Excel y PDF	Sí	Sí
Herramientas para CFDIs externos	Sí	Sí
Configuración de logos para PDFs	No indicado	Sí
Integración Web Service SAT	No indicado	Sí
Multi acciones (descargas y exportaciones)	No indicado	Sí
Monitoreo de EFOS	No indicado	Sí
Costo anual (IVA incluido)	Gratuito	$599.00 MXN

La activación de la licencia es por RFC. Una vez activado el RFC no podrá ser revocado de la licencia hasta que finalice la vigencia de la misma. Una vez finalizada su vigencia, la licencia caduca y podrás adquirir una nueva para poder reactivar o activar nuevos RFCs. Las actualizaciones de versión de Onefacture se realizan de manera automática y los RFC registrados o XML descargados no se eliminan. No somos un PAC de facturación, Onefacture es un programa de descarga y administración de XML's del SAT.

EdifactMX DM100

En EdifactMX existe una herramienta que se llama DM100 dedicada al tratado de la información para descargas masivas de tipo CFDI y Metadatos. Su prioridad es proporcionar al usuario todos aquellos documentos que le fueron emitidos o bien que él emitió, de una manera fácil, rápida y eficaz. Esta herramienta está indicada para personas físicas y pequeñas empresas. También es útil para medianas empresas y grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.

Proscai_XML_SAT

Como el SAT trabaja con la plataforma JAVA, te será requerida la instalación/actualización o permiso de ejecución. El funcionamiento de Proscai_XML_SAT es el siguiente:

1. Ejecuta el programa Proscai_XML_SAT.
2. Inicialmente solicita que registres tus credenciales del SAT y valides a través de Captcha. Haz clic en el botón Enviar.
3. Selecciona el tipo de facturas que desees descargar.
4. Registra el periodo de fechas de la consulta a realizar y haz clic en el botón Buscar CFDI.
5. En la parte baja de la ventana muestra los archivos conforme al rango de fechas establecido. Te permite realizar varias acciones de forma masiva o puedes seleccionar directamente documentos específicos. Haz clic en el botón Descargar Seleccionados.
6. En la parte inferior de la ventana te informa que la descarga se realizó con éxito, indicando el folio de descarga y que podrás recuperarlos en la sección Recuperar descargas de CFDI.
7. De la sección principal elige la opción Recuperar descargas de CFDI.
8. Identifica el folio de descarga que se te proporcionó y descárgalo.
9. Guarda el archivo en la ruta que definas. La carpeta destino puede ser directamente la carpeta donde guardas los XML que importará Proscai para vincularlos posteriormente a las facturas de proveedores, acreedores y usuarios de nómina.

Beneficios Adicionales de las Herramientas Externas

¡Un software de descarga masiva de XMLs del SAT es la respuesta! Ahorra tiempo y esfuerzo, mejora la eficiencia de tu empresa y mantén el cumplimiento de las regulaciones fiscales del SAT. Recupera más de 5,000 CFDIs por solicitud. Conoce el estatus de los CFDI's ante el SAT (vigente/cancelado). Ingresa a la pagina del SAT con tu RFC y CIEC desde el programa y realiza la descarga en pocos pasos. Con esta opción podrás realizar descargas superiores a los 10,000 XMLs. Selecciona el tipo de consulta (Facturas emitidas o recibidas), ingresa el rango de fecha y realiza la solicitud de Descarga. El SAT tiene hasta 72 hrs para responder tu solicitud (La repuesta puede ser inmediata) y así puedas realizar la descarga. Una vez aceptada la solicitud, descarga tus XMLs para administrarlos y controlar la información. XML recibidos y emitidos organizados por RFC junto con las carpetas correspondientes a su Año y Mes de descarga, para visualizar su información detallada de cada uno. Convierte los XML a PDF uno a uno o todos masivamente. Identifica retenciones de DiDi, Uber, Rappi, Airbnb, Cabify, etc.

Los usuarios de estas herramientas han destacado sus ventajas:

• "Me ahorró tiempo y me permitió optimizar mi trabajo. Yo no soy contadora y me fue muy rápido aprender a hacer mis declaraciones con esta herramienta."
• "El software de descarga masiva de XMLs es la herramienta perfecta para mantener un control efectivo de las facturas electrónicas. Gracias a su capacidad para recuperar, administrar, organizar y clasificar los comprobantes fiscales de manera sencilla, puedo mantener todas mis facturas en orden y asegurar una contabilización completa."
• "Este software de descarga masiva de XMLs es imprescindible para cualquier empresa que necesite controlar sus facturas electrónicas. Con la capacidad de descargar miles de CFDI's de forma rápida y segura, la gestión de facturas nunca ha sido tan fácil."
• "Mejoré la eficiencia de mi empresa gracias a este software."
• "Si necesitas una solución efectiva para descargar masivamente tus XMLs del SAT, entonces este software es para ti. Desde que lo utilizo, puedo descargar todos los archivos en cuestión de minutos. Es fácil de usar y es muy intuitivo."

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