La contabilidad es clave en la empresa, ya que permite controlar todas las operaciones económicas, analizar la situación patrimonial y facilita la toma de decisiones estratégicas.
¿Qué es el Ciclo Contable?
La contabilidad de una compañía está sujeta a ciclos, es decir, a períodos de tiempo concretos que acotan las actividades y su impacto sobre el negocio. El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad. Durante el ciclo contable, la compañía registra de forma cronológica cada transacción en el libro diario. El objetivo es contar con información fiable que permita analizar y preparar la información financiera correspondiente a cada período.
Etapas del Ciclo Contable
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario.
Para registrar las actividades, cada compañía cuenta con una serie de libros contables obligatorios por ley y también puede tener libros auxiliares.
Cierre Contable
Al final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la contabilidad para generar los estados financieros.
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El ciclo contable permite hacer un seguimiento detallado de la operación de la compañía y comprobar si los datos financieros y de patrimonio siguen el rumbo deseado.
Períodos Contables
Los períodos contables, también conocidos como períodos de informe, son períodos de tiempo en los que una empresa u organización informa el rendimiento financiero, por ejemplo, al generar su balance de ingresos o su balance. El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes. Para muchas empresas, el año fiscal no se alinea con el año calendario, por ejemplo, cuando el año fiscal finaliza el 30 de junio en lugar del 31 de diciembre. Puede usar periodos contables en informes, como cuando revisa los movimientos registrados en la página Saldo/Presupuesto, donde se puede especificar el intervalo de informes.
Una de las opciones que puede especificar para crear informes por período contable. En el campo Nº de periodos especifique el número de ejercicios económicos en que se dividirá el ejercicio. En el campo Longitud período, introduzca una duración para cada período. En el campo Fecha inicial, introduzca la fecha en la que comienza el ejercicio. Seleccione la casilla de verificación Principio ejercicio para indicar que es el primer periodo del ejercicio.
Ejercicio Contable
El ejercicio contable se entiende como el periodo durante el cual se desarrolla o ejerce una actividad, que por lo general es durante un año. Es el periodo comprendido entre el día 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año para los propósitos fiscales. El ejercicio fiscal puede ser regular si abarca doce meses o irregular si comprende un lapso menor; pero en todo caso deben concluir el día último del mes de calendario que el propio contribuyente elija.
Ejercicio Fiscal
El Ejercicio Fiscal es un resumen o cierre que las personas físicas y morales realizan anualmente para informar al SAT sobre su bienestar financiero. Tiene como objetivo cuadrar las cuentas del año y que éstas permitan otorgar información para el pago de impuestos correspondientes. Todas las personas físicas y morales con actividad empresarial y se encuentren dadas de alta legalmente en el SAT, deben realizar el Ejercicio Fiscal.
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En este tiempo, la empresa obtiene ingresos y se ve involucrada en una serie de gastos y costos, los cuales al final del periodo determinarán si se ganó dinero o se perdió. En caso de haberse ganado, se le denomina como “utilidad”. Todas las empresas cuentan con una variación en gastos, costos e ingresos. Algunas empresas no distribuyen utilidades para no afectar su capital laboral. De allí que el estado de resultados se llame así, pues es el estado financiero que determina el resultado de un ejercicio en un periodo determinado.
Pérdida del Ejercicio Contable
Para una empresa, la pérdida del ejercicio contable es la disminución de sus activos, es decir, el registro de situaciones con resultados negativos. Todas estas pequeñas pero significantes variables afectan a una empresa durante el periodo fiscal. El monto de la pérdida fiscal durante el periodo a declarar deberá de multiplicarse por el factor actual correspondiente al periodo de la segunda mitad del ejercicio y hasta el último mes. Existen diferentes métodos para evitar la pérdida del ejercicio.
Cierre del Ejercicio
Cerrar el ejercicio es una de las tareas para cerrar los libros. Después de cerrar un ejercicio, se seleccionan las casillas Cerrado y Fecha bloqueada de todos los periodos del ejercicio. Debe tener al menos un ejercicio abierto. Al cerrar un ejercicio, asegúrese de que se ha creado un nuevo ejercicio. Aunque un ejercicio esté cerrado, todavía podrá registrar en él movimientos de contabilidad. Al hacerlo, los movimientos se marcan como registrados en un ejercicio cerrado y se seleccionará la casilla Asiento post-cierre. De forma predeterminada, la casilla no se muestra en la página, pero puede agregarla. Los siguientes pasos son cerrar las cuentas de regularización y transferir los resultados del ejercicio a una cuenta en el balance.
Herramientas para la Gestión Contable
Manejar con fluidez los conocimientos sobre contabilidad, finanzas, fiscalidad y organización empresarial contribuye a llevar un control de los parámetros que muestran la salud financiera de un negocio y permite tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso. Bind ERP es un sistema contable y de administración desarrollado en México, en constante actualización con los requerimientos del SAT.
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