Guía Completa para la Contabilidad Digital desde Casa

La Imperativa Transición a la Contabilidad Digital

La contabilidad digital es imprescindible para las empresas de contabilidad, pero también para cualquier empresario. Gracias a los continuos avances en el ámbito digital, las tareas de contabilidad pueden automatizarse cada vez más. Sin embargo, a la hora de dar el paso definitivo a la contabilidad digital, a la mayoría de los empresarios les vendría bien un poco de ayuda. Si quiere tener un mejor control de tus cuentas, lo mejor es que te apuntes a la tendencia de la digitalización.

Al digitalizar la contabilidad, tanto tú como tu cliente se libran de las montañas de papel. Los nuevos documentos están inmediatamente a disposición de los contables. Gracias a la contabilidad digital, ya no tienen que esperar hasta el final del trimestre para poder acceder a los archivos. Una perspectiva clara: todos los datos están siempre disponibles digitalmente en el sistema de contabilidad.

La digitalización de la contabilidad debería ser una de tus prioridades si formas parte de una empresa que busca optimizar sus procesos financieros. Un sistema contable moderno te ayudará a ahorrar tiempo, reducir los errores humanos y hacer que los datos estén más seguros. Para empezar, determina qué procesos contables pueden automatizarse con un software dentro de tu organización.

Contabilidad desde Casa: Una Realidad Flexible y Eficaz

El trabajo de contabilidad desde casa ha ganado popularidad en los últimos años. Este modelo permite a los profesionales realizar sus tareas de manera remota, aprovechando la tecnología disponible. Cada vez más contadores optan por esta modalidad debido a sus ventajas, como la flexibilidad en los horarios y el ahorro en costos de desplazamiento.

La contabilidad desde casa se refiere a la práctica de ejecutar funciones contables y financieras en un ambiente remoto. Esto incluye actividades como la gestión de cuentas, la elaboración de informes y la preparación de declaraciones fiscales. El trabajo de contabilidad desde casa representa una forma innovadora y flexible de realizar labores contables, aprovechando la tecnología actual para llevar a cabo tareas fundamentales sin la necesidad de un entorno de oficina tradicional. Un administrativo contable remoto puede clasificarse en diferentes modalidades que se adaptan a las necesidades del profesional y del cliente.

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Ventajas de Trabajar como Contable desde Casa

El trabajo de contabilidad desde casa presenta una serie de ventajas que lo hacen atractivo tanto para profesionales como para empresas. Uno de los mayores atractivos del trabajo remoto es la posibilidad de establecer horarios que se ajusten a las necesidades individuales. Esto permite una mejor conciliación entre la vida personal y profesional.

• Ahorro en Tiempo y Costos: Trabajar desde casa elimina el tiempo y los costos asociados a los desplazamientos diarios. Este ahorro puede ser significativo y permite a los contadores destinar ese tiempo a tareas productivas o a mejorar sus habilidades.
• Acceso a Oportunidades Globales: El entorno digital brinda la oportunidad de acceder a una vasta gama de ofertas laborales en el ámbito internacional. Los contadores pueden colaborar con empresas y clientes de distintas partes del mundo, lo que enriquece su experiencia y les permite diversificar su portafolio.
• Espacio de Trabajo Personalizado: Al trabajar desde casa, los contadores pueden crear un espacio de trabajo adaptado a sus preferencias y necesidades. Este ambiente personalizado puede aumentar la comodidad y la productividad.
• Flujos de Trabajo Digitales: La contabilidad moderna depende en gran medida del software basado en la nube para la contabilidad, preparación de impuestos, nómina y auditoría, eliminando la necesidad de archivos físicos o sistemas en la oficina.
• Responsabilidades Orientadas a Tareas: Las tareas contables son a menudo independientes y con plazos definidos, lo que permite a los contadores trabajar de manera flexible sin requerir supervisión constante o colaboración en equipo.
• Mínima Necesidad de Interacción en Persona: La mayoría de las comunicaciones con clientes, intercambios de documentos y actualizaciones de equipo se pueden manejar por correo electrónico, videoconferencias o portales seguros, haciendo innecesaria la presencia física.
• Infraestructura Escalable: Las herramientas amigables con el trabajo remoto y los escritorios virtuales facilitan a las empresas de todos los tamaños escalar operaciones sin expandir el espacio de oficina o la infraestructura de TI en el sitio.

Desafíos y Mejores Prácticas para el Contador Remoto

Realizar una actividad laboral en el hogar es algo que cualquier contador o contadora puede hacer, organizando su tiempo de manera efectiva y de acuerdo a sus propias necesidades. Sin embargo, trabajar en la cama parece una buena idea, hasta que te baja el sueño y te quedas dormido. Un escritorio, una silla cómoda, luz y tu computador son elementos suficientes para constituir tu oficina personal.

Al no tener un jefe presionándote, es más fácil pasarte de esos "5 minutitos más" y, de pronto, los plazos vencen y aún te quedan labores sin terminar. La improvisación no tiene cabida en el mundo de la contabilidad. Por este motivo, es esencial llevar un calendario con todas las actividades a realizar, para así trabajar de manera eficiente y no pasar por alto fechas relevantes como entrega de informes, balances y otras claves como el pago del IVA. Cumplir con las fechas pactadas -sobre todo en el área de la contabilidad- es de suma importancia, por lo que éstas deben coordinarse con la mayor anticipación posible.

Aunque al trabajar en contabilidad desde casa te liberes del horario de oficina, es prudente estar preparado ante eventualidades. Si tus clientes tienen dudas o deben resolver un problema con urgencia, brindar las soluciones u orientación necesarias será siempre una buena manera de otorgarle un elemento diferenciador a nuestra gestión. Desde el momento en que un nuevo cliente se suma a tu cartera, es necesario dejar muy claro todo lo relacionado a los valores de los servicios que prestas como contador/a. De esa forma, evitarás confusiones y malos entendidos, estableciendo un vínculo confiable desde el inicio y capaz de sostenerse en el tiempo. Las reuniones presenciales siempre fortalecerán la relación con tus clientes.

Beneficios de la Digitalización Contable para Empresas

Para garantizar el éxito en la planificación a corto plazo y la gestión a largo plazo, los propietarios de las empresas deben conocer su salud financiera actual, prever los flujos de caja futuros, realizar un seguimiento de la precisión de los presupuestos y contar con sistemas automatizados que ayuden a reducir los errores. La contabilidad y la elaboración de informes son dos de los elementos más importantes de la gestión de gastos.

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El seguimiento manual de los gastos puede poner a una organización en riesgo de ineficacia, fraude, falta de informes de gastos precisos y pérdida de control financiero. Dado que la contabilidad manual es un proceso que consume muchos recursos y es propenso a los errores humanos, conseguir informes contables manuales 100% precisos es casi imposible. El equipo financiero de una empresa puede tomar decisiones con mayor rapidez y confianza cuando tiene acceso a una visión completa de todos los gastos y se le da la opción de evaluarlos individualmente. Cuando se lleva la contabilidad manualmente, esto es imposible.

A una escala algo menor, nuestro propio cliente, Essentia Analytics, consiguió reducir el tiempo que necesitaba su interventor en un 50% (gracias a la automatización de Payhawk), lo que significa que ahora puede apoyar la generación de ingresos actuando como SDR a tiempo parcial. La buena noticia es que puedes ayudar a tu organización a superar estos problemas con una solución eficaz de gestión de gastos de nivel empresarial.

Pasos para Digitalizar la Contabilidad de tu Empresa

La transición de la contabilidad manual a un sistema digital no es tarea fácil, pero los beneficios compensan con creces el coste y el esfuerzo. Una vez que tengas toda la información necesaria, implanta el nuevo sistema lenta y metódicamente para que los empleados se sientan cómodos utilizándolo. Haz frecuentes copias de seguridad y pruebas continuas para garantizar la correcta introducción de datos durante este periodo de transición.

1. Evalúa las necesidades de la empresa: Evalúa los flujos de trabajo actuales de tu empresa y determina los puntos que no están siendo eficaces. Hazte preguntas como ¿puede un programa informático realizar esta acción? ¿Qué tipo de funciones debería tener?
2. Compara proveedores de software de contabilidad: Dedica tiempo a comparar distintos programas de contabilidad digitalizados para determinar cuál ofrece la mejor relación calidad-precio en función a las necesidades de la empresa y a los planes de precios disponibles. Después, busca profesionales con experiencia en software de contabilidad que puedan ayudarte a integrar tu software con estos sistemas.
3. Configura el sistema: Una vez elegido el sistema que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa, es hora de configurar el software en una plataforma en la nube o en un ordenador de sobremesa o portátil, según el tipo que hayas elegido. Asegúrate de que todos los empleados tienen acceso al sistema para que todos puedan ver siempre las métricas financieras importantes.
4. Forma a los empleados: Por último, invierte el tiempo necesario en formar a todos los empleados que vayan a utilizar el nuevo sistema de contabilidad para que entiendan cómo funciona y cómo pueden utilizarlo de la forma más eficaz en sus operaciones diarias. La mayoría de las empresas de software respetables ofrecen un agente de formación dedicado a estos planes de formación.

Herramientas Esenciales para la Contabilidad Digital y Remota

Existen varios proveedores de programas de contabilidad digital. Una vez que hayas elegido el ERP o programa de contabilidad adecuado, la contabilidad digital puede empezar. Conecta tu solución y se te abrirá un mundo de posibilidades. Los procesos se pueden optimizar y automatizar aún más.

• NetSuite: Es una de las principales soluciones empresariales integradas en la nube, que incluye software de contabilidad, ERP, CRM y comercio electrónico. Al ofrecerlo todo en un solo paquete, la plataforma puede sustituir al sistema de gestión de una empresa compuesto por diferentes piezas.
• SAP: Es una empresa alemana de software que desarrolla programas informáticos empresariales para gestionar las operaciones comerciales y las relaciones con los clientes.
• Minox ERP: Facilita enormemente la contabilidad digital. Gracias a la sencilla estructura del software, podrás contabilizar y corregir los registros en un abrir y cerrar de ojos. Como compañía o empresa de contabilidad, puede seguir creciendo sin obstáculos. Minox está diseñado para ser completamente flexible.
• Xero: Es un software de contabilidad basado en la nube que facilita enormemente la contabilidad para las empresas pequeñas y medianas. El software de Xero tiene numerosas ventajas. Por ejemplo, siempre es posible acceder a tus datos financieros y obtener información en tiempo real.
• Microsoft Dynamics 365: Es una plataforma empresarial basada en la nube que combina componentes de CRM y ERP, junto con aplicaciones de productividad y herramientas de inteligencia artificial.
• Sage X3: Anteriormente conocido como Sage Business Cloud Enterprise Management, es un software ERP que incluye funciones integradas para la gestión financiera, ventas, servicio al cliente, inventario e inteligencia empresarial. Sage ofrece soluciones integrales para la gestión empresarial.
• QuickBooks: Es un programa de contabilidad desarrollado por Intuit. Es una de las herramientas más utilizadas en la industria. Permite gestionar cuentas, ingresos y gastos de forma intuitiva.
• Doxis: La precontabilidad es fácil con Doxis. Disponemos de una solución de procesamiento de facturas y gestión de gastos que puede integrarse fácilmente en el programa de contabilidad. Los recibos y facturas se envían a través de nuestra aplicación móvil, en línea o por correo electrónico. A continuación, los administradores pueden aprobarlos o rechazarlos con un solo click. Doxis puede integrarse con todos los sistemas ERP y de contabilidad mencionados anteriormente a través de un enlace API.

Oportunidades de Empleo para Contables desde Casa

Trabajar como contable es más que posible en el trabajo virtual. Al igual que en el caso de muchas profesiones, lo realmente importante es saber encontrar las oportunidades y oficios más demandados que se relacionan con dicha área. Actualmente, son muchísimas las empresas o personas independientes que buscan servicios de contabilidad en internet. Así que no tienes de qué preocuparte, podrás sacarle provecho a esos conocimientos que tanto te costó adquirir en tu carrera profesional.

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La gran mayoría de ataduras del trabajo presencial no existen en la modalidad virtual. Olvídate de esos trabajos en los que, para trabajar como contable, tienes que estar visitando constantemente las oficinas de una empresa y rindiendo cuentas de forma presencial. Gracias al trabajo virtual, ahora todo esto puede hacerse en línea sin perder tiempo en traslados. Por todo eso y más, te mostraremos 5 oficios que podrás ejercer para trabajar como contable desde casa. Además, los trabajos son bastante rentables y te permitirán poco a poco hacer la transición completa del trabajo presencial al digital.

1. Encargado de Nómina: Hay empresas en internet que buscan profesionales que les ayuden a tener control de su nómina. Optan por la variante digital para trabajar con profesionales de otros países que puedan hacer bien su trabajo y les permitan ahorrarse algunos euros. En este puesto, lo único que tienes que hacer es recopilar, organizar y verificar que todos los miembros de la empresa reciban su pago correspondiente en la fecha descrita. Asimismo, también serás el responsable de hacer las deducciones a cada trabajador particular, en caso de que les haya; y también de calcular los impuestos para cumplir con la ley del país.
2. Imparte Clases de Contabilidad: Internet es un campo extensísimo en el que puedes dar clases sobre prácticamente cualquier cosa. Por supuesto, el campo de la contabilidad no es una excepción y puedes ganar un buen dinero por ello. En la mayoría de estas plataformas debes pasar ciertas pruebas para formar parte del catálogo de profesores de la web; luego de esto ya podrás comenzar a tener tu propio grupo de estudiantes. Si sientes que tienes la vocación para enseñar a los demás, no dudes en sacarle provecho a esta área.
3. Redacción de Contenidos para Contadores: La redacción es otro de los campos más demandados actualmente en internet. Toda página web que quiera tener relevancia en Google debe tener contenidos publicados con regularidad. Si se te da bien escribir y sabes expresarte muy bien a través de las palabras, este podría ser un oficio muy rentable para ti. Además, existen páginas web que están dispuestas a pagar un poco más para contar con un profesional titulado que le dé credibilidad a sus posts. Por esto, si tienes la carrera de contabilidad en el bolsillo, eres incluso más valioso para este trabajo.
4. Analista Financiero: El mundo de las inversiones suele ser muy complicado para las personas y siempre buscan asesores que les aclaren el panorama sobre diversos temas. Empresas pequeñas, medianas y grandes buscan en internet a analistas financieros que les ayuden a analizar el mercado, la viabilidad de ciertas operaciones y también las consecuencias que causarían ciertas decisiones en el ámbito financiero. Si bien, este tipo de trabajos suelen ser muy puntuales y no están relacionados con proyectos largos. Sin embargo, también son trabajos relativamente cortos que te permitirán ganar dinero extra para final de mes.
5. Preparador de Impuestos: Otra tarea que muchos dueños de empresas y encargados principales de contabilidad consideran ciertamente tediosa es el cálculo de impuestos. Para cumplir a cabalidad este rol debes tener la capacidad de adaptarte y averiguar las normativas del país de la empresa que te está contratando; que por lo general será diferente al tuyo. Para trabajar como contable desde casa en este rol, tu tarea será recibir toda la información de las transacciones realizadas por la empresa a todos los niveles. De esta forma, tendrás todo lo necesario para calcular el porcentaje de impuestos y darle pie a una posterior declaración.

No te cierres solo a los trabajos relacionados con tu carrera. El empleo desde casa consiste en sacarle provecho a todas tus habilidades para ganar dinero. Si aún no has podido conseguir trabajar como contable desde casa, no te desanimes, quizás tu camino en el trabajo virtual está mirando otras habilidades que posees, pero que no te has dado la oportunidad de explotar.

Splashtop: Tu Aliado para el Acceso Remoto Seguro en Contabilidad

Si eres un contable o una empresa de contabilidad, uno de los muchos retos a los que podrías enfrentarte podría ser la falta de movilidad. Pero, ¿y si te dijéramos que puedes continuar con tu trabajo de contable sin tener que desplazarte a las oficinas o domicilios de tus clientes? Con el software de acceso remoto de Splashtop, ahora puedes acceder de forma fácil, fiable y segura a todos los ordenadores de tus clientes desde cualquier lugar del mundo, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Así es: esta temporada de impuestos, puedes ahorrarte el trabajo de oficina y hacer magia con los números desde la comodidad de tu casa, con la ayuda de Splashtop. Tanto si eres auditor, contable, interventor, analista financiero, de una gran empresa o preparador de impuestos autónomo, puedes teletrabajar fácilmente con Splashtop.

Ventajas del Acceso Remoto con Splashtop para Profesionales Fiscales

Las ventajas del software de acceso remoto Splashtop son muchas, aparte de ser una forma inteligente de trabajar a distancia. A continuación enumeramos sólo nuestros favoritos:

• Accesibilidad: El software de acceso remoto de Splashtop le proporciona un fácil acceso a los archivos de sus clientes y a QuickBooks. Acceda remotamente a QuickBooks, incluso si utilizan la versión de escritorio (QuickBooks Desktop) mientras acceden remotamente a su ordenador. Sólo tiene que coger el dispositivo que tenga a mano, conectarse remotamente y acceder a QuickBooks al instante.
• Flexibilidad: Utilice cualquier dispositivo para tomar el control y empezar a trabajar en el ordenador de su cliente. Ya sea un smartphone, una tableta o un ordenador, solo tiene que descargar la aplicación Splashtop y listo. Esta función "plug-n-play" le permite realizar la configuración en muy poco tiempo. Con el acceso remoto al ordenador de tu cliente, todas las preocupaciones relacionadas con el tiempo desaparecen. Puedes trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento, estés donde estés. Puedes dar servicio a tu cliente las 24 horas del día. Puedes centrarte en la parte estratégica de tu negocio con facilidad y disponer de más tiempo para realizar tareas de alto valor.
• Utilidad: Imprime archivos del ordenador de tu cliente en tu impresora local. Ya sean formularios 1099, recibos o cheques, imprime a distancia cualquier documento importante. También puedes transferir fácilmente archivos de su sistema al tuyo. Otras funciones útiles de Splashtop son el chat, la grabación de sesiones, la visualización multimonitor, compartir tu pantalla, el registro y mucho más.
• Seguridad: Haz todo el trabajo a distancia, pero de forma segura. La seguridad es la prioridad de Splashtop, por eso doscientas mil empresas y treinta millones de usuarios finales confían hoy en Splashtop. Splashtop viene con múltiples funciones de seguridad avanzadas, incluyendo autenticación de dispositivos, verificación en dos pasos, pantalla en blanco en remoto, y más. Cuando accedes remotamente a cualquier dispositivo, tu sesión está protegida por TLS y cifrado AES de 256 bits.

Splashtop proporciona las soluciones de escritorio remoto más fiables, seguras y económicas. Con Splashtop, puedes: conseguir acceso remoto al ordenador de tu cliente en el momento en que quieras utilizarlo, acceder y controlar QuickBooks y otros software de contabilidad de forma remota, ser productivo incluso desde la comodidad de su hogar o mientras viaja, y ahorrar dinero reduciendo traslados hacia sus clientes y comprando menos licencias de software. Si trabajas con un equipo, Splashtop ofrece descuentos por volumen y una consola de gestión centralizada.

Así que, cuando el 41,8% de la población activa estadounidense trabaja a distancia, ¿por qué quemar combustible saltando de un cliente a otro? Únete al carro del trabajo a distancia y consigue hacer mucho más en mucho menos tiempo con Splashtop. ¡Empieza ahora! Comienza tu prueba gratuita de Splashtop Remote Access.

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