Dentro de los múltiples problemas que pueden presentársele a los contribuyentes que de acuerdo con las normas fiscales federales estén obligados a llevar contabilidad, están los supuestos de inutilización, destrucción, pérdida o robo de los libros o registros contables. La obligación de presentar un aviso se desprende implícitamente del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación y de la aplicación expresa del artículo 35 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación.
Procedimiento para la presentación del aviso
El trámite es completamente gratuito y puede ser presentado por las personas físicas y morales que funjan como contribuyentes de contribuciones federales. El trámite deberá de realizarse físicamente ante la Administración Central de Planeación y Programación de Fiscalización a Grandes Contribuyentes, a través de la Oficialía de Partes de la Administración General de Grandes Contribuyentes. O bien, ante la Administración Central de Planeación y Programación de Hidrocarburos, a través de la Oficialía de Partes de la Administración General de Hidrocarburos. Por otro lado, si como contribuyente las administraciones anteriores no tienen competencia sobre ti, entonces deberás acudir a la Oficialía de Partes de la oficina del Servicio de Administración Tributaria que te corresponda.
El principal requisito de este trámite es elaborar un escrito libre dirigido a la autoridad que te corresponda en donde narres y detalles los hechos que dan origen a la presentación del aviso. Debes tener mucho cuidado en la redacción del escrito porque prácticamente le tienes que informar a la autoridad hacendaria qué es lo que vas a reponer. Por cuanto hace a un robo o destrucción de los sistemas o registros contables por un tercero, basta con la denuncia de hechos ante la autoridad ministerial para que des cumplimiento con este requisito.
Consideraciones importantes ante la autoridad
Una vez pasados esos cuatro meses el Sistema de Administración Tributaria no estará obligado a emitir ninguna resolución al respecto. Finalmente, el Sistema de Administración Tributaria tampoco debe realizar una inspección para tener por presentado el aviso. Cuando el SAT ejerce sus facultades de revisión, puede solicitarte información contable. En ese momento, como contribuyente estás obligado a entregarla en los plazos que marca el Código Fiscal de la Federación (CFF).
La contabilidad como obligación fundamental
Llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino que constituye una obligación marcada por las leyes. El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
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Reglas de conservación de documentación
Aun con estas facilidades, no sobra decir que, de acuerdo al segundo párrafo del artículo 30 del CFF, «las personas que NO estén obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales». Además, el uso de aplicaciones en línea como “Mis Cuentas” eximiría a sus usuarios de la responsabilidad de llevar contabilidad, la cual se conforma de libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos.
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