La contabilidad es, sin duda, una de las principales funciones de las pequeñas, medianas y grandes empresas. Lo cierto es que el trabajo realizado por los contadores es muy complicado, no sólo por el hecho de que requiere de un alto grado de concentración, sino porque además es un elemento muy importante para que la empresa cuente con finanzas sanas que le permitan alcanzar el éxito o penetrar en nuevos nichos de mercado.
Esta situación se hizo muy evidente a medida que las empresas crecían más y más, de tal manera que comenzaron a desarrollarse nuevas tecnologías que fueran capaces de facilitar las labores contables de las empresas. Los sistemas contables fueron la herramienta perfecta para lograr facilitar esta tarea, logrando posicionarse, en la actualidad, como una herramienta indispensable para la empresa.
Es por ello que en esta nueva entrada les hablaremos ampliamente sobre el software contable, una moderna herramienta que se encarga de registrar, de forma computarizada, las transacciones realizadas por las empresas u organizaciones. En este artículo ustedes serán testigos del por qué cada vez son más y más las empresas de todo el mundo que optan por el uso de estos sistemas así como de los beneficios que ofrecen estos modernos sistemas computarizados de contabilidad.
Evolución de la Contabilidad: De lo Manual a lo Computarizado
Debemos decir que hasta hace aproximadamente 25 años, la contabilidad de una empresa debía realizarse de forma manual, bajo la supervisión y el trabajo de un amplio número de personas (el número dependía del tamaño de la empresa u organización), quienes requerían de varios días de trabajo para desglosar de manera detallada la información contable de las empresas con el fin de que las áreas gerenciales pudieran tener acceso a los estados financieros del negocio.
Lo cierto es que este tipo de trabajo era muy complejo, puesto que se requería de un alto grado de concentración para no omitir ningún punto decimal así como para realizar las sumas, restas, multiplicaciones y divisiones de la manera más correcta y poder ofrecer los mejores resultados a los encargados del área gerencial. Lo cierto es que con estos mecanismos los errores eran muy comunes, por lo que el proceso era aún más tardado, puesto que era necesario comprobar los resultados en varias ocasiones para tener la certeza de que no existía ningún error.
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Por fortuna, la ciencia y la tecnología desarrollaron novedosos sistemas contables, los cuales facilitaron las actividades contables de la empresa a través de un software especialmente diseñado para este fin. Con este tipo de sistemas computarizados de contabilidad, los registros de una empresa son mucho más precisos, más certeros y, por supuesto, se pueden obtener resultados con mucha mayor velocidad que con las formas tradicionales de contabilidad. Si bien es cierto que optar por un sistema de contabilidad manual o uno computarizado depende de las necesidades de la empresa, la realidad es que éstos últimos ofrecen un sinfín de virtudes.
Beneficios Clave de los Sistemas Contables Computarizados
No cabe la menor duda que optar por un software de contabilidad le permitirá a su empresa obtener cifras precisas y muy efectivas. Desafortunadamente, en la actualidad, todavía existen muchas pequeñas y medianas empresas que realizan sus registros de contabilidad de manera tradicional, es decir a través del uso de un libro de contabilidad, el cual es un sistema lento, con muchos posibles errores y poco confiable. Sin duda, las empresas que utilizan los sistemas de contabilidad tradicionales no se encuentran a la vanguardia y tienen muy pocas posibilidades de crecer y convertirse en un negocio rentable de la nueva era.
Hoy se sabe que la competencia en el libre mercado es complicada; muchas empresas en todo el mundo se van a la quiebra a diario por no actualizar sus métodos de administración, de trabajo o de contabilidad. Con lo anterior queremos hacer hincapié en que es fundamental que ustedes como empresarios actualicen todos los modelos de trabajo a los que se han acostumbrado y que les han hecho estancarse para entrar de lleno a los nuevos modelos de competencia establecidos por el mercado Capitalista Neoliberal.
Los sistemas contables computarizados son una de las mejores opciones por las que usted y su empresa pueden optar para modernizar los procesos de su empresa, puesto que gracias a esta moderna tecnología es posible obtener balances financieros precisos que les permitan a los inversionistas tomar decisiones certeras que permitan que el negocio crezca y que se convierta en una empresa competitiva que hace frente a los grandes negocios trasnacionales que buscan acaparar gran parte del mercado internacional.
El Software de contabilidad ha sido diseñado para erradicar los errores matemáticos y para producir un trabajo mucho más rápido y capaz de brindar mayor certeza a los inversionistas o directivos de una empresa para aventurarse en el mercado. Es por ello que a continuación enlistaremos y explicaremos cuáles son las principales virtudes de estos sistemas computarizados de contabilidad. Sin duda, después de leer esta información, ustedes quedarán completamente convencidos de que esta es la mejor manera de modernizar los procesos de su empresa para alcanzar el éxito que siempre ha deseado y que no ha logrado conseguir debido a que las ganancias y la competitividad de su empresa no son las más adecuadas y no logran hacer frente a las nuevas formas de competencia del mercado.
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Limitación del Error Humano
Sin duda, una de las principales virtudes que podemos destacar sobre los sistemas contables es que tienen la posibilidad de limitar el error humano en su máxima expresión. El software de contabilidad cuenta con mecanismos de seguridad bastante desarrollados que permiten detectar de manera automática los errores matemáticos que existan en los balances financieros de una empresa. Este elemento es fundamental para que la empresa no tenga pérdidas económicas. Los errores en la contabilidad ocurren con mucha facilidad; sin embargo, con este tipo de sistemas computarizados especializados para la contabilidad, usted podrá tener la certeza de que los números de su empresa son correctos.
Generación Automática de Reportes
Una de las capacidades más reconocidas por los empresarios con respecto al software de contabilidad es que cuenta con la capacidad de generar informes a petición. Una actividad de esta naturaleza puede llevar varios días a un equipo de contadores profesionales; sin embargo, con el software de contabilidad el reporte puede ser generado en pocos minutos, todo ello con la certeza de que los resultados son precisos y con el conocimiento de los resultados de saber en qué se está invirtiendo el dinero de su empresa. De esta manera, los niveles gerenciales pueden conocer con mayor seguridad las acciones que deben tomar para hacer crecer el negocio.
Seguridad en los Datos de la Empresa
Como es bien sabido por los empresarios, las autoridades fiscales exigen que las empresas cuenten con un registro preciso de las operaciones financieras que se han realizado durante los últimos años. Cuando no se cuenta con un sistema contable, es necesario almacenar un sinfín de documentos en bodegas, lo que resulta una pérdida de espacio en la oficina y además puede generar plagas. Con un sistema de contabilidad computarizado es posible almacenar todos estos datos en una computadora o, inclusive, en la nube, lo cual resulta benéfico para mantener los datos resguardados y, por supuesto, también para el medio ambiente, puesto que no es necesario contar con miles y miles de hojas.
Bajos Costos
Como ya lo hemos mencionado al principio de este artículo, cuando hablamos de los sistemas de contabilidad estamos hablando de ahorro económico, puesto que con este software es posible disminuir la cantidad de personas encargadas de la contabilidad de una empresa. Al existir un software, es posible recudir la plantilla laboral, puesto que sólo es necesario contratar a un par de personas para manejar el software y no más.
Esto, sin duda, representa un ahorro importante en la nómina, lo que se traduce en mayores ganancias para los empresarios, quienes no sólo quedarán conformes con las ganancias, sino que también quedarán conformes con los resultados ofrecidos por este tipo de máquinas, las cuales, como pudieron ver, ofrecen muchos beneficios a las empresas para competir en la era de la Globalización.
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La Automatización Contable como Herramienta Tecnológica para Simplificar Procesos
Para Ochoa (2016), la Automatización Contable aprovecha las herramientas tecnológicas a su alcance, para facilitar el proceso de contabilidad de una empresa. Es una forma moderna de llevar las cuentas, pero sin dejar de cumplir su función principal, contabilizar. Por otra parte, Grupo ING (2017), asegura que la automatización contable permite agilizar distintas operaciones cotidianas utilizando patrones o realizando copias sobre las que reescribir los datos: asientos de cobros y pagos, registro de facturas, amortizaciones mensuales, contabilización de remesas, impresión automática, entre otros aspectos de igual importancia.
De igual manera el Grupo IGN (2017), plantea que dentro de las ventajas de la automatización contable están: ahorro de tiempo, seguridad de la información, control de la situación de la empresa, distribución efectiva de información, reducción de errores, modernización del departamento, impulso de la productividad, más tiempo para cuestiones estratégicas, facilidad de uso y mejor accesibilidad.
Aquí hay una tabla que resume las ventajas de la automatización contable:
| Ventaja | Descripción |
|---|---|
| Ahorro de tiempo | Agiliza operaciones cotidianas. |
| Seguridad de la información | Protege los datos contables. |
| Control de la situación de la empresa | Permite un seguimiento financiero preciso. |
| Distribución efectiva de información | Facilita el acceso a los datos relevantes. |
| Reducción de errores | Minimiza errores matemáticos y de registro. |
| Modernización del departamento | Actualiza los procesos contables. |
| Impulso de la productividad | Aumenta la eficiencia del personal. |
| Más tiempo para cuestiones estratégicas | Libera tiempo para la planificación. |
| Facilidad de uso | Interfaces intuitivas y accesibles. |
| Mejor accesibilidad | Acceso a la información desde cualquier lugar. |
Consideraciones sobre Seguridad y Fraude
En contraposición, para la revista Digital INESEN (2016), la automatización contable presenta inconvenientes, pero son más propios del uso de las tecnologías que la automatización contable propiamente dicha. Virus informáticos: están a la orden del día, pudiendo penetrar en los sistemas destruyendo total o parcialmente la contabilidad. Es por ello, que se recomienda mantener unas medias de seguridad referentes a antivirus.
Robo de información: es una de las consecuencias directas de los virus informáticos mencionados en el punto anterior. De igual manera, el utilizar un sistema computarizado de contabilidad viene con su propio conjunto de problemas, como la necesidad de proteger contra la pérdida de datos a través de apagones o virus y el peligro de los piratas que roban la información.
Al mismo tiempo, Magloff (2018), asegura que el fraude informático es también una preocupación, siendo necesario investigar un sistema de controles para quién pueda tener acceso a la información, particularmente la de clientes. Si hay una brecha de seguridad y robaran los datos, la gerencia puede ser responsable por la pérdida de información. También debe asegurarse de que han sido introducidos correctamente los datos en el sistema, ya que un error en el ingreso de datos puede arrojar información incorrecta.
Contabilidad Manual vs. Sistematizada: Un Análisis Comparativo
La masificación del uso de las computadoras no dejó atrás a la contabilidad. Miles de empresas en el mundo aprovechan las ventajas que implica tener un sistema automatizado de registros contables, aunque otras continúan con la forma tradicional. Una de las más resaltantes diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada es el soporte. Mientras que en el primer método se utilizan libros y papeles físicos, en el segundo se recurre a los dispositivos electrónicos. Hay muchas más diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada.
Ventajas del Sistema Sistematizado
Una de las ventajas de este último sistema es que implica un menor esfuerzo para mantener los libros actualizados y al día.
- Cálculo directo: En la contabilidad sistematizada el programa está diseñado para hacer las operaciones matemáticas necesarias relacionadas con una transacción.
- Soporte básico: En la contabilidad manual todo nace en el Libro Diario, un registro pormenorizado de cada una de las transacciones.
- Relación rápida: Una de las principales diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada es que, en la primera, el contador debe mantener una larga relación con cada una de las transacciones, registrándola en libros y procesos correspondientes.
- Respaldos: La única posibilidad de hacer respaldos en los procesos manuales es duplicando los libros, otra de las diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada.
- Instantaneidad de los estados financieros: También destaca en las diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada es que, en la primera, los estados financieros se preparan una vez al año.
- Actualizaciones permanentes: Muy frecuentemente cambian los sistemas de impuestos, las regulaciones fiscales e incluso las formas cómo se generan los comprobantes electrónicos. Esta es otra de las diferencias entre contabilidad manual y contabilidad sistematizada, pues estos programas cuentan con la opción de la actualización permanente.
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