Para organizaciones y entidades de cualquier tamaño, los fundamentos de la contabilidad representan un estándar en el ejercicio financiero. La partida doble es un método de uso tradicional en la práctica de la contabilidad. Este método se basa en el principio de que toda transacción financiera afecta al menos a dos cuentas contables diferentes. Esto significa que las transacciones deben registrarse utilizando documentos comprobatorios, como facturas, recibos y contratos, que puedan ser verificados por terceros.
De hecho, la automatización de los procesos contables y el uso de software especializado han simplificado el registro y análisis de las transacciones financieras. Las soluciones tecnológicas avanzadas de SAP Concur integran el modelo de la partida doble en sus sistemas de contabilidad. En todos los casos, los valores negativos se utilizarán para asentar los créditos, mientras que los positivos identificarán los débitos. El "debe" es una columna en el libro contable donde se registran todas las entradas que incrementan los activos o los gastos de una empresa.
El registro contable, según el modelo de partida doble, obedece a un estándar que todos los profesionales deben conocer y cumplir. Debe (Débito): representa el incremento en activos o gastos y la disminución en pasivos, ingresos o patrimonio. Cada transacción debe tener al menos un débito y un crédito. La suma de los débitos (debe) debe ser igual a la suma de los créditos (haber) en cualquier transacción.
Su correcta implementación tiene incidencia directa en varios aspectos, como precisión y control, transparencia y confiabilidad, además de facilitar la preparación de los análisis financieros. Queda asentada la utilidad del debe y el haber para registrar todas las transacciones financieras de una organización. El sistema de partida doble facilita el control interno y la auditoría de las transacciones financieras. Lo que es la partida doble es un basamento esencial de la contabilidad que asegura el registro preciso y equilibrado de todas las transacciones financieras.
El Balance General y la Ecuación Contable
Una de las herramientas más poderosas que existen para tener una visión clara sobre las finanzas de cualquier empresa es el balance general. Pero, ¿cómo puedes interpretar estos números y términos contables? Asimismo, explicaremos qué es, por qué es importante, una forma fácil de llevarlo a cabo y un ejemplo para ilustrar todo el conocimiento. El balance general se construye a partir de una fórmula contable básica que ayuda a verificar si los datos están correctamente registrados. Esta es la estructura básica que debe cumplirse en cualquier balance general bien formulado.
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Una vez elaborado tu balance general, es fundamental comprobar que los datos cuadran utilizando estas fórmulas. Si, después de hacer este ajuste, persisten las inconsistencias, será necesario examinar con detenimiento cada cifra registrada. Finalmente, el balance general proforma tiene el objetivo de estimar las proyecciones financieras a corto plazo, a fin de tomar las mejores decisiones estratégicas. Cada uno de estos tipos de balances generales tiene su propio propósito y puede ser útil en diferentes situaciones. El balance general es una herramienta clave para tomar decisiones empresariales fundamentadas en datos reales. En contraste, tomar decisiones apresuradas sin un análisis financiero adecuado puede resultar riesgoso.
Componentes del Balance General
- Activo: Son los bienes que una empresa necesita para su funcionamiento y que no se espera que se conviertan en efectivo a corto plazo. Un ejemplo común de un activo diferido es el pago por adelantado de una póliza de seguro.
- Pasivo: Los pasivos son las obligaciones financieras de una empresa, es decir, lo que la empresa debe a otros. Son pagos que se deben cubrir en un plazo mayor a un año. Son ingresos que la empresa ha recibido por adelantado por bienes o servicios que aún no ha entregado.
- Patrimonio Neto: En la parte superior del documento, enlista todos tus activos. Debajo de eso, enlista todos tus pasivos, y al final del documento, muestra tu patrimonio neto. Asegúrate de que el total de activos sea igual al total de pasivos más el patrimonio neto.
Vamos a ilustrar mejor la forma de elaborar un balance general. Como puedes ver, el total de activos ($215,000) es igual al total de pasivos y patrimonio neto ($70,000 + $145,000 = $215,000). Queremos ser parte de esta revolución en soluciones digitales para eficientar cada proceso de trabajo.
Es de mencionarse que estos recursos tuvieron un origen, es decir, fueron obtenidos mediante aportaciones hechas por los propietarios de la entidad o fueron obtenidos a través de endeudarse con personas ajenas a ella. Así pues, cualquier entidad requiere de información financiera que indique con detalle la situación que guardan sus recursos, deudas y patrimonio, a una fecha determinada, como consecuencias de todas las operaciones realizadas hasta entonces. Esta necesidad la satisface un estado financiero en particular: el estado de situación financiera o balance general.
El balance general, también conocido como estado de situación financiera o estado de posición financiera, es un estado financiero básico que refleja, en términos monetarios, la relación que guardan los bienes y derechos de una entidad económica, respecto de sus obligaciones con terceros y de la inversión de los socios, accionistas o patrocinadores a una fecha determinada. La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de un ejercicio contable; sin embargo, puede elaborarse en forma trimestral (sobre todo para las entidades que cotizan en bolsa), mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las empresas.
Las cifras que lo integran son acumulativas, es decir, cuentan con saldos al inicio del periodo contable, que se modifican con aumentos o disminuciones a lo largo de dicho periodo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad a una fecha determinada. Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable.
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Definiciones Clave
- Activo: Recurso controlado por una entidad, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan beneficios económicos futuros, derivados de las operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad. El activo representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización. Actualmente, la NIF A-5 obliga a presentar el activo en circulante o corto plazo y en no circulante o largo plazo (clasificación que ya se venía empleando).
- Pasivo: Representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa.
- Capital Contable (o Patrimonio Contable): El concepto capital contable es utilizado para las entidades lucrativas; en cambio, para las no lucrativas se usa patrimonio contable. Sin embargo, para ambos tipos de entidades, éstos son conceptos similares. El capital contable refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad. Al igual que el pasivo, es una fuente de recursos, pero interna.
Presentación del Balance General
En forma de cuenta; La presentación en forma de cuenta obedece a la formula A = P + C, la cual, como ya hemos señalado, es conocida también como fórmula del balance. En el encabezado del documento se debe incluir mínimo: Nombre de la entidad, régimen mercantil (S.A), nombre del informe, fecha de emisión, tipo de moneda utilizada. El resultado en el caso del balance debe corresponder a la fórmula de cada uno. En las columnas destinadas para el registro de cantidades (saldo de las cuentas) sólo debe incluir las cantidades correspondientes. Evite incluir el signo de pesos ($) al anotar los saldos.
Como has visto, para poder integrar un estado de situación financiera, en primer lugar, debes identificar a qué cuenta pertenecen; es decir, la entrada de dinero, salida de dinero y el registro de las operaciones.
Objetivos del Estado de Situación Financiera
La Norma de Información Financiera A3, señala que uno de los estados financieros básicos es el estado de situación financiera, también llamado estado de situación financiera o estado de posición financiera, que muestra información relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones financieros de la entidad. Se define como el estado financiero que al mostrar a determinada fecha los activos, pasivos y capital que constituyen la estructura financiera de una entidad ilustra la dualidad económica; es decir, todos los recursos identificables y cuantificables con que cuenta una empresa y el origen de estos recursos, tanto externos como internos.
Podrá observarse que todas las definiciones anteriores coinciden en que la intención del balance general es mostrar cuál es la situación financiera de una entidad a una fecha determinada y para ello muestra el conjunto de recursos de que dispone (Activo) y las fuentes de los mismos (Pasivo y Capital). Es decir, este estado financiero es el que ilustra la igualdad de la ecuación contable representada por la fórmula de Activo es igual a Pasivo más Capital. A partir de los ejercicios iniciados en el año 2013; la norma específica para elaborar este estado financiero, es la NIF B6 "Estado de Situación Financiera"; adicionalmente resulta necesario remitirse al contenido de la Serie NIF C "Normas aplicables a conceptos específicos de los estados financieros" para su formulación razonable.
En las diferentes definiciones sobre el Estado de Situación Financiera, destaca la intención principal de traspasar la simple idea de igualar las partidas que lo integran, pues se busca mostrar la situación financiera de la empresa a una determinada fecha. De su análisis e interpretación, "los encargados de tomar decisiones, podrán conocer: Su liquidez o capacidad de pago inmediata o a corto plazo; es decir, la capacidad de la empresa de hacer frente a sus compromisos u obligaciones financieras a corto plazo. El capital de trabajo, mismo que se determinará de la diferencia de los activos circulantes y los pasivos circulantes. El porcentaje de los recursos del negocio que ha sido aportado por los acreedores y por los propietarios, para conocer quién posee realmente la entidad y prevenir los riesgos de que la empresa quede en manos de los acreedores. El rendimiento o rentabilidad sobre la inversión, la cual se conocerá comparando las utilidades que reporte el estado de resultados, mismas que aparecen en el balance general dentro del capital ganado, contra la inversión o recursos que muestra el estado, para saber si la empresa es rentable o no; es decir, si se trata de un buen o mal negocio".
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Formas de Presentación del Balance General
Diversos autores, coinciden en que las formas de presentación del Estado de Situación Financiera o Balance General pueden reducirse a tres modelos diferentes:
- En forma de cuenta.
- En forma de reporte.
- En forma inglesa.
Es importante no perder de vista que estos modelos de presentación exclusivamente se circunscriben a la forma, no así al contenido ya que éste, independientemente del modelo elegido permanece inalterable. "La forma tradicional que más se sigue para el balance general es la forma de cuenta, con activos a la izquierda y pasivos y patrimonio de los dueños a la derecha; en la práctica británica y continental, se invierte por lo general el orden de los activos y pasivos. En años recientes se han hechos intentos experimentales para simplificar la presentación de la información del balance general, y el resultado ha sido la forma de reporte, con numerosas variantes, que han venido usando algunos contadores para información externa."
Presentación en Forma de Cuenta
Este tipo de presentación responde a la ecuación contable de A= P + C; a través de esta presentación se logra visualizar con mayor facilidad la dualidad económica de las entidades, y toma su nombre justamente de la representación gráfica de una cuenta en donde en la parte izquierda aparecerán los recursos de que dispone la entidad, es decir el Activo y en la parte derecha las fuentes de dichos recursos (externas e internas), es decir, el Pasivo y el Capital Contable."En Estados Unidos de Norteamérica, donde se tiene una mayor cantidad de datos sobre información contable de las empresas, se conoce que de las 600 que cotizan en la Bolsa de Valores 31 por ciento usan el formato de cuenta".
Presentación en Forma de Reporte
Se basa en lo que comúnmente se denomina fórmula de Capital, es decir: A P= Capital; consiste en la presentación de todas las cuentas en forma vertical, lo cual permite restar al total del Activo el importe del Pasivo total y por diferencia obtener el importe del Capital Contable."Según la estadística mencionada anteriormente, 69 por ciento de las empresas norteamericanas que cotizan en la bolsa usan el formato de reporte".
Presentación en Forma Inglesa
Esta última forma de presentación del balance general no es la más usual, sin embargo, la idea que se persigue con la misma es destacar en primer lugar las aportaciones de los dueños y en general el capital contable, de ahí que su presentación sea similar a la forma de cuenta pero colocando en la parte izquierda a los orígenes de los recursos con que cuenta la empresa, iniciando con el Capital Contable y en seguida el Pasivo para finalizar en la parte derecha con los recursos que integran el Pasivo, si tuviéramos que definir una ecuación para este modelo, sería: C + P= A.
Formas de presentación según la NIF B6
El párrafo 52.3 de la NIF aplicable a este estado financiero, señala que usualmente se presenta en cualesquiera de los dos formatos siguientes:
- En forma de cuenta: es la presentación más utilizada; tradicionalmente en ella se muestran, horizontalmente, del lado izquierdo el activo y del lado derecho el pasivo y el capital contable o se muestran en este orden en forma vertical. En este formato el activo es igual a la suma del pasivo y del capital contable.
- En forma de reporte: se presenta verticalmente, en primer lugar se muestra el activo, en seguida se incluye el pasivo y al final se presenta el capital contable. Aquí la fórmula es la que señala que el capital contable es igual a la diferencia entre el activo menos el pasivo.
La NIF B6, señala que el Estado de Situación Financiera muestra información relativa a los recursos y obligaciones financieros de la entidad a una fecha determinada; siendo necesario conceptualizar las partes que lo integran.
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