La auditoría en las empresas se ha convertido en una herramienta que genera confianza en sus colaboradores, pero también con sus aliados, ya que mantiene la salud financiera y la actualización constante. En ocasiones, la auditoría interna es vista como una actividad incómoda que se tiene que realizar para mantener un certificado; pero la realidad es que esta puede ser una oportunidad para revisar con profundidad procesos y procedimientos que, generalmente, por cuestión de tiempo, no se alcanzan a ver en una auditoría externa o en la operación diaria.
¿Qué son los procedimientos de auditoría?
Una auditoría es el proceso de revisión y verificación del funcionamiento de una empresa. Estos procedimientos de auditoría se pueden hacer de manera global o bien, de un área específica. Se lleva a cabo con una metodología para determinar eventualidades, incidencias, diagnósticos y áreas de oportunidad.
Importancia de los Procedimientos y Técnicas de Auditoría
Estas técnicas, procesos y métodos de auditoría aplicados de manera regular ayudan a establecer una reputación financiera de una empresa y a reforzar esta confianza con sus clientes, con el mercado al cual pertenece y a los futuros inversionistas. Examinan, evalúan, controlan y dan seguimiento a la parte económica y operativa de una organización: cómo opera, cuáles son sus procesos y si éstos son efectivos. Al tener este diagnóstico se pueden elaborar estrategias de mejora en las áreas que así lo requieran.
Tipos de Auditoría
Todo proceso de auditoría estará definido por el auditor. Hay empresas que contratan a auditores externos ya que hay certificaciones y normas que así lo requieren, por ejemplo, si la empresa tiene programas sociales, entonces necesita certificarse. También existen las auditorías internas, de esta manera la organización verifica que todo funcione correctamente. Los auditores pueden trabajar dentro de la misma compañía aunque hay casos en los que se contrata a personal externo para evitar conflicto de intereses.
¿Por qué una empresa realizaría una auditoría?
Para asegurar la correcta implementación de mejoras como puede ser una reestructuración o cambio de modelo de negocio, o si se genera alguna sinergia con nuevos proveedores o socios.
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Pasos Clave en la Ejecución de una Auditoría
Para realizar una auditoría es necesario seguir una metodología que garantice el proceso objetivo, sistemático y eficiente. De forma general, la metodología consiste en la planeación, ejecución y conclusiones.
- Planificación del Programa de Auditoría: Una auditoría que está bien alineada con un programa y un calendario permite destinar los recursos humanos suficientes para atender todas las actividades y considerar el tiempo necesario para ejecutarla. El planteamiento de un calendario de auditorías debe ser revisado por las partes interesadas y aprobado por la alta dirección.
- Planificación del Proceso: Una cosa es planificar el programa de la auditoría y otra la planificación del proceso.
- Verificación del Plan de Auditoría: Una vez que se conforma el equipo de auditores, es necesario que, entre todos, se verifique la eficacia del plan de la auditoría propuesta.
- Definir el Alcance: Definir el alcance de la auditoría asegura que los esfuerzos se enfoquen en las áreas de mayor relevancia.
- Selección del Personal: La selección del personal debe basarse en las habilidades y experiencia necesarias según la naturaleza de la auditoría.
- Cronograma Detallado: Su desarrollo comienza con el establecimiento de una cronología detallada, que define las etapas principales de la auditoría y los plazos para cada una. Asimismo, es vital asignar responsabilidades claras dentro del equipo.
- Comunicación Inicial: Desde el principio, es importante informar a los departamentos o áreas afectadas sobre el proceso de auditoría, sus objetivos y su alcance.
- Ajustes Durante el Proceso: Durante el proceso, pueden surgir cambios en la situación de la entidad o nueva información que requiera ajustes en el plan inicial.
- Documentación y Archivo: Después de la auditoría, es crucial mantener un archivo con toda la información utilizada y generada durante el proceso. Asegúrate de clasificar los documentos por categorías para facilitar el acceso y recuperación.
- Informes de Auditoría: La auditoría no está completa hasta que no se generen los informes. La calidad de estos reflejará el nivel del trabajo que se ha hecho durante la revisión interna. Este documento permitirá hacer el seguimiento de los temas o puntos que generen conflictos y que no permitan que la empresa cumpla con sus objetivos financieros.
- Seguimiento de las Mejoras: Uno de los objetivos principales de realizar una auditoría interna es encontrar oportunidades para mejorar el sistema. Por esto, este último paso es esencial. El seguimiento de las mejoras asegurará el valor de la auditoría interna completa. Esto permite identificar áreas de mejora y lecciones aprendidas que pueden implementarse en futuras auditorías.
Tipos de Metodología de Auditoría
El protocolo es un conjunto de procesos y pautas que guían la auditoría, asegurando que se realice conforme a las normas y estándares profesionales.
- Basada en riesgos: se centra en identificar y evaluar los riesgos significativos que puedan afectar la información financiera.
- Basada en controles: evalúa la efectividad del control interno implementado en la empresa para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades.
Preparación Previa a la Auditoría
Antes de realizar una auditoría, es importante que la empresa prepare adecuadamente sus documentos. Mantener una buena comunicación entre auditores y el equipo encargado del lado de la empresa auditada es sumamente importante. Establece las bases de una auditoría efectiva. Para realizar una auditoría es necesario recopilar la información clave y evidencias para el procedimiento.
Evidencia en la Auditoría
“Las decisiones del auditor en cuanto a la naturaleza, los tiempos de ejecución y el alcance de los procedimientos de auditoría tendrán un impacto en la evidencia que se obtendrá. Algunas de las evidencias que puede recopilar son registros de operaciones, testimonios y otras comunicaciones.
Software para Auditorías
Sin importar si se trata de una auditoría financiera interna o externa, el volumen de contenido que se debe procesar y analizar es muy alto, por lo que implementar softwares que faciliten el proceso es necesario. A través de diferentes recursos, se puede asegurar un proceso eficiente y efectivo. Se están dando innovaciones que redefinen la forma de realizar una auditoría, mejorando su precisión.
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Técnicas de Auditoría: Aliados de los Auditores
Son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:
- Valoración general. Es el análisis de las cuentas, operaciones, funciones de la empresa y su desempeño.
- Análisis específico de un área o procedimiento.
- Inspección. Seguimiento de los activos, inventarios y demás aspectos. Referida al control y el análisis de los inventarios y centrada en el seguimiento de los activos y demás aspectos.
- Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
- Validación para corroborar los resultados de la compañía.
- Evaluación. Consiste en calificar los procesos y a la empresa en su vida diaria.
- Certificación. Es la fase final de la auditoría en la cual se cumplen los requisitos, normas y especificaciones técnicas para mejorar sus procesos operativos.
Pruebas de Auditoría
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas. Éstas son algunas de ellas:
- Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos. Se verifica que estén correctas las obligaciones fiscales de la organización.
- Revisión de conciliaciones. Se cruza la información fiscal o de los libros fiscales con el estado financiero real de la empresa.
- Pasivos no registrados. Se identifican los gastos que no hayan sido incorporados de la compañía en el periodo de auditoría.
- Confirmación con terceras partes. Se cruzan los datos con otras personas que hayan sido parte de los negocios de la organización.
- Pruebas de corte. Comprobación de la integridad de los datos auditados, o sea se comprueban las facturas de venta y compra, y demás documentos.
- Pruebas de operatividad. Consisten en verificar las prácticas de la empresa, si existen riesgos financieros. Para ello es importante tener un flujo de trabajo adecuado.
- Calificación de desempeño de los colaboradores para determinar qué áreas pueden mejorar.
- Delimitación de funciones. Cada colaborador debe estar en el área que le corresponde para un óptimo desempeño.
- Pruebas de diseño. Es la comprobación de que los exámenes para realizar la auditoría sean los correctos, que no tengan fallas en su implementación.
La Evaluación del Control Interno y las Pruebas de Auditoría
Esta valoración se realiza mediante exámenes o baterías que ponen a prueba los procesos de un área para identificar errores en la operación de la empresa, por ejemplo, si hay o no manejos ilícitos, o que no se malgasten los recursos.
Procedimientos de Auditoría y la Experiencia de Ricardo Sandoval Huerta
La implementación de las pruebas de auditoría se basa en la planificación, ejecución y documentación. De acuerdo a la experiencia de Ricardo Sandoval Huerta, Coordinador de Auditoría de Corporativo Humanitas y con más de 18 años de experiencia, una adecuada documentación es esencial para proporcionar evidencia de la conclusión de la auditoría. Esto no sólo asegura la calidad del trabajo, también facilita futuras revisiones y exámenes. Respecto a las técnicas de auditoría, Ricardo menciona que elegir alguna o algunas de éstas dependerá del área y objetivos a auditar para lograr resultados óptimos.
Algunos ejemplos de procedimientos de auditoría que Ricardo comparte son:
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- En la industria farmacéutica estos procedimientos son muy rigurosos debido a las estrictas reglas, por lo cual es importante revisar cómo se elaboran los productos y control de calidad. Esto es relevante para asegurar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).
- En la industria de los espectáculos. Al haber trabajado en Operadora de Centros de Espectáculos, Ricardo explica que uno de los procedimientos es la auditoría forense que es la investigación de fraudes y ayuda a garantizar la transparencia financiera.
- En el sector retail, los procedimientos van desde la verificación de inventarios, análisis de ventas y revisión de controles de efectivo. En su paso por Grupo Julio, Ricardo implementó procedimientos para auditar más de cien tiendas en el país para asegurar la integridad de registros y eficiencia operativa.
A decir del Coordinador de Auditoría de Corporativo Humanitas, la disciplina y la imparcialidad son fundamentales, uno para ser competitivo y dos, para emitir juicios objetivos.
Auditorías Financieras en México
En México todas las empresas pueden realizar auditorías financieras para verificar la razonabilidad de sus estados financieros, sin embargo, no todas se ven sujetas a la obligación.