Las comidas de negocios pueden llegar a ser una fuente importante de gastos en los departamentos comerciales de las empresas. Los viajes de negocios que tienen como objetivo la apertura de nuevos mercados, la visita a clientes o la asistencia a ferias y congresos forman parte del día a día de los business travellers. En el mundo empresarial es habitual que se organicen comidas con clientes, prospectos o aliados comerciales como parte de las estrategias de desarrollo de negocio. Invitar a un cliente a comer es una práctica comercial común, y la mayoría de los empresarios asumen que el costo total de la comida es un gasto de negocio 100% deducible. Sin embargo, esta es una de las creencias más extendidas y erróneas en el mundo fiscal mexicano. La realidad es muy diferente y conocerla puede evitarte sorpresas en tus cálculos de impuestos.
Principios Generales de la Deducción Fiscal
Según la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA), los empresarios y profesionales no pueden deducir la cantidad abonada por la compra o adquisición de bienes y servicios que no estén directamente vinculados con la actividad económica de la compañía. La misma ley deja claro que no será posible deducir el IVA soportado derivado de la compra de bienes o servicios, cuyo objetivo es satisfacer necesidades personales de los empresarios, sus familiares o el personal que trabaje para ellos. También la Ley de Impuesto de Sociedades (LIS) establece que no son gastos deducibles las liberalidades, es decir, aquellos gastos que no están relacionados con la actividad de la empresa. Sin embargo, la ley dice que no se incluyen en estas liberalidades los generados por actividades comerciales y de relaciones públicas con los clientes o proveedores de la empresa, ni aquellos gastos ligados al personal de la empresa ni los generados como consecuencia de la promoción de venta de bienes y la prestación de servicios, siempre y cuando se ajusten a los usos y costumbres.
Por tanto, el primer requisito para deducir el IVA de los restaurantes es que el gasto esté vinculado a la actividad profesional o empresarial desarrollada. La ley establece que se puede desgravar el IVA de un restaurante, pero siempre que el importe tenga la consideración de gasto fiscalmente deducible a efectos de IRPF.
Requisitos y Buenas Prácticas para la Deducción de Gastos en Restaurantes
Aparte del límite mencionado anteriormente, hay que tener en cuenta que las facturas que no estén vinculadas con la actividad de la compañía y los tiques en los que no aparezcan los datos fundamentales como el NIF, serán rechazados por la Agencia Tributaria. Para evitarte problemas con el fisco tienes que pedir siempre la factura completa, con los siguientes datos:
- Numeración de la factura
- Fecha
- Lugar de emisión
- Datos fiscales del emisor y del receptor
- Descripción completa del servicio
- Base imponible
- Tipo impositivo aplicado
- Cuota repercutida
- Moneda en la que se paga
Si se trata de una comida de negocios, incluir el motivo de la cita y los comensales que han participado en ella. En segundo lugar, el gasto debe estar debidamente justificado, ya sea con la factura original completa o con una copia digital realizada con un software homologado. Además, es necesario que esté registrado adecuadamente en la contabilidad de la empresa.
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Una recomendación para que puedas deducir el IVA de restaurantes es llevar a cabo las comidas de negocios en pocos restaurantes diferentes, siempre que sea posible. De esta forma podrías acordar con el establecimiento hostelero una facturación mensual a nombre de la empresa, en lugar de acumular tiques de restaurantes diferentes. El restaurante puede enviarte a final de mes una factura junto con todos los tiques, gastos desglosados y fechas. Los tiques deberían estar firmados por un empleado de la empresa que haya estado presente en la comida. Además, lo ideal sería vincular las facturas a proyectos determinados. De esta forma se agiliza la gestión contable y se hace más difícil que la Agencia Tributaria rechace la deducción. Tendrás un mayor control de los gastos, agilizarás el proceso contable y obtendrás una factura completa, con tus datos fiscales para deducir el IVA del restaurante. Además, el restaurante también declarará el IVA repercutido a tu empresa, por lo que se facilita la gestión a ojos de la Agencia Tributaria. Para garantizar una deducción adecuada, es recomendable elaborar un documento detallado o una minuta de trabajo que desglosen claramente los gastos realizados.
Deducción de Gastos de Alimentación en México: Consumos en Restaurantes y Viáticos
Los consumos en restaurantes y viáticos pueden ser deducibles para las empresas en México, pero deben cumplir con ciertos lineamientos fiscales. El Artículo 28, fracción IV, de la Ley del ISR establece de manera clara que los gastos de representación no son deducibles para efectos del impuesto sobre la renta. Los gastos de representación son aquellas erogaciones realizadas con el propósito de promover o mantener relaciones comerciales. Esto incluye comidas con clientes, regalos institucionales o atenciones personales.
Excepción Parcial: Consumos en Restaurantes (No Viáticos)
Sin embargo, dentro de ese marco restrictivo, la propia ley prevé una excepción para uno de los ejemplos más frecuentes de gasto de representación: los consumos en restaurantes. Aunque conceptualmente también son representativos, la fracción XX del Artículo 28 de la LISR permite deducir hasta un 8.5% del gasto total. La Ley del ISR, en su artículo 28, fracción XX, establece una limitante muy clara: para los consumos en restaurantes, solo será deducible el 8.5% del monto total de la compra. Esta regla no es nueva y su objetivo es limitar la deducción de gastos que podrían tener un componente de entretenimiento personal más que de negocio estricto. Para que esta deducción proceda, el gasto debe pagarse mediante tarjeta de crédito, débito, de servicios o con monederos electrónicos autorizados por el SAT, y debe estar debidamente documentado mediante un CFDI emitido a nombre del contribuyente. Este tratamiento especial posiciona a los consumos en restaurantes como una excepción puntual al principio general de no deducibilidad que rige para los gastos de representación.
El Artículo 28, fracción XX, de la Ley del ISR especifica que solo el 8.5% de los consumos en restaurantes es deducible. El 91.5% restante no lo es. Para que este porcentaje sea válido, el pago debe realizarse con tarjeta de crédito, débito, de servicios o mediante monederos electrónicos autorizados por el SAT. La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2024, en su Regla 3.3.1.3, aclara que los pagos superiores a $2,000 pesos deben realizarse con medios electrónicos autorizados o cheque nominativo.
A pesar de esta fuerte limitación para el ISR, hay una buena noticia respecto al IVA. Siempre y cuando el gasto cumpla con todos los demás requisitos (ser estrictamente indispensable, pagarse con medios electrónicos de la empresa y contar con el CFDI correcto), el IVA de la operación sí es acreditable en su totalidad. Es crucial separar el tratamiento de ambos impuestos.
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Si se eroga gastos de alimentación del contribuyente o sus empleados en lugares que están a menos de 50km, dichos gastos no se considerarán viáticos y no será deducible al 100%. Fiscalmente se le denomina consumos en restaurantes y solo son deducibles en un 8.75% del gasto erogado y el IVA pagado solo es acreditable dicho porcentaje siempre y cuando dicha erogación sea pagada en tarjeta de crédito, débito o monedero electrónico.
Viáticos: Definición, Requisitos y Límites
Por otro lado, están los viáticos, que son los gastos que incurre un trabajador o prestador de servicios cuando se traslada fuera del lugar habitual donde presta sus funciones. Es común que las empresas otorguen a sus empleados o prestadores de servicios gastos de viajes o viáticos, los cuales se definen como: aquellos recursos monetarios, que son asignados a personas que llevan a cabo un viaje o traslado de un punto diferente del lugar donde habitualmente trabajen. Dichos recursos que otorgan las empresas para alimentación, hospedaje, transporte, uso o goce temporal de automóviles sí son deducibles, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos y se atengan a sus limitantes. Los consumos en restaurantes son deducibles bajo otras reglas cuando forman parte de viáticos, según el Artículo 28, fracción V, de la Ley del ISR. Como es bien sabido, los viáticos son en principio deducibles para el cálculo del impuesto sobre la renta y, en algunos casos, acreditables para el IVA (Impuesto al Valor Agregado).
Requisitos Fundamentales para la Deducción de Viáticos
Es crucial cumplir con ciertos requisitos y salvedades para que la deducción sea válida:
- Finalidad del Gasto: Los viáticos deben estar relacionados con la actividad del contribuyente, ya sea como persona física o moral.
- Distancia: Fiscalmente hablando, estos gastos deben de reunir diversas formalidades. La primera de ellas es que se eroguen a más de 50 kilómetros de donde se encuentre el establecimiento (domicilio) del contribuyente. Los gastos no son deducibles si se incurre en ellos dentro de una franja de 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente. Para darnos una idea, de la avenida Eugenio Garza Sada al centro de Villa de Santiago son aproximadamente 37km.
- Relación Laboral: Es fundamental que exista una relación laboral formal, ya sea mediante un contrato individual de trabajo o un contrato de prestación de servicios.
- Comprobantes Fiscales: Siempre se debe solicitar un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) por parte de la persona que recibe el viático. Por otra parte, los comprobantes (facturas) por concepto de alimentación, transporte, hospedaje y demás deben contener todos los requisitos fiscales que establece el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. Si son pagados en el extranjero deben tener al menos la denominación o razón social y fecha de expedición; descripción del servicio que amparen; el monto total de la contraprestación pagada por lo servicios y en ésta deberá asentarse el nombre del usuario del servicio, y además contener los requisitos que conforme a la legislación del país en que resida quien expide el comprobante, deba incluir el mismo.
- Acompañamiento de Comprobantes: Un requisito importante para que la deducción de los gastos de alimentación proceda, es que los mismos deben acompañarse de comprobantes de transporte (consumo de gasolina, boleto de avión, autobús) o de hospedaje (CFDI). Si se presenta comprobantes de gastos de alimentación con gastos de transporte se debe demostrar que los gastos de alimentación fueron pagados con la tarjeta de crédito del contribuyente o del trabajador.
- Estrictamente Indispensables: Así pues, debemos de tomar en consideración que un requisito de fondo para que dichos gastos sean deducibles es que los mismos se eroguen realizando una actividad que representará un beneficio para el negocio (ser estrictamente indispensables).
- Complemento de Nómina: No olvidemos que con el complemento 1.2 de nómina debe de señalarse que se entregaron dichos viáticos, ya que en caso contrario se convertirá en un ingreso gravable para el trabajador y sujeto a pago de impuesto sobre la renta.
- Exención para el Trabajador: Según el artículo 93, fracción 17 de la ley del impuesto sobre la renta, los ingresos por viáticos son exentos solo si se comprueba su erogación en beneficio del patrón, respaldados por comprobantes fiscales.
- Desglose en Eventos: Cuando se trate de gastos en eventos como seminarios o convenciones, los conceptos de hospedaje, alimentos y otros deben estar desglosados en los comprobantes fiscales.
Límites Específicos para Viáticos de Alimentación
El artículo 36, fracción III, de la LISR establece límites máximos de deducción para alimentación durante viajes. Estos límites se refieren al monto del gasto antes de aplicar el IVA. Para gastos de alimentación en territorio nacional, la deducción está limitada a 750 pesos diarios por cada beneficiario. El equivalente en pesos a $1,500 es el límite cuando se eroguen en territorio extranjero. Tratándose de gastos de viaje destinados a la alimentación, éstos sólo serán deducibles hasta por un monto que no exceda de $750.00 diarios por cada beneficiario, cuando los mismos se eroguen en territorio nacional, o $1,500.00 cuando se eroguen en el extranjero, y el contribuyente acompañe a la documentación que los ampare la relativa al hospedaje o transporte.
Es importante mencionar que el receptor de viáticos también debe cumplir con ciertos requisitos.
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Límites para Otros Conceptos de Viáticos
- Hospedaje: Los gastos de hospedaje son deducibles hasta 3,850 pesos diarios únicamente cuando se eroguen en el extranjero.
- Transporte: Los gastos de transporte no tienen un límite de importe, por tanto no es relevante si viaja en autobús o en primera clase. Ahora bien, si el transporte es en un automóvil rentado solo es deducible dicha renta hasta $850 pesos diarios en territorio nacional o en el extranjero.
Resumen de Límites de Deducción de Viáticos
| Concepto de Viático | Límite de Deducción Diario | Condiciones |
|---|---|---|
| Alimentación | $750.00 MXN | En territorio nacional |
| Alimentación | $1,500.00 MXN | En el extranjero |
| Hospedaje | $3,850.00 MXN | En el extranjero |
| Automóvil rentado | $850.00 MXN | En territorio nacional o extranjero |
Ejemplos Prácticos
Situación 1: Comida con cliente local (no viático)
Supongamos que una empresa con sede en Monterrey invita a un cliente local a cenar en un restaurante. La cuenta asciende a $4,800.00 pesos antes de IVA. Este gasto no puede considerarse viático, ya que no existe desplazamiento fuera del área de 50 kilómetros. En este caso, solo el 8.5% del gasto ($408.00) sería deducible para ISR.
Situación 2: Comida con cliente en viaje de negocios (viático)
Si la misma empresa viaja a la Ciudad de México para participar en una convención, y durante ese viaje se reúne con el mismo cliente en un restaurante, el gasto podría tratarse como viático. Si el gasto de alimentación por persona no excede los $750.00 diarios y se cumplen los demás requisitos (distancia >50km, CFDI, relación con actividad, etc.), este monto sería deducible para ISR y el IVA asociado sería acreditable.
Analicen a detalle los requisitos para estar debidamente informados y no cometer errores que podrán convertirse en créditos fiscales al momento en que la autoridad revise nuestras operaciones. Como se puede apreciar los gastos de viaje (viáticos) deben cumplir con algunos requisitos establecidos en las leyes y los reglamentos para poder deducirlos y acreditarlos, sin dejar de lado que los mismos deben de erogarse porque representarán un beneficio para la empresa.