La auditoría administrativa se puede considerar como un examen integral de la estructura de una organización, ya sea una empresa, institución o departamento gubernamental o cualquier otra entidad. También son evaluados los métodos de control, los medios de operación y el empleo de sus recursos humanos y materiales. Una Auditoría Administrativa es un análisis completo de la estructura organizacional de una empresa, de sus mecanismos de control, operación, además de sus recursos humanos y materiales. Se trata de un procedimiento que evalúa a la organización como un todo, por medio del cotejo de su desempeño con sus objetivos, tanto globales como por unidad, con el fin de ver lo efectivo de su modelo de gestión.
Diversos especialistas han definido la auditoría administrativa. E. F. Norbeck dice que la auditoría administrativa "es una técnica de control que proporciona a la gerencia un método de valuación de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos". Por su parte William P. Leonard dice que la auditoría administrativa es "el examen completo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución, de una sección o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas". El especialista J. Fernández Arena dice que la auditoría administrativa "es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales que comprende en el aspecto servicio: Derecho-habientes, usuarios, consumidores, en el aspecto social: Colaboración, gobierno y comunidad, y en el aspecto económico: los acreedores y los inversionistas". J. Rodríguez Valencia refiere que esta herramienta "es un examen detallado, metódico y completo practicado por un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social". A partir de lo señalado en las definiciones citadas podemos decir que la auditoria administrativa proporciona una evaluación cuantificada de la eficiencia con la que la empresa desarrolla sus funciones en las diferentes etapas del proceso administrativo.
Orígenes y Evolución de la Auditoría
El término Auditoría Administrativa se empleó por primera vez en 1935, con la propuesta de fundamentos de James O. McKinsey, para analizar una empresa en todos sus aspectos, “a la luz de su ambiente presente y futuro probable”. Este concepto ha permitido el surgimiento de ideas como la auto-auditoría y el desarrollo de esta figura como un mecanismo importante en el campo de la competitividad entre organizaciones y en la Teoría Administrativa. Los orígenes de la auditoría se remontan al Egipto antiguo. Esta práctica desapareció junto con el mercado y el sistema monetario al finalizar la etapa histórica y comenzar la Alta Edad Media, caracterizada por el predominio de la economía natural. En Centroamérica, específicamente en la nación de México, se destaca el pueblo Azteca, quien se caracterizó por la dominación de otros pueblos, actividad que la hacía mediante la contribución de los dominados, con la figura de recaudador o auditor. En los países europeos, se introdujeron estos medios de control más tarde. A finales del siglo XIII y principios del XIV, ya se auditaban las operaciones de los funcionarios públicos. Estudios, desde las ciencias contables, refieren que la práctica de la auditoría nace en Gran Bretaña, durante la primera mitad del siglo XIX, y se extendió a otros países de la cultura empresarial anglosajona, como la forma de hacer fiable la información contable. Con el transcurso del tiempo, las relaciones comerciales y operaciones de negocios empezaron a crecer rápidamente, sobre todo, a partir de la Revolución Industrial. En ese momento, el comerciante tuvo la necesidad de crear un nuevo sistema de supervisión mediante el cual el dueño o, en su lugar, los administradores extendieran su control y vigilancia.
Importancia y Objetivos de la Auditoría Administrativa
En consecuencia, la auditoría administrativa permite detectar aquellas áreas cuyos problemas exigen mayor atención por parte de la dirección y que requieren de un cuidado constante en el desarrollo de la actividad. Dentro de las funciones de la administración de empresas, la Auditoría Administrativa permite observar en qué grado se han alcanzado los objetivos, al mismo tiempo que se evalúan las prácticas administrativas, como la planificación, la organización, la dirección, la ejecución y el control. Su importancia recae en que es un medio para evaluar la eficacia de los controles internos de una empresa, ayuda a prevenir el fraude y la malversación de sus activos, así como minimizar los gastos de capital en el manejo administrativo.
Las auditorías son fundamentales para la consecución de los objetivos empresariales. Los procesos empresariales necesitan diversas formas de control interno para facilitar la prevención, supervisión y seguimiento de irregularidades o hallazgos, así como para evaluar el riesgo de errores en los procedimientos contables. Sin controles internos o sistemas de Auditorías Administrativas, una empresa no podría crear informes financieros fiables, tanto internos como externos. De esta forma, no se podría determinar cómo asignar sus recursos ni saber cuáles de sus segmentos o líneas de productos son rentables. Esto también incluye la prevención y detección de fraude. Hay que destacar que las auditorías generan resultados importantes en la toma decisiones en las organizaciones. A través de ellas, se busca el logro de la misión, visión y objetivos estratégicos, sin dejar de lado su función de minimizar el riesgo y lo complejo de los controles para mejorar la competitividad.
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Es de esta forma, que la auditoría administrativa brinda información sobre cómo son, cómo funcionan y con qué controles cuenta la organización, y si estos son confiables para evitar estos riesgos en las diferentes áreas o niveles funcionales de la empresa, permitiendo medir el nivel de desempeño de estas, constituyendo, así una valiosa herramienta en el ámbito empresarial. De acuerdo a lo anterior, la auditoría no es importante en sí misma, sino en función de las características de los resultados y el momento en que se obtiene, pues de ellos depende la toma de decisiones que marca el futuro de la organización. La auditoría administrativa abarca desde áreas o departamentos hasta la totalidad de la empresa en la que se tendrá que investigar, indagar y analizar todo su funcionamiento administrativo. Incluye los aspectos de su estructura organizativa, niveles jerárquicos, relaciones interpersonales, operaciones, estándares de desempeño, desarrollo tecnológico, entre otros. La auditoría administrativa es muy importante por cuanto que posibilite tomar decisiones, orientadas a la mejora de las transacciones que conlleve a optimizar los procesos internos.
El Proceso Administrativo bajo la Lupa de la Auditoría
La auditoría administrativa se ha ido desarrollando como una disciplina de control y de revisión de los objetivos, planes, programa de la empresa, así como de su estructura organizativa en función de la eficiencia de operación y el ahorro de costos. Las prácticas administrativas, como la planificación, la organización, la dirección, la ejecución y el control, son evaluadas rigurosamente.
Planeación
En la etapa de planeación, se establecen los parámetros y lineamientos que servirán para enfocar la revisión de la auditoría, es decir, se debe primero definir qué cosas buscar y cuál será el criterio específico de búsqueda. Existe un proceso de planeación formal en la Institución. Un plan está bien estructurado cuando muestra coherencia y consistencia con los objetivos y la misión de la institución. Es decir, debe existir un equilibrio entre los recursos y capacidades con los objetivos deseados para que las metas se cumplan.
El plan operativo o de corto plazo es un proceso que abarca objetivos y metas sectoriales y un conjunto de actividades previstas para realizarse en un plazo de uno o dos años (máximo). En algunas instituciones, dichas acciones futuras están contenidas en un documento denominado “Plan Operativo Institucional”. La existencia de planes estratégicos de mediano y largo plazo asegura la continuidad de la marcha administrativa de la empresa o entidad para un horizonte largo, mayor a cinco años, en este documento de gestión deben quedar claramente definidos la orientación estratégica de la entidad (fortalecimiento institucional), los objetivos y las inversiones estratégicas y los planes de desarrollo institucional o corporativo. Para facilitar el logro de los objetivos y metas, debe formularse planes más detallados, es decir, realizarse una programación administrativa. El presupuesto debe obtenerse como consecuencia de la elaboración de los planes y programas. El presupuesto debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios inesperados o circunstanciales. En el sector privado, el presupuesto debe estar elaborado en base a escenarios y ser detallado por actividades.
Organización
La estructura administrativa debe ser resultado de un estudio conscientemente planificado. La organización es un ser evolutivo, porque está conformada por personas, un cambio la afecta automáticamente. Por eso es importante realizar evaluaciones periódicas de la organización a fin de mantenerla actualizada y buscar una mayor eficiencia administrativa ergo, en el servicio que prestan a la colectividad. Es muy frecuente observar en las organizaciones, la existencia de duplicación de labores y de trámites que entorpecen la gestión administrativa, esto ocurre generalmente por superposición funcional, carencia de gente preparada, falta de normalización, deficientes sistemas informáticos, etc.
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Dirección
Es muy importante tener en cuenta los estilos de dirección de los directores o jefes dentro de la organización, por cuanto su acción influye directamente en el comportamiento del personal subalterno y, ergo, en el logro de los objetivos. Existen 3 estilos de dirección reconocidos por los estudiosos de la administración: el autocrático, que basa su gestión a base de órdenes; el participativo, que conduce labores metido con su gente; y el democrático, que es el que abre espacios para el diálogo con su gente. Los jefes superiores deben hacer partícipes a los jefes de menor jerarquía en la toma de decisiones y esta práctica trasladarla a todo nivel de la organización. Cuando las decisiones no son compartidas, se generan los conflictos entre las áreas. Los jefes pueden tener temor de delegar por dos razones. Uno por falta de personalidad y liderazgo y otro por no tener confianza en su gente. Un sistema de normas y procedimientos establecidos en la Institución puede ayudar a la organización a una rápida y eficiente coordinación de todas las áreas para resolver problemas comunes que afectan a la Institución. El cruce de órdenes se produce generalmente cuando no hay claridad en los niveles de dirección y los de dependencia, en estas circunstancias se trasmiten mensajes erróneos a los demás niveles generándose una suerte de “teléfono malogrado”.
Control
En la mayoría de las instituciones, el control que se realiza es financiero; esto porque a través de los años el dinero siempre ha motivado la desconfianza de la gente. Los procesos empresariales necesitan diversas formas de control interno para facilitar la prevención, supervisión y seguimiento de irregularidades o hallazgos. Sin controles internos o sistemas de Auditorías Administrativas, una empresa no podría crear informes financieros fiables, tanto internos como externos.
Tipos de Auditoría Administrativa
Las Auditorías Administrativas pueden realizarse de una forma analítica o funcional. La primera consiste en el estudio y comprensión de las políticas de actuación, los procesos, las dinámicas administrativas y directivas, mientras que la segunda se enfoca más en la puesta en operación y la administración de los puestos y mandos de responsabilidad.
Auditoría Externa
Este tipo de auditoría es llevada a cabo por un contador público sin vínculos laborales con la empresa u organización y consiste en un examen crítico, sistemático y detallado de la unidad económica, por medio de técnicas determinadas y con el fin de obtener una opinión independiente de la operación del sistema económico, su control interno y, por último, dar sugerencias para mejorarlo. La relevancia de este tipo de auditoría radica en que con ella, los resultados tienen una validez bajo una figura de fe pública, es decir, la información examinada tiene plena credibilidad de forma independiente a la propia empresa.
Auditoría Interna
Una auditoría interna se realiza por integrantes de la empresa, o sea, por un auditor interno el cual tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones, con el fin de sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que den como resultado una operación más eficiente y eficaz. Ya que se lleva a cabo por personal de la empresa, la imparcialidad e independencia en una auditoría interna no puede ser absoluta, pues el auditor no tiene la posibilidad de separarse por completo de la influencia de la administración de la organización, a la cual responde. La función del auditor interno puede ser considerada viable y pertinente, pero, como en todo proceso de estudio que implica una evaluación y cambio, tiene que ser valorada a la luz de las consecuencias que su intervención entraña para la organización.
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La Evidencia en la Auditoría
Para que los resultados que proporciona una auditoría administrativa, dentro de una organización, se presenten con objetividad, el auditor debe determinar los tipos y la cantidad de evidencias necesarias. Esta incluye información que es sumamente convincente como la observación por parte del auditor e información menos convincente como las respuestas del empleado del cliente. El papel de auditor debe centrar su acción en la solicitud de información, así como a su análisis, examen, revisión de operaciones y a la aportación de su opinión profesional sobre el tema tratado. Tanto el auditor interno como el externo reúnen evidencias para llegar a conclusiones y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener. Lo expresado anteriormente, demuestra que la evidencia es uno de los fundamentos de la auditoría administrativa, ya que está constituida por todos aquellos hechos susceptibles de ser probados por el auditor al momento de la recopilación de las pruebas.
El auditor debe basarse en cuatro decisiones sobre evidencia de auditoría, que se deben tomar en cuenta al momento de crear un programa de auditoría. Estas son las siguientes: los procedimientos de auditoría, que son la instrucción detallada para la recopilación de un tipo de evidencia que se ha de obtener, en cierto momento, durante la auditoría administrativa. Además, al diseñar los procedimientos de auditoría el auditor deberá determinar los medios apropiados para seleccionar las partidas sujetas a pruebas, a fin de reunir evidencia en la auditoría que cumpla sus objetivos. El tamaño de la muestra: es la decisión sobre la cantidad de documentación se va examinar para escoger el procedimiento de auditoría que se va a utilizar. Las partidas a elegir: es necesario decidir qué partidas de la población se han de examinar. Esto ayuda al auditor a obtener y evaluar la evidencia sobre algunas características de las partidas seleccionadas, de tal forma que ayude a la formación de una conclusión concerniente al universo de donde se extrae la muestra. La duración: es el tiempo que demora la puesta en marcha de los procedimientos de auditoría para su terminación. Las evidencias constituyen el soporte fundamental de los hallazgos detectados por el auditor. Por su parte, Escalante (2014) expresa que una evidencia de auditoría le facilita, al auditor, establecer conclusiones acertadas que minimizan el riesgo de responsabilidad legal y le permiten emitir un dictamen adecuado. Dada la naturaleza de la evidencia de auditoría y las consideraciones de los costos que una auditoría implica, es poco probable que el auditor quede convencido por completo de que la opinión es correcta. Este debe estar convencido de que el juicio es apropiado con un alto nivel de convicción.
Por otro lado, la NIA 500 (IAASB, 2013) establece que el auditor, para desempeñar procedimientos de auditoría, usa información producida por la entidad con el propósito de obtener evidencia sobre la exactitud e integridad de la misma; no obstante, para que dicha información le brinde pruebas contables, debe ser suficientemente completa y exacta. La referida NIA, dentro de las generalizaciones, también contempla el medio en el que se presentan las evidencias, determinándose así que la información documental es más contable que la exhibida oralmente. A su vez, la evidencia que se obtiene de documentos genera más credibilidad cuando es original y no cuando proviene de copias o similares. Una evidencia es competente cuando es apropiada para el que persigue el auditor.
Categorías de Evidencias
Una vez establecidos los procedimientos de auditoría que se van a utilizar, es conveniente señalar las siete categorías amplias de evidencias:
- Examen físico: Se obtiene mediante inspección u observación directa de actividades, bienes o sucesos.
- Confirmación: Se refiere a la percepción de una respuesta oral o escrita de una tercera persona independiente para verificar la precisión de la información que ha solicitado el auditor.
- Información verbal o escrita del cliente: Es la forma de obtener información verbal o escrita del cliente en respuesta a la pregunta del auditor.
- Redesempeño: Consiste en verificar una muestra de los cálculos y transferencia de información que hace el cliente durante el periodo que se está auditando.
- Observación: Es el uso de los sentidos para evaluar ciertas actividades.
- Documentación.
El Informe del Auditor
Como resultado de la auditoría, el auditor entregará un informe escrito que dé constancia de su trabajo y donde desarrolle sus sugerencias o los acuerdos tomados para que la organización corrija y perfeccione los puntos débiles encontrados. Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa. Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, que motiven la acción correspondiente. Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.
Responsabilidades de la Administración en la Auditoría de Estados Financieros
La auditoría de estados financieros es un proceso crucial que aporta fiabilidad y seguridad a la información financiera presentada por una empresa. Si bien los auditores juegan un papel fundamental en este proceso, la administración de la empresa auditada tiene responsabilidades esenciales que son decisivas para el éxito de la auditoría. La responsabilidad de la administración en una auditoría de estados financieros es compleja y multifacética. Abarca desde la preparación de los estados financieros hasta asegurar una comunicación efectiva y transparente con los auditores.
Preparación y Presentación de Estados Financieros
El primer y más fundamental deber de la administración es la preparación y presentación de los estados financieros. Esto incluye asegurarse de que todos los registros financieros sean precisos y estén completos, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) o las normas internacionales de información financiera (NIIF), según corresponda.
Comunicación de Riesgos
La administración debe identificar y comunicar al auditor los riesgos significativos que podrían afectar los estados financieros, incluyendo aquellos relacionados con fraudes o cambios importantes en el entorno operativo.
Facilitación del Proceso de Auditoría
Otra responsabilidad clave de la administración es facilitar el proceso de auditoría. Esto incluye proporcionar acceso oportuno a todos los documentos y registros relevantes, así como asegurar que el personal de la empresa esté disponible para responder preguntas o clarificar información cuando sea necesario.
Cumplimiento Normativo
Es responsabilidad de la administración asegurarse de que la empresa cumpla con todas las leyes y regulaciones aplicables que afecten a los estados financieros. Esto incluye la declaración y pago oportuno de impuestos y la adherencia a las leyes laborales, ambientales y de comercio.
Evaluación de Controles Internos
En muchas jurisdicciones, se requiere que la administración evalúe y declare la eficacia de los controles internos de la empresa en relación con la preparación de los estados financieros.
Comunicación Continua
La administración debe mantener una comunicación abierta y continua con los auditores a lo largo de todo el proceso de auditoría.