Como bien sabemos, el pago de impuestos es una obligación de todos los mexicanos por lo que una forma de poder facilitar esta tarea, el SAT como autoridad recaudadora proporciona una clave a cada pagador denominada Registro Federal de Contribuyente (RFC).
¿Qué es el RFC y para qué sirve?
El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es la clave única que el SAT asigna a cada persona física o moral para identificarla como contribuyente. Se compone de las primeras letras de tu nombre y apellidos, tu fecha de nacimiento y una homoclave de tres dígitos.
Dentro del RFC aparece un elemento muy importante que es la homoclave, que no es otra cosa más que tres caracteres que evita la duplicidad entre contribuyentes. La homoclave del RFC funciona como un identificador extra que garantiza que cada registro sea único, aun si hay personas o empresas con datos parecidos. Esa homoclave es clave, pues evita que existan registros duplicados entre contribuyentes con datos parecidos.
Homoclave para Personas Físicas y Morales
¿Quieres saber la diferencia entre homoclave de personas físicas y morales? Los requisitos son distintos si eres una persona física o moral. En el caso de las personas morales, el RFC se construye de la razón social y la constitución legal del negocio.
La Constancia de Situación Fiscal con Homoclave
La constancia de situación fiscal es un documento que emite el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y que muestra tu régimen fiscal y tus obligaciones como contribuyente. La constancia de situación fiscal del SAT muestra tu RFC con homoclave, régimen y obligaciones; las empresas la piden para timbrar nómina. Sirve, sobre todo, para que las empresas emitan tu nómina de forma correcta, ya que les permite verificar que tus datos coinciden exactamente con la información registrada ante el SAT.
Lea también: Requisitos y proceso para el RFC de empleados en México
Cómo Descargar tu Constancia de Situación Fiscal
Para descargar la constancia de RFC, es necesario que el usuario cuente con la contraseña de acceso al portal o la e.firma, esto nos servirá como medio de autenticación dentro del portal y poder imprimir o reimprimir la Constancia del RFC. Puedes realizar este trámite en el servicio oficial del Servicio de Administración Tributaria para reimprimir tus acuses del RFC y generar tu Constancia de Situación Fiscal.
A continuación, vamos a explicar de forma detallada el acceso y descarga de la constancia:
- Paso 1: Debemos ingresar a la página www.sat.gob.mx y colocar posicionar el cursor sobre el apartado “Trámites del RFC” e ingresar en el apartado de “Reimprime tus acuses del RFC y genera tu Constancia.”
- Paso 2: Dentro de este apartado, deberás autenticarte para poder tener acceso al portal, como ya lo mencionamos, esto deberá realizarse con tu RFC y contraseña o e.firma.
- Paso 3: Una vez autenticado vamos a seleccionar “Generar Constancia” y nos abrirá una ventana emergente con la constancia del RFC actualizada, denominada oficialmente Constancia de Situación Fiscal con Cédula de Identificación Fiscal por el Servicio de Administración Tributaria. ¡Listo, ya tienes tu constancia!
Una vez dentro, vas a seleccionar “Generar Constancia” y abrirá una ventana emergente con la constancia del RFC que necesitas.
Consecuencias de no tener el RFC actualizado
No tener un RFC actualizado puede parecer algo menor, pero en realidad trae varias consecuencias importantes tanto para personas físicas como para empresas. Uno de los efectos más inmediatos es que no podrás emitir facturas válidas si tus datos fiscales no están actualizados, incluyendo errores en el régimen fiscal, domicilio o nombre. Además, podrías perder el derecho a deducir gastos en tu declaración anual. Puedes ser acreedor a multas económicas en caso de que el SAT detecte que tus datos fiscales no coinciden con la realidad o si no notificaste algún cambio importante (como un nuevo domicilio fiscal o cambio de régimen).
Facilidades para Empleadores: Solicitud Masiva de Información del RFC de Asalariados para CFDI 4.0
A través de un comunicado compartido a los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC), el SAT nos ha dado a conocer facilidades a los Patrones para poder solicitar de forma masiva la información de Inscripción al RFC de los trabajadores, por una sola única ocasión. Con ello, se pretende agilizar y asegurar que los Patrones contarán con toda la información fiscal actualizada de los trabajadores para poder emitir los CFDI de nómina en la nueva versión 4.0 de la factura electrónica.
Lea también: Contabilidad de Préstamos a Empleados
Los patrones podrán solicitar al SAT la inscripción al RFC de trabajadores por única ocasión para poder emitir el CFDI de Nómina versión 4.0. Recuerda que con la llegada del CFDI 4.0 es obligatorio incluir nuevos datos para su correcto llenado como el Régimen Fiscal y Código postal, requisitos necesarios para que puedas emitir tus CFDI de Nómina de manera correcta.
Por último, te recordamos que actualmente se otorgó una prórroga al uso obligatorio del CFDI 4.0 que extiende el periodo de convivencia entre ambas versiones de la factura electrónica hasta el 31 de marzo de 2023.
Requisitos para la Solicitud de Información del RFC de Trabajadores
Para poder realizar la solicitud de información relacionada con los datos registrados en el RFC de sus trabajadores, los patrones deberán cumplir con los siguientes requisitos. Es importante destacar que es necesario cumplir estrictamente con los puntos mencionados ya que esta solicitud sólo podrán realizarla por única ocasión de acuerdo a lo establecido en la regla 2.7.1.48. y la ficha de trámite 320/CFF “Solicitud de datos en el RFC de asalariados” del Anexo 1-A de la RMF 2023.
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| Pagos por sueldos y salarios | Durante los últimos doce meses el solicitante le haya efectuado pagos por los conceptos de sueldos y salarios al trabajador. |
| Situación fiscal (Art. 69 CFF) | No estar publicado en las listas a que se refiere el artículo 69 del CFF, con excepción de la fracción VI relativo a los créditos condonados. |
| Situación fiscal (Art. 69-B CFF) | No estar publicado en las listas a que se refiere el segundo y cuarto párrafos del artículo 69-B del CFF. |
| Declaración Anual 2021 | Haber presentado la declaración anual del ejercicio fiscal de 2021. |
Proceso para Realizar la Solicitud de Información de Inscripción al RFC de los Trabajadores
Antes de comenzar la solicitud de información, es necesario que tengas listo tu RFC y contraseña del Portal SAT. También te recomendamos tener listo un documento en el que tenga el listado total de RFC de tu plantilla laboral que desees obtener ya que durante el proceso será necesario que la envíes en un archivo ZIP.
Una vez listo lo anterior, te explicamos los pasos deberás seguir para hacer de forma correcta la solicitud:
Lea también: Consideraciones Fiscales: Préstamos a Empleados
- Ingresa a www.sat.gob.mx; en el menú superior derecho “Contacto”, sección Asistencia por Internet opción Portal personal Mi portal.
- Registra RFC, Contraseña e Inicia sesión.
- Selecciona Servicios por Internet / Servicio o Solicitudes / Solicitud.
- Completa el formulario de la solicitud; selecciona el trámite SOLICITUD DATOS TRABAJADORES; adjunta el listado con el total de RFC a validar en archivo de texto plano comprimido en .ZIP y envíalo.
- Consulta la respuesta en Portal personal Mi portal, inicia sesión, captura el Número de folio de tu solicitud y da clic en buscar.
- Selecciona el Folio y revisa las Notas y anexos, da clic en el icono del “clip” y descarga el archivo con los datos del RFC.
Con ello los Patrones podrán obtener toda la información pertinente para emitir CFDI de nómina cumpliendo todas las validaciones de la autoridad fiscal y que tus comprobantes de nómina sean correctos para fines contables.
Motivos de Rechazo de la Solicitud de Datos en el RFC de Asalariados
Si bien el procedimiento parece sencillo, esto no asegura que puedas obtener la información fiscal de tus trabajadores ya que puede ser rechazada. Uno las posibles razones del rechazo de tu solicitud podrá ser que no cumplas con alguno de los cuatro requisitos que mencionamos aquí arriba, por lo que no podrías hacer uso de esta petición en el portal del SAT. El otro motivo más común del rechazo de la solicitud es añadir mal el archivo zip al completar tu solicitud.
El archivo Zip podrá ser rechazado en alguno de esos 3 casos:
- Que el archivo zip contenga un archivo TXT por cada empleado
- Utilizar Formatos distintos a TXT
- Adjuntar un formato distinto a .zip
Por eso, es importante que revises las características del archivo único TXT que debes cumplir y asegurar que proceda tu solicitud de datos del RFC de tus trabajadores. Evita preocupaciones y emite tus facturas electrónicas versión 4.0, solo elige el paquete de facturación que más se adapte a tus necesidades y comienza a emitir tus CFDI de nómina 4.0.
Marco Normativo Relevante
Las disposiciones que sustentan la información aquí presentada incluyen:
- Código Fiscal de la Federación, artículos 27, apartados A, fracción IV; B, fracción VII y D, fracción IV y 110.
- Reglamento del Código Fiscal de la Federación, artículos 23, cuarto párrafo, fracción II y 26.
- Código Federal de Procedimientos Civiles, artículo 297.
- Resolución Miscelánea Fiscal, reglas 2.4.4., 2.4.6.
tags: #información #empleados #asalariados #rfc #homoclave