Cuando hablamos de persona física con actividad empresarial nos referimos a un régimen fiscal, específicamente a las personas que perciben ingresos, ya que se dedican al comercio o participan en alguna industria por cuenta propia. El Sistema de Administración Tributaria (SAT) distingue, a grandes rasgos, entre dos tipos de contribuyentes: las personas físicas -individuos- y las personas morales -empresas-.
Para todas las personas que generen ingresos, existe la obligación de declarar impuestos y pagarlos según corresponda. Por lo tanto, las obligaciones fiscales de cada persona varían de acuerdo al régimen fiscal en el que se encuentren, es decir, el régimen fiscal son todas las obligaciones tributarias que te corresponden dependiendo de tus actividades comerciales o nivel de ingresos. Es crucial conocer cada régimen, asesorarse correctamente y darse de alta en el que te corresponda.
¿Qué es una Persona Física con Actividad Empresarial y Profesional?
Por definición, el SAT indica que a las personas físicas con actividad empresarial son "aquellas personas físicas que obtienen ingresos por actividades comerciales (restaurantes, cafeterías, escuelas, farmacias, etc.), industriales (minería, textil y calzado, farmacéutica, construcción), enajenación de bienes, de autotransporte, sin importar el monto de los ingresos que perciban. Así como aquellas personas físicas que presten servicios profesionales (médicos, abogados, contadores, dentistas, etc.)". Este régimen puede englobar cualquier actividad que implique adquisiciones y enajenaciones, y técnicamente, no importa si quienes tributan en este régimen poseen o no un título profesional.
El Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales es el régimen fiscal para personas físicas que realizan actividades comerciales: venta de productos, prestación de servicios, manufactura, comercio al mayoreo o menudeo, restaurantes, talleres, agencias y negocios en general. Este régimen es diferente al de honorarios (que aplica principalmente para servicios profesionales independientes) en que cubre una gama más amplia de actividades, incluyendo la compra y venta de bienes.
¿Quién Tributa en Actividad Empresarial?
Este régimen aplica para personas físicas que realizan diversas actividades económicas, tales como:
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- Comercio de productos: tiendas, boutiques, ventas en línea, importación y exportación.
- Restaurantes, cafeterías y servicios de alimentos.
- Talleres mecánicos, carpintería, herrería y manufactura artesanal.
- Agencias de viajes, de publicidad, de recursos humanos.
- Constructoras y contratistas individuales.
- Servicios de transporte de carga.
- Cualquier actividad comercial o industrial que no encaje en el concepto de servicios profesionales puros.
Si vendes productos y también prestas servicios, ambas actividades se acumulan en el mismo régimen, y llevas una contabilidad integrada.
Persona Física o Persona Moral: La Distinción Fundamental
Como ya hemos comentado, la distinción básica que realiza el Código Fiscal de la Federación (CFF) es entre personas físicas y morales. Todas las personas somos, en esencia, personas físicas en términos fiscales, es decir, aquellas personas que tienen derechos y, por lo tanto, obligaciones. La diferencia está cuando dos o más personas físicas se unen para constituir una organización, ya sea una empresa, una sociedad con fines de lucro, una asociación civil o una fundación. En ese caso, constituyen una persona moral.
Para efectos prácticos, las personas físicas son aquellas que cuentan con un nombre propio; el que se les asignó al ser registradas tras su nacimiento. Mientras tanto, a las personas morales se les identifica con una razón social. Esta puede ser un nombre inventado, correspondiente a la organización, por ejemplo, o algo que indique la actividad comercial que la empresa desempeña.
Una fórmula sencilla para distinguir entre ambos términos es la siguiente:
- Una persona física es un individuo.
- La persona moral es la que se conforma a través de la asociación de varias personas físicas; es decir, de individuos organizados en una agrupación.
Requisitos para Darse de Alta como Persona Física con Actividad Empresarial
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) tiene una serie de requisitos que debes cumplir para poder darte de alta como persona física con actividad empresarial. Es relevante señalar que todos los documentos debes llevarlos originales, pues el SAT no se queda con ninguno de estos documentos, ellos lo escanean y te lo regresan al instante. Además, tus documentos deben ser legibles y claros, sin borrones o tachones, ya que esto solo hará que el trámite se entorpezca y sea más lento.
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- Acuse de preinscripción al RFC.
- Comprobante de domicilio fiscal.
- Identificación oficial con fotografía.
- Si eres extranjero deberás llevar tu forma migratoria múltiple (FMM) o carta de naturalización o documento migratorio vigente.
- Llevar tu CURP impresa.
- Tener un USB y si está previamente formateado es un plus.
- Llevar tu acta de nacimiento, en el caso de que los datos del CURP (Clave Única de Registro de Población) no hayan sido certificados.
¿Cómo Darse de Alta como Persona Física con Actividad Empresarial?
Si ya consignaste todos los requisitos mencionados anteriormente, estos son los pasos que debes seguir a continuación:
- Solicitar una cita ante el SAT. De forma online o por vía telefónica. Deberás escoger la opción de inscripción en el registro federal de contribuyentes (RFC), lo cual es una clave única de registro para identificar a cualquiera que realice una actividad económica y deba contribuir ante el SAT.
- Si ya tienes tu «contraseña» del SAT, antes llamada CIEC, puedes realizar el «Aviso de actualización de actividades económicas» y darte de alta en el régimen deseado desde la página de internet.
Aunque no es obligatorio, te recomendamos llevar la preinscripción al RFC para ahorrarte unos minutos.
Ventajas de una Persona Física con Actividad Empresarial
Ser una persona física con actividad empresarial ofrece múltiples beneficios, especialmente para quienes buscan autonomía:
- La toma de decisiones comerciales depende de ti, al no contar ni con socios ni otras figuras de autoridad legal.
- Podrás administrar tus propios costos operativos y tiempos de entrega, siendo tu propio jefe.
- No se debe pagar por la constitución del negocio, a diferencia de las personas morales que requieren más trámites y desembolsos, incluyendo trámites ante notario público.
- No se reparten utilidades, todas las ganancias son de una sola persona, siendo el único beneficiario de tus ganancias.
Muchas personas físicas con actividad empresarial operan perfectamente sin necesidad de constituir una sociedad, lo cual implica menos trámites, menor costo de operación y contabilidad más simple.
Desventajas de este Régimen
A pesar de las ventajas, este régimen también presenta ciertos inconvenientes:
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- Una de las desventajas más frecuentes para quienes realizan trabajo de forma autónoma, es que uno mismo debe mantenerse activo de manera constante para generar ingresos, ya que, dependiendo de la actividad económica que desempeñe, pueden existir temporadas bajas.
- No cuentas con prestaciones laborales tradicionales.
- Debes encargarte de tus propios gastos médicos, en vez de hacerlo a través del seguro social mexicano (IMSS).
- No cotizas en el Infonavit.
- Eres el único responsable legal ante cualquier problemática que pueda presentarse.
- Con el nuevo sistema de pensión AFORE solamente estarías aumentándolo mediante aportaciones voluntarias.
Obligaciones Fiscales de las Personas Físicas con Actividad Empresarial
Ser una persona física con actividad empresarial conlleva una serie de obligaciones fiscales que deben cumplirse para evitar multas y contratiempos:
- Inscribirte en el RFC y mantener actualizada tu información ante el mismo.
- Llevar tu contabilidad completa: catálogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas de movimientos. Se envía al SAT de forma periódica. El SAT pone a disposición de los contribuyentes una herramienta para llevar la contabilidad, con la opción de generar y emitir facturas electrónicas y consultar la relación de ingresos y gastos capturados.
- Expedir facturas electrónicas (CFDI): Estás obligado a emitir CFDI por todos tus ingresos. Necesitas tu RFC activo con la actividad correspondiente, contraseña del SAT o e.firma, y certificado de sello digital (CSD). Para generar los CFDI, debes disponer de tu firma electrónica o e-firma (.KEY), de tu archivo de certificación (.CER) así como de su respectiva contraseña.
- Presentar Declaraciones Mensuales:
- Pago provisional de ISR: Cada mes calculas y pagas un pago provisional de ISR antes del día 17 del mes siguiente. El cálculo es acumulativo: considera todos los ingresos y gastos del año desde enero. El ISR se calcula con la tabla progresiva que aplica para todas las personas físicas, con tasas del 1.92% al 35% según el nivel de ingresos. La base gravable es la utilidad del negocio: ingresos totales menos los gastos deducibles del negocio.
- Declaración de IVA: Presentas declaración mensual de IVA. El IVA que cobras a tus clientes menos el IVA que pagas en tus compras e insumos determina si tienes IVA a pagar o saldo a favor.
- DIOT (Declaración Informativa de Operaciones con Terceros): Mensualmente presentas la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros, informando al SAT sobre los proveedores a quienes pagaste IVA.
- Presentar Declaración Anual de ISR: La declaración anual en actividad empresarial hace el cálculo definitivo del ISR del ejercicio. Se acumulan todos los ingresos del año, se restan todas las deducciones del negocio y las deducciones personales, y se calcula el ISR anual. Los pagos provisionales mensuales se acreditan contra el ISR anual. Si pagaste de más, tienes saldo a favor. Si pagaste de menos, tienes impuesto a cargo adicional. El plazo es del 1 de enero al 30 de abril del año siguiente.
- Formular tu estado de posición financiera y levantar el inventario de existencias al 31 de diciembre de cada año.
- Obligaciones patronales (si tienes empleados): Sí, las personas físicas con actividad empresarial pueden tener trabajadores en nómina. Tienes las mismas obligaciones patronales que cualquier empresa: retener el ISR de su nómina, pagar cuotas al IMSS e Infonavit, y presentar declaraciones informativas de sueldos y salarios, y en su caso, entregarles en efectivo las cantidades que resulten a su favor por concepto de subsidio para el empleo. También debes calcular en la Declaración Anual del impuesto sobre la renta, la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa (PTU).
¿Qué Gastos se Pueden Deducir en Actividad Empresarial?
Puedes deducir todos los gastos estrictamente indispensables para tu negocio, siempre y cuando cuenten con CFDI y sean pagados con medios electrónicos:
- Costo de los productos que vendes (costo de ventas).
- Renta de local, bodega u oficina.
- Servicios de luz, agua y teléfono del negocio.
- Salarios y prestaciones de empleados.
- Cuotas patronales al IMSS e Infonavit.
- Equipo, maquinaria y mobiliario (deducción por depreciación).
- Papelería, insumos y materiales.
- Publicidad y marketing.
- Transporte y logística.
- Honorarios de contadores, abogados u otros profesionistas.
- Gastos de mantenimiento del local o vehículos del negocio.
- Combustible de vehículos del negocio (con CFDI y requisitos adicionales).
Para poder deducir los créditos hipotecarios, solo se usan los intereses reales de los créditos hipotecarios destinados a casa habitación que fueron contratados con algún sistema financiero. También se pueden deducir los gastos funerarios siempre y cuando el monto total no sobrepase el salario mínimo anual, tomando como referencia el contribuyente para su cónyuge así como familiares (padres, abuelos, hijos y nietos).
Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) como Alternativa
Ahora que ya sabes todo sobre el régimen de personas físicas con actividades empresariales, veamos sus diferencias con el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF). Esta categoría fue creada con la Reforma Fiscal de 2013 con el objetivo de combatir la informalidad, lo que facilitó la incorporación de comerciantes y fomentó la creación de pequeñas y medianas empresas (PyME’s). Se trata de una solución para aquellas personas físicas que desempeñan actividades empresariales y perciben ingresos menores a los 2 millones de pesos anuales, así como aquellos contribuyentes que no usan la herramienta “Mis cuentas” del SAT. Además, contempla actividades y servicios que se pueden ofrecer sin la necesidad de contar con título profesional.
Ventajas y Beneficios del RIF
- La autoridad otorga un descuento en el Impuesto sobre la Renta (ISR) del 100 por ciento para el primer año, quedando exento de impuestos en el año de tu incorporación.
- Para los años subsecuentes podrás obtener descuentos de entre 90 y 10 por ciento en el pago de impuestos.
- En caso de que tus ingresos no logren alcanzar la cifra de 300 mil pesos anuales, quedas exento del pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA), así como el Impuesto Especial Sobre Producción y Servicios (IEPS).
- A diferencia de las personas físicas con actividades empresariales, que deben realizar declaraciones mensualmente, quienes tributan bajo el régimen de incorporación fiscal sólo deben hacerlo bimestralmente.
- No están obligados a expedir facturas electrónicas por montos menores a los $250 pesos, si sus clientes o contratistas no lo solicitan.
Es importante señalar que, a partir del 1 de junio de 2020, las personas físicas que obtienen ingresos mediante plataformas digitales deberán tributar dentro del régimen de actividades empresariales, de acuerdo al artículo 111 fracción VI de la ley del ISR. En circunstancias muy particulares, podrías tributar tanto en el régimen de personas físicas con actividades empresariales como en el de incorporación fiscal, siempre y cuando obtengas ingresos de forma independiente y también a través de plataformas digitales de servicios de transporte, alimentos y hospedaje.
Actividad Empresarial y RESICO: ¿Cuál Conviene?
Es diferente al RESICO: puedes estar en actividad empresarial con el esquema de ISR progresivo, o puedes optar por el RESICO si cumples los requisitos (ingresos menores a $3.5 millones y no estar en los supuestos de exclusión).
Si tus ingresos no superan $3.5 millones anuales y cumples los requisitos, el RESICO puede ser una alternativa más simple con tasas más bajas. Sin embargo, en el RESICO no deduces gastos del negocio en el cálculo mensual. El régimen de actividad empresarial tradicional conviene cuando tienes márgenes de utilidad bajos (muchos costos y gastos), porque al deducirlos tu base gravable se reduce y la tasa efectiva puede ser menor. Como regla general, los negocios con márgenes altos (servicios de alto valor, poco inventario) tienden a beneficiarse más del RESICO. Los negocios con márgenes bajos (comercio, restaurantes) pueden beneficiarse más del esquema de actividad empresarial con deducciones.
Puedes cambiarte al RESICO desde actividad empresarial, siempre que cumplas los requisitos de ingresos y no estés en los supuestos de exclusión. El cambio se hace de preferencia en enero para no complicar la contabilidad del ejercicio.