Para todo negocio es importante llevar un seguimiento puntual de las finanzas y contabilidad. El enlace dinámico entre Aspel COI y Microsoft Excel® permite optimizar la gestión contable mediante el uso de pólizas dinámicas, las cuales son plantillas de la paquetería de Microsoft Excel® que se utilizan como póliza modelo a partir de uno o más CFDI´s.
Definición y funcionamiento de la póliza dinámica
Una póliza dinámica es una plantilla de Microsoft Excel® la cual se usa como póliza modelo a partir de uno o más CFDI. Los CFDI están estructurados por nodos, denotados por los caracteres “<>”, y están conformados por nodos, representados por los caracteres entre símbolos «mayor que, menor que» < >. Cada nodo contiene campos que a su vez hacen referencia a un valor.
Para configurar esta herramienta, se deben seguir pasos específicos de integración:
- Se necesita el valor del UUID del CFDI en la póliza dinámica.
- Posteriormente, la etiqueta personalizada debe ser capturada en el archivo PlatillaPolizaXML.ini.
- La estructura de configuración sigue el formato: Nombre_etiqueta=[NODO1 . NODO2 . NODO3].
- Una vez definida la etiqueta en el archivo PlatillaPolizaXML.ini, será posible utilizarla en cualquier póliza dinámica.
- Continuando con el ejemplo, se modifica la plantilla llamada “Pago a Proveedores”, en el cual se agrega la etiqueta <UUID> en la fila que se desea para que extraiga la información del CFDI.
Beneficios de la integración
Esta solución está pensada para ofrecer a las pequeñas y medianas empresas (Pymes) herramientas tecnológicas fáciles de usar, de instalar y de capacitar, ya que en muchos casos, el dueño es también el administrador. Entre las principales ventajas operativas se encuentran:
- Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable.
- Esta nueva oferta permite importar catálogos previamente capturados en Excel como catálogo de cuentas, activos fijos, pólizas, cuentas departamentales, RFC’s de terceros y guardar reportes con extensión .xls.
- Reduce el tiempo de ciertos procesos al utilizar pólizas dinámicas en formato Excel, organizar los asientos contables de acuerdo con cada requerimiento y exportar la información de las consultas para comparar datos.
Tabla de componentes del paquete Aspel COI
| Componente | Descripción |
|---|---|
| Sistema Base | Aspel COI 7.0 |
| Herramientas Ofimáticas | Office 365 Empresa (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher y OneDrive) |
| Modelo de suscripción | $399 al mes |
Consideraciones técnicas sobre el servidor de licencias
En caso de experimentar problemas con el acceso al sistema, es importante verificar el estado del servidor de licencias, el cual puede presentar los siguientes estados o errores:
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- Tipo Mensaje: Licencias agotadas. El servidor de licencias está funcionando, pero no se tienen usuarios disponibles.
- Sin acceso al servidor: Se hace la petición de licencias, pero no se obtiene respuesta.
- No se activó el servidor de licencias en el sistema.
- El servicio del servidor de licencias no se ha iniciado.
- El firewall o antivirus bloquea el servicio.
- La IP para acceder al servidor no es correcta.
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