Dentro de las funciones de la administración de empresas, la Auditoría Administrativa permite observar en qué grado se han alcanzado los objetivos, al mismo tiempo que se evalúan las prácticas administrativas, como la planificación, la organización, la dirección, la ejecución y el control. Una Auditoría Administrativa es un análisis completo de la estructura organizacional de una empresa, de sus mecanismos de control, operación, además de sus recursos humanos y materiales.
Importancia y alcance de la auditoría
El término Auditoría Administrativa se empleó por primera vez en 1935, con la propuesta de fundamentos de James O. McKinsey, para analizar una empresa en todos sus aspectos, “a la luz de su ambiente presente y futuro probable”. Su importancia recae en que es un medio para evaluar la eficacia de los controles internos de una empresa, ayuda a prevenir el fraude y la malversación de sus activos, así como minimizar los gastos de capital en el manejo administrativo.
El resultado de la auditoría sirve para tomar las decisiones más acertadas en función del buen desempeño de los equipos de trabajo humano y materiales que permiten el funcionamiento de tu empresa. Se trata de un procedimiento que evalúa a la organización como un todo, por medio del cotejo de su desempeño con sus objetivos, tanto globales como por unidad, con el fin de ver lo efectivo de su modelo de gestión.
Tipos de auditoría
- Externa: Este tipo de auditoría es llevada a cabo por un contador público sin vínculos laborales con la empresa u organización y consiste en un examen crítico, sistemático y detallado de la unidad económica. La relevancia de este tipo de auditoría radica en que con ella, los resultados tienen una validez bajo una figura de fe pública.
- Interna: Una auditoría interna se realiza por integrantes de la empresa, o sea, por un auditor interno el cual tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones, con el fin de sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno.
La entrevista como herramienta clave
En auditoría, las entrevistas con los responsables de procesos y actividades son esenciales para descubrir información detallada y veraz. Según la RAE una entrevista es un encuentro y conversación entre dos o más personas para tratar sobre un asunto determinado. Una entrevista bien conducida permite obtener información confiable, fortalecer la comunicación y asegurar la objetividad de la auditoría interna.
Técnicas para realizar entrevistas efectivas
- Preparación previa: Antes de la entrevista, el auditor debe revisar la documentación del proceso, definir los objetivos de la conversación y preparar una lista de preguntas abiertas que orienten la verificación sin inducir respuestas.
- Creación de un ambiente de confianza: El auditor debe presentarse, explicar el propósito de la auditoría y dejar claro que la entrevista no busca juzgar, sino mejorar.
- Aplicación de la escucha activa: Escuchar con atención, mantener contacto visual y evitar interrupciones son claves para captar detalles importantes.
- Uso de preguntas estratégicas: Las preguntas abiertas ayudan a que el entrevistado se sienta en un ambiente menos restrictivo y menos formal, reduciendo la percepción de “interrogatorio” y favoreciendo un entorno de confianza.
Tipos de preguntas en la entrevista
Para aprovechar al máximo el potencial de la entrevista, es fundamental dominar el uso de diversos tipos de interrogantes:
Lea también: Cómo entrevistar al personal de auditoría
| Tipo de pregunta | Propósito |
|---|---|
| Abiertas | Permiten que nuestro interlocutor se explaye sobre temas en general y nos dé una descripción global del proceso. |
| De prueba | Ya no dirigen a lo general, sino que se orientan a lo particular. |
| De cierre | Son lo opuesto a las preguntas abiertas, y en las mismas obtenemos generalmente un “si” o “no” con el objetivo de confirmar entendimiento. |
Al finalizar la entrevista es bueno resumir con el auditado las conclusiones y qué es lo que se va a notificar como incidencia. Esto refuerza la transparencia del proceso y genera confianza en los resultados. Como resultado de la auditoría, el auditor entregará un informe escrito que dé constancia de su trabajo y donde desarrolle sus sugerencias o los acuerdos tomados para que la organización corrija y perfeccione los puntos débiles encontrados.
Lea también: Consejos para superar tu entrevista de auditoría
Lea también: Aprobar tu Examen de Contabilidad
tags: #información #entrevista #auditoria #administrativa