La implementación del timbrado de nómina en su versión 4.0 introduce nuevas reglas que, al ser consideradas, simplifican el proceso. Para asegurar un timbrado correcto, es fundamental prestar atención a la validación de los datos fiscales.
Reglas Clave para el Timbrado de Nómina CFDI 4.0
- Validación del Nombre del Empleado: El Nombre de los empleados deben estar tal cual se muestran en la constancia de identificación fiscal. Es decir, si está en mayúsculas, con acentos, apostrofes, así mismo debe estar registrado en sistema. Si se tienen registrados con minúsculas puede ejecutar la utilería nommayuculas para convertir todos los nombres, pero aun así debe revisar el correcto registro.
- Empleados con un solo Apellido: Existen empleados que solo cuentan con un apellido y para que se timbren de manera correcta es necesario, tener la última versión de sistema.
- Validación del RFC: El error más común es que el RFC no está validado por el SAT. Se cuenta con una utilería que genera un archivo con los RFC de los empleados dados de alta para su validación, se sube al portal y se obtiene una respuesta que después se sube al sistema. Si alguno es invalido, se puede generar un archivo solicitando el alta desde el mismo sistema.
- Validación del Domicilio: Otro punto importante son los domicilios. Únicamente se valida el Código Postal, es necesario que sea el registrado en la constancia de situación fiscal.
Errores Frecuentes de Timbrado y Soluciones
Errores Relacionados con Datos Fiscales del Emisor y Receptor
El sistema CONTPAQi Nóminas valida rigurosamente los datos fiscales, lo que puede generar errores si no coinciden con la información del SAT.
- PAC_MESSAGE El campo nombre del receptor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Receptor.
Este error se debe a que no está la razón social idéntica a la constancia de situación fiscal del cliente. Revisa bien los datos, que tengan mayúsculas, sin acentos, en caso de haber guiones respetarlos y revisar los espacios entre las letras. Si modificaste algún dato deberás borrar y crear el documento nuevamente. Revisa también el nombre largo del cliente. Por jerarquía el sistema primero busca timbrar con la información del nombre largo del cliente y después con el nombre normal. Es probable que hayas modificado el nombre normal y en el nombre largo tengas información. Debes borrar la información de nombre largo, para que te deje timbrar. Recuerda que el nombre largo se utiliza únicamente cuando no cabe la razón social en el nombre normal. Por lo que si no es el caso debes dejarlo vacío. En Comercial Premium el nombre largo lo tienes a la vista. En CONTPAQi Factura Electrónica está en la pestaña Complementos. Borra la información de ahí, borra tu documento e intenta timbrar de nuevo. Si aún teniendo los datos idénticos a la constancia no te deja timbrar, debes validar esos datos en el SAT. Ya que el sistema no se equivoca en esta validación. Es un hecho que los datos están incorrectos.
- PAC_MESSAGE El campo nombre del emisor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Emisor.
Este problema no es del sistema, es del usuario. Debes verificar bien los datos de tu empresa. Este error se debe a que la razón social del emisor (en este caso TÚ eres el emisor) no es idéntica a la que viene en la constancia de situación fiscal. Recuerda que corregir los datos comienza contigo. Debes verificar bien los datos de tu empresa. Recuerda que los corriges en Configuración>Redefinir Empresa.
- RFC del emisor no cumple con el régimen autorizado lista contribuyentes con obligación al tratar de timbrar sobre recibos.
Este problema indica que el CSD es muy reciente y aún no aparece en la LCO. A partir de la obtención del certificado de sello digital y/o la fiel hay un tiempo de espera de 24 a 36 horas aproximadamente para que el SAT actualice la lista de contribuyentes con obligaciones y le permita timbrar.
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- El RFC de la empresa es diferente al RFC de la licencia de ContPAQi al ingresar a la empresa.
SOLUCIÓN: Ir a menú Ayuda/acerca de Contpaqi Nominas, modificar el RFC. Cerrar y abrir el sistema, ingresar a la empresa y validar el correcto ingreso.
Errores en la Configuración de Conexión y Base de Datos
Los problemas de conexión y la integridad de la base de datos son causas comunes de fallas en CONTPAQi Nóminas.
- No se pudo conectar con el servidor SQL la configuración de CONTPAQi Nominas se guardó, pero puede ser incorrecta, al grabar cambios en Configuración de Aplicaciones CONTPAQi Nominas en una terminal.
PROBLEMA: El ODBC no esta resolviendo la conexión por IP. SOLUCIÓN:
- Abrir el archivo CONTPAQiNOMINAS.properties que se encuentra en: C:\Compac\Empresas
- Ubicar el apartado [CONTPAQiNOMINAS]
- En Servidor capturar el nombre del Servidor en lugar de la IP
- Guardar cambios y cerrar el archivo
- Abrir Configuración de Aplicaciones Contpaqi Nominas
- Se congela en Autorizando...
- 160504 Metadata Error en guardar el documento Dsl al momento de timbrar.
PROBLEMA: BDD ADD_Catalogo dañada. SOLUCIÓN:
- Respaldar empresa
- Abrir SQL studio y respaldar la BD ADD_catalogos y eliminarla
- Reinstalar componentes, asegurándose de haya creado nuevamente la base de datos eliminada
- Validar el timbrado
- Ingreso en terminal manda a ventana de configuración.
PROBLEMA: Configuración de entorno incorrecta. SOLUCIÓN:
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- Validar en equipo servidor y terminal la correcta conexión con ODBC
- Configuración de nombre de instancia, nombre del servidor al que apunta, usuario y contraseña de la misma
- Guardar cambios.
- Asegurar que la contraseña de ContPAQi Configuración sea correcta, siendo la IP y la contraseña del usuario saci
- Guardar cambios y validar el correcto acceso.
- 699 - Error al realizar el proceso, al abrir la empresa.
PROBLEMA: Versión de componentes. SOLUCIÓN:
- Respaldar Empresa y ADD
- Actualizar componentes a versión superior a actual
- Validar que pueda ingresar a la empresa.
- El certificado no se encuentra en el ADD, al ingresar a menú Catálogos/Registro Patronal.
Este error indica un problema con la disponibilidad del certificado en el Administrador de Documentos Digitales (ADD).
Problemas Específicos de Procesos de Nómina
Algunas funcionalidades de CONTPAQi Nóminas requieren procedimientos específicos para evitar errores.
- Cambio de tipo de periodo empleado de quincenal a semanal o cualesquier otro.
Si se quiere cambiar un empleado de un periodo a otro, debe darse de baja el empleado en el periodo correspondiente y crear uno nuevo; pero manda mensaje de error porque el RFC ya está asignado. No es posible realizar dicha modificación ya que la guía de llenado del complemento de nomina 1.2 establece que solo se podra utilizar forma de pago 99 y metodo de pago PUE.
- Error se Encontraron registros timbrados antes de autorizar la nómina.
Realizar la siguiente consulta para conocer si el IDPERIODO contiene información en la tabla de periodos autorizados. Realizar la siguiente consulta para conocer si el IDPERIODO contiene información en la tabla de Documentos digitales por periodo timbrado. Actualizar los datos correctos para el Tipo de Periodo (si solo si el tipo de periodo consultado no contiene más periodos timbrados o que no existan en la tabla nom10043 para el ejercicio).
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- Diferencia en calculo del kardex de la prima vacacional al modificar las prestaciones del empleado.
PROBLEMA: Funcionalidad. SOLUCIÓN:
- Ingresar al menú tablas > "Tabla de prestaciones"
- En la sección "Sindicalizado y confianza", asignar el porcentaje de prima vacacional
- Guardar
- Validar
- Acumulado de conceptos por periodo duplica el importe de 2 conceptos de deducciones en un solo periodo.
PROBLEMA: Hay información pendiente de "liberar" o transformar en la tabla nom10008. SOLUCIÓN:
- Realizar respaldo de la empresa y abrir el management e iniciar instancia.
- Desglosar la carpeta de BD, dar clic derecho / nueva consulta sobre la base de datos de la empresa con el detalle
- Ejecutar query y cerrar delete from nom10008
- Validar ya no se presente el error. NOTA: Deberá calcularse nuevamente el periodo actual.
IMPORTANTE: Antes de aplicar el procedimiento previamente descrito es necesario realizar un respaldo de la empresa ya que las modificaciones en base de datos sin un diagnóstico previo del caso pueden causar inconsistencias en la información, únicamente es posible revertir los cambios mediante la restauración de un respaldo previo al proceso, por lo que la manipulación de la base de datos es responsabilidad de quien lo aplique.
- "El valor de Amortización en la columna de Nóminas puede ser incorrecto ya que no se realizó la conversión a la versión 8.0.2" al ejecutar el reporte de Liquidación Bimestral vs SUA.
PROBLEMA: Error de versión 8.0.2. SOLUCIÓN: Actualizar el Sistema ContPAQi Nominas a la versión mas reciente superior a la del problema.
- Erro 160706 error add: entrega fail error no controlado al momento de obtener el documento para entrega al envío masivo de correo electrónico.
PROBLEMA: Daño en formato. SOLUCIÓN:
- Realizar respaldo de la empresa e ir a menú archivo / nuevo / empresa
- Seleccionar la empresa con detalle en la parte izq. y dar clic en pestaña recibo electrónico
- En el formato representación impresa, dar clic en lo 3 puntos y seleccionar un formato digital que aparezca en el listado.
- Seleccionar formato, guardar cambios y validar no se presente el error.
- 12499 El servicio Message Queue Server no esta disponible al timbrar un finiquito.
PROBLEMA: Daño en MMQS (Microsoft Message Queue Server). SOLUCIÓN:
- Respaldar empresa e ingresar a "Activar o desactivar características de Windows"
- Desactivar la característica MSQM Server
- Reiniciar equipo
- Activar nuevamente MSQM y reiniciar nuevamente equipo
- Validar permita timbrar
- Se puede usar dos nodos de pago a empleado?
PROBLEMA: -SOLUCIÓN: No es posible realizar dicha modificación ya que la guía de llenado del complemento de nomina 1.2 establece que solo se podra utilizar forma de pago 99 y metodo de pago PUE.
Justificación legal: Guía de llenado del complemento de nomina 1.2. FormaPago Se debe registrar la clave de forma de pago 99 (por definir) del catalogo c_FormaPago, es aplicable al comprobante emitido al trabajador asalariado o asimilado a salarios. Ejemplo: FormaPago= 99 Pag. 7. MetodoPago Se debe registrar la clave PUE (Pago en una sola exhibición) del catálogo c_MetodoPago publicado en el Portal del SAT.
Otros Errores Comunes y Configuraciones
- No hay ninguna licencia disponible para iniciar la aplicación.
Este mensaje indica la ausencia o indisponibilidad de una licencia para el uso de la aplicación.
- Error de protección.
Para solucionar este problema, se recomienda Descargar e instalar la herramienta revo uninstaller de internet. Realizar respaldo de la empresa e ir a catálogo de empleados. Validar que los empleados vigentes para calculo cuenten con su régimen y tipo de contrato asignado. Guardar y verificar nuevamente timbrado.
- " is not a valid integer value.
PROBLEMA: Configuración regional incorrecta. SOLUCIÓN:
- Ingresar a Panel de Control / Opciones de Idioma
- Descargar el idioma Español (México)
- Ingresar a la Configuración Regional y configurar todas las pestañas Español (México)
- En la pestaña Administrativo copiar la configuración marcando las dos casillas inferiores
- Habilitar el usuario Administrador ejecutando como administrador el cmd con el siguiente comando: NET USER Administrador /active:yes
- Reiniciar el equipo e iniciar la sesión de Administrador
- No muestra la empresa para seleccionar en el listado de empresas al configurar un perfil.
PROBLEMA: No se consulta el campo correcto. SOLUCIÓN:
- Ir a Usuarios dentro del menú Empresa
- Seleccionar el usuario o generar uno nuevo, al que se le modificará el perfil
- Ir a la pestaña Perfiles y seleccionar el perfil a modificar
- En el apartado de empresas dar clic en Agregar y seleccionar la(s) empresas deseadas
- Guardar y validar acceso del usuarios con el perfil configurado
- Es posible enviar los sobre recibos desde Nominas si fueron timbrados desde la pagina del SAT?
Para esto se recomienda Respaldar empresa y restaurar otro previo a las modificaciones antes señalada.
Errores en CFDI para Público en General
La facturación a público en general también tiene reglas específicas que deben seguirse para evitar errores de timbrado.
- PAC_MESSAGE El campo Rfc del nodo receptor debe contener valor «XAXX010101000» y el valor del campo Nombre del nodo Receptor debe contener el valor PUBLICO EN GENERAL.
Hay 2 escenarios, los que realizan la factura global a través de remisiones o teclean tickets en Excel (sí siguen las instrucciones de la guía de llenado [Escenario 1]) y aquellos que la realizan como si fuera una factura normal (no siguen las instrucciones de la guía de llenado [Escenario 2]). Revisa los datos que el cliente Publico en General debe llevar: Búscalo en Catálogos>Clientes.
Escenario 1: Factura Global según la guía de llenado del Anexo 20
En caso de que sí estés realizando la factura global de acuerdo a la guía de llenado del Anexo 20 son los siguientes datos:
- Razón Social: PUBLICO EN GENERAL
- RFC: XAXX010101000
- Régimen Fiscal: 616 - Sin Obligaciones Fiscales
- Uso del CFDI: S01 - Sin Efectos Fiscales
Recuerda respetar las mayúsculas. Debe quedar así siguiendo las indicaciones de la guía de llenado del CFDI Global Anexo 20.
Escenario 2: Factura como si fuera normal
En caso de que no estás haciendo una factura global como lo pide la guía de llenado del Anexo 20, es decir la realizas como una factura más solo que eliges el público en general: En la razón social, puedes teclear cualquier dato por ejemplo «Público en General», «Ventas mostrador» inclusive un nombre de cliente.