Una de las herramientas más poderosas que existen para tener una visión clara sobre las finanzas de cualquier empresa es el balance general. El balance general es un estado financiero que muestra la situación económica de una empresa en una fecha específica. Este reporte es clave para conocer la salud financiera de un negocio en un momento determinado y tomar mejores decisiones.
Este reporte te ayuda a responder preguntas como: ¿tengo liquidez? ¿puedo invertir? En este artículo te explicamos paso a paso cómo hacer un balance general fácil y rápido, aunque no seas contador.
Estructura del Balance General
El balance general es un informe que desglosa la situación financiera de una compañía, en este se mide un tiempo determinado en el que podrás ver lo que la empresa tiene disponible, mejor conocido como activos, lo que debe (pasivos) y lo que pertenece a los propietarios (patrimonio). Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable.
Esta estructura permite visualizar con claridad la situación financiera de la empresa en un momento específico. Esta es la estructura básica que debe cumplirse en cualquier balance general bien formulado.
El balance general se construye a partir de una fórmula contable básica que ayuda a verificar si los datos están correctamente registrados.
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Esta necesidad la satisface un estado financiero en particular: el estado de situación financiera o balance general. Así pues, cualquier entidad requiere de información financiera que indique con detalle la situación que guardan sus recursos, deudas y patrimonio, a una fecha determinada, como consecuencias de todas las operaciones realizadas hasta entonces.
Asimismo, explicaremos qué es, por qué es importante, una forma fácil de llevarlo a cabo y un ejemplo para ilustrar todo el conocimiento.
Antes de saber cómo hacer un balance general, ten en cuenta que debes reunir ciertos documentos relacionados con las finanzas y la contabilidad de tu negocio.
Todos los estados financieros deben tener un encabezado que indique el nombre de la compañía, el nombre del estado financiero que se presenta y la fecha o el periodo a que se refiere.
En el encabezado del documento se debe incluir mínimo:Nombre de la entidad, régimen mercantil (S.A), nombre del informe, fecha de emisión, tipo de moneda utilizada. El resultado en el caso del balance debe corresponder a la fórmula de cada uno.
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En las columnas destinadas para el registro de cantidades (saldo de las cuentas) sólo debe incluir las cantidades correspondientes. Evite incluir el signo de pesos ($) al anotar los saldos.
Una vez elaborado tu balance general, es fundamental comprobar que los datos cuadran utilizando estas fórmulas.
Si, después de hacer este ajuste, persisten las inconsistencias, será necesario examinar con detenimiento cada cifra registrada.
Componentes del Balance General
Las secciones en las que se divide el balance general, de acuerdo con la NIF A-5, son: activo, pasivo y capital contable o patrimonio contable.
Activos
Activos: todo lo que posee la empresa. Los activos se dividen en: Circulantes (efectivo, bancos, cuentas por cobrar) y No circulantes (inmuebles, maquinaria, inversiones a largo plazo).
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1. Recurso controlado por una entidad, identificado y cuantificado en términos monetarios, del que se esperan beneficios económicos futuros, derivados de las operaciones ocurridas en el pasado que han afectado económicamente a dicha entidad. ¿Qué representa el activo?
El activo representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización. Actualmente, la NIF A-5 obliga a presentar el activo en circulante o corto plazo y en no circulante o largo plazo (clasificación que ya se venía empleando).
- Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo menor o igual a un año.
- Son los bienes que una empresa necesita para su funcionamiento y que no se espera que se conviertan en efectivo a corto plazo.
- Bienes y derechos propiedad de la entidad, disponibles en un plazo mayor a un año.
- Son pagos que la empresa ha realizado por adelantado por bienes o servicios que aún no ha recibido. Un ejemplo común de un activo diferido es el pago por adelantado de una póliza de seguro.
Pasivos
Pasivos: todo lo que la empresa debe. Los pasivos son las obligaciones financieras de una empresa, es decir, lo que la empresa debe a otros.
2. ¿Qué representa el pasivo? Representa las deudas y obligaciones de una organización, es decir, las fuentes externas de recursos financieros. Son los intereses que los acreedores tienen sobre los activos de la empresa.
- Son pagos que se deben cubrir en un plazo mayor a un año.
- Son ingresos que la empresa ha recibido por adelantado por bienes o servicios que aún no ha entregado.
Así como los activos, los pasivos se dividen, pero esta vez de acuerdo con el nivel de exigencia o plazo para la liquidación.
Patrimonio Neto
Capital contable o patrimonio: representa los recursos propios de la empresa. El concepto capital contable es utilizado para las entidades lucrativas; en cambio, para las no lucrativas se usa patrimonio contable.
Sin embargo, para ambos tipos de entidades, éstos son conceptos similares. ¿Qué refleja el capital contable? El capital contable refleja los conceptos relativos a las aportaciones, utilidades y pérdidas que los socios tienen en su carácter de dueños de la entidad.
Al igual que el pasivo, es una fuente de recursos, pero interna. El patrimonio es lo que tendrás después de agregar y restar todos los elementos anteriores.
El capital es la ganancia real que tu empresa genera durante el lapso seleccionado (que por lo regular es un año).
Es de mencionarse que estos recursos tuvieron un origen, es decir, fueron obtenidos mediante aportaciones hechas por los propietarios de la entidad o fueron obtenidos a través de endeudarse con personas ajenas a ella.
Tipos de Balance General
Un segundo modelo es el consolidado, que se utiliza cuando un negocio tiene varias filiales o empresas controladas. Finalmente, el balance general proforma tiene el objetivo de estimar las proyecciones financieras a corto plazo, a fin de tomar las mejores decisiones estratégicas. Cada uno de estos tipos de balances generales tiene su propio propósito y puede ser útil en diferentes situaciones.
- Balance general proforma: Con él se realizan proyecciones sobre los componentes del balance general.
- Blance general comparativo: Con este informe podrás evaluar la evolución de distintos meses o años de tu compañía.
Pasos para Elaborar un Balance General
Crear un balance general es un proceso que requiere tiempo y atención al detalle, pero es necesario comprenderlo para mejorar en el ámbito económico de cualquier negocio.
Paso 1: Reúne la información financiera básica. Haz un listado de todos los activos (lo que tienes), pasivos (lo que debes) y capital (lo que aportaste o generaste).
Paso 2: Clasifica los activos y pasivos. Separa tus activos en circulantes (efectivo, inventarios, cuentas por cobrar) y no circulantes (propiedades, maquinaria).
Ahora es momento de contabilizar los pasivos, que son las obligaciones y deudas con las que cuenta la empresa.
Paso 5: Presenta tu balance en formato tabla. Organiza toda la información en una tabla clara.
En la parte superior del documento, enlista todos tus activos. Debajo de eso, enlista todos tus pasivos, y al final del documento, muestra tu patrimonio neto. Asegúrate de que el total de activos sea igual al total de pasivos más el patrimonio neto.
Ejemplo de Balance General
Vamos a ilustrar mejor la forma de elaborar un balance general.
Como puedes ver, el total de activos ($215,000) es igual al total de pasivos y patrimonio neto ($70,000 + $145,000 = $215,000).
Importancia del Balance General en la Toma de Decisiones
El balance general es una herramienta clave para tomar decisiones empresariales fundamentadas en datos reales. Conocer el estado financiero de tu negocio permite que desarrolles presupuestos más acertados y evites contraer deudas con cantidades que no podrás cubrir. En contraste, tomar decisiones apresuradas sin un análisis financiero adecuado puede resultar riesgoso.
Revisa la estructura del activo: ¿hay suficiente efectivo y cuentas por cobrar para operar?
Por ejemplo, imagina que tienes participación accionaria en una empresa. La mejor manera de darte cuenta de qué tan buena está resultando tu inversión en dicha compañía, es analizando con detenimiento los estados financieros básicos que ha generado.
El orden de elaboración de los estados financieros es muy importante puesto que dichos reportes se relacionan entre sí.
La imagen muestra las relaciones que existen entre los cuatro estados financieros. Como se puede observar, el último renglón del Estado de Resultados (utilidad neta) se transfiere al Estado de cambios en el capital contable (ECCC). El saldo final del ECCC (Capital contable total), se transfiere al Balance general. En el Estado de flujos de efectivo se determina el saldo final de efectivo (dinero) y este monto está incluido en el Balance general.
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