La Constancia de Situación Fiscal es un documento esencial para cualquier contribuyente, ya sea persona física o moral. Este documento poco a poco ha tomado fuerza porque muchas empresas lo están solicitando a la hora de la contratación, pero ¿qué es?, ¿cómo se obtiene? y ¿por qué lo piden? Esto es algo que explicaremos de forma sencilla en este texto.
¿Qué Es la Constancia de Situación Fiscal?
También se conoce como constancia de RFC y es como una especie de “acta de nacimiento” entre adultos que están cumpliendo con sus obligaciones fiscales. La constancia de situación fiscal es un documento que proporciona información sobre el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), el domicilio fiscal, el régimen fiscal y otros datos relevantes.
Este documento ofrece la información de identificación primaria de la empresa, así como registros de sus declaraciones de impuestos y de identificación de la empresa. En ella encontrarás información como tu estatus ante el SAT, las actividades económicas que realizas, las obligaciones de tu régimen fiscal y por ende los impuestos que debes pagar.
Además de la información fiscal que mencionamos, que incluye la fecha en que te diste de alta ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y cuánto tienes que pagar de impuestos, también incluye datos personales como CURP, nombre, domicilio fiscal, teléfono y correo. Toda esta información sirve para identificar correctamente a un individuo y está disponible sin importar el tipo de régimen fiscal al que estés dado de alta; sin embargo, es importante que toda esta información personal esté actualizada o en caso de que el SAT se de cuenta, podría multarte y es obligatorio pagar estas multas.
¿Para qué sirve la constancia de situación fiscal?
Como hemos dicho, la constancia sirve para obtener información que tiene la autoridad fiscal sobre tu persona. Actualmente se puso de “moda” porque para generar una factura en su versión 4.0 es necesario que agregues la dirección fiscal y el código postal que están registrados en el SAT.
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Para el contribuyente sirve para conocer el régimen fiscal en el que está inscrito, así como de las obligaciones, por lo que esta constancia sirve para conocerlas. Además, en caso de las personas morales, es posible que, antes de firmar contrato, un cliente solicite la constancia para acreditar que la empresa está debidamente constituida. Este documento es fundamental para diversas operaciones fiscales y administrativas, ya que sirve para verificar la situación actual del contribuyente ante el SAT.
¿Cómo Obtener la Constancia de Situación Fiscal?
Obtenerla es tarea fácil, pues únicamente deberás ingresar a la página del SAT, una simple búsqueda de este término, te llevará a la página para generarla. Lo único que necesitas es tu e.firma o contraseña. De acuerdo a la misma página del SAT, lo pueden obtener cualquier persona con e.firma o contraseña y se genera en el momento en que se desee.
El método más eficiente para consultar este documento es por medio de la plataforma “SAT ID”. Para obtenerla simplemente tienes que ir “Ejecutar en línea”, autentificarse con contraseña o e.firma, registrar los datos, das clic en el botón “Generar Constancia” y finalmente imprímelo o guárdalo. Lo único que tenemos que hacer para obtenerla es:
- Seleccionar la opción para ver los pasos a seguir
- Ingresar tu RFC, tu correo personal y número celular.
- Ingresar tu identificación oficial.
- Grabar el video de autenticación de identidad.
- Firmar la solicitud.
Después de completar este paso, se mostrará la solicitud firmada, la cual debes guardar y anotar el número de folio. Luego, solo queda esperar la respuesta del trámite, que generalmente llega en un correo electrónico con el documento solicitado.
Utiliza la app SAT ID
Si ya tienes tu RFC, puedes descargar la aplicación SAT ID, que te permitirá obtener la constancia de situación fiscal sin necesidad de ir a las oficinas de la autoridad fiscal. Para ello, después de descargarla, deberás:
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- Da clic en el botón de requisitos para validar la información requerida para el trámite.
- Selecciona Tramitar Constancia de Situación Fiscal con CIF.
- Oprime el botón Comenzar para iniciar.
- Revisa los términos y condiciones, si estás de acuerdo en el uso del servicio oprime siguiente.
- Ingresa tu RFC y correo electrónico personal.
- Escribe el texto de la imagen del código captcha que aparece en la pantalla.
- Captura el código de confirmación que te fue enviado a los medios de contacto registrados previamente y selecciona continuar.
- Adjunta o captura la foto de tu identificación oficial vigente con fotografía, por ambos lados y asegúrate que la imagen sea clara.
- Graba un video pronunciando la frase que la aplicación te indique y asegúrate que el video sea claro y la frase se escuche correctamente.
- Revisa la solicitud de Constancia de Situación Fiscal con CIF con los datos que proporcionaste, así como las manifestaciones, en caso de estar de acuerdo, selecciona “Siguiente”.
- Firma en el recuadro de manera autógrafa lo más parecido a tu identificación oficial. La firma deberá corresponder a la contenida en tu identificación oficial vigente.
- Conserva la solicitud firmada que la aplicación desplegará.
- Guarda el número de folio asignado, una vez que el trámite sea revisado recibirás una respuesta en los 5 días hábiles posteriores a su solicitud.
- Recibe la respuesta de trámite en tu correo electrónico registrado.
Listo, así tendrás tu constancia a través de la aplicación.
¿Por qué se pide la constancia de situación fiscal?
Dependerá la institución por la que te lo piden, por ejemplo, en un banco lo solicitarán al momento de solicitar un préstamo o crédito. Como un documento de identificación y para conocer que sí están contratando a una persona que tiene todo en orden.
Pero hubo un boom de este pedido: la nueva versión de CFDI 4.0 que pide datos fiscales más allá de lo que antes se solicitaba, como el código postal, el cual no es el mismo donde vives que el que está registrado en el SAT. Así que muchas empresas están solicitando este documento para generar el CFDI por pago de nómina.
Sin embargo, hay algo que se debe diferenciar: entre la constancia de situación fiscal y la opinión de cumplimiento, pues en la segunda el SAT analizará esta solicitud para determinar el estatus fiscal, es decir, si has cumplido con tus declaraciones, si estás en el régimen adecuado para tus actividades.
En el caso de la opinión de cumplimiento, la autoridad fiscal se pronunciará al respecto mediante un documento, entonces, una opinión de cumplimiento puede determinar si cuenta con todos los requisitos fiscales o no. Usualmente, este otro documento se solicita cuando vas a colaborar como freelance en una empresa, así ellos estarán dispuestos a trabajar contigo y verán que no tienes problemas fiscales, porque trabajar con alguien que no cumple, podría involucrarlos en problemas.
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¿Qué pasa si no saco esta constancia?
Muchos negocios y empresas, están solicitando a sus trabajadores que brinden su constancia de situación fiscal para generar la nueva factura versión 4.0, la premura surgió porque el SAT comunicó que a partir del 1 de enero de 2023 se tendrán que expedir las facturas con información muy específica.
Sin embargo, la autoridad fiscal señaló en noviembre de 2022 que extendía aún más la prórroga y cualquier persona puede facturar con la versión 3.3 del CFDI hasta el 31 de marzo de 2023. La premura de las empresas ha dicho que en caso de que un trabajador no brinde su constancia de situación fiscal, no podrá pagarle al trabajador que no lo entregue, de acuerdo a su lógica porque no se podrá entregar el CFDI por ese pago.
Pero el SAT señala que la emisión de facturas de nómina es independiente a la obligación laboral que tiene el empleador de pagar el salario a sus trabajadores. Con la compilación de la información señalada y, una vez verificada, el Servicio de Administración Tributaria tiene la facultad de emitir la constancia de situación fiscal del contribuyente, con la cual este documento es válido y legítimo en el Registro Federal de Contribuyentes y en el o los régimen(es) fiscales en los que pertenezca el contribuyente. Eso sí, cualquiera puede obtenerla y no necesariamente un contador o especialista.
Causas del Estatus de “Suspendido”
Sin embargo, un problema al que nos podemos enfrentar en caso de no cumplir con nuestras obligaciones es encontrarnos con un estatus de “suspendido”. El estatus de “suspendido” en la constancia de situación fiscal puede deberse a varias razones, entre las cuales se incluyen:
- No presentar declaraciones fiscales en tiempo y forma.
- Tener obligaciones fiscales incumplidas.
- No actualizar el domicilio fiscal o los datos del RFC.
Por ejemplo, una empresa que no presenta su declaración anual o que no informa un cambio de domicilio puede encontrar su constancia en estatus de “suspendido”.
Impacto de Tener el Estatus “Suspendido”
Tener el estatus de “suspendido” puede tener serias consecuencias para una empresa o individuo. Entre los problemas más comunes se encuentran:
- Imposibilidad de emitir facturas electrónicas.
- Dificultades para realizar trámites fiscales.
- Riesgo de sanciones y multas por parte del SAT.
Además, este estatus puede afectar la credibilidad y las operaciones comerciales de una empresa, ya que muchos socios y clientes requieren una constancia de situación fiscal en regla.
¿Cómo Cambiar el Estatus de “Suspendido”?
Para cambiar el estatus de “suspendido” en tu constancia de situación fiscal, sigue estos pasos:
- Accede al Portal del SAT: Ingresa a la página oficial del SAT y entra con tu RFC y contraseña o e.firma.
- Revisa tus Obligaciones Fiscales: Verifica si tienes alguna obligación fiscal pendiente. Esto incluye declaraciones no presentadas o pagos no realizados.
- Regulariza tu Situación: Si tienes obligaciones pendientes, preséntalas de inmediato. Si hay pagos atrasados, realiza los pagos correspondientes.
- Actualiza tu Información: Asegúrate de que tu domicilio fiscal y demás datos estén actualizados. Si es necesario, realiza los cambios a través del portal del SAT.
- Solicita la Reactivación: Una vez que hayas cumplido con todas las obligaciones pendientes, solicita la reactivación de tu estatus a través del mismo portal del SAT.
- Consulta tu Nueva Constancia: Después de realizar los pasos anteriores, podrás generar una nueva constancia de situación fiscal desde el portal del SAT para verificar que tu estatus ha sido actualizado.
Recomendaciones Finales
Para evitar volver a tener un estatus de “suspendido”, sigue estos consejos:
- Mantén tus declaraciones fiscales al día.
- Actualiza tu información fiscal regularmente.
- Cumple con todas tus obligaciones fiscales de manera oportuna.
Tabla de Datos de Identificación del Contribuyente
Esta tabla sirve como identificación de la empresa, conteniendo datos que definen tanto a la propia empresa como a su estado actual.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| RFC | El número de identificación fiscal de la empresa. |
| Denominación/Razón Social | Nombre de la empresa |
| Régimen Capital | Tipo de empresa |
| Nombre Comercial | Denominación social + tipo de empresa [Denominación/Razón Social Régimen Capital] |
| Fecha inicio de operaciones | Fecha de constitución de la empresa |
| Estatus en el padrón | Estado de la empresa en el SAT (puede estar activo/no activo) |
| Fecha de último cambio de estado | La fecha en la que se modificó el archivo por última vez. |