Para lograr una gestión eficiente de la información en Control 2000, es fundamental comprender los procesos de exportación y el manejo adecuado de los catálogos. A continuación, se detallan los procedimientos clave para la exportación de documentos y la administración de datos.
Exportación de documentos a Excel
Derivado de la implementación del módulo de exportación a Excel, se incluyó la opción de Exportación dentro del módulo Documentos para poder visualizar los datos básicos de los CFDI que se trajeron desde la integración con Documentos Digitales.
- El listado de Documentos que aparece en el catálogo serán los que están relacionados al RFC; es importante que la cuenta en la que se está posicionado tenga asignado un RFC, de lo contrario aparecerán todos los documentos de todos los RFC que se tienen.
- En las opciones de la derecha se encuentra el botón de "Exp. Excel", una vez que se le dé clic se podrá visualizar el archivo con la información de los CFDI.
- Es importante mencionar que los documentos que se presentarán son los que ya fueron sincronizados con el proceso que está dentro de Documentos, o bien los que ya se contabilizaron dentro de la versión 6.0.
Gestión de catálogos y migración de datos
El sistema cuenta con un nuevo módulo de exportación de datos a diferentes formatos, el cual se accede en la pestaña Herramientas, donde encontramos la opción Tabla o Vistas. Para el ordenamiento de esta información, únicamente basta con dar clic en el encabezado de la columna que se requiere ordenar.
Es importante destacar la diferencia en la estructura de datos:
- La "Vista" es una consulta más elaborada, la cual, en la mayoría de los casos, es la que se muestra en los catálogos o consultas dentro del sistema.
- La "Tabla" es la información de la tabla (campos) en la base de datos.
Administración de clientes y proveedores
En la sección de clientes y proveedores, el sistema permite registrar a cada uno de los entes con los que operará comercialmente la empresa. Ahora, el catálogo de clientes y proveedores está homologado, permitiendo las siguientes funciones:
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- Maneja Destinos: Opción que permite utilizar direcciones adicionales para el cliente.
- Detalle de información: En esta pestaña permite capturar de forma completa la dirección del cliente o del proveedor incluyendo teléfono y correo electrónico.
- Sección de comentarios: Permite agregar algún comentario (solo texto) para el cliente o proveedor.
Si desea iniciar con información precargada, la primera opción sería importar un catálogo de clientes-proveedores que ustedes tengan en existencia; para poder hacer esta importación podrían apoyarse con la guía oficial del sistema. Este proceso asegura una menor posibilidad de generar registros incompletos y facilita la migración desde versiones previas al mantener la conservación de comportamientos conocidos.
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