Facturación es el acto y el resultado de facturar, que es la acción de realizar y/o entregar una factura a nuestros clientes. Se puede entender a la facturación como un requisito legal.
Cada factura que genera una persona o empresa, incluye un componente impositivo. No es lo mismo facturar $100,000.00 que $ 1,000,000.00 pesos por mes. A medida que crece la facturación, también crece el dinero que hay que entregar al estado en concepto de impuestos.
Hasta hace pocos años, la facturación se plasmaba en documentos impresos (es decir, en hojas de papel). Con el avance de la tecnología, actualmente es habitual la facturación electrónica. En este caso, el vendedor o el prestador del servicio deben acceder a un sistema informático y consignar los datos de la operación para generar un documento digital.
¿Qué es una factura y para qué sirve?
Es muy probable que cuando haya realizado una compra al momento de pagar le pregunten si requiere de una factura o bien, esté iniciando una empresa en la cual le soliciten emitirlas para realizar el pago por su servicio.
Las facturas son de suma importancia tanto para profesionales, empresarios o emprendedores, por tanto, todos deberíamos conocer para qué sirven.
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Las facturas son un documento en donde se registra la transacción de un producto o servicio, la cual incluye cierta información importante, para que la autoridad fiscal conozca los movimientos de dinero, IVA y otros impuestos de las personas físicas o morales. Además de tener validez fiscal, es un documento legal, por lo que puede considerarse como una prueba tangible de la transacción entre dos personas.
Quizá suene muy parecido el ticket a una factura, pero el primero no tiene validez oficial, mientras que el segundo es un documento que debe cumplir con ciertos requisitos para ser válido ante la autoridad. En la factura se muestra datos fiscales que sirven para justificar ingresos percibidos.
Evolución de la Factura Electrónica en México
Pero para el 2004 el Servicio de Administración Tributaria aprueba el Comprobante Fiscal Digital mediante el Comité de Facturación Electrónica. En el 2009 el SAT otorga dos opciones para la realización de facturas electrónicas, por medios propios, auxiliares y facturas impresas mínimas, un año más tarde en el 2010 se publica en el diario oficial de la Federación la creación del CFDI o Comprobante Fiscal Digital por Internet.
Tipos de Facturas Electrónicas
Efectuar una adecuada facturación y comprender las diversas modalidades de facturas es esencial para cualquier negocio, ya sea una empresa, una pyme o un trabajador autónomo. Vamos a conocer las principales categorías de facturas electrónicas y sus características. Desde la factura ordinaria hasta la factura simplificada, te explicamos cuál es la adecuada para cada situación.
- Factura de Corrección: Este tipo de factura se usa para corregir errores o realizar modificaciones en una factura previamente emitida.
- Factura Agrupada: Este tipo de factura incluye múltiples transacciones comerciales que han tenido lugar entre las mismas partes durante el período especificado.
- Factura Simplificada: Este tipo de factura se utiliza en situaciones específicas donde no se requiere proporcionar todos los detalles habituales de una factura ordinaria. A diferencia de la factura ordinaria, la factura simplificada no necesita incluir toda la información detallada sobre la transacción del producto o servicio.
- Factura Proforma: Este tipo de factura se utiliza como una especie de presupuesto o cotización detallada de los bienes o servicios que se ofrecen a un cliente potencial. Detalla los productos o servicios ofrecidos, junto con sus precios unitarios, cantidades, y cualquier otro detalle relevante. La factura proforma no lleva un número de factura secuencial como las facturas ordinarias, y generalmente no se firma ni se sella.
- CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet): Este tipo de factura es un documento fiscal digital que se utiliza para respaldar transacciones comerciales.
- Factura de Venta (CFDI de Ingreso): Es emitida por un vendedor para respaldar la compraventa de bienes o servicios a un cliente. Es un registro detallado de los productos o servicios vendidos, su precio unitario, cantidad, impuestos y el monto total a pagar.
- Factura de Servicios: Esta factura detalla los servicios realizados, la cantidad de horas trabajadas (si corresponde), las tarifas por hora o por proyecto, y cualquier otro costo adicional.
- Carta Porte: Es un documento utilizado en el transporte de mercancías por carretera, mar o aire.
Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de facturas vigentes en México, cada uno con sus propias características y usos específicos.
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Factura de Venta (CFDI de Ingreso)
La factura de venta es el comprobante fiscal digital que expide un vendedor para comprobar una transacción ante el cliente y el SAT. En el marco fiscal vigente, la factura de venta se llama CFDI de tipo ingreso y se debe emitir desde un proveedor autorizado (PAC) o la aplicación del SAT.
Las reglas para la emisión del CFDI de ingreso están detalladas en el Anexo 20 “Guía de llenado de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet”. Ahora bien, los requisitos que deben cumplir las facturas de venta cambian cada ciertos años, según la miscelánea fiscal.
Desde el 2022, la versión vigente de facturación en México es el CFDI 4.0, que en pocas palabras requiere que vaciemos más información de nosotros como emisores y del cliente como receptor.
¿Qué contiene el CFDI de ingreso?
La factura de venta es una pieza esencial de la gestión empresarial cumple con varios propósitos cruciales:
- Registro contable: Ayuda a llevar un registro de todas las transacciones comerciales, lo que facilita la gestión financiera.
- Respaldar transacciones: Sirve como evidencia legal de la venta, lo que es vital en caso de disputas o auditorías.
- Cálculo de impuestos: Facilita el cálculo y pago de impuestos, como el IVA, al proporcionar detalles precisos de las operaciones comerciales.
¿Cómo elaborar una factura de venta?
Ahora que comprendes la importancia de la factura de venta, veamos cómo elaborarla en la actual versión 4.0. Asegúrate de seguir estos pasos para crear una factura efectiva:
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- Datos del emisor:
- Nombre o razón social de tu empresa
- Dirección fiscal
- Régimen fiscal
- RFC (Registro Federal de Contribuyentes)
- Datos del receptor:
- Nombre o razón social del cliente
- Código postal del receptor
- Régimen fiscal
- RFC del cliente
- Información del comprobante:
- Folio
- Número de serie del CSD
- Código postal de emisor, con fecha y hora de emisión
- Efecto del comprobante
- ¿Aplica Exportación?
- Detalles de la transacción:
- Clave de los productos o servicios vendidos, de acuerdo con el Catálogo de Productos y Servicios del SAT
- Cantidad y precio unitario de cada ítem
- Clave de la Unidad
- Valor unitario
- Descripción o concepto
- Importe
- ¿Es objeto de impuesto?
- Impuestos:
- Calcula y desglosa los impuestos correspondientes, como el ISR y el IVA retenidos y trasladados
- Incluye el monto total a pagar
- Métodos de pago:
- Moneda
- Forma de pago
- Método de pago (podrá ser Pago en Parcialidades o Diferido cuando no se haya liquidado la venta, o bien, Pago en Una Exhibición cuando se haya pagado).
- Firma y sello:
- Sello digital del CFDI
¿Por qué deberías emitir facturas de venta?
La importancia de emitir una factura de venta oficial no puede ser subestimada. Aquí hay algunas razones clave para hacerlo:
- Cumplimiento legal: Emitir facturas de venta es un requisito legal para los contribuyentes en México. No hacerlo puede resultar en sanciones y multas que van de los 17 a los 90 mil pesos por omisión.
- Control financiero: Las facturas de venta proporcionan una visión clara de tus ingresos, lo que te ayuda a tomar decisiones financieras informadas y a mantener la salud económica de tu empresa.
- Credibilidad: Una factura de venta brinda profesionalismo y transparencia a tus transacciones comerciales. Aumenta la confianza de tus clientes y mejora tu reputación empresarial.
- Facilita la facturación electrónica: En la era digital, la facturación electrónica (factura 4.0) es un requisito legal. Además, emitir facturas electrónicas simplifica el proceso de venta, reduce el uso de papel y agiliza la gestión de documentos.
Características principales de una factura
De acuerdo con Economipedia, la factura representa el justificante de cualquier operación comercial. Sin una factura, la operación no es válida a efectos formales. Aunque no exista un modelo estándar para las facturas, si hay elementos que no pueden faltar. A continuación te compartimos cuáles son, según Economipedia:
- Lugar y fecha de emisión
- Numeración de factura
- Identificación de comprador y vendedor
- Descripción de la operación
- Base imponible de la operación (o contraprestación sin impuestos)
- Impuestos indirectos que gravan la operación (IVA)
- Contraprestación total
- Forma de pago
¿Por qué es importante usar una factura?
El uso más importante es que permite ser un comprobante ante el SAT, si emites una factura puedes justificar tus ingresos percibidos, desglose de IVA y recuerda que un gasto que no se acredite a través de una factura no es un gasto con efectos tributarios, por lo tanto, no podrás incluirlo en la contabilidad de la empresa.
¿Cuándo se debe pedir una factura?
Para el caso de quien solicita la factura, le permite justificar gastos, registrar el IVA que pagó y utilizar el documento para su declaración de impuestos y la mayoría de los cumplimientos que debe realizar ante la autoridad fiscal.
¿Cómo se emite una factura?
Como comentamos, las facturas en México han cambiado desde hace tiempo. Hace poco, tenías que acudir a una imprenta autorizada por el SAT, a imprimir una serie de facturas (muy parecidas a las notas de remisión) que servían para llevar el registro de compras, gastos y cumplimiento de impuestos.
Pero con el tiempo y la llegada de nuevas tecnologías, las facturas han evolucionado a lo que ahora formalmente se conoce como Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI, que es un un archivo en formato XML, para almacenar, publicar e intercambiar cualquier tipo de información, que en este caso cumple con estándares definidos por el SAT.
Factura electrónica CFDI
Los comprobantes fiscales digitales o CFDI deberán contener los siguientes requisitos conforme lo indica la ley:
- La clave del RFC, nombre o razón social de quien los expida y el régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes fiscales.
- El número de folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria.
- El lugar y fecha de expedición.
- La clave del RFC, nombre o razón social; así como el código postal del domicilio fiscal de la persona a favor de quien se expida. Además, debe indicar la clave del uso fiscal que el receptor le dará al comprobante fiscal.
Este tipo de formatos van actualizándose con el tiempo, y por lo tanto los estándares van evolucionando, como los sistemas informáticos, pero esto provoca que muchas personas tengan dudas a cómo realizar una factura correctamente porque los procesos cambian un poco, así como los requerimientos, como por ejemplo la versión 4.0 del CFDI.
¿Qué cambió en la versión 4.0 del CFDI?
En 2022 mucho de lo que se habló fue de la actualización 4.0 para crear el CFDI, porque el primero de julio de ese año entraba en vigor, pero el SAT dió una prórroga para que en enero de 2023 sea la fecha límite para que todos adopten esta nueva versión, que por ahora pueden vivir en conjunto con la 3.3.
Tú como cliente o negocio que emite factura, es importante que conozcas las siguientes consideraciones para que tu comprobante en la versión 4.0 no carezca de requisitos y en consecuencia no la puedas deducir o acreditar para ISR e IVA.
A partir de ahora, con esta nueva versión, el primer elemento que debes verificar es tu clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), la cual muchos se la saben de memoria y que siempre ha sido esencial para generar una factura.
Como segundo punto, deberás poner atención al nombre completo, si es una persona física es el nombre de pila, pero si se trata de una persona moral, es relevante señalar que no se va a escribir el régimen de capital de la persona moral, es decir no pondrás Empresa ABC SA de CV, para efectos del CFDI solamente se va a Empresa ABC.
El punto más relevante en esta actualización es el domicilio fiscal, porque no solo se va a poner la calle, número y colonia, también el código postal, el cual debe corresponder a la base de datos que tiene el SAT, ya que si no es correcto no se va a poder expedir. Así que la dirección debe coincidir con la que tiene el SAT y no es necesario un comprobante de domicilio como el recibo telefónico o de la luz.
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