La facturación es fundamental para la economía formal y la relación entre empresas, consumidores y el fisco. En México, existen diferentes tipos de facturas que se utilizan para distintos propósitos, y cada tipo de factura tiene características y requisitos específicos.
Tipos de Facturas en México
A continuación, se describen algunos de los tipos de facturas más comunes en México:
- Factura Electrónica (CFDI): Es el tipo de factura más común en México, ya que nadie puede emitir una factura que no sea del tipo electrónica. Se emite en formato digital y debe cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Factura Impresa: Es una factura impresa en papel que también cumple con los requisitos del SAT.
- Factura Proforma: Es un documento que se utiliza para ofrecer un precio estimado por la venta de bienes o servicios.
- Factura Rectificativa: Es una factura que se emite para corregir errores en una factura anterior.
- Factura Consolidada: Es una factura que resume varias operaciones realizadas con un mismo cliente en un período de tiempo determinado.
- Carta Porte: Es un documento necesario al transportar mercancías por tierra, aire o mar.
- Factura Simplificada: En ciertos casos particulares, se emplea este tipo de factura que no incluye todos los detalles típicos de una factura regular.
La Obligatoriedad de la Facturación Electrónica en México
A diferencia de otros países, las leyes fiscales en México establecen que es obligatoria la facturación electrónica. Debe cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para ser válida. Tal como señala gob.mx, a partir del 1 de enero de 2014, todos los contribuyentes están obligados a utilizar la Factura Electrónica, independientemente del monto de sus ingresos o del tipo de actividad que realicen.
¿Cómo Generar una Factura en México?
La regla general es que si estás generando ingresos a través de un negocio en México y estás registrado ante el SAT, debes expedir facturas electrónicas. Aquí los pasos para generar una factura en México:
Pasos para Generar una Factura Electrónica (CFDI 4.0)
- Obtener la e.firma: Este es el primer paso, y lo haces en las oficinas del SAT. La e.firma te permite realizar trámites fiscales de manera segura. Para obtener la e.firma debes solicitar una cita online.
- Solicitar el CSD: Con tu e.firma, solicitas el CSD a través del portal del SAT. Este certificado es necesario para firmar digitalmente tus facturas electrónicas.
- Acceder al Portal del SAT: Ingresa al portal del SAT y haz clic en la cinta superior donde dice “Factura electrónica”. Haz clic en el submenú que se despliega y elige la opción “Servicio de facturación CFDI 4.0”. Se abrirá una nueva ventana, donde se te va a solicitar que ingreses tu RFC y una contraseña. También puedes escoger la opción de ingresar con e.firma.
- Llenar la Factura: Una vez enviada la información, el sistema precarga la factura y aparecerá en pantalla para ser llenada. En la primera parte encontrarás el “Comprobante” donde aparece la información fiscal que le suministraste al SAT, así como el tipo de factura, la forma y el método de pago. En el centro del comprobante encontrarás los “Datos generales”. Allí seleccionas el tipo de moneda, en este caso, pesos mexicanos y se inhabilitará la opción “Tipo de cambio”. Ten en cuenta que puedes escoger otro tipo de moneda. El siguiente paso es llenar los “Datos del cliente”.
- Verificar y Guardar: Verifica que toda la información suministrada sea la correcta y haz clic en “Guardar” y el sistema te redirigirá a la ventana de agregar otros productos o servicios en caso de ser necesario. En caso de la venta de productos importados por tu empresa, deberás hacer clic en “Agregar pedimento”.
- Sellar la Factura: Después de verificar que todo esté correcto, haz clic en “Sellar” para que se genere la factura SAT en formato PDF y XML.
¿Qué es una Factura Rectificativa?
Este tipo de factura se usa para corregir errores o realizar modificaciones en una factura previamente emitida. En estos casos no se puede corregir o anular una factura ya emitida sin más, sino que se debe enmendar a posteriori emitiendo un documento nuevo acorde a la legalidad fiscal, pues el cliente no solo la necesita para cuadrar su contabilidad, sino también el emisor para justificar ante Hacienda el impuesto repercutido y encajar los asientos en los libros.
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Situaciones en las que es Necesario Corregir Facturas
Hay diferentes situaciones en las que es necesario corregir facturas. A continuación aclaramos y diferenciamos los términos e indicamos qué se debe tener en cuenta a la hora de enmendar una factura errónea.
Cómo Corregir una Factura no Declarada: La Nota de Crédito
Cuando se emite, una factura puede contener errores ortográficos en el nombre o fallos en el DNI, errores tipográficos menores, en definitiva, que no repercuten en la operación, en la base imponible o en la cuota de IVA repercutida. Si aún no se ha declarado la factura, la rectificación es tan sencilla como informar al cliente y enviarle una nueva factura corregida manteniendo la correlación numérica.
No ocurre lo mismo con las equivocaciones en las operaciones o en las devoluciones, aunque nada es irremediable. Para estos casos se expide una nota de crédito con el importe a devolver que hace las veces de factura negativa y precede a una nueva factura donde se incluye el importe total ya corregido. De esta manera no se pierde la correlatividad (los números de factura no pueden eliminarse o reutilizarse) y sirve para cuadrar los libros y evitar así problemas con la declaración trimestral.
Cuando se emite una nota de crédito se debe hacer referencia a la factura anulada, que se ha de conservar como cualquier otra factura según indica la legalidad fiscal.
Errores en Facturas ya Declaradas: La Factura Rectificativa
¿Qué ocurre cuando ya se han declarado los impuestos de la factura porque pertenece a un trimestre anterior?
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Una factura rectificativa se envía en los siguientes casos:
- La factura enviada no cumple los requisitos legales tal como se indican en el Reglamento de Facturación.
- Se han calculado erróneamente los importes y las cuotas de impuesto.
- Han tenido lugar descuentos o bonificaciones posteriores.
- Se devuelven productos, envases o embalajes.
- Hay una resolución firme que deja sin efecto o modifica las operaciones.
- El destinatario de la factura ha entrado en quiebra y se ha declarado un concurso de acreedores.
Puede expedirse una factura rectificativa dentro de un plazo de 4 años desde la fecha del devengo (fecha de expedición de la factura, es decir, el momento en que se entiende realizado el hecho imponible y en el que se produce el nacimiento de la obligación tributaria principal) y con ella se corrige una factura anterior y se solicita la devolución del IVA soportado y liquidado. Se ha de conservar adjunta a la original y es posible emitir varias facturas rectificativas en un solo documento.
Requisitos de una Factura Rectificativa
Cuando se descubra el motivo por el que se deba emitir una nueva factura que enmiende a una anterior y siempre antes de haber pasado cuatro años, se debe redactar una nueva factura que se adjuntará a la original. Este nuevo documento, además de respetar los requisitos que se establecen como obligatorios, también ha de indicar:
- Los datos que identifican a la factura rectificada. Ten en cuenta que el número de la factura debe pertenecer a una serie diferente a la de las facturas ordinarias (Rect. 01, por ejemplo).
- Motivo por el que se emite (p. ej., pedido extra de pintura) y la corrección en sí.
- El importe, sea positivo o negativo. En este punto hay que señalar que tanto se puede indicar el importe rectificado como el total una vez aplicada la corrección.
También conviene recordar que la Agencia Tributaria podría no aceptar una factura rectificativa negativa en el caso de servicios, puesto que una devolución de mercancías es más fácil de demostrar que la anulación de una prestación.
Concurso de Acreedores
Un ámbito corriente de aplicación de la factura rectificativa cubre una eventual declaración de concurso de acreedores de un cliente. El procedimiento a seguir pasa por enviar en el plazo de un mes desde que se declara concurso una factura rectificativa que modifique la base imponible de la original y anule la cuota repercutida. Hecho esto, el emisor tiene otro mes para informar a Hacienda de las modificaciones adjuntando una copia de ambas facturas, la original y la correctora, y la acreditación que demuestra que el cliente ha declarado concurso de acreedores.
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Consejos Finales
Si errar es de humanos, prevenir es mejor que curar o, lo que es lo mismo, revisa bien las facturas antes de enviarlas, guárdalas todas, tanto las enviadas como las recibidas, factura en cuanto termine el trabajo y ten en cuenta que un software de facturación y contabilidad puede ayudarte a controlar todos esos detalles y evitar males mayores.
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