¡Haz tu día a día más fácil! Aprende cómo consultar las facturas emitidas en el Servicio de Administración Tributaria (SAT). En esta guía, resolverás las dudas de cualquier emprendedor sobre facturas emitidas y recibidas en el SAT: cómo descargarlas, cancelarlas, saber si están pagadas o visualizarlas. Como contribuyentes, es común que necesitemos consultar facturas emitidas o recibidas con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos.
Pero, ¿qué hacer si extraviamos algún comprobante fiscal, o si lo borramos por descuido? ¿O qué tal si solo contamos con la versión impresa del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), pero necesitamos acceder a la versión XML del mismo? Por muy cuidadosos que seamos en nuestra contabilidad, no estamos exentos del extravío de algún documento o de alguna distracción que nos haga olvidar su ubicación. Por ello, si necesitas consultar facturas emitidas o recibidas pero no tienes en claro el procedimiento para hacerlo, en este artículo te guiamos, paso a paso, para que sepas cómo acceder a tus archivos dentro del portal oficial del SAT. Es muy fácil.
¿Por qué es fundamental consultar tus facturas emitidas y recibidas en el SAT?
Guardar facturas electrónicas es fundamental por varias razones, especialmente en términos fiscales, contables y administrativos. Si necesitas comprobar una compra o ingreso, y perdiste la factura, podrías tener problemas si el emisor ya no la tiene disponible.
La importancia del formato XML
Un Comprobante Fiscal Digital por Internet es el formato oficial de la factura electrónica en México. En ocasiones, es posible que cuentes con la representación impresa en formato PDF de alguna factura electrónica. Sin embargo, también es necesario tener la versión XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las declaraciones fiscales. Si tienes la representación impresa de tu comprobante, pero no el formato XML, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas y recibidas puede sacarte de apuros. Además, esta herramienta también es de utilidad para cumplir a cabalidad con tus obligaciones fiscales.
¿Qué son las facturas emitidas y recibidas?
En el SAT, las facturas emitidas son los comprobantes que generas cuando vendes un producto o servicio (eres el emisor). Las facturas recibidas son los comprobantes que te emiten proveedores o prestadores (eres el receptor).
Lea también: Pasos para la consulta y recuperación de facturas electrónicas en el SAT.
Por ejemplo: si vendes por e-commerce y facturas a un cliente, esa es una factura emitida. Si pagas publicidad, paquetería o materia prima y te facturan, esa es una factura recibida.
Obligación legal de conservar tus facturas electrónicas
De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, “los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML”. Es decir que, por ley, tenemos la obligación de almacenar nuestras facturas electrónicas emitidas para ponerlas a disposición del SAT en caso de que requiera una revisión.
De hecho, el Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos “durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas”. Incluso debes conservar aquellas facturas que hayas cancelado, pues estas seguirán formando parte de tu contabilidad.
Ten en cuenta que en caso de presentar una declaración de forma extemporánea, el tiempo que es necesario conservar los documentos corre a partir de la fecha en que lo hayas hecho. La razón para ello es muy sencilla: legalmente, el SAT cuenta con un periodo de cinco años para investigar cualquier irregularidad en las declaraciones que hayas presentado.
Cómo consultar facturas emitidas y recibidas en el portal del SAT
La gran ventaja es que si generas tus comprobantes a través de la aplicación “Mis cuentas” del SAT, todos los ingresos y gastos que hayas registrado a través de la misma quedan automáticamente guardados, por lo que puedes consultar facturas emitidas y recibidas en el propio portal. Si no cuentas con la versión XML de uno de tus comprobantes fiscales, o si extraviaste los archivos que tenías guardados, hay una buena noticia: todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible localizarlas. Solo es cuestión de saber cómo encontrarlas.
Lea también: Aprende a facturar electrónicamente paso a paso
A continuación te presentamos, paso a paso, el procedimiento para consultar facturas emitidas o recibidas a través del portal del SAT:
- Paso #1: Accede al portal del SAT
Para corroborar los comprobantes fiscales que expediste con anterioridad o los que otros contribuyentes expedieron a tu nombre, primero que nada tienes que acceder a la página oficial del SAT.
- Paso #2: Navega a "Factura electrónica" y autentícate
Una vez ahí, deberás dar clic en la pestaña de “Factura electrónica”. La encontrarás en la parte superior, casi en la esquina derecha de la página, ilustrada por un ícono de una hoja y un signo de arroba. El portal te desplegará varias opciones a elegir, de las cuales deberás seleccionar la opción "Cancela y recupera tus facturas".
Presiona el botón "Ejecutar en línea". Inmediatamente te llevará al acceso por contraseña, en donde deberás teclear tu RFC y Contraseña, o bien, ingresar mediante la opción de e.firma. En caso de que ingreses con tu firma electrónica, es necesario que cuentes con JAVA para poder abrir los archivos CER y KEY que el sistema te solicita.
- Paso #3: Elige el tipo de consulta
Una vez que te encuentres dentro del sistema, selecciona la opción "Consultar" para ver tus facturas. Solo debes elegir cualquiera de estas tres opciones, que te desglosamos a continuación:
Lea también: Guía para la Impresión de Facturas SAT
- Consultar Facturas Emitidas: Aquí, podrás acceder a todos los comprobantes que hayas emitido, ya sea a tus clientes y proveedores, así como comprobantes de honorarios, recibos de nómina, notas de crédito y comprobantes de arrendamiento.
- Consultar Facturas Recibidas: En esta opción, podrás consultar todos los comprobantes que hayan sido expedidos a tu nombre. Encontrarás, por ejemplo, las facturas de las compras que realizaste o los servicios que contrataste. Se trata, en suma, de tus gastos o erogaciones.
- Recuperar descargas de CFDI: En esta última opción podrás descargar todos los comprobantes que requieras a través del ícono “Descargar paquete”. Si decides hacer esta descarga masiva, el sistema automáticamente los descargará en un archivo comprimido .ZIP.
- Paso #4: Define tus criterios de búsqueda y descarga
Para consultar facturas emitidas o recibidas, tienes dos opciones: La primera, en caso de que cuentes con tu factura impresa, es buscar mediante el Número de Folio Fiscal (UUID), que consta de 32 dígitos alfanuméricos. Por lo general, podrás ubicar este dato en la parte superior derecha de tu factura. En caso de no contar con la representación impresa, la segunda opción consiste en acceder a tus facturas mediante la fecha en que hayan sido emitidas o recibidas. Puedes buscarlas con una fecha determinada o mediante un periodo específico. Si eliges colocar un rango de fechas, el sistema te mostrará los 500 registros más recientes que tenga, organizados en orden descendiente y agrupados en páginas de 20 registros cada una.
Establece los criterios de búsqueda según tus necesidades, como rango de fechas, RFC del receptor/emisor, estado de la factura, entre otros. Cualquiera que sea la opción que utilices como método de búsqueda, una vez que des clic en “Buscar CFDI”, la página te desplegará los resultados que deseas, acompañados del ícono de descarga (un planeta con una flecha verde hacia abajo). Haz clic en "Buscar" para visualizar los resultados.
En la lista de resultados, identifica la factura que deseas recuperar. Para descargar el archivo XML de una factura específica, selecciona la opción correspondiente en la columna de acciones. Si requieres el archivo PDF, verifica si el emisor lo ha proporcionado; de lo contrario, podrás generar una representación impresa a partir del XML utilizando herramientas externas. Una vez descargados los archivos XML (y PDF, si están disponibles), guárdalos en un lugar seguro en tu dispositivo para futuras referencias o trámites fiscales. El XML se obtiene mediante la opción de recuperación dentro del mismo servicio.
¡Lo lograste! Ya recuperaste tus facturas. Si has seguido todos estos pasos, te darás cuenta de lo sencillo que es consultar facturas emitidas o recibidas que por cualquier razón necesitas. Además, al localizarlas el sistema no solo te da la opción de verlas a detalle para consultar datos como el RFC de la persona física o moral con la que realizaste la operación, el lugar y fecha de expedición de la factura y el importe de la transacción. También puedes elegir si deseas descargar el archivo en PDF, adicional al formato XML que es el que, por ley, te solicita el SAT a la hora de tu declaraciones anuales y mensuales.
Aquí, es necesario verificar el estatus del comprobante fiscal y revisar si cuenta con un complemento de pago registrado. Si no tienes un sistema con el que comprobar el pago por tu cuenta, siempre es posible contactar a tu comprador para verificar la situación con él. Esta debería ser la última opción, ya que puede resultar incómodo para quien realizó la compra.
Si alguno de estos pasos no te ha funcionado, es probable que necesites actualizar la página del SAT a fin de poder consultar facturas emitidas y recibidas. También cerciórate de tener actualizada tu más reciente versión de JAVA. En caso de no contar con ella, el portal del SAT te ofrece la posibilidad de descargarla, por lo que este proceso es verdaderamente intuitivo y fácil de seguir. ¡Y listo! Así de sencillo es consultar facturas emitidas en el SAT.
Cómo cancelar una factura en el SAT
De hecho, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas o recibidas también te da la oportunidad de cancelarlas cuando así lo requieras, ya sea porque se produjo algún error durante la captura de los datos o porque la operación finalmente no se concretó.
Para cancelar una factura emitida, selecciona la opción "Cancelar" en la factura correspondiente. Para cancelar una factura es suficiente con seleccionarla, hacer clic en el botón de “Acciones” , y finalmente en “Cancelar seleccionados”. En caso de que tú seas el emisor, se enviará la solicitud de cancelación al receptor de tu factura. Cuando el proceso se haya completado, el sistema emitirá un certificado de la cancelación del folio fiscal.
Recomendaciones para el almacenamiento de tus CFDI
Después de consultar facturas emitidas o recibidas, es recomendable que procedas a guardarlas, ya sea en tu equipo de cómputo, en una memoria USB, un CD o cualquier otro tipo de dispositivo, pues eventualmente podrías necesitarla para cualquier aclaración ante el SAT.
Simplifica tu contabilidad con un sistema electrónico
Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, también puedes recurrir a algún sistema de contabilidad electrónica que te facilite estas labores.
QuickBooks: una solución eficiente
Tal es el caso de Quickbooks, un software con el que puedes facturar de forma sencilla y controlar tu negocio desde cualquier dispositivo móvil. Con QuickBooks puedes mantener toda tu documentación guardada en la nube, de manera segura, y al alcance de los usuarios que necesites. Además, te permite generar de manera sencilla facturas que cumplen con todos los requisitos estipulados por el SAT. Y también puedes enviar a tus clientes archivos en formato PDF o XML, así como hacer un seguimiento puntual de las facturas que has enviado y del estatus de cada una de las transacciones. Incluso te permite cancelar facturas en un solo clic.
QuickBooks es recomendable sobre todo para las pequeñas y medianas empresas que necesitan tener acceso a su contabilidad electrónica de manera mucho más rápida y organizada. De hecho, con esta herramienta puedes visualizar de forma más sencilla la rentabilidad de tu empresa, ya que el sistema organiza la información de tus gastos y tus proveedores en un solo espacio para que puedas consultarlo rápidamente. Además de rastrear tus facturas, este sistema te permite crear reportes personalizados, de acuerdo a las necesidades que tu empresa requiera analizar. Si todavía no lo has probado, te recomendamos que revises cuál es el plan que se ajusta más a tu medida.
tags: #cómo #consultar #facturas #generadas #por #contribuyente