La correcta y oportuna comprobación de gastos es un pilar fundamental en la gestión financiera de cualquier entidad, asegurando la transparencia y el cumplimiento de las normativas fiscales. Es crucial entender los plazos establecidos y los requisitos específicos para cada tipo de comprobante, desde vales hasta viáticos.
Plazos y Condiciones para la Comprobación de Vales
La puntualidad en la comprobación de gastos es indispensable. Los vales deben comprobarse de acuerdo a los importes solicitados por partida a más tardar en la fecha compromiso señalada en el mismo.
En caso de haber ejercido una menor cantidad se deberá tramitar el Reintegro de acuerdo a sus políticas. Cuando no se erogue la totalidad del importe del vale, el titular responsable debe reintegrar la diferencia en efectivo, cheque certificado o ficha de depósito al Departamento de Caja o Vice-Rectoría, a más tardar en la fecha establecida para la comprobación del vale, indicando el folio del vale y la partida a la que corresponda la devolución, utilizando el formato Reintegro de Efectivo.
Existen condiciones específicas para las comprobaciones parciales. No se aceptarán, para importes menores a $40,000.00, comprobaciones y/o reintegros parciales de vales. Para la comprobación de vales solicitados por importes mayores de $40,000.00 podrán realizarse comprobaciones parciales.
Requisitos de los Comprobantes Fiscales
La validez de los gastos depende directamente de la calidad y el cumplimiento de los comprobantes fiscales. Los documentos deben ser originales.
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Documentos Aceptados y sus Excepciones
Una excepción aplica para las notas que expiden los establecimientos que se encuentran en el régimen de pequeños contribuyentes, que deberán ser copias (Art. 139 Frac. V Ley ISR). Las facturas deberán especificar claramente los bienes adquiridos o servicios contratados (Art.29-A Frac. Los documentos que provengan de negocios que estén bajo el régimen de pequeños contribuyentes, tales como Ticket o tiras de máquinas registradoras aprobadas ante la SHCP, se aceptarán para comprobación de pago, hasta por un monto de $100.00, así como copias de notas de venta que reúnan los requisitos fiscales, establecidos en las fracciones I, II, III del Art. Lomas del Estadio s/nC.P).
Requisitos Fiscales Esenciales en Comprobantes
Para que un comprobante sea válido fiscalmente, debe contener una serie de elementos detallados:
- R.F.C. del emisor.
- Régimen Fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR.
- Contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento: deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes.
- Número de folio y sello digital del S.A.T. referidos en la fracción IV, incisos b) y c) del art. 29 de C.F.F.
- Lugar y fecha de expedición.
- R.F.C. de la persona a favor de quien se expida.
- Cantidad, unidad de medida y clase de mercancía o descripción del servicio que amparen.
- El valor unitario consignado en número.
- Monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse en su caso.
- Señalar la forma de pago, en caso de tarjeta mencionar últimos cuatro dígitos.
- Número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.
- En caso de la opción de facturas impresas por impresor autorizado hasta 2010: deberá contener los requisitos anteriores además de fecha en que se incluyó la autorización por el SAT, número de aprobación por SICOFI y la leyenda de “la reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales”, en caso de personas físicas que tributan conforme al Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales y Régimen Intermedio incluir leyenda de “efectos fiscales al pago”.
- En caso de la opción anterior la emisión de facturas por personas morales del Régimen Simplificado: los comprobantes deberán llevar la leyenda de “Contribuyente del Régimen de Transparencia”.
El fundamento legal para estos requisitos se encuentra en el Artículo 29, fracción V del Código Fiscal de la Federación, y los Art. 83 Frac. VII, 84 Frac. IV del Código Fiscal de la Federación.
Verificación de Autenticidad
Los contribuyentes deberán de comprobar autenticidad de los comprobantes consultando en la página de internet del SAT, si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si al momento de la emisión del comprobante fiscal digital el certificado que ampara el sello digital se encontraba vigente y registrado.
Deducción de Gastos y Desafíos Comunes
La deducción de gastos es un proceso complejo que presenta varios desafíos para las empresas. La recopilación de comprobantes, la discrepancia fiscal, y en caso de los viáticos, corroborar que la información de las facturas sea la requerida por las autoridades fiscales, son los principales problemas de la deducción de gastos para las empresas. Son procesos que en ocasiones toman tiempo de más, o que pueden generar multas en caso de un dato faltante.
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Normativa Específica para Viáticos y Gastos de Viaje
Los viáticos son un tipo de gasto con regulaciones particulares. Los empleados que reciban sus viáticos en tarjeta de nómina, tienen la obligación de guardar los comprobantes que amparan estos depósitos.
Los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero, son deducibles cuando se destinan al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilómetros de la persona beneficiaria del viático o cuando aplique dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde el establecimiento del contribuyente.
Adicionalmente, las personas físicas que reciben viáticos y sean erogados en servicio del patrón, podrán no comprobar con documentación de terceros hasta un 10% del total de viáticos recibidos en cada ocasión, sin que en ningún caso el monto que no se compruebe exceda de $15,000.00 en el ejercicio fiscal de que se trate. Las cantidades no comprobadas se considerarán ingresos exentos para los efectos de impuesto sobre la renta, siempre que además se cumpla con los requisitos del artículo 32 (28 LISR publicada en el DOF al 11/12/2013) Fracción V de la Ley.
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