Con el cierre del ejercicio fiscal, es fundamental que las empresas y patrones tengan claridad sobre los tiempos límite para la expedición de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina. La normativa fiscal mexicana, específicamente la Regla Miscelánea 2.7.5.1., establece que el plazo para emitir los recibos de nómina depende directamente del volumen de trabajadores o asimilados a salarios que tenga el patrón.
La regla de oro es clara: debes timbrar tu recibo de pago de nómina en la misma fecha en que realizas el pago (la erogación). No obstante, la RMF ofrece flexibilidad, permitiendo ventanas de días hábiles posteriores al pago para certificar y poner a disposición el comprobante de nómina.
Plazos para el timbrado de nómina
De acuerdo con el artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), posterior al pago efectivo tienes de 3 a 11 días hábiles de tiempo para timbrar la nómina, según el número de trabajadores o asimilados a salarios que tengas:
- Empresas pequeñas (1 a 50 empleados): Tienen hasta 3 días hábiles posteriores al pago.
- Empresas medianas (51 a 100 empleados): Cuentan con 5 días hábiles.
- Empresas grandes (101 a 300 empleados): Disponen de 7 días hábiles.
- Corporativos (301 a 500 empleados): El plazo se extiende a 9 días hábiles.
- Grandes empleadores (Más de 500 empleados): Tienen un máximo de 11 días hábiles.
Es importante destacar que, aunque el timbrado se realice dentro de estos días posteriores, la fecha de expedición y entrega se considerará legalmente como la fecha en que se efectuó el pago real.
Consideraciones clave para el CFDI 4.0
Debes utilizar el CFDI 4.0 con el Complemento de Nómina versión 1.2. Deberás usar el Método de Pago PUE (Pago en Una Sola Exhibición) y el UsoCFDI “CN01 - Nómina”. Un error en la fecha de timbrado o la superación de los plazos legales puede comprometer la deducibilidad de los salarios, una de las partidas más importantes para cualquier negocio.
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Buenas prácticas y correcciones
Para mantener la operación de tu nómina fluida y evitar problemas con la autoridad fiscal, te recomiendo adoptar estas prácticas:
- Valida la identidad del trabajador: Antes de timbrar, utiliza la herramienta del SAT para verificar el RFC de tu colaborador.
- Actualiza tus catálogos: Asegúrate de que los catálogos del SAT (como el de percepciones, deducciones o tipos de nómina) estén siempre actualizados en tu sistema.
- Cuadra los totales: Verifica meticulosamente que las sumas de percepciones, deducciones y otros pagos en el complemento coincidan con los campos correspondientes en el concepto del CFDI, sin importes negativos.
- Proceso de corrección: Si detectas un error, no intentes corregirlo “parchando” el CFDI. La RMF otorga una facilidad para corregir CFDI de nómina del ejercicio en curso; puedes cancelar y sustituir durante todo el ejercicio hasta el vencimiento de la declaración anual.
No se permiten importes negativos en el complemento de nómina, de acuerdo con la Guía de llenado del SAT. Es crucial que no se utilicen importes negativos y que el cálculo del ISR se realice conforme a la periodicidad real del pago.
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