La contabilidad en línea es el mecanismo por medio del cual los contribuyentes deben enviar al SAT el catálogo de cuentas de forma inicial, la balanza de comprobación mensualmente y la de cierre de periodo, adicional al reporte de pólizas con sus auxiliares solamente cuando el SAT lo solicite. Para cumplir con esta normativa, el contribuyente deberá generar por medios propios o con apoyo de algún software comercial los archivos XML con el detalle de su Contabilidad Electrónica.
FiscoClic es un sistema vía internet para la administración de recursos empresariales para las micro y pequeñas empresas que incluye el módulo contable. Esta plataforma facilita el cumplimiento al generar automáticamente el XML del catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas con auxiliares, tal como indica el SAT. Además, permite crear tu catálogo y relacionar las cuentas con el código agrupador del SAT en segundos.
Estructura y gestión del catálogo de cuentas
Un Catálogo de Cuentas es el índice de las cuentas contables que toda empresa tiene en su esquema financiero. Es el índice donde de manera ordenada se describen los nombres y números de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, dependiendo de la contabilidad económica de una empresa. Debe ser lo suficientemente adaptable para que se pueda integrar las cuentas que se exigen para llevar el control de la empresa.
Funcionalidades clave en FiscoClic:
- Crea en automático tu Estado de resultados y Balance desde que capturas la primera póliza.
- Genera, consulta y elimina tus pólizas contables de forma amigable.
- Copia y pega pólizas de periodos antiguos al periodo actual en un clic.
- Guarda las pólizas más utilizadas como plantillas y ahorra tiempo de recaptura.
- Relaciona los CFDI en las pólizas contables como indica la ley.
- Puedes generar reportes en PDF y Excel de tus cuentas, balanzas y pólizas sin ningún tipo de problema.
Cumplimiento legal y formato XML
Es importante destacar que, independientemente del sistema o plataforma utilizados, es responsabilidad del contribuyente resguardar en medios electrónicos todos los archivos XML generados en sus sistemas. El formato es similar al que ya funciona para las facturas electrónicas: archivos con terminación .xml, según la especificación que se encuentra en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal.
Aunque mucha gente utiliza Excel para su contabilidad, es fundamental entender que el envío al SAT requiere el formato digital estandarizado. No hay que confundir la ley con el hecho de que se “deba” tener un sistema instalado en una computadora específica para cumplir; el uso de plataformas en la nube como FiscoClic permite cumplir con estas obligaciones de manera eficiente y centralizada.
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| Concepto | Detalle administrativo |
|---|---|
| Plazo Personas Morales | A más tardar el día 25 del mes siguiente |
| Plazo Personas Físicas | A más tardar el día 27 del mes siguiente |
| Formato de archivo | XML (comprimidos en .zip) |
| Validación | Firma con la FIEL del contribuyente |
Se ha planteado la posibilidad de que los sistemas informáticos puedan enviar la contabilidad en automático a una nueva figura que es el prestador de servicios de recepción de documentos digitales (PSRDD), aunque por el momento el contribuyente subirá manualmente sus archivos XML de la contabilidad electrónica al SAT por medio del buzón tributario.
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