La contabilidad de costos es una disciplina que se encarga de registrar, clasificar y analizar los costos relacionados con la producción y la venta de bienes y servicios de una empresa. Esta es fundamental en la gestión de las empresas, ya que proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas. Desempeña un papel esencial, proporcionando información relevante para evaluar las diferentes alternativas y seleccionar la opción más rentable.
¿Qué es el Flujo de Costos?
Al hablar de flujos, se piensa en la movilidad de algo. De manera similar, en las empresas dedicadas a la transformación, debe existir un flujo adecuado de los materiales, mano de obra, insumos, costos indirectos, etc. Por ejemplo, en una fábrica de muebles se debe revisar que todo lo anterior se esté aplicando de la forma más conveniente para optimizar los recursos con el fin de obtener el mayor porcentaje de ganancias.
El término “Flujo de costos” está orientado a la característica de movilidad que tienen los costos y, por ende, los resultados en general. Es conocido que un Estado de Resultados, un Estado de Costos o un Estado de Flujo de Fondos no son estáticos, referidos a un momento determinado del tiempo, sino con relación a un período de tiempo.
Son aquellas partidas de costos que, de acuerdo al criterio de devengado, ya están comprometidas y constituyen activos para la Organización. A medida que los activos se van utilizando se transforman en costos durante el período analizado.
Importancia del Sistema de Costos
El término «sistema de costos» se utiliza porque implica un enfoque sistemático y estructurado para recopilar, clasificar, asignar y analizar los costos. Este sistema permite a un negocio conocer el costo de producción de sus productos o servicios, lo que es esencial para la toma de decisiones empresariales, como establecer precios, evaluar la rentabilidad de un producto, definir el número de unidades, tomar decisiones de inversión y controlar los gastos. Además, el término «sistema» implica que los costos se registran y se manejan de manera continua y consistente a lo largo del tiempo. Los sistemas de costos pueden ser simples o sofisticados, dependiendo de la naturaleza y la complejidad de la empresa.
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Control de Gastos y Eficiencia
La contabilidad de costos es una herramienta eficaz para controlar los gastos en una empresa, ya que permite identificar áreas en las que se pueden reducir costos o mejorar la eficiencia en la utilización de los recursos. Permite identificar los costos asociados a la producción de bienes o servicios y evaluar su eficiencia. Asimismo, ayuda a identificar los costos variables, que están directamente relacionados con el nivel de actividad de la empresa, y los costos fijos, que no varían con el nivel de actividad. El análisis de costos permite identificar costos innecesarios o excesivos en la empresa, como gastos de publicidad ineficientes o de personal no productivo.
Toma de Decisiones Estratégicas
La contabilidad de costos permite evaluar la rentabilidad de los productos o servicios ofrecidos por una empresa, lo cual es clave para tomar decisiones estratégicas. Permite calcular el margen de contribución de cada producto o servicio, que es la diferencia entre el precio de venta y los costos variables asociados a su producción. Además, posibilita calcular el punto de equilibrio, es decir, el nivel de ventas necesario para cubrir todos los costos y alcanzar el punto de rentabilidad. También permite analizar la rentabilidad de diferentes segmentos o líneas de productos de la empresa. La información de costos puede ayudar a decidir si es más rentable producir internamente o externalizar ciertas actividades o procesos.
La función de la contabilidad de costos es brindar información detallada a la gerencia. Es necesario identificar, medir, acumular e interpretar la información de los gastos de la empresa. Al analizar los costos de producción, las empresas pueden identificar las áreas en las que se están realizando gastos innecesarios o ineficientes y tomar medidas para reducirlos. Para establecer precios de manera efectiva, hay que tener en cuenta todo lo que cuesta fabricar un producto. Si el precio es demasiado bajo, la venta no cubrirá los gastos. Si es demasiado alto, la empresa corre el riesgo de quedarse fuera del mercado. Las pequeñas empresas necesitan saber exactamente cuánto cuesta fabricar cada producto específico, incluyendo no solo los gastos de la planta de producción, sino todos los costos.
Tipos de Costos
Los costos de producción pueden dividirse en dos grandes categorías:
- Costos Directos o Variables: Son proporcionales a la producción, como la materia prima. Varían en función del volumen de producción y afectan directamente a la toma de decisiones sobre la ampliación y a la precisión de las previsiones.
- Costos Indirectos o Fijos: Son independientes de la producción, como los impuestos que paga el edificio. Se mantienen iguales independientemente del rendimiento de los procesos de producción y son predecibles. Sin embargo, siguen afectando a los precios y a la rentabilidad, ya que se reparten entre todas las unidades que se producen.
Algunos costos no son ni fijos ni directamente proporcionales a la producción y se conocen a veces como SEMIVARIABLES.
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Diferencia entre Costos de Producción y Costos de Fabricación
La diferencia entre costos de producción y costos de fabricación es crucial. Si usted se equivoca en esto, sus precios se verán afectados, al igual que el control de costos. La mayoría de los fabricantes realizan un seguimiento de lo que cuesta fabricar sus productos. Pero si eso es todo lo que mide, se está perdiendo la mitad del panorama.
- Costos de Fabricación: Cubren simplemente los gastos directos necesarios para fabricar un producto dentro de sus instalaciones. Las materias primas, los costos directos de mano de obra y los gastos generales de fabricación son costos directos. Los costos de fabricación se capitalizan en el inventario y se convierten en parte del valor de su producto en el balance general.
- Costos de Producción: Abarcan un ámbito más amplio. Incluyen todos los costos de fabricación, además de los gastos de venta, generales y administrativos (SG&A) y los gastos de investigación y desarrollo (I+D). Los costos de producción son todos los gastos en los que se incurre al fabricar y entregar un producto. Estos costos generales y gastos generales se producen fuera de la fábrica, pero deben cubrirse para que el negocio funcione y, por lo tanto, para que su producto llegue a los clientes. Incluyen gastos adicionales que afectan su estado de resultados como costos del período.
Por ejemplo, el ensamblaje de una bicicleta puede costar $200 en materiales y mano de obra, pero si se añaden los costos de diseño, almacenamiento y salarios de ventas, el costo total de producción puede ascender a $260.
El término «sistema de costos» se utiliza porque implica un enfoque sistemático y estructurado para recopilar, clasificar, asignar y analizar los costos.
Cálculo de los Flujos de Costos
En el sector productivo, es fundamental calcular el costo de producción de los diferentes productos fabricados. La contabilidad de costos permite:
- Calcular el costo de los materiales utilizados en la producción como materias primas o componentes.
- Calcular el costo de la mano de obra directa e indirecta utilizada en la producción.
- Calcular el costo de distribución de los productos fabricados, como el de transporte, de almacenamiento o de comercialización.
- Calcular el costo del personal utilizado en la prestación de los servicios, como sueldos, beneficios y costos de formación.
- Calcular el costo de infraestructura requerida para la prestación de los servicios, como costos de alquiler, de mantenimiento o de equipos.
- Calcular el costo de las actividades de comercialización y publicidad utilizadas para promocionar los servicios.
- Calcular el costo de la atención al cliente, como el costo de personal de atención al cliente o el de canales de comunicación.
El costo promedio (o costo unitario) es sencillo: divida sus costos totales de producción entre el número de unidades que ha fabricado. Usted necesita esta cifra para tomar decisiones sobre precios y analizar márgenes. Esto es importante porque, si puede fabricar y vender una unidad más por un precio superior a su costo, probablemente debería hacerlo.
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Los costos de producción se calculan sumando todos los gastos necesarios para fabricar y vender un producto. Esto incluye los costos directos de fabricación (materiales, mano de obra, gastos generales de fábrica), más los gastos de venta, administrativos y otros gastos generales de la empresa. El resultado refleja el costo total de hacer llegar un producto al cliente, no solo lo que ocurre en la planta de producción.
Métricas Fundamentales
Hay tres métricas que son fundamentales para el seguimiento de costos:
- Costo Total de Fabricación: Todo lo que se gasta dentro de la fábrica para producir bienes, como acero, operadores de máquinas y la electricidad que alimenta una línea CNC.
- Costo de los Productos Fabricados (COGM): Muestra el valor total de los productos que ha completado durante un periodo.
- Costo de los Bienes Vendidos (COGS): Representa el costo de todo lo que se ha vendido en un periodo fiscal.
El análisis de costos estándar es una herramienta utilizada para comparar los costos reales con los costos estándar o presupuestados para evaluar el desempeño de la empresa. Permite analizar el rendimiento de los recursos utilizados en la producción como la mano de obra, los materiales o la maquinaria. También puede utilizarse para establecer precios de transferencia entre divisiones o departamentos de una empresa.
Métodos de Costeo en Contabilidad
Hay dos formas principales de aplicar la contabilidad de costos:
Costeo por Órdenes de Producción
Este es un método utilizado por empresas que producen bienes o servicios de forma personalizada o bajo encargo. Consiste en asignar los costos directos e indirectos a cada orden de producción o proyecto específico. El costeo por trabajo requiere ensamblar componentes que puedan identificarse por separado. Por ejemplo, una mesa tiene componentes distintos (tablero, patas, herrajes) y costos de mano de obra directa bien definidos asociados a ella.
Costeo por Procesos
El costeo por procesos es un método utilizado por empresas que producen bienes o servicios de forma continua o en grandes cantidades. Este método consiste en asignar los costos directos e indirectos a cada proceso productivo en lugar de asignarlos a cada producto o servicio individual. Es un método de contabilidad de costos de producción utilizado para productos similares con pocas variaciones. Como los productos son idénticos o casi idénticos, es difícil hacer un seguimiento directo de los costos de producción de las unidades individuales. Funciona de forma diferente, buscando un costo promedio por unidad o lote de producto. En este modelo, se tendrá en cuenta todo lo relacionado con la producción del producto y se dividirá por el número de unidades o volumen fabricado. En lugar de hacer un seguimiento de los costos por unidad, el costeo por procesos promedia los costos a lo largo del proceso de fabricación.
Los costos pueden asignarse tanto al producto terminado como al inventario WIP (trabajo en proceso). Durante la fase de recopilación de información del sistema de costeo por procesos, los costos se tabulan por departamento y fase de fabricación.
Existen tres métodos de costeo básicos en el costeo por procesos: Promedio ponderado, FIFO (primero en entrar, primero en salir) y el método estándar de costeo. El método estándar también puede utilizarse junto con cualquiera de los dos primeros. El método a utilizar depende de diversas variables.
Pasos para el Costeo por Procesos:
- Analizar el inventario: Es necesario conocer el flujo de productos durante el periodo contable.
- Calcular unidades equivalentes: Los cálculos de costos se realizan utilizando unidades terminadas. Cualquier artículo de inventario de trabajo en proceso que no esté completado debe convertirse en unidades equivalentes de producción.
- Calcular los costos totales aplicables: Hay que sumar todos los costos asociados a la producción. Esto incluye los costos directos de material, así como los costos indirectos de conversión.
- Calcular el costo por unidad: Para obtener el costo por unidad, divida los costos de producción totales del periodo contable entre el número de unidades equivalentes totales.
- Asignar costos: Por último, los costos totales se asignan proporcionalmente a las unidades de producto terminado y a las unidades equivalentes de producto no terminado.
Métodos Específicos de Costeo por Procesos:
- Método del Promedio Ponderado: Este método combina el inventario WIP inicial con los costos totales de producción del periodo actual y, a continuación, calcula un único costo por valor unitario equivalente. Aplica uniformemente este costo promedio a todas las unidades, tanto terminadas como parcialmente terminadas, durante el periodo contable. Es el método más sencillo porque elimina la necesidad de realizar un seguimiento de los costos a lo largo de distintos periodos. Sin embargo, también es el menos preciso, ya que incluye unidades de producción incompletas.
- Método FIFO (First-In, First-Out): Este método difiere del promedio ponderado en que mantiene los costos de inventario iniciales separados de los costos del período actual. Su principal característica es que aplica los costos del periodo anterior a las unidades que ya estaban en curso al inicio del periodo, mientras que a las unidades nuevas se les asignan los costos del periodo actual. Aunque es más complejo, proporciona un mayor detalle y una visión cronológica más clara de los costos.
- Método de Costos Estándar: Este método asigna los costos promediando los costos asignados a cada proceso o fase de producción entre todas las unidades producidas en un periodo de tiempo determinado. Es especialmente útil para analizar las variaciones entre los costos reales y los costos estándar. Estas variaciones ayudan a identificar ineficiencias, orientar los ajustes de los procesos de producción y garantizar que los estándares sigan siendo precisos a lo largo del tiempo.
El costeo por procesos está diseñado específicamente para la fabricación por procesos continuos, en la que se producen grandes cantidades de productos idénticos o similares. Prácticamente cualquier producto mezclado, en lugar de ensamblado, se beneficiará del costeo por procesos. Las industrias que producen grandes volúmenes de productos similares o idénticos, como las de procesamiento de alimentos, fabricación de pinturas, productos farmacéuticos y refinado de petróleo, suelen utilizar el costeo por procesos para simplificar el seguimiento de los costos y mejorar la eficiencia de la producción.
Optimización y Reducción de Costos
Reducir los costos de producción significa encontrar los desperdicios en la fabricación y eliminarlos. Los desperdicios del proceso cuestan dinero. Las prácticas ajustadas como las 5S (clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y mantener) o el mapeo de la cadena de valor le ayudan a reducir el exceso de movimiento, los desechos y el tiempo de configuración. Revise también sus listas de materiales y rendimientos. Si su lista de materiales indica 10 pies de acero pero constantemente está usando 10.5 pies, ese medio pie adicional está desapareciendo en algún punto -por ejemplo, recortes, errores de medición o un mal acomodo del material. No contribuye a su producto, pero sigue consumiendo el presupuesto de materia prima. Empiece por sus productos de mayor volumen o por los materiales más costosos.
Las campañas de reducción de costos se desvanecen porque provienen de arriba hacia abajo y terminan cuando la presión disminuye. Lo que funciona es integrar un proceso de mejora continua en su cultura. Se mantiene porque proviene de las personas que realizan el trabajo. Kaizen, Six Sigma o incluso un simple programa de sugerencias otorgan a su equipo un sentido de pertenencia y generan ahorros continuos. Un operador de maquinaria que detecta un problema recurrente en la configuración puede ahorrar más dinero en un mes que el informe de un consultor acumulando polvo en un estante. Para empezar, realice reuniones semanales de cinco minutos en equipo en las que los empleados compartan una cosa que les haya ralentizado.
Seguimiento de Costos Reales
Las estimaciones ocultan problemas. Si fija los precios de los productos basándose en el costeo estándar, es posible que esté dejando de ganar dinero o que lo esté perdiendo sin saberlo. Los costos estándar del año pasado no tienen en cuenta los aumentos de los precios de los materiales, los ajustes salariales o los cambios en la eficiencia de este año. Es fundamental realizar un seguimiento de los costos reales de materiales, mano de obra y gastos generales. El seguimiento de los costos reales consiste en registrar lo que realmente se ha gastado, no lo que se había presupuestado: cada compra de materiales, cada hora registrada, cada factura de servicios públicos asignada a la producción. Cree una lista clara y completa de los costos de fabricación y documéntela.
Los costos de producción incluyen más que la planta de producción. Piense en los gastos administrativos, los costos de mercadotecnia y ventas y otros gastos generales. Un flujo de trabajo de aprobación que involucra a cinco personas antes de que se apruebe una orden de compra de $200 es un gasto general. Los tres sistemas diferentes que utiliza su equipo para realizar el seguimiento del mismo trabajo también lo son. Es necesario dar un paso atrás y analizar su sistema: ¿cómo y qué tipos de procesos de flujo de trabajo puede optimizar aún más? Elimine los pasos que no aportan valor. Si alguien revisa un documento solo para pasárselo a la siguiente persona sin tomar ninguna decisión, ese es un paso que puede eliminar. Es posible consolidar algunos proveedores de la cadena de suministro, reducir los ciclos de aprobación redundantes o automatizar el seguimiento de los pedidos para mejorar el acceso a los datos de ventas. Estos costos operativos adicionales reducen los márgenes, al igual que el desperdicio de materiales. Sin embargo, son más fáciles de pasar por alto porque no siempre son visibles de inmediato. Las pequeñas ineficiencias se acumulan.
La Tecnología en la Gestión de Costos
Por muy útiles que sean las hojas de cálculo, a menudo limitan el acceso a información relevante. Se colapsan cuando varias personas necesitan los mismos datos y el control de versiones se convierte en adivinanzas. El seguimiento de costos en tiempo real permite detectar problemas mientras aún se pueden solucionar. Un aumento repentino en el costo de los materiales se refleja de inmediato en sus finanzas, no tres semanas después, cuando ya se ha comprometido con los precios de los clientes.
La mayoría de los fabricantes desconocen sus verdaderos costos de producción, trabajando con estimaciones y hojas de cálculo, calculando los márgenes a ojo. El software MRPeasy automatiza el seguimiento de los costos y proporciona acceso en tiempo real a sus datos financieros. Está diseñado para fabricantes y distribuidores que han superado las hojas de cálculo, pero no quieren un sistema ERP masivo con costos de implementación de seis cifras. Poder calcular con precisión los costos y los tiempos de entrega con un solo clic, basándose en datos de fabricación reales, es una ventaja significativa. Saber cuánto cuesta realmente fabricar un producto es una de las mayores ventajas que un sistema ERP ofrece a los pequeños fabricantes. Cuando se pueden ver los costos reales de un producto antes de enviarlo, es más fácil fijar los precios y gestionar el flujo de caja.
Las pequeñas y medianas empresas de fabricación por procesos confían en el costeo de procesos para aumentar la productividad y controlar los costos. Un sistema de costeo preciso es vital para tomar decisiones de presupuesto informadas. Hacer un seguimiento del inventario y las materias primas, la eficiencia de los procesos y los costos de producción siempre ha sido importante para la fabricación. Sin embargo, dado que la mayoría de las PYMES compiten ahora en un mercado global, controlar estos elementos que afectan los resultados y los márgenes de ganancia es crucial para el éxito continuo.
Los avances tecnológicos basados en hardware facilitan el seguimiento de los costos de producción en puntos críticos del proceso. Estos dispositivos rastrean el consumo de servicios públicos, como gas, agua y electricidad. Los sensores también pueden controlar la eficiencia de los procesos e identificar cuellos de botella en las líneas de producción. Con los sistemas conectados a IoT, el uso de servicios públicos en los procesos de fabricación puede separarse y contabilizarse por tiempo o ubicación.
Las soluciones de software de fabricación se unen a los humanos para el seguimiento de inventarios, la planificación de pedidos y el costeo por procesos. El software MRP (planificación de necesidades de materiales) abarca todos los recursos de fabricación. Con capacidades para monitorear y reportar los costos operativos, la mano de obra y otros gastos relacionados con los procesos de producción, se puede generar un análisis preciso de los costos de fabricación para el costeo por procesos. El software MRP elimina las suposiciones y el potencial de error humano. Estas soluciones son escalables y están diseñadas para crecer en capacidad a medida que crece y se amplía la capacidad del fabricante.