Introducción a los Anticipos de Clientes
Hemos detectado entre nuestros clientes y lectores que se tienen dudas sobre el registro contable de los anticipos de clientes y sus efectos contables, por lo que hemos redactado el presente artículo, tratando de dar solución a dichas dudas. El manejo de Anticipos es una forma más de poder formalizar operaciones de venta con clientes. Entre las diferentes formas de pago y de cobro que existen, una de las más utilizadas es la del anticipo de clientes, que se trata en realidad de un adelanto anterior a la entrega efectiva del producto o del servicio acordado.
¿Qué es un Anticipo de Clientes?
El anticipo de cliente es la solución para una situación muy común: un cliente quiere comprar nuestro producto o contratar nuestro servicio y nosotros, para poder satisfacer sus necesidades, solicitamos que avance una parte del importe total a modo de anticipo. Dicho de otra forma: esta es la forma más sensata de hacer frente a una orden de compra que no estamos en posición de asumir. En un anticipo de clientes, el comprador suele efectuar una entrega económica a la empresa vendedora a cuenta de un suministro que se dará más adelante en el tiempo.
Los anticipos del cliente se utilizan cuando recibe un pago de un cliente, pero no hay ninguna factura con la que se pueda liquidar el pago. Por lo general, cuando acepta anticipos o depósitos de sus clientes antes de que se entreguen los bienes o servicios o antes de que exista una factura en su sistema, querrá registrar el efectivo como un pasivo en lugar de un activo en su plan de cuentas.
La Importancia de los Anticipos en la Gestión Comercial
Hay ocasiones en las que, para poder servir tu producto o proporcionar tu servicio, necesitas una inversión de capital sustanciosa. Hay veces en las que esa inversión te puede resultar menos accesible que otras: es en estos casos cuando debes plantearte sistemas de pago alternativos como, por ejemplo, la posibilidad de recibir un anticipo por parte de tus clientes.
También es frecuente que se establezca un anticipo de clientes para conseguir un aplazamiento en los pagos, aunque en estas circunstancias se suele trabajar con pagarés, de manera que se eviten potenciales retrasos más adelante.
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Consideraciones Contables y Fiscales del Anticipo
Es indispensable considerar que los registros contables se deben realizar en función a la naturaleza de la transacción y no a sus regulaciones jurídicas. La diferencia entre los criterios Financieros y fiscales difieren en la definición de un anticipo de clientes, lo que muchas veces genera confusión en los profesionales de la contabilidad. La legislación fiscal puede marcar lineamientos diferentes a los de las NIF, como es el ejemplo de los anticipos de clientes, por lo que para efectos contables debemos analizar la “sustancia” de la operación para su registro. No se conoce o no se ha determinado el bien o servicio que se va a adquirir o el precio del mismo al momento de recibir el anticipo.
Contabilización de Anticipos de Clientes
Una vez tengas este aspecto solucionado, es hora de meterse en faena con lo que nos interesa aquí y ahora: ¿qué es y cómo se contabiliza un anticipo de clientes?
La Cuenta 438: Anticipos de Clientes
Al considerar los anticipos de clientes, hemos determinado que estos se clasifican como pasivos. La respuesta, en este caso, también es simple: nos encontramos ante un pasivo. Un anticipo de clientes genera por sí mismo un compromiso entre vendedor y comprador, por lo que desde el punto de vista contable hay que computarlo como deuda, lo que significa que la empresa debe a su cliente un bien adquirido (o, en su defecto, un servicio contratado).
Para ello vamos a necesitar recurrir al Plan General Contable (PGC); específicamente, a la cuenta 438. Esta es una cuenta que forma parte del pasivo corriente del balance y que se abona con la entrega de efectivo (que, a su vez, va con cargo a una cuenta de tesorería). De acuerdo a la actual normativa contable, una operación de anticipo de clientes se contabiliza en la cuenta 438 como ‘Anticipos de clientes’. El avance entregado por el cliente se registra en la mencionada cuenta 438 y quedará registrado como un pasivo. Sea por cualquiera de estas dos razones, hay que cargar en la cuenta 438 la cancelación, siempre que se devuelva al cliente el dinero entregado a cuenta.
Imaginemos que un cliente nos encarga material para su restaurante, y que le pedimos por anticipado el 40% del importe para cubrir gastos. La fecha límite de entrega es en 30 días. Se trata de un pasivo en tanto que deuda contraída con el cliente: le debemos al cliente el servicio o producto que nos hemos comprometido a entregarle.
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El Tratamiento del IVA en los Anticipos
Aun así, lo más probable es que te haya asaltado la gran pregunta a la hora de contabilizar un anticipo de clientes: ¿se incluye IVA o no? Esta vez, por suerte, nos encontramos ante una gran pregunta con una respuesta sencilla: este tipo de anticipos siempre lleva asociado el devengo del IVA y, por lo tanto, tendremos que tener en cuenta este impuesto a la hora de realizar el apunte contable pertinente.
El IVA habrá que ingresarlo en el trimestre de la fecha en que se perciba el anticipo. Como hemos visto en el punto anterior, el IVA se devengará en el trimestre en el que se haya efectuado dicho cobro mediante el modelo 303 y descontarla de la factura total, como veremos en un ejemplo más adelante. Es fundamental prestar especial atención al momento de declarar las facturas emitidas.
Cuando se realiza el servicio: en este apunte debemos reflejar el importe total, eliminar el anticipo y devengar el IVA de la parte que falta por cobrar.
Ejemplo práctico: Supongamos que una empresa de diseño gráfico acuerda un proyecto con un cliente por un total de 15.000 euros. Imaginemos que un cliente realiza un pedido de 1.000 euros más IVA (21%) y realiza una transferencia del 50% en concepto de anticipo. Si el cliente realiza un anticipo de 5.000 euros, la factura de este anticipo incluirá el IVA sobre esta cantidad. En este caso, el IVA se calculará sobre los 5.000 euros. Cuando se emita la factura final, se aplicará el IVA sobre los 10.000 euros restantes que deberá pagar el cliente, después de descontar el anticipo.
Configuración de Anticipos de Clientes en Microsoft Dynamics AX 2012 R3
Para una correcta gestión de los anticipos de clientes en AX 2012 R3, es necesario realizar una serie de configuraciones previas en el sistema.
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Configuración de Tipos de Movimiento
Es crucial dar de alta los tipos de movimiento exclusivos para Anticipos. Se debe identificar el tipo de movimiento para la nota de crédito de anticipos. Para ello, registra la afectación Ventas /Compra con valor -1, indica el formato y señala que se trata de CFD > Nota de crédito. Del mismo modo, identifica el tipo de movimiento para la Factura de anticipos, registra la afectación Ventas /Compras con valor 1, indica el formato, señala que se trata de CFD > Factura y asigna la Longitud de serie correspondiente.
Perfiles de Impuestos y Cuentas Contables
Valida que tu perfil de impuestos de ventas cuenta con las cuentas contables correspondientes. Registra una cuenta contable en tu catálogo de cuentas, bajo el concepto Anticipo de clientes, consulta con tu Contador. Asigna esa cuenta de Anticipos de clientes en la sección Cuentas de la ventana Datos de la empresa, localizando el campo Anticipos y registrando como valor la cuenta correspondiente. Esto se parametriza en AX 2012 R3 en las entidades de los códigos de impuestos como pudimos ver en la cápsula que dedicamos exclusivamente a la gestión de impuestos en el curso de Contabilidad General.
Servicios de Inventario para Anticipos
En el módulo Inventarios, registra el servicio ZANTICIPO = Anticipo de clientes. Indica el código y descripción, agrega la unidad de medida ACT y márcalo como servicio, y agrega su clave CFDI. Registra también el servicio ZANTICIPOC = Aplicación de Anticipo. Para este último, indica el código y descripción, agrega la unidad de medida ACT y márcalo como servicio, y agrega su clave CFDI.
Perfiles de Contabilización de Clientes
Los Perfiles de Contabilización contienen las cuentas contables que van a tener asociados los clientes y será la entidad decisoria que tendrá efecto para la elección de la cuenta de balance. En general, el proceso para crear un perfil de contabilización que se puede utilizar para anticipos es el mismo que el proceso para crear otros perfiles de contabilización. La principal diferencia es la cuenta principal que selecciona en el campo Extracto de cuenta.
Parámetros Principales de Clientes
Hay dos parámetros principales de clientes que debe tener en cuenta al configurar el sistema para anticipos de clientes.
Proceso de Gestión de Anticipos de Clientes en AX 2012 R3
Generación y Registro de Anticipos
- Genera un pedido a un cliente con quien manejas anticipos, selecciona el almacén de surtido.
- Define el Uso correspondiente.
- Se genera el documento Factura de anticipo AF0000011 con referencia al pedido original P00446.
- A través del botón Depósitos genera el depósito del anticipo del cliente.
- Timbra la factura.
- Se generó también una nota de crédito de anticipo AN0001006.
- Cuando crea el diario de pagos del cliente, para cada anticipo debe establecer la opción Asiento del diario de anticipos a Sí en la página Diario de pagos de clientes. En el campo Cuenta de contrapartida, seleccione la cuenta de contrapartida del pago.
Aplicación del Anticipo
Para aplicar el anticipo, elige el almacén de facturación y registra el número de pedido al que se aplicará el anticipo.
Gestión Integral de Clientes en Microsoft Dynamics AX 2012 R3
A lo largo de este curso dominaremos todos los principales conceptos y entidades que forman parte de la parametrización y puesta en marcha del módulo de clientes.
Pilares de la Configuración de Clientes
Comenzaremos explicando los principales pilares en los que se sustenta la configuración de la contabilidad con la gestión de clientes, basándonos en comprender correctamente la gestión de los grupos de clientes y por supuesto el impacto que esto tienen en los perfiles de contabilización. El siguiente punto será revisar los campos y configuración de los multivencimientos, entendiendo los tipos de asignación que permite AX 2012 R3 para su configuración.
Creación y Mantenimiento de Clientes
En la cápsula sobre la gestión de clientes nos meteremos de lleno en la comprensión de los campos que vienen dentro de la ficha de un cliente, aprendiendo a crear y mantener nuevos registros y a gestionar tanto las transacciones abiertas como cerradas. Como es obvio, la creación y mantenimiento de los clientes será uno de los procesos de mayor importancia dentro del ERP. Crearemos nuevos clientes y entenderemos como el sistema gestiona sus transacciones abiertas (refiriéndonos a sus facturas pendientes) y cerradas (obviamente a las liquidadas).
Facturas de Servicios y Gestión de Cobros
En el siguiente punto comenzaremos a registrar nuestras primeras facturas de clientes en el sistema a través de la funcionalidad de las facturas de servicios. Esta tipología de facturación se caracteriza porque no interviene ningún movimiento de inventario y aprenderemos a configurar plantillas para agilizar su uso y control. Las facturas de servicios en AX 2012 R3 nos permitirá registrar facturas a clientes de una manera muy sencilla puesto que sus datos principales para el registro únicamente serán el cliente y la cuenta contable de ingreso.
La gestión del cobro nos permitirá hacer un seguimiento sobre la morosidad de los clientes, y al acabar esta cápsula estaremos capacitados en poder configurar los periodos de vencimiento que queremos controlar, los agentes de cobro y las secciones de clientes. La gestión de cobros permitirá en AX 2012 R3 controlar la morosidad y los vencimientos de los clientes de una forma muy práctica. Por último para finalizar esta sección, aprenderemos a configurar las cartas de cobro y los intereses de demora que pueden llevar asociados.
Diarios de Pagos y Liquidaciones
La cápsula siguiente se centrará en poder hacer liquidaciones a los clientes a través de los Diarios de pagos teniendo en cuenta opciones como llevar a cabo cobros anticipados o entender perfectamente el formulario de propuestas de pago. A través de esta cápsula entenderemos cómo utilizar los diarios de pagos en AX 2012 R3, utilizando la función para liquidar transacciones desde las líneas o a través de las propuestas de pago.
Gestión de la Cartera de Efectos a Cobrar
A través de esta cápsula entenderemos el propósito de la funcionalidad de la cartera de efectos a cobrar en AX 2012 R3, basado en la gestión de los efectos aceptados por el cliente desde su creación hasta su cobro definitivo. 5 serán los tipos de diarios que tendremos que entender para operar y dominar la gestión de la cartera. Como es obvio, todo efecto parte de una factura o varias facturas y para este cometido requeriremos de los diarios de creación de letra de cambio. A partir de aquí, aprenderemos a enviar los efectos al banco a través de los diarios de envío. El efecto en el estado enviado puede adquirir 2 caminos, uno, que desgraciadamente el banco te devuelva tu efecto y por tanto se considere como un impago o 2 que el envío haya conseguido su objetivo y por tanto pueda liquidarse. Pues bien para estos 2 escenarios de nuevo tendremos 2 diarios bien diferenciados, el diario de impago de letras de cambio y el diario de liquidación. AX 2012 R3 al ser un ERP multidivisa permitirá registrar transacciones en diferentes monedas. Dependiendo de los movimientos que se lleven a cabo entre varias divisas, habrá empresas que tengan unos tipos de cambio actualizados diariamente, y otros con tenerlos una vez al mes les será suficiente para poder lanzar la revalorización.