Las percepciones y deducciones en la nómina son los conceptos que determinan cuánto gana y cuánto se descuenta a un trabajador en cada periodo de pago. Estos conceptos son fundamentales para calcular la nómina sin errores, cumplir con la ley y evitar sanciones fiscales. En esta guía te explicamos qué es percepción y qué es deducción en una nómina, cómo identificar cada concepto en los recibos, cómo emitir comprobantes fiscales y qué buenas prácticas puede aplicar el área de RR.HH. para simplificar este proceso. Conocer y clasificar correctamente los tipos de nómina es esencial para el cumplimiento fiscal, la estabilidad laboral y la eficiencia administrativa.
Cuando un colaborador recibe su pago, muchas veces no comprende a detalle por qué el monto final es diferente al salario acordado.
¿Qué son las Percepciones en la Nómina?
Las percepciones corresponden a los ingresos que recibe el colaborador por su trabajo. Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar el monto, si es en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo. Dentro de este concepto se incluyen aquellos ingresos que son obligatorios según la legislación laboral y que se establecen siempre que se crea una relación obrero-patronal. Es decir, el salario y las prestaciones de ley, por ejemplo. De la misma forma, también se deben incorporar las percepciones adicionales que muchas empresas entregan como salario emocional o como un ingreso extra y que deben reflejarse en la nómina.
El salario bruto es el total de percepciones que recibe un trabajador antes de aplicar cualquier descuento. En la Ley Federal del Trabajo se determinan cuáles son las distintas percepciones que deben ser añadidas al salario base de todo trabajador al momento de calcular su nómina. Algunas de estas percepciones son obligatorias, mientras que otras son opcionales. Estas últimas dependen de la voluntad del empleador, pero también muchas veces del desempeño de los colaboradores. Como dijimos, las percepciones obligatorias son aquellas que establece la ley laboral.
Percepciones Obligatorias
Las percepciones obligatorias son aquellas que la ley laboral exige, o que se tornan obligatorias cuando el desempeño o labor de los trabajadores las causa. Entre ellas se encuentran:
Lea también: Utilidad de la auditoría de fórmulas
- Salario: Esta es la retribución que debe pagar el empleador al trabajador por su labor.
- Aguinaldo: Esta es una de las prestaciones de ley que deben figurar obligatoriamente en la nómina.
- Vacaciones: Otra de las prestaciones de ley es el descanso anual remunerado para los colaboradores.
- Prima vacacional: También es una prestación de ley y determina la cantidad a pagar a los trabajadores cuando gozan de sus vacaciones.
- Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU).
- Horas extra: En el artículo 66 de la LFT se establece que la jornada laboral puede prolongarse por circunstancias extraordinarias, sin exceder nunca de 3 horas diarias ni de 3 veces en una semana.
- Descansos trabajados.
- Festivos.
- Prima dominical.
- Vales de despensa.
- Fondo de ahorro.
- Alimentación y habitación: Esta percepción cuenta como previsión social siempre y cuando se entregue en forma onerosa a los trabajadores.
Percepciones Adicionales
Además de las anteriores, también hay percepciones que son adicionales, es decir no están contempladas en la ley laboral y quedan a criterio de cada empleador ofrecerlas e incluirlas en la nómina:
- Bonos.
- Comisiones: Otra forma común de incentivo son las comisiones, generalmente asociadas a las ventas que genera el trabajador.
- Pagos en especie: Además de los vales de despensa, hay otros pagos en especie que también pueden entregarse e incluir en la nómina.
¿Qué son las Deducciones en la Nómina?
Las deducciones son los conceptos que se restan del salario bruto del trabajador. Las deducciones en la nómina son todos los valores que se quitan o retienen del salario de los trabajadores. A diferencia de las percepciones, donde hay conceptos obligatorios y otros no obligatorios, en el caso de las deducciones es muy importante seguir la ley. Lo importante es entender que el empleador no puede imponer sanciones o multas sobre el salario de sus trabajadores y, en función de ello, hacer deducciones.
Solo se permiten deducciones contempladas por ley.
Tipos de Deducciones
Las deducciones pueden ser obligatorias por ley o voluntarias con el consentimiento del trabajador:
- Seguro Social (IMSS): Se deben deducir las aportaciones del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
- Impuesto Sobre la Renta (ISR): Es la forma con la que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público recauda impuestos de los salarios del trabajador.
- Fondo de vivienda (Infonavit): Esta deducción aplica cuando el colaborador solicita un crédito en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (Infonavit) para adquirir un inmueble.
- Pagos al patrón / Deudas contraídas con la empresa.
- Cuotas sindicales.
- Pago de la renta.
- Pago a caja de ahorro: Este es un beneficio que ofrecen algunas empresas para que los empleados puedan ahorrar una parte de su sueldo. En caso de contar con la prestación de caja de ahorro o cooperativas, se puede realizar la deducción de ello con la conformidad del trabajador y sin exceder el 30% de su sueldo.
- Cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro: En este caso, hablamos de una deducción contemplada en la ley laboral, pero que es voluntaria para el trabajador.
- Fondo para el retiro: El Sistema de Ahorro para el Retiro es otra deducción opcional y voluntaria para cada colaborador.
La Importancia de las Bases Fiscales y Fórmulas en la Nómina
La configuración de las bases fiscales determinan la parte gravada, exenta y lo que no se va a acumular en cada obligación como son: ISR, IMSS, INFONAVIT, PTU, Impuesto sobre nóminas e Impuesto local. Configurar los parámetros de percepciones y deducciones permite que tu nómina se calcule de manera precisa, evitando errores y asegurando el cumplimiento de obligaciones fiscales.
Lea también: Excel para Contadores: Ejemplos
Clasificación de Bases Fiscales
Para la correcta aplicación de las percepciones y deducciones, se utilizan diversas clasificaciones:
| Base Fiscal | Definición |
|---|---|
| Gravado | Toda la percepción grava. |
| Exento | Toda la percepción es exenta. |
| Parcialmente gravado | El resultado de la formula es gravado. |
| Parcialmente exento | El resultado de la formula es exento. |
| No definido | No aplica para ningún acumulado, ni exento ni gravado. |
| Calendario | Aplica de manera general a los trabajadores, pudiendo aplicar a algún clasificador. |
Configuración de Percepciones y Deducciones
Crear o dar de alta percepciones y deducciones te sirve para establecer qué conceptos integrarán la nómina y cómo se aplicarán a cada trabajador. A través de este registro defines si un importe se sumará o descontará, la forma en que se calculará, a quién afectará y en qué tipo de nómina se utilizará. Esto te permite controlar el impacto en el salario, en los acumulados del período y del año, así como en el cálculo de impuestos y otras obligaciones.
Elementos Clave en la Configuración de Conceptos
Al registrar y configurar una nueva percepción o deducción, es necesario establecer la siguiente información:
- Clave: Debe contener cuatro caracteres. El primero será una P (percepción) o D (deducción), seguido de tres números consecutivos del 001 al 999.
- Estatus: Define el comportamiento del concepto. Puede ser:
- Alta: Se aplica la percepción o deducción en la nómina y se mostrará en los recibos de los trabajadores; en el período siguiente se sumarán los acumulados.
- Baja: Los montos no se calcularán, pero el concepto seguirá apareciendo en el catálogo. Al realizar el corte anual, las percepciones y deducciones con este estatus son eliminadas del catálogo.
- Cálculo: Las percepciones y deducciones con este estatus se utilizan principalmente para cálculos intermedios, pero no aparecen desglosadas en el recibo. Sin embargo, los montos de las percepciones y deducciones se acumularán al crear el siguiente período.
- Inactiva: No se utilizan en los cálculos, pero se encuentran en el catálogo para su uso en posteriores nóminas. Cuando se realiza el corte anual, no se eliminan del catálogo.
- Descripción: Indica el nombre que identificará a la percepción o deducción.
- Fórmula: Establece el importe fijo o el procedimiento de cálculo. Si la percepción o deducción aplica destajo, el monto capturado se multiplicará por el valor definido en el campo Fórmula. Si no aplica destajo ni tiene fórmula, el importe capturado en Cantidad se reflejará directamente en el recibo de nómina.
- Aplicación: Indica cómo afectará la percepción o deducción a la nómina (General o Individual).
- Nómina: Define el tipo de nómina en la cual se aplicará el concepto que se está registrando, ya sea normal o especial.
- Tipo de percepción: El tipo seleccionado determinará la forma en que la percepción contribuirá al salario diario integrado de los trabajadores.
- Impuesto sobre la Renta (ISR) para gratificaciones anuales, Participación de Utilidades (PTU) y primas: Al activar esta opción, indicas al sistema que el cálculo del ISR deberá realizarse conforme a lo establecido en el Artículo 174 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), aplicable a percepciones extraordinarias como aguinaldo, PTU, prima dominical y prima vacacional.
- Pago en especie: Indica que el concepto se cubrirá con un beneficio distinto al efectivo, como vales de despensa.
- Aplica destajo: Permite calcular el importe según productividad (unidades vendidas, horas trabajadas, piezas terminadas, etc.).
- Prestaciones de previsión social: Al activar este campo, indica al sistema qué percepciones de previsión social tienen los trabajadores.
- Clave del calendario: Determina cómo se generarán los acumulados.
- Recibos electrónicos / Clave SAT: Asigna la clave oficial del catálogo del Servicio de Administración Tributaria (SAT) correspondiente al concepto. Es importante recordar que con motivo de la entrada en vigor de la revisión E del complemento 1.2 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina, se agregan nuevas claves SAT. Las claves SAT 1003, 1006 y 1999 normalmente deben llevar las bases fiscales en “No definido”. Si no están así, el sistema impedirá timbrar.
Al definir las claves de conceptos como el Impuesto local y el Subsidio para el empleo, podrás administrar correctamente los pagos y generar recibos electrónicos confiables, facilitando la gestión eficiente de tu personal. El sistema incluye la deducción para calcular el impuesto local aplicado por tu estado. Por omisión, se asigna la clave D101. Si tu base de datos se creó con NOI, la deducción se asigna automáticamente como D101. El artículo décimo de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) establece los términos para el manejo de deducciones. Por ello, el sistema incorpora las deducciones Subsidio para el empleo y Subsidio para el empleo aplicado, asignando por omisión las claves D100 y D111.
También se configuran datos para recibos electrónicos como la Entidad SNCF, clave necesaria para que las entidades adheridas al Sistema Nacional de Coordinación Fiscal (SNCF) identifiquen el origen de los recursos utilizados en el pago de la nómina del personal, y el Origen del recurso, clave requerida para identificar el origen del recurso destinado al pago de nómina del personal que presta servicios subordinados o asimilados a salarios en las dependencias. Estos datos son obligatorios para la emisión del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
Lea también: Ejemplos Prácticos de Fórmulas Contables
Generación de Recibos Electrónicos (CFDI de Nómina) y Cumplimiento Fiscal
Es crucial emitir CFDI de nómina timbrado correctamente. Las percepciones extras deben timbrarse también. Calcular y retener ISR, IMSS e Infonavit, así como enterar impuestos y cuotas en tiempo y forma, y declarar ante el SAT en medios electrónicos son responsabilidades ineludibles. Un manejo incorrecto puede generar problemas legales, multas fiscales, inconformidad entre los empleados y errores en el cálculo de impuestos o prestaciones.
Para asegurar el correcto timbrado y cumplimiento:
- Solicita la constancia fiscal del trabajador (RFC, régimen, etc.).
- Revisa los topes de ISR y cuotas del IMSS actualizados.
- Informa al trabajador cada concepto en su recibo.
- Usa software actualizado que automatice el timbrado.
Buenas Prácticas en la Gestión de Nóminas para Recursos Humanos
Sin dudas, todo lo referido al salario de los trabajadores es un asunto sensible para la fuerza laboral. Por eso, tu equipo de RR.HH. debe encargarse de llevar tranquilidad a los colaboradores. En el caso concreto de las percepciones y deducciones, una de las prácticas a considerar es preguntarle al trabajador qué quiere ver reflejado en su nómina. Es decir, hemos visto antes que hay percepciones y deducciones adicionales o voluntarias. RR.HH. puede dar a conocer esas alternativas, explicar cómo funcionan y cuál sería el impacto en la nómina. Además de ofrecerle al personal la oportunidad de decir a cuáles aplicar. Y, sin dudas, la mejor práctica que se puede implementar desde el área de talento es respaldar todo este trabajo con un software de RR.HH.
Capturar movimientos de percepción o deducción a varios trabajadores permite aplicar el mismo concepto de nómina a diferentes empleados en un solo proceso. Esta opción es útil cuando necesitas registrar de manera rápida conceptos como bonos, descuentos u otros movimientos que deben reflejarse en el mismo período de nómina, evitando hacerlo de forma individual y facilitando el control de la información.
tags: #formulas #de #percepciones #y #deducciones #noi