La contabilidad financiera es una herramienta para la toma de decisiones empresariales que ofrece información a todo aquel que sepa interpretarla. El principal objetivo de la contabilidad es poder agrupar los apuntes contables de las operaciones diarias, para así poder emitir unos estados financieros que representen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
En el mundo económico existen inversores y ahorradores que buscan invertir sus ahorros, quienes tienen exceso de fondo. En ese mismo mundo hay empresas, empresarios y emprendedores, que buscan fondos para financiar sus proyectos de inversión. El flujo de la información se produce en función de la actividad económica, y las empresas han de ofrecer información a los inversores y a los intermediarios financieros. Los inversores aportan fondos a las empresas para llevar a cabo las actividades o los depositan en los intermediarios financieros, quienes los proporcionan a las empresas. Como contrapartida, hay un retorno por parte de la empresa en la que ellos han colocado sus excedentes de liquidez. Ese retorno también puede venir por parte del intermediario financiero.
La información proporcionada a los inversores tiene que estar vigilada o tasada. Debe haber un regulador contable que establece y fija las normas contables a seguir por las empresas. Además, en ocasiones se requiere de un auditor de cuentas, que asegura el cumplimiento de esas normas.
El reto del análisis financiero moderno no es la escasez de información, sino el ruido. La calidad del análisis financiero es directamente proporcional a la calidad de sus fuentes.
La contabilidad como sistema de información
Actualmente, el párrafo 3 de la NIF A-1 “Estructura de las Normas de Información Financiera”, establece que la contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Por ello, se dice que “en la actualidad, las empresas no pueden competir si no cuentan con sistemas de información eficientes, entre ellos destaca el sistema de contabilidad.
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Un sistema se define como “un conjunto de procedimientos, procesos, métodos, rutinas, técnicas o máquinas y equipos, unidos por alguna forma de interacción regulada, para constituir un todo organizado”. Respecto a los sistemas de información para la administración, éstos pueden definirse como aquello que está “diseñado para proporcionarles a los administradores de una organización los informes que necesitan para estar al corriente de la situación actual y comprender las implicaciones y poder tomar y aplicar las decisiones apropiadas de funcionamiento.” Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa.
Un sistema de información contable puede ser definido como “la combinación del personal, de los registros y de los procedimientos que un negocio utiliza para satisfacer sus necesidades de información financiera”, de ahí que se considere a la contabilidad como un “sistema de información que mide las actividades de las empresas, que procesa esa información hasta convertirla en reportes y que comunica los resultados a quienes toman decisiones.” Los principios, métodos y procedimientos relativos a la incurrencia, clasificación, registro y reporte de las transacciones de una organización son fundamentales para este sistema.
Características clave de la información contable
El Plan General de Contabilidad hace referencia a los requisitos que debe cumplir la información contable que compone las cuentas anuales. Entre estos requisitos se destacan:
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Integridad: Deriva de las palabras de origen latino “integritas” o “integritatis”, haciendo referencia su significado a la totalidad de un conjunto de cosas. La integridad es el estado de lo que está completo, es decir, que no carece de ninguna de sus partes. Pero no solo la información contable debe ser íntegra, también debe serlo el contable que la registra en el software contable. Los profesionales de la contabilidad deben tener una intachable reputación.
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Relevancia: La información que emana de la contabilidad es relevante cuando es útil para la toma de decisiones económicas. Para ello, debe ser de utilidad para evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien, para confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente.
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Fiabilidad: La información contable es fiable cuando está libre de errores materiales y es neutral. Esto significa que está libre de sesgos y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar. Para que la información contable sea fiable tiene que cumplir el requisito de la integridad.
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Comparabilidad: Esta debe extenderse a las cuentas anuales de una empresa como a las de diferentes empresas en el mismo momento y periodo de tiempo. Las cuentas anuales de las empresas deben poder compararse, para poder contrastar su situación financiera y rentabilidad.
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Claridad: Debe existir un razonable conocimiento de las actividades económicas, la contabilidad y las finanzas empresariales.
Por lo tanto, si la información contable es fiable e íntegra, los usuarios internos y externos podrán utilizar los informes que emite la contabilidad.
Clasificación de las fuentes de información contable
Fuentes de información internas
Las fuentes internas son las generadas por la propia actividad de la empresa. Estas son esenciales para el análisis financiero y la gestión interna.
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Estados Financieros: El Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Flujos de Efectivo y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto son la base del análisis.
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Datos Operacionales: Datos de facturación en tiempo real, pedidos pendientes, rotación de stock y cobros pendientes.
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Información Financiera Detallada: La posición de liquidez inmediata, el detalle de créditos y préstamos vivos, los límites disponibles y las fechas de vencimiento.
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Planificación y Control: Los presupuestos aprobados y las previsiones de cierre son fuentes internas de referencia para el análisis de desviaciones.
Para asegurar la calidad de estas fuentes, el software contable que utilicemos y los profesionales que lo manejan son cruciales. Debemos contar con un buen programa contable que nos garantice que no se produce ningún tipo de error informático que distorsione los apuntes contables que se van introduciendo. Los profesionales contables que generen la información contable deben registrar los apuntes correctamente. El liderazgo, la integridad y la profesionalidad del director financiero o jefe de contabilidad es imprescindible.
Para garantizar la integridad de la información contable, es fundamental realizar un checklist que incluya:
- Balance de sumas y saldos.
- Cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación.
- Partidas abiertas.
- Conciliaciones bancarias.
- Existencias. Deben coincidir las existencias que se encuentran en el almacén con las que refleja el saldo de la cuenta de existencias.
- Revisar mayores contables.
- Asientos de cierre de ejercicio.
- Amortizaciones.
Fuentes de información externas
Para contextualizar el rendimiento propio, es imprescindible mirar hacia fuera. La diferencia entre un análisis financiero descriptivo y uno estratégico radica en la comparación con empresas reales del sector. Cuando estas condiciones se cumplen, el benchmarking permite responder preguntas de alto valor estratégico como: ¿Está mi margen bruto por encima o por debajo de la media del sector? ¿Mi nivel de endeudamiento es compatible con lo que soportan empresas similares?
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Registro Mercantil: Es donde todas las sociedades españolas depositan sus cuentas anuales, convirtiéndolo en la fuente de información financiera más completa y representativa del tejido empresarial español. Los datos del Registro Mercantil son cuentas anuales individuales de empresas concretas, lo que permite un benchmarking real. Las empresas depositan sus cuentas hasta 7 meses después del cierre del ejercicio (30 de junio + 1 mes del Registro).
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Empresas especializadas en informes: Una vez que las compañías depositan sus cuentas anuales en el registro mercantil, empresas especializadas en ofrecer a sus clientes informes de información mercantil y financiera descargan esta información para actualizar sus informes. Pero además de nutrirse de las cuentas anuales, disponen de otras fuentes de información, principalmente para conocer el comportamiento de pagos. Estos informes son utilizados por todo tipo de empresas, desde pymes a empresas del IBEX. Es importante verificar que la información que se utiliza es correcta, ya que, aunque estas empresas utilizan tecnología Big Data para optimizar el tratamiento de toda la información que poseen, puede haber algún tipo de error, así como información desactualizada que nos puede interesar actualizar para mejorar nuestro rating.
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Banco de España (CIRBE): El Banco de España ofrece estadísticas financieras sectoriales a través de una API moderna, pero con una limitación estructural: son datos agregados por sector. Además, con un certificado digital podemos obtener la CIRBE de la empresa, donde podemos ver los pasivos bancarios de la sociedad comunicados al Banco de España por las entidades financieras con las cuales la empresa está endeudada. Estos informes son utilizados por las entidades financieras para la concesión de créditos, pero también puede haber algún error en la notificación de la información al Banco de España.
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Certificados y declaraciones: Los contables y financieros con responsabilidad en la confección de las cuentas anuales de la empresa se esfuerzan por conseguir que éstas representen la imagen fiel de la sociedad, para lo cual a veces tienen que cotejar sus estados financieros con otras fuentes de información externas. Estos certificados pueden ser solicitados a una empresa por sus entidades financieras para la concesión de créditos, o también pueden ser necesarios para optar a contratos con Administraciones Públicas o para poder recibir determinadas subvenciones. La utilidad de este certificado es similar a la del certificado de estar al corriente de pagos con la Agencia Tributaria y suele utilizarse de forma complementaria. Este certificado es necesario para obtener subvenciones, participar en los procesos de concesión de contratos del sector público y para el supuesto de contratas y subcontratas.
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Informes sectoriales: También son relevantes los informes sectoriales, que permiten conocer la situación actual de un sector y señalar la dirección previsible de su evolución.