Hoy en día, las organizaciones requieren profesionales que optimicen los procesos y reduzcan cualquier posibilidad de amenaza que pueda impedir el cumplimiento de los objetivos. La profesión que engloba esta necesidad de mejorar continuamente es la de gerente de auditoría interna, ya que este cargo vela por el bien de las organizaciones y su optimización. En este artículo, veremos cuáles son las responsabilidades de la gerencia y cuáles son las habilidades de estos profesionales.
Qué es la Auditoría Interna
Establecer y cumplir metas, sin importar su tamaño, es una de las bases de la sociedad. Sin embargo, en la actualidad, alcanzar objetivos parece no ser la meta final, sino la norma en cualquier actividad.
Las organizaciones invierten cada vez más dinero y tiempo en tener equipos de trabajo para dedicarse a la identificación de puntos de mejora dentro de sus procedimientos. De esta manera, buscan cancelar amenazas y reducir los riesgos que puedan afectar las operaciones y los objetivos establecidos.
La auditoría interna es responsable de crear herramientas que garanticen el correcto funcionamiento dentro de las organizaciones y detecten los puntos óptimos, de mejora o de riesgo.
El director de auditoría en las empresas o instituciones es el responsable de la inspección y evaluación de las organizaciones, gubernamentales o no gubernamentales. Asimismo, aunque estos procesos son más comunes en las entidades de mayor tamaño, esto no excluye la posibilidad de ser ejecutadas por pequeñas o medianas empresas.
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Objetivos de la Auditoría Interna
Las auditorías suelen ser más recurrente en los sectores económicos, pero pueden ser realizadas en cualquier sector, ya que el objetivo de la auditoría interna no es solo ubicar pérdidas de dinero o actividades fraudulentas, sino también optimizar todas las operaciones internas de las organizaciones y verificar que se sigan los principios de legalidad.
Por este motivo, las auditorías son una parte fundamental de las empresas e instituciones, ya que buscan mejorar los procedimientos actuales y detectar problemas como estafas, fraudes o desvíos de dinero. Además, permiten realizar un seguimiento actualizado de las actividades internas de las organizaciones.
Los objetivos de la auditoría interna son:
- Localizar los puntos de eficiencia de las organizaciones.
- Realizar un control de inventarios.
- Verificar y evaluar la información contable.
- Generar informes útiles para la toma de decisiones de la organización.
- Comparar las características de la organización con otras del mismo sector.
- Evaluar la aplicación de controles operativos y financieros.
- Realizar investigaciones extraordinarias.
- Verificar que se cumplan los planes de acción de la dirección.
La auditoría interna debe ser un instrumento para dictar las buenas prácticas, facilitar el cumplimiento de objetivos, eliminar amenazas y reducir los riesgos que pongan en peligro a las organizaciones.
Puesto como Gerente de Auditoría Interna
El cargo de director de auditoría interna tiene como objetivo buscar que el nivel de incertidumbre de las organizaciones sea mínimo. Esto significa que este puesto está basado en la responsabilidad de reducir los riesgos a los cuales están expuestas las empresas o instituciones y de mejorar sus procesos actuales para potenciar su desempeño y reducir errores.
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Habilidades de un Gerente de Auditoría Interna
Entre las diversas aptitudes de los gerentes de auditoría interna, es importante que cuenten con una impecable integridad y altos estándares éticos. De esta manera, pueden ser seleccionados para cumplir con la responsabilidad de ver que las actividades de la organización estén dentro de las regulaciones internas y las normas legales nacionales.
A continuación, veremos otras habilidades importantes para este puesto de trabajo.
Comunicación
Cualquier puesto de dirección o gerencia requiere excelentes habilidades de comunicación.
Esta habilidad es útil para establecer la comunicación entre el equipo de auditoría y, más importante aún, expresar claramente los cambios en la organización a todos los involucrados, de manera escrita y oral.
Manejo de Tiempo
Para realizar este trabajo, se necesita implementar procesos en el equipo que mejoren la productividad. Esto incluye hacer uso de nuevas tecnologías, priorizar actividades y delegar actividades en función de las habilidades del equipo y de las fechas de entrega.
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Iniciativa
Los gerentes de auditoría interna son responsables de iniciar procedimientos, implementar nuevas mejoras y buscar puntos débiles en las organizaciones.
Esto significa que deben manejar, de manera independiente, las actividades que consideren más importantes y actuar de manera preventiva y no reactiva.
Pensamiento Analítico
Otra clave importante es la habilidad de recibir grandes cantidades de datos e información y de interpretarlos de manera correcta para realizar las correcciones adecuadas.
El puesto de gerente de auditoría interna requiere llegar a conclusiones a partir de las investigaciones realizadas y desarrollar los pasos sucesivos para resolver los problemas y mejorar los procesos de la organización.
Cuando buscamos empleo o queremos obtener una promoción a la dirección de auditoría, es importante leer la descripción del puesto de gerente de auditoría interna publicado en las vacantes. De esta manera, podemos individuar los requisitos y competencias necesarias para acceder al cargo.
Funciones de los Gerentes de Auditoría Interna
Dentro de las organizaciones, los auditores internos se encargan de proporcionar la información sobre la revisión de las actividades y las operaciones, así como proporcionar recomendaciones en las áreas o tareas con oportunidades de mejora o que presenten algún riesgo.
Independientemente de si los auditores internos trabajan dentro de la organización o son auditores en la organización por un periodo determinado, para realizar los procesos de control, estos profesionales deben cumplir con las siguientes funciones.
Evaluar la Gestión de Riesgos
Como parte principal del trabajo, los gerentes de auditoría interna se encargan de verificar que el marco legal se cumpla, evaluar el trabajo de los auditores y realizar seguimientos sobre las actividades de control realizadas anteriormente.
Realizar Seguimientos
Otra parte importante del trabajo es la evaluación de los procesos de auditoría y los procedimientos de las operaciones de la organización actuales.
Los gerentes de auditoría interna monitorean las intervenciones de los gerentes y la Dirección para revisar que las correcciones se cumplan de forma eficaz y se sigan las mejores prácticas.
Preparar Informes
Los gerentes de auditoría interna revisan que la información en la organización, proporcionada para realizar las actividades de control, sea exacta, confiable y oportuna. Además, proporcionan conclusiones sobre la auditoría y emiten recomendaciones para mitigar riesgos o mejorar los procedimientos actuales.
Realizar Auditorías
Los encargados de revisar los procesos de auditorías de las organizaciones son los gerentes de este departamento. Sin embargo, esto no significa que estos profesionales realicen todas las actividades que involucran la gestión de riesgos.
Los gerentes de auditoría interna:
- Evalúan todos los recursos de las organizaciones y sus objetivos.
- Elaboran los procedimientos de auditoría que ejecutarán los auditores.
- Comprueban el cumplimiento de la Ley por parte de la organización.
- Establecen metas y planes de auditoría.
- Proponen acciones a la Dirección General y jefes de departamentos de la organización.
Las actividades de los gerentes de auditoría interna están enfocadas en reconocer debilidades y riesgos, verificar que las actividades de control sean realizadas correctamente y dar recomendaciones a los directivos para encaminar a la organización hacia el cumplimiento de sus objetivos.
Fases de la Auditoría Interna
Identificar las etapas de la auditoría puede ser de utilidad cuando al seleccionar los procesos y los equipos de trabajo responsables de ejecutarla.
Estas son las fases en la auditoría interna:
- Preauditoría: Elaborar un análisis general de la organización basado en la regulación interna, la estructura organizacional y el marco jurídico de las actividades en cuestión.
- Planeación: Planificar las siguientes etapas y el plan de trabajo, incluidos los objetivos, criterio, áreas, responsable, tiempos, requisitos oficiales y entregas de informes.
- Asignaciones: Determinar al líder y a los auditores encargados de desarrollar las diferentes actividades de control del plan de acción.
- Ejecución: Realizar las actividades de evaluación, siguiendo los procedimientos, metodologías y recursos establecidos en el plan de acción.
- Preparación del informe: Recopilar los datos resultados de la fase de ejecución y añadir las recomendaciones para mejorar o reducir riesgos.
- Entrega del informe: Enviar los informes a los responsables de cada área de la organización y a los directivos en jefe, si es necesario.
- Seguimiento: Revisar las acciones correctivas establecidas a partir de las recomendaciones.
Como gerentes de auditoría interna, es importante dar seguimiento a las actividades de control y corregirlas en caso de ser necesario. Este punto es fundamental, ya que, si falla el proceso de auditoría, la organización puede exponerse a problemas más grandes que solo retrasar el cumplimiento de sus objetivos.
Estructura del Departamento de Auditoría Interna
La estructura del departamento de auditoría interna depende de muchos factores, principalmente del tamaño de la organización.
Su objetivo es monitorear todas las áreas y procesos internos para detectar aquellos factores que puedan poner en riesgo a la organización o impidan el desarrollo de sus metas. También sirve para vigilar el cumplimiento de los controles y reglamentos internos de una compañía.
Qué es una Auditoría Interna
Se trata de una evaluación donde se revisan las distintas áreas de una empresa para verificar que funcionen adecuadamente y en apego a la normatividad establecida por los órganos de control interno y la dirección general.
Las auditorías internas permiten analizar las empresas como sistemas para ver la manera en la que se relacionan las distintas áreas y determinar si hay mejoras que se puedan implementar.
Los auditores internos deben tener las siguientes cualidades esenciales:
- Ética: deben llevar a cabo su trabajo de una manera honesta para obtener resultados fiables.
- Objetividad: deben hacer a un lado sus prejuicios, evitar favoritismos y apegarse a datos concretos.
- Competencia: realizar la auditoría con la mayor eficacia posible para emitir recomendaciones que representen una mejora en los estándares de calidad de la empresa.
- Confidencialidad: los resultados de la auditoría interna se reportan a la dirección general o a las áreas correspondientes, pero es información sensible que debe permanecer dentro de la organización.
Misión del Departamento de Auditoría Interna
El auditor o el equipo de auditores recopilarán información mediante la observación, pruebas de calidad, productos tangibles e informes de cada una de las áreas. De esta manera, estos profesionistas pueden verificar o verificar si:
- Existe algún tipo de riesgo en la empresa.
- La información financiera, administrativa y operativa es veraz, exacta y oportuna.
- Los colaboradores de la organización siguen los protocolos y regulaciones internas.
- El estado de los recursos materiales de la empresa para determinar si se les da un mantenimiento y uso adecuados.
- Se han cumplido los programas y proyectos de las distintas áreas.
- Existe un adecuado control de calidad de los productos y servicios.
- Se cumplen las políticas de inclusión e igualdad de derechos en la empresa.
- La empresa enfrenta algún tipo de asunto legal y cómo está siendo manejado.
Estructura del Departamento de Auditoría Interna
La posición de este departamento debe ser relevante, es decir, encontrarse en los primeros niveles de la organización; esto es para tener una mayor relevancia y credibilidad. Se trata de un área independiente que jerárquicamente se ubica debajo de la dirección general, aunque su estructura y dimensiones dependen de muchos factores, por ejemplo:
- Tamaño de la organización: mientras más grande sea la organización, requiere de un mayor control para coordinar el trabajo del personal, alcanzar el volumen de producción y el control de calidad deseados. En este caso se podría contar con un órgano de auditoría interna integrado por distintas subáreas. Cuando una empresa es pequeña, el gerente general se encarga de supervisar estas actividades y se requiere un equipo de auditoría más reducido.
- Relación costo-beneficio: contar con un equipo de auditoría interna representa un gasto para la organización. La importancia de una buena planeación de la estructura del departamento de auditoría interna no solo es reducir los costos (por ejemplo, teniendo un equipo reducido o recursos limitados), sino prevenir fallos o problemas legales que podrían implicar pérdidas a largo plazo.
- Errores recurrentes: el equipo debe cuestionar si los errores administrativos y operativos son comunes, por ejemplo, en caso de fraudes, ineficiencias y otros actos indebidos. Si son frecuentes significa que hay una supervisión y control deficientes y se requiere un equipo fuerte de auditoría interna.
Puestos y Funciones
Estos son algunos de los puestos que pueden conformar el órgano de auditoría interna u oficina de auditoría interna:
- Director de auditoría: su función es coordinar el equipo de trabajo del órgano de auditoría interna. Lleva a cabo tareas de planeación y se comunica con directivos de otras áreas.
- Gerente de auditoría: se encarga de revisar los planes de auditoría y asiste al director en el desempeño de sus funciones. Está facultado para tomar decisiones en caso de no contar con la presencia del director.
- Supervisor de auditoría: se dedica a vigilar el curso y cumplimiento de la auditoría y lo reporta al gerente o director general.
- Encargado de auditoría: lleva a cabo la planeación y ejecución de la auditoría. Es el líder del grupo de auditores.
- Auditor auxiliar: asiste al encargado de auditoría en la ejecución de esta. Se encarga de aspectos técnicos y administrativos del proceso de auditoría.
Estructura Operativa
La estructura operativa del departamento de auditoría interna comprende los aspectos necesarios para llevar a cabo el control y la evaluación de las diferentes áreas. Esto se incluye en dos documentos esenciales: el programa de trabajo y el programa de auditoría.
Programa de Trabajo
En este documento se planifican las actividades del departamento de auditoría interna, generalmente en el plazo de un año. Incluye los siguientes aspectos:
- Prioridades e intervenciones: de acuerdo con los resultados de la última auditoría, se prioriza la atención de las áreas que presentaron deficiencias o problemas. También son prioritarias las áreas y puestos de reciente creación.
- Requerimientos de las distintas áreas: antes de llevar a cabo la auditoría se informa a las áreas los aspectos que se deben evaluar para que implementen los cambios pertinentes.
- Coordinación con auditores externos y de gobierno.
- Volumen de incidencias, soluciones y seguimientos.
El programa de trabajo debe estar abierto a las sugerencias de la dirección, la administración general, gerentes y supervisores de otras áreas de la empresa.
Programa de Auditoría
Este documento es necesario para conocer los pasos a seguir y procedimientos del auditor. Debe incluir un índice detallado que facilite la consulta de la metodología, resultados y cédulas. También se pueden colocar pestañas o separadores en cada sección de la carpeta que contiene el documento.
Otra parte importante del programa de auditoría es el catálogo de marcas, donde se hace una lista de los símbolos que se usan para señalar el tipo de revisión o prueba que se ha llevado a cabo. Son un recurso para agilizar el trabajo y facilitar la supervisión del auditor.
Cada símbolo expresa una de las siguientes categorías:
- Revisión finalizada
- Revisión pendiente
- Prueba satisfactoria
- Prueba no satisfactoria
- Cálculo incorrecto
- Cálculo correcto
- Inspección física
El contenido del programa de auditoría depende del tipo de institución o empresa que se va a auditar.
Como vimos, la estructura del departamento de auditoría interna se caracteriza por tener un alto rango en el organigrama para tener mayor credibilidad y respeto por parte de las demás áreas de la organización. Tiene como finalidad mantener altos los estándares de la empresa o institución para cumplir los objetivos emitidos por la dirección general.
Las funciones del personal de auditoría interna incluyen la revisión de políticas y procedimientos, ordenamientos legales, información financiera, normatividad interna, uso eficiente de los recursos y el cumplimiento de metas. Su estructura interna puede variar de acuerdo al tamaño de la organización o empresa.