Las facturas electrónicas deben ser autenticadas desde su origen y ante el Servicio de Administración Tributaria. ¿Sabes qué es y para qué más sirve el certificado de sello digital?
¿Qué es el Certificado de Sello Digital (CSD) y por qué es fundamental?
El certificado de sello digital o CSD es un archivo digital que se encarga de autenticar la cadena original del CFDI. En pocas palabras, los certificados de sellos digitales garantizan el origen de las facturas o CFDI. Se trata de un archivo electrónico, expedido por el Sistema de Administración Tributaria (SAT), que sirve para firmar o sellar los Comprobantes Fiscales (CFDI) emitidos por los contribuyentes, con el fin de autentificarlos mediante una cadena original y otorgarles legalidad.
El objetivo de este mecanismo de sellado es evitar la falsificación de facturas o simulación de operaciones, mediante un candado de seguridad que permite certificar que la persona relacionada haya emitido realmente los comprobantes fiscales. Los CSD son necesarios para que puedas emitir tus facturas electrónicas correctamente.
Los Certificados de Sello Digital (CSD) son el motor operativo de cualquier negocio formal en México. Sin este archivo electrónico, una empresa pierde inmediatamente la capacidad de emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), paralizando su facturación, interrumpiendo su flujo de efectivo y comprometiendo su viabilidad comercial. El uso del Certificado de Sello Digital está basado en tres fundamentos legales.
Diferencia entre CSD y e.firma
Si bien son archivos electrónicos muy similares que se componen de tres elementos, cada uno tiene distinta funcionalidad. Mientras la e.firma sirve a manera de firma autógrafa para autentificar documentos electrónicos, el Certificado de Sello Digital sirve para dar certeza a los comprobantes fiscales (CFDI). Sabemos que tanto la firma electrónica o FIEL como el certificado de sello digital cuentan con los mismos códigos o elementos. La FIEL permite identificarte y autenticarte pero no garantiza que eres tú quién emites los comprobantes fiscales.
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Los elementos que componen el sello digital son:
- Certificado de seguridad (.cer)
- Llave privada (.key)
- Contraseña de la llave privada (asignada por el contribuyente)
¿Quiénes deben usar un sello digital para su facturación?
De acuerdo con la autoridad fiscal, tanto personas físicas como morales que realizan procesos de facturación deben contar con un Certificado de Sello Digital (CSD) para autenticar sus comprobantes fiscales, como parte de las obligaciones que tienen los contribuyentes.
Una de sus mayores ventajas es que un contribuyente puede usar un solo sello digital para todas las operaciones realizadas o si se da el caso, un sello por cada punto de facturación con el que cuente. Esto depende del tamaño de tu empresa y la cantidad de facturas emitidas. Algunas compañías optan por tramitar más de un sello digital para facilitar la gestión de su facturación, de acuerdo con cada sucursal o ciudad donde se tiene operaciones comerciales.
Vigencia del Certificado de Sello Digital
Cuando un sello digital caduca carece de validez fiscal ante el SAT. De acuerdo con las autoridades, este archivo, de igual manera que la e.firma tiene una vigencia de cuatro años. Por lo que, será importante renovarlo con algunos días de anticipación a su vencimiento, debido a que una vez caducado, ya no servirá para timbrar los comprobantes fiscales.
Cómo investigar si tu Certificado aún es vigente
Al ingresar a la página del SAT: www.sat.gob.mx podrás investigar si tu Certificado aún es vigente:
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- Tendrás que elegir la pestaña de "Factura electrónica".
- En el menú desplegable elegir: "Solicitud de Certificados de Sello Digital".
- Posteriormente debes elegir: "Solicitud de certificados de sello digital".
- Finalmente, debes dar click en "INICIAR" y acceder con tu e.firma.
- Dar click en "recuperación de certificados" e ingresar tu clave de RFC.
En la información podrás ver sellos digitales y e.firmas activas, revocadas o caducadas. En ese listado podrás revisar las fechas de vencimiento de cada sello para renovarlo cuando sea necesario, incluso antes de que caduque.
Requisitos para tramitar el CSD
Recuerda que para poder solicitar tu Certificado de Sello Digital es necesario que tu e.firma esté vigente, pues la necesitarás para firmar tu solicitud, pero también tener a la mano tu clave de RFC y la contraseña de acceso, debido a que la necesitarás para ingresar al programa "Certifica".
Proceso Paso a Paso para la Obtención de tu Certificado de Sello Digital
El trámite se hace a través de internet, ya no es necesario que acudas a las oficinas del Servicio de Administración Tributaria. Puedes enviar una solicitud ante el SAT para tener tu Certificado de Sello Digital y así emitir facturas. En “Genera y descarga tus archivos” puedes generar tu solicitud. Sigue este manual para que puedas generar paso a paso tus Sellos digitales.
1. Descarga e instalación de la aplicación Certifica
El primer paso consiste en descargar los archivos necesarios para tramitar el certificado de sellos digitales a través de la aplicación Certifica del SAT, antes SOLCEDI. Debes descargar la aplicación Certifica (antes Solcedi) desde la página del SAT. Para esto, es importante descargar la aplicación en el equipo de cómputo en alguna de sus versiones, de acuerdo con el sistema operativo que se tiene instalado, pero también de acuerdo con la versión de Java con la que se cuenta. Una vez que descargas el archivo, es necesario instalar la aplicación en tu computadora, para ello debes seguir las indicaciones de la propia herramienta.
2. Generación de la solicitud en la aplicación Certifica
En la aplicación Certifica tienes que realizar la Solicitud de Certificado de Sellos digitales, la generación de claves y llaves privadas.
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- Una vez que abriste la aplicación Certifica, tienes que seleccionar la opción "Solicitud de Certificados de Sello Digital CSD".
- En esta sección tienes que seleccionar el Certificado (.cer) de la FIEL (Firma Electrónica Avanzada).
- Selecciona el archivo .cer, haz clic en abrir y después continúa con el proceso haciendo clic en el botón Siguiente.
- A continuación debes mover el mouse en diferentes direcciones hasta que la barra se complete al 100%. Una vez terminado se mostrará la siguiente pantalla de forma automatica.
- Aquí te pedirá que cargues el archivo .key de tu e.firma y su contraseña, para firmar la solicitud.
- Cuando completes los campos haz clic en el botón Firmar y Guardar.
- Define la ruta donde prefieras guardar los archivos generados (.sgd y .key de los Sellos Digitales) en tu computadora. Después haz clic en el botón Guardar.
- Recuerda que tu contraseña es muy importante pues la necesitarás al momento de generar tus facturas.
3. Envío de la solicitud al SAT a través de CertiSAT
Al terminar con este proceso en la aplicación Certifica haz clic en el botón Terminar para continuar con la obtención de Sellos Digitales en el sistema del CertiSAT. En el último paso, entra a la página del SAT, y con los datos que te solicita podrás acceder a la herramienta para solicitar los CSD.
- Una vez que ingresaste a la plataforma CertiSAT selecciona la opción "Envío de solicitud de Certificados de Sello Digital" y haz clic en "Seleccionar Archivo".
- Selecciona el archivo (.sdg) que generaste previamente en Certifica y guardaste en tu computadora. Haz clic en la opción "localizar", "abrir" y después "Enviar requerimiento".
4. Activación y recuperación del CSD
Una vez que enviaste el archivo (.sdg) debes esperar a que se active tu Certificado. De acuerdo con el SAT, una vez que hayas efectuado tu trámite de solicitud de CSD, tendrás que esperar de 24 a 36 horas para poder utilizarlo. Una forma de verificar que ya está autorizado es revisar la Lista de Contribuyentes Obligados (LCO) donde debes ingresar tu RFC.
Después del tiempo transcurrido, ingresa nuevamente al CertiSAT, haz clic en la opción de Recuperación de Certificados, selecciona Todos los Certificados Expedidos, llena el RFC y haz clic en la opción Buscar. ¡Listo!
Datos que contiene el Certificado de Sello Digital
El Certificado de Sello Digital incluye:
- Código de Identificación Único del Certificado
- Periodo de Vigencia del Certificado
- Datos de identificación del titular del Certificado y RFC
- Clave pública del titular del Certificado
- Mención de emisión oficial del SAT y dirección electrónica
¿Por qué el SAT puede cancelar el Certificado de Sello Digital?
De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, existen diversas causas por las que el SAT puede llegar a cancelar el Certificado de Sello Digital e impedir que el contribuyente continúe con la emisión de facturas. Estas son:
- Irregularidades en el cumplimiento de obligaciones fiscales o sospecha de defraudación fiscal.
- Cuando el SAT no puede localizar al contribuyente debido a que sus datos están desactualizados.
- En caso de que el contribuyente esté en investigación por posible participación en actos delictivos o contrabando.
Recuerda que la cancelación del sello digital tiene como consecuencia no poder continuar con tus operaciones comerciales, ya que no podrás emitir facturas.
¿Qué hacer si el SAT canceló tus sellos?
El primer paso para contrarrestar esta medida del SAT es revisar la resolución administrativa que explica la cancelación de tus sellos y, posteriormente, presentar una declaración en el portal del SAT, con la información necesaria para esclarecer la supuesta irregularidad detectada por la autoridad.
En el caso de que se trate de datos desactualizados o no localización de tu domicilio fiscal, será necesario solicitar una verificación domiciliaria por parte del SAT para conseguir un certificado de localización acreditada. Cuando se trata de sospecha por incumplimiento o defraudación fiscal, de igual manera es necesario presentar una aclaración con la documentación correspondiente que es un registro contable y la relación de facturas selladas que amparen las operaciones comerciales correspondientes. Al presentar esta solicitud de aclaración correctamente, la ley obliga al SAT a restablecer el Certificado de Sello Digital de manera provisional al día siguiente hábil.
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