Conservar adecuadamente estos registros contables a lo largo de la vida de la empresa es esencial para garantizar la transparencia financiera, cumplir con las regulaciones legales y facilitar la toma de decisiones basada en información precisa y confiable.
Documentación Contable Fundamental
Los siguientes documentos son esenciales y deben ser guardados cuidadosamente:
- Estados Financieros: Los estados financieros, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo, son registros fundamentales que reflejan la situación financiera, los resultados operativos y los flujos de efectivo de la empresa en un período determinado.
- Libro Mayor: El libro mayor es el registro principal de todas las transacciones financieras de la empresa. Debe incluir los detalles de cada ingreso, gasto, activo y pasivo, con fechas y montos precisos.
- Facturas y Recibos: Todas las facturas emitidas por la empresa, así como los recibos de compras y pagos, deben conservarse. Estos documentos respaldan las transacciones comerciales y sirven como evidencia de las operaciones realizadas.
- Documentos de Impuestos: Todos los registros relacionados con los impuestos deben conservarse a lo largo de la vida de la empresa.
- Contratos y Acuerdos: Los contratos y acuerdos celebrados por la empresa, como contratos de arrendamiento, acuerdos de préstamos, contratos con proveedores o clientes, deben mantenerse durante toda la vida de la empresa.
- Registros de Nómina: Los registros de nómina, que incluyen información sobre los salarios, deducciones, beneficios y retenciones de impuestos de los empleados, deben conservarse durante la vida de la empresa y después de la terminación del empleo.
- Correspondencia y Comunicaciones: La correspondencia comercial, como cartas, correos electrónicos y comunicaciones escritas o electrónicas con clientes, proveedores, autoridades fiscales u otros socios comerciales, debe conservarse.
Plazos de Conservación Según el Código Fiscal de la Federación (CFF)
Según el artículo 28, fracción III del Código Fiscal de la Federación (CFF), las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad en forma electrónica cumpliendo con los requisitos legales y las reglas de carácter general aplicables, para que puedan destruirla, deben observar que la documentación que la conforma se hubiese conservado por un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que presentaron o debieron presentar las declaraciones con ellas relacionadas; por lo que transcurrido ese tiempo pueden destruirla, en términos de los artículos 30, párrafo tercero del CFF.
Tratándose de documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, como inversiones, pérdidas fiscales, el lapso para conservarla será por el tiempo en que tengan sus efectos; es decir, por el tiempo de depreciación o el de amortización de la pérdida. Sin embargo, en el caso de activos fijos que representen la propiedad de un bien, debe conservarse el tiempo que el bien sea susceptible de venderse, pues no se podría enajenar sino se demuestra la propiedad de este; y en el caso de pérdidas fiscales conservar 10 años la información que la originó, pues es el tiempo en que se pueden amortizar contra utilidades.
En el caso de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar el valor fiscal de las acciones, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.
Lea también: Consideraciones sobre la Documentación Contable
Medios de Conservación de la Contabilidad
Asimismo, el artículo 34 del Reglamento del CFF, dispone que forma parte integrante de la contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico en donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, y que la contabilidad se podrá respaldar y conservar en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que por reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria, cuyos medios según la regla 2.8.1.3. de la RMISC 2024, pueden utilizarse en discos ópticos, compactos o cintas magnéticas.
Destrucción de la Documentación Contable
Una vez transcurridos los plazos de conservación de la documentación, no se tiene la obligación de presentar aviso alguno a las autoridades fiscales para la destrucción de dicha documentación, pero es recomendable llevar una memoria de lo que se destruye.
Tabla Resumen de Plazos de Conservación
| Tipo de Documento | Plazo de Conservación |
|---|---|
| Documentación general (según el CFF) | 5 años desde la presentación de declaraciones |
| Documentos con efectos fiscales prolongados (inversiones, pérdidas fiscales) | Tiempo que duren los efectos (depreciación, amortización) |
| Activos fijos | Tiempo que el bien sea susceptible de venderse |
| Información sobre pérdidas fiscales | 10 años |
| Actas constitutivas, contratos de asociación, etc. | Todo el tiempo que subsista la sociedad o contrato |
Lea también: Conservación de la documentación fiscal en España
Lea también: ¿Cuánto tiempo conservar la documentación contable?
tags: #guardar #documentacion #contable #requisitos #legales