La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Quién Puede Llevar la Contabilidad
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
Objetivos de la Contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
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Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
Hechos Contables: Definición y Clases
Antes de comenzar con el estudio de las cuentas que utiliza la contabilidad para la información económica, vamos a ver dos conceptos muy importantes: los hechos contables, su definición y clases (al analizar las variaciones del neto patrimonial ya vimos un "hecho contable") y el Método contable. Se denominan hechos contables a los actos o transacciones que teniendo consecuencias de contenido económico, afectan al patrimonio de la unidad económica de forma directa y concreta. Sin embargo, conviene precisar que no todos los hechos económicos que realiza la empresa afectan a su patrimonio, por lo que no son captados por la contabilidad.
Los hechos contables se pueden clasificar en:
- Hechos contables simples: son aquellos acontecimientos en los que sólo intervienen dos elementos patrimoniales.
- Hechos contables compuestos: se caracterizan porque en ellos intervienen más de dos elementos patrimoniales.
- Hechos contables expansivos: son aquellos que hacen mayor la estructura económica y financiera de la empresa, es decir, si después de producirse el hecho aumenta el activo (estructura económica) y simultáneamente el pasivo exigible o el neto (estructura financiera).
- Hechos contables reductivos: son aquellos que hacen menor la estructura económica y financiera de la empresa.
- Hechos contables neutros: son aquellos que dejan invariante la estructura económica y financiera de la empresa.
- Hechos contables modificativos: son aquellos que alteran la cuantía del neto y de paso su composición.
El Método Contable
El método contable es el método específico de la contabilidad y consiste en una serie de premisas que permiten someter a observación la realidad económica, expresar en un lenguaje convenido los aspectos cuantitativos y cualitativos de dicha observación conforme a unas reglas que garantizan la objetividad y, finalmente, procesar la información siguiendo unos criterios que permitan obtener estados de síntesis.
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- Principio de dualidad: en virtud del cual en cada hecho contable hay al menos dos partes o aspectos contrapuestos que varían en igual cuantía.
- Reglas de valoración: conjunto de reglas que permiten valorar los hechos económicos con un cierto grado de objetividad.
- Formas de representación: constituyen el lenguaje para registrar contablemente los sucesos económicos.
- Agregación: es el conjunto de normas que permiten el procesamiento de los datos con fines informativos, con el fin de obtener unos estados de síntesis.
La Cuenta Contable
La cuenta es un instrumento de representación y medida de un elemento del patrimonio o de los resultados, que capta la situación inicial de éste y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo en el mismo. De esta forma, hablamos de la cuenta Banco c/c, que recogerá las alteraciones y situación en un momento dado del elemento Banco c/c, o de la cuenta capital, que refleja las modificaciones y situación en un fecha determinada del elemento capital.
La cuenta, gráficamente representada, es un libro abierto y esquemáticamente se representa por una T (t mayúscula), una de las partes se destina a recoger los aumentos de valor y la otra las disminuciones. En el centro de la parte superior se escribe el nombre del elemento al que se refiere. Arriba, también, en la parte izquierda se pone DEBE (D) y en la parte derecha HABER (H).
Terminología de la Cuenta
- Abrir una cuenta: anotar en ella su título.
- Debe de una cuenta: parte izquierda de la cuenta.
- Haber de una cuenta: parte derecha de la cuenta.
- Cargar o adeudar una cuenta: realizar una anotación en el Debe.
- Abonar o acreditar una cuenta: practicar una anotación en el Haber.
- Saldo de una cuenta: diferencia entre las sumas del Debe y del Haber.
- Liquidar una cuenta: realizar las operaciones encaminadas a conocer el saldo de la misma.
- Saldar una cuenta: anotar el saldo de ésta del lado en que la suma es menor, para que el total de las anotaciones en el Debe y el Haber sean iguales y su saldo cero.
- Cerrar una cuenta: sumar las dos partes de la cuenta, después de que la misma ha sido saldada. Para indicar que la cuenta se halla cerrada, se escribe la suma idéntica en las dos partes de la misma, subrayando con un doble trazo dicha suma para indicar que no se va a escribir más en ella.
- Reapertura de una cuenta: abrirla de nuevo con el saldo que sirvió para su cierre. El saldo se anota en el lado contrario al que se puso para saldar la cuenta.
- Cuentas deudoras: las que presentan saldo deudor.
- Cuentas acreedoras: las que presentan saldo acreedor.
Asientos en el Libro Diario y el Libro Mayor
En contabilidad no se van realizando balances a medida que se realizan las operaciones, pues esto sería muy complicado por no decir imposible. Las anotaciones de los hechos contables en el Libro Diario se denominan asientos, las cuales exigen la identificación de los elementos afectados y la coordinación entre las cuentas que intervienen en los mismos. La suma total del Debe ha de ser igual a la suma del Haber.
El libro mayor es una consecuencia del libro diario. Su función es clasificar los hechos atendiendo a la naturaleza de los elementos que han intervenido, poniendo de manifiesto la situación de cada uno de los elementos por medio de los saldos de las cuentas. Se trata de un libro en el que van anotándose las cuentas representativas de los elementos de la empresa representados esquemáticamente en forma de T mayúscula.
Tipos de Cuentas
- Cuentas administrativas o de simple movimiento: son aquellas que se limitan a registrar en las mismas las variaciones estrictas de los elementos a los que representan, pero sin recoger los beneficios o pérdidas que por motivo de su gestión puedan aparecer. Por tanto, utiliza el mismo criterio de valoración en todos sus movimientos. Constituye el caso más generalizado de funcionamiento de las cuentas.
- Cuentas especulativas o de funcionamiento mixto: son aquellas que, además de registrar las variaciones del elemento al que se refieren, incorporan resultados en sus movimientos. Así, los aumentos y disminuciones de valor se miden con criterios diferentes, por ejemplo, las entradas a precio de adquisición y las salidas a precio de venta. Estas cuentas necesitan ser regularizadas al final del ejercicio para separar el valor del elemento de lo que representa el beneficio o pérdida, en su caso.
Leyes de las Cuentas
- Ley de desglose o disociativa: Toda cuenta puede ser dividida en otras, conservando cada una de ellas las mismas características que la primera.
- Atendiendo a la denominación de la cuenta (sentido horizontal). Así, por ejemplo, la cuenta de «Mercaderías» se puede subdividir en dos cuentas: «Mercaderías A» y «Mercaderías B».
- Atendiendo a las distintas operaciones relacionadas con las cuentas (sentido vertical). Así, por ejemplo, la cuenta de «Mercaderías» se puede subdividir en tres cuentas: «Compras de Mercaderías», «Ventas de Mercaderías» y «Existencias de Mercaderías».
- Ley de integración o asociativa: Es la inversa de la anterior; se refiere a la posibilidad de reunir varias cuentas en otra más general o en un número más reducido de ellas.
- Ley de eliminación: Cuando una misma cuenta ha de ser cargada y abonada en razón al mismo hecho económico, contablemente puede eliminarse la misma, bien total o parcialmente. No obstante, esta ley tiene muchas limitaciones, ya que pueden producirse compensaciones que disminuyen la información.
- Ley de conexión o coordinación: El reglamento de la LISR se elaboró con el fin de complementar y/o ampliar las opciones que tiene el contribuyente para que en diferentes casos determinar que hacer o que le permite la autoridad hacer.
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