Para optimizar la gestión contable, CONTPAQi Contabilidad ofrece herramientas eficientes para la importación de datos, especialmente a través de su hoja electrónica, y para la asociación de cuentas en procesos de integración. Comprender cómo utilizar estas funcionalidades es clave para un flujo de trabajo contable más ágil.
La Hoja Electrónica de CONTPAQi: Una Herramienta para la Importación de Datos
Para este caso, es importante aprovechar la hoja electrónica que ofrece CONTPAQi, ya que su uso puede ahorrarte varios minutos en cada operación. Antes que nada, debemos recordar que la hoja electrónica de CONTPAQi funciona como una plantilla de póliza en Excel, que sirve como interfaz para enviar información al programa. Por lo tanto, los datos que queramos importar deben estar organizados de manera similar a como se capturan directamente en CONTPAQi.
Proceso General de Envío de Datos a CONTPAQi
La hoja electrónica permite preparar y enviar diversos tipos de información contable al sistema, siguiendo un flujo estructurado:
Preparación de la Información: Recomiendo manejar la información a enviar como si fuera cualquier otra póliza dentro del programa. En este ejemplo, vamos a importar una póliza de ingreso con varios depósitos realizados el mismo día, aplicando el IVA trasladado y afectando el IVA por trasladar.
Configuración en el Archivo Excel: Una vez abierto el archivo, nos iremos a la pestaña parámetros, y nos cercioraremos de que la empresa que queremos esté activa.
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Envío a CONTPAQi: Una vez capturados los datos, hacemos clic en el botón enviar a CONTPAQi.
Asociación de Cuentas y Sincronización de Tipos de Póliza Contable
La asociación de cuentas es un paso crucial, especialmente al integrar CONTPAQi con otras plataformas. Este proceso, junto con la sincronización de tipos de pólizas contables, es una tarea que se realiza una única vez.
⚠️ NOTA: Tanto el proceso de Asociación de cuentas como la sincronización de tipos de pólizas contables se realizarán una sola vez.
Pasos para la Asociación de Cuentas
Para establecer la conexión y el mapeo de cuentas entre sistemas, siga los siguientes pasos:
Conexión entre Plataformas: Conecta-Bind establecerá la conexión entre las dos plataformas y mostrará esta ventana cuando la vinculación sea exitosa.
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Selección y Mapeo de Cuentas: Aparecerá esta pantalla donde tendrás que seleccionar una del catálogo de cuentas de Bind que corresponda con otra del catálogo de cuentas de CONTPAQi, a la cual se desea enviar los movimientos contables.
Finalización del Proceso de Asociación: Una vez finalizado el proceso, se le da clic en Asociar y mostrará la siguiente advertencia.
Después de vincular las cuentas, se sincronizarán los tipos de póliza contable de CONTPAQi Contabilidad. NOTA: Cuando se elimina la asociación de una cuenta contable, esta se mostrará al final de la lista de cada apartado.
Verificación e Importación de Pólizas Contables
Antes de finalizar la importación de pólizas, es vital verificar la exactitud de los datos para asegurar la integridad de la información contable.
Descarga y Verificación de Pólizas
El proceso de verificación incluye la descarga de archivos y la revisión detallada de los movimientos:
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Aquí tendrás la opción de descargar los archivos electrónicos “.XML” asociados a las pólizas que deseas importar.
Si es necesario validar las pólizas, puedes descargar un documento de Excel detallado con las pólizas filtradas.
Una vez completada la descarga, se mostrará el mensaje que aparece en la siguiente imagen. ⚠️ NOTA: Es importante verificar que todos los movimientos estén completos.
Proceso Final de Importación
Una vez que hayas verificado las pólizas contables y descargado los archivos necesarios, estarás listo para llevar a cabo la importación de las pólizas contables a CONTPAQi Contabilidad. Antes de terminar nos mandará un mensaje de advertencia solo para confirmar que se han realizado los pasos correctamente, en caso de querer continuar solo se le da clic al botón Aceptar.