A ningún propietario de una empresa le entusiasma el trabajo que implica calcular impuestos, y menos aún las cantidades a pagar. Sin embargo, declarar y pagar impuestos es una obligación legal y una responsabilidad asumida por quienes emprenden, como parte de los beneficios de vivir en sociedad.
Para quienes están comenzando un negocio, el tema de los impuestos puede parecer intimidante. Quienes administran una empresa pueden beneficiarse económicamente mediante el salario que reciben, dividendos o ganancias de capital. Es importante también cumplir con tus obligaciones fiscales personales. Los contadores profesionales tienen como función principal ayudarte a calcular correctamente los impuestos que debes pagar.
Esta guía no sustituye el asesoramiento profesional de tu contador.
¿Qué es la Planificación Fiscal?
Aunque parezca un poco sorprendente para los empresarios, suelen existir varias formas de aplicar las leyes fiscales a las circunstancias económicas de cada empresa y, en función de cómo se apliquen, las cantidades de impuestos por pagar podrían variar. Los contadores ayudan a las empresas a tener una situación fiscal que cumpla con la ley y, al mismo tiempo, sea lo más eficiente posible respecto al importe de impuestos por pagar.
La planificación de la situación fiscal suele comenzar mucho antes de que haya que pagar impuestos o incluso de que se realicen las transacciones. Por ejemplo, si quieres repartir acciones entre tus empleados (para atraer mejores perfiles y recompensarlos por el éxito de la empresa), debes tomar decisiones importantes sobre la estructura de la empresa en el momento de constituirla (quizá, incluso antes de contratar al primer empleado) aunque el valor de ese capital (y las consecuencias fiscales para esos empleados) podrían materializarse cinco o diez años más tarde.
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No solo espera que las empresas planifiquen sus impuestos, sino que se trata de una obligación legal. Cualquier persona tiene derecho a gestionar su negocio para minimizar impuestos; no está obligado a elegir el modelo que mejor pague a la agencia tributaria. De hecho, pagar más impuestos de los requeridos no es ni siquiera un deber patriótico.
Los tribunales han afirmado una y otra vez que no hay nada malo en gestionar un negocio de modo que los impuestos sean lo más bajos posible. Sin embargo, las agencias tributarias suelen ver con desaprobación las estructuras fiscales abusivas, en las que la única justificación de alguna acción de la empresa es eludir impuestos, y pueden imponer sanciones importantes cuando esto ocurre. Los impuestos pueden ser un tema muy complicado.
Franchise Tax en Delaware
Delaware, al igual que muchos estados, cobra su Franchise Tax a todas las empresas constituidas en su territorio. Aunque una traducción literal podría hacer pensar que solo aplica a franquicias, este impuesto afecta a diversos tipos de empresas. En cierto sentido, puede considerarse como una cuota anual para renovar el registro de la empresa (de hecho, en algunos estados, a este impuesto no se le denomina «tax», sino «fee»).
Si bien casi todos los impuestos se calculan en función de los ingresos o los beneficios, Franchise Tax es diferente. Hay dos formas de calcularlo y ambas empiezan con un importe relativamente bajo y va aumentando según la complejidad de la empresa.
Puedes calcular este impuesto en menos de dos minutos. Las reglas y fórmulas para hacerlo se encuentran en el sitio web oficial del estado de Delaware. Por lo general, las empresas que se constituyen mediante Stripe Atlas deben pagar el impuesto mínimo según el método del valor nominal asumido (en la web del estado lo encontrarás como «Assumed Par Value»).
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El Franchise Tax se debe pagar junto con la presentación del informe anual, antes del 1 de marzo de cada año. Las declaraciones de impuestos empresariales en EE. UU. suelen vencer el 15 de abril (suponiendo que tu ejercicio fiscal corresponda con el año del calendario). Por lo general, es más fácil presentar el Franchise Tax cuando se prepara la declaración de impuestos empresariales, que estará hecha y lista en algún momento de febrero (si se organiza bien).
Los empresarios pueden presentar su propio informe anual y el Franchise Tax de forma fácil a través del sitio web de Delaware, en la mayoría de los casos sin necesidad de asesoramiento profesional.
Impuesto sobre las Ventas (Sales Tax)
¡Agárrate que aquí empieza lo complicado! En Estados Unidos, las empresas pueden estar obligadas a cobrar el impuesto sobre las ventas tanto de su jurisdicción local (ciudad, condado, etc.) como del estado. Esto aplica en todas las jurisdicciones donde se cumplen dos condiciones: a) se realiza una transacción y b) la empresa tiene un «nexo» o una conexión con la jurisdicción en cuestión.
En general, las empresas en línea solo tienen un vínculo en los lugares donde disponen de una propiedad física o empleados que trabajan en su nombre. Sin embargo, cada vez son más los estados que están cambiando sus leyes para ampliar lo que implica tener un vínculo y, como consecuencia, exigen que más vendedores cobren y remitan este impuesto.
Puedes tener un vínculo (que también se le conoce como «nexus») por el simple hecho de haber constituido la empresa en un estado, por tener clientes en él o por recompensar a personas en ese estado que han enviado clientes a tu sitio web. Cada estado tiene sus propias reglas sobre qué actividad constituye un vínculo. Aquí tienes más información sobre cómo y dónde darte de alta para recaudar impuestos.
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Una vez que te hayas dado de alta en un estado, por lo general se te exigirá que cobres el impuesto a tus clientes, muestres en cada transacción el importe de impuestos que cobras y envíes ese importe al organismo público correspondiente de manera mensual o trimestral.
Muchas localidades de EE. UU. también aplican un «impuesto sobre el uso», similar al impuesto sobre las ventas (aunque se le denomina «use tax», es prácticamente idéntico al «sales tax»). La principal diferencia es que el impuesto sobre el uso lo paga el cliente en una transacción, no el vendedor. Los clientes deben indicar a su agencia tributaria local lo siguiente: «Estoy usando bienes que compré fuera de esta jurisdicción; este es el pago del impuesto».
Algunas personas creen que los requisitos en materia de impuestos sobre el uso son los mínimos, pero, si tu empresa está en algún estado de EE.UU., es posible que tengas una obligación de presentar alguna declaración al respecto. Para asegurarte, consulta con el organismo tributario correspondiente de tu estado, ciudad o condado.
La complejidad de la presentación del impuesto sobre las ventas depende en gran medida de las características específicas de tu empresa, incluido qué vendes, cómo registras las ubicaciones de las transacciones o de los compradores, qué tan fácil es determinar dónde se encuentran el vínculo o los vínculos de tu empresa, etcétera. Por regla general, la mayoría de las empresas en línea delegan la declaración del impuesto sobre las ventas al mismo contador que se encarga de la declaración del impuesto a los ingresos corporativos.
Impuestos Corporativos (Corporate Income Tax)
Los beneficios de las corporaciones tipo C tributan a nivel federal y estatal. El formulario principal para la declaración federal es el 1120.
Algunas declaraciones de impuestos o presentaciones gubernamentales son muy sencillas y uno mismo puede hacerlas. Este no es el caso. Aunque parezca sencillo, es absolutamente necesario que un profesional fiscal o un contador participen en la preparación de cualquier declaración de impuestos corporativos. Es bastante fácil cometer errores que tengan consecuencias, y solucionarlos será una distracción durante la gestión de tu empresa.
Además, hay varias formas de clasificar determinados asuntos que, si bien no son errores, darán lugar al pago de importes excesivos de impuestos en comparación con otras formas igualmente válidas de clasificar los mismos datos económicos.
El impuesto sobre la renta solo se aplica a los beneficios, no a los ingresos. En términos generales, los beneficios son los ingresos menos los gastos. La mayor parte de las compras en nombre de la empresa, incluidos los salarios del equipo fundador y los empleados, pueden deducirse inmediatamente como gastos.
Un número relativamente menor de actividades no se pueden cargar como gastos, sino que tienen que capitalizarse. Su costo inicial (en general, elevado) se distribuye entre la empresa a lo largo de la vida útil de la actividad. También se denomina «depreciación» o «amortización». Las empresas en línea no suelen tener gastos de capital importantes al principio de su actividad, sobre todo porque las fuentes históricas de gastos de capital (servidores, equipos de red, desarrollo de software personalizado, etc.) se alquilan cada vez más a proveedores de servicios en la nube por sumas de dinero bastante pequeñas (que se pueden declarar como gastos).
Recuerda que siempre puedes pedir ayuda a tu gestoría: te aconsejarán de manera confiable sobre si debes amortizar algún gasto en concreto. Si tienes presencia física en algún estado en EE. UU., es posible que tu empresa tenga que pagar impuestos a los ingresos estatales además de los federales. Tu contador puede asesorarte sobre si tu empresa tiene la obligación de presentar declaraciones en estados en los que existe físicamente o desarrolla su actividad, así como ayudarte a preparar esas declaraciones.
Impuestos Federales sobre la Renta a una LLC (LLC Federal Income Tax)
Por lo general, los beneficios de una LLC se transfieren a los propietarios y se gravan en sus declaraciones de impuestos federales de dichos propietarios. La agencia tributaria estadounidense (ISR) trata a las LLC con un solo propietario como "entidades excluidas" (la IRS les llama disregarded entities) y a las LLC con varios propietarios como "sociedades" (partnerships).
Aunque los beneficios de una LLC pertenecen a los propietarios, es posible que la LLC como tal tenga que presentar una declaración de impuestos. Por ejemplo, una LLC cuyo único propietario sea una persona física no residente en EE. UU. deberá presentar el formulario 5472 ante el IRS, y las LLC propiedad de varios socios deberán presentar una declaración para sociedades mediante el formulario 1065.
Al igual que con los impuestos federales para una sociedad tipo C, sin dudas debes contar con un contador que colabore en la preparación de cualquier declaración de impuestos federales relacionados con los beneficios que obtienes por tu LLC. La declaración fiscal depende de cómo se haya constituido la LLC, y es fácil pasar por alto dónde es necesario declarar o cómo se asignan los beneficios a los propietarios de la empresa.
Una de las ventajas de las LLC es que ofrecen flexibilidad en cuanto a la tributación de los beneficios. Por ejemplo, las LLC tienen la opción de presentar una elección ante el IRS para tributar como una sociedad tipo C.
Números de Identificación Fiscal
Todas las declaraciones de impuestos están asociadas a números de identificación fiscal llamados "Taxpayer ID numbers". Existen diversos tipos, pero los más frecuentes son los siguientes:
- Número del seguro social de EE. UU. (SSN): Los ciudadanos estadounidenses y las personas autorizadas a trabajar en los Estados Unidos reciben un número de la Administración del Seguro Social. Este número lo suelen usar los organismos gubernamentales y las entidades privadas por igual para identificarlos. El SSN se considera información confidencial ya que se utiliza para autenticar si alguien es una persona determinada. El formato general de un SSN es: 123-45-6789.
- Número de identificación personal del contribuyente (ITIN): Cualquier persona física (es decir, cualquier ser humano) que necesite declarar impuestos, pero no pueda recibir un SSN (porque para tenerlo se suele exigir el derecho legal a trabajar en EE. UU.), puede solicitar al IRS un ITIN, que funciona como un sustituto del SSN. No son muy difíciles de obtener, solo debes presentar el formulario W-7 y esperar alrededor de seis semanas.
- Número de identificación del empleador (EIN): Los EIN identifican a personas jurídicas (es decir, empresas), no a personas físicas (seres humanos). Para recibir un EIN, debes presentar un formulario SS-4 ante la IRS. Si constituiste tu empresa mediante Atlas, ya nos hemos encargado de hacerlo. Las entidades financieras de EE. UU. y, en ocasiones, otras empresas te solicitarán el EIN. Probablemente no sea una buena idea hacerlo público, pero no es tan confidencial como el SSN. Un EIN se puede ver así: 12-3456789. Como puedes observar tiene la misma cantidad de dígitos que un SSN, pero la ubicación del guion es diferente.
Declaraciones Informativas
Las empresas, incluida la tuya, tienen la obligación de declarar ciertas transacciones al Gobierno mediante «declaraciones informativas». El Gobierno coteja las declaraciones informativas con las presentaciones de impuestos de particulares y empresas para asegurarse de que los contribuyentes no se olviden de pagar impuestos por los beneficios que recibieron.
Tu empresa presentará declaraciones informativas de manera periódica. Es posible que las recibas ocasionalmente, por lo que también debes entender cómo funciona ese proceso.