Al iniciar una empresa en México, uno de los documentos legales más cruciales es el acta constitutiva. En ella se establecen las reglas internas, quiénes serán socios o accionistas, cómo se repartirán utilidades y cómo funcionará la sociedad. Toda persona moral (S.A., S. de R.L., etc.) necesita un acta, la cual es el documento legal que crea la sociedad. Legalmente, las sociedades mercantiles deben cumplir con los requisitos de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM).
El acta constitutiva es el cimiento legal de tu empresa: sin ella, no tendrás la estructura ni protección jurídica necesarias. Sin embargo, a lo largo de la vida de una persona moral, surgen decisiones importantes que se toman en sus asambleas de socios o accionistas, y algunas de estas decisiones requieren un proceso de inscripción formal.
Asambleas Generales de Socios o Accionistas
Para la celebración de una Asamblea General de Accionistas, se deben seguir las formalidades y plazos indicados por la Ley aplicable y los Estatutos Sociales. El primer paso es la realización de una convocatoria, la cual tiene por objeto dar publicidad e informar a los accionistas y que de esta manera puedan concurrir oportunamente a su celebración. Como excepción de lo antes señalado, “no será necesaria la convocatoria si todos los accionistas estuvieren presentes o representados”.
Las Asambleas Generales, Ordinarias y Extraordinarias, se instalarán en Primera Convocatoria cuando cuenten con el cincuenta y uno por ciento de los socios con derecho a emitir su voto, según el padrón vigente. La asistencia, registro y votación de los socios, podrá ser en forma presencial, a través de medios remotos, electrónicos y/o digitales conocidos o por conocerse o híbrida, sin menoscabo de sus derechos sociales vigentes y en apego estricto al Estatuto, tomando en cuenta lo que indique la Convocatoria.
El voto de los socios es libre, personal, directo y secreto. La impresión o captura de votos deberá garantizar la secrecía del voto. Los acuerdos que se tomen en asamblea, salvo aquellos casos en que este Estatuto estipula una mayoría calificada, se tomarán por mayoría simple de votos de los socios asistentes, manteniendo un quórum mínimo de 120 socios. Las votaciones podrán ser económicas, o secretas, según el caso de la resolución adoptada. Las resoluciones legalmente acordadas por las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias, serán obligatorias para todos los socios aun para los ausentes y disidentes.
Lea también: Documentación RFC Empresas
Las Asambleas Generales deberán ser fijadas o capturadas en un soporte audiovisual y transcritas a versión estenográfica con la versión literal de las deliberaciones, propuestas hechas y acuerdos adoptados, para ser incorporadas al Acta de Asamblea. El Acta de Asamblea deberá contar con las firmas del Presidente de Debates y del titular de la Secretaría de Actas y Acuerdos o por quien lo sustituya.
Tipos de Asambleas
Dentro de las personas morales, existen principalmente dos tipos de asambleas: las Ordinarias y las Extraordinarias, cada una con propósitos específicos.
Asambleas Ordinarias
Son Asambleas Ordinarias las que se celebran para presentar los informes del órgano de administración y, en su caso, de los comités de fiscalización y vigilancia, y para tratar los asuntos generales de la sociedad. En estas asambleas, cada una de las secretarías, según la estructura de la entidad, presentará su propio informe de trabajo.
Un ejemplo de su frecuencia es la convocatoria para celebrarse en los meses de abril y octubre de cada año, presentando informes. En la correspondiente al mes de abril, la Secretaría de Tesorería y Finanzas presentará el informe de los estados contables y financieros del año inmediato anterior. En esta misma Asamblea y acto seguido, el Comité de Fiscalización y Vigilancia hará la lectura del dictamen de la auditoría externa del mismo periodo.
El procedimiento general de una asamblea ordinaria suele incluir:
Lea también: Declaración Anual: Tutorial Simulador
- Verificación del quórum e instalación.
- Aprobación del orden del día.
- Elección de la presidencia de debates.
- Lectura de la síntesis del acta de la Asamblea anterior.
- Informe de los Secretarios del Comité Ejecutivo Nacional.
- Informe del Comité de Honor y Justicia.
Es importante señalar que los informes no requieren aprobación por parte de la Asamblea, sin embargo, la Asamblea deberá votar los acuerdos que de los informes emanen. Los asuntos deben someterse a discusión libre, otorgando la palabra indistintamente a quien la solicite, tomando únicamente en cuenta el orden de solicitud para el uso de la palabra. Finalmente, se tratan los Asuntos Generales y se concluye la Asamblea.
Asambleas Extraordinarias
Las asambleas extraordinarias conocen sobre los procesos relevantes para la vida social de la persona moral. Dentro de los cuales se encuentran: la modificación de los estatutos; el aumento o reducción del capital social autorizado; la transformación, fusión o escisión; la disolución y liquidación; la enajenación total del activo fijo o pasivo; emisión de valores; y, las limitaciones del derecho de preferencia.
Entre los casos específicos de asambleas extraordinarias se incluyen:
- Las que se convoquen para tratar asuntos de trámite y urgente resolución, y que sean convocadas mediante acuerdo del Comité Ejecutivo Nacional.
- Las asambleas de toma de posesión, donde se nombrará un presidente de debates de entre los socios como moderador.
- Las solicitadas a petición de un mínimo de 200 socios con derecho a voto, al Comité de Fiscalización y Vigilancia. La petición deberá ser debidamente fundada con los asuntos a tratar. En este caso, el quórum legal deberá ser de al menos 200 socios.
En el caso de que el Comité Ejecutivo Nacional no convoque oportunamente a las Asambleas previstas en el Estatuto, los trabajadores que representen el treinta y tres por ciento de los socios con derecho a voto, del Sindicato o la Sección, podrán solicitar al Comité Ejecutivo Nacional que convoque a Asamblea, y si no la convocara dentro de un término de diez días, podrán los solicitantes hacer la Convocatoria, en cuyo caso, para que la Asamblea pueda sesionar y adoptar resoluciones se requiere que concurran las dos terceras partes del total de socios con derecho a votar.
También pueden convocarse para aprobar las adiciones y modificaciones al Estatuto, aprobar la afiliación a otras organizaciones sindicales, federaciones o confederaciones nacionales o extranjeras, o nombrar comisiones para asuntos específicos, señalando las atribuciones y facultades que se les conceden para el ejercicio de su función.
Lea también: Proceso de Inscripción al RFC
Obligatoriedad de Protocolización e Inscripción de Actas de Asamblea
Una de las preguntas más recurrentes que nos hacen es: ¿qué actas de asambleas de socios o accionistas o de sesiones del órgano de administración deben ser protocolizadas? Mencionamos «deben ser protocolizadas» ya que, en principio, todas podrían serlo, pero solo respecto de algunas existe esta obligación. Nos limitaremos a analizar los supuestos previstos para las sociedades mercantiles, por ser materia Federal y guardar homogeneidad en toda la República Mexicana. Asimismo, lo vertido es aplicable también a las resoluciones unánimes adoptadas fuera de asamblea (RUAS) y a las resoluciones unánimes adoptadas fuera de sesión del órgano colegiado de administración (RUCAS), en lo que a cada una corresponda.
La obligatoriedad de protocolizar ciertas actas de asamblea se fundamenta en la necesidad de darles formalidad legal y permitir su inscripción en los registros correspondientes, como el Registro Público de Comercio (RPC) o para avisos ante el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
Casos Específicos de Protocolización Obligatoria
La Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) y otras disposiciones establecen cuándo un acta de asamblea requiere ser protocolizada ante fedatario público (notario o corredor público) para su posterior inscripción. A continuación, se detallan los supuestos más relevantes:
| Acto de Asamblea | ¿Debe Protocolizarse? | Fundamento / Razón |
|---|---|---|
| Constitución de la sociedad y sus modificaciones | Sí | Porque de acuerdo con la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), las sociedades se constituirán ante fedatario público y en la misma forma se harán constar con sus modificaciones (art. 5). |
| Revocación de poderes | Práctica correcta, no obligatoria por LGSM | La protocolización constituye una práctica correcta, a pesar de que la LGSM no la ordena. En la Ciudad de México puede servir de fundamento el artículo 122 de la Ley del Notariado local, que dispone: «cuando se revoque… un acto contenido en una escritura, se deberá extender una nueva escritura…» Adicionalmente, la protocolización permitirá obtener la inscripción de la revocación en el Registro Público de Comercio, si así se desea. |
| Nombramiento de funcionarios o administradores que representen a la sociedad | Depende | El acta deberá protocolizarse si se designan funcionarios que, por el solo hecho de su nombramiento, puedan representar a la sociedad. Existe una tesis aislada de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, en la que se concluye que no es obligatoria la protocolización del acta de una asamblea de accionistas en la que se haya resuelto el nombramiento de miembros del Consejo de Administración, siempre que ésta obre asentada en el libro de actas respectivo. |
| Modificación o incorporación respecto de los socios o accionistas de personas morales | Sí | Porque desde diciembre de 2019, el artículo 27 del Código Fiscal de la Federación prevé la necesidad de dar aviso al Registro Federal de Contribuyentes. Para dar este aviso es necesaria la protocolización, así lo ordena la ficha de trámite CFF/295 del Anexo 1-A de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2021. |
| Aumento o disminución del capital social fijo | Sí | Las actas de Asambleas en las que se aprueben aumentos o disminuciones del capital social fijo, deben protocolizarse en todos los casos, debido a que traerán aparejada una reforma de estatutos. |
| Actas de Asambleas Generales Ordinarias de accionistas que no obren asentadas en el libro respectivo | Sí | Porque si las actas de Asambleas Generales Ordinarias de accionistas no obran asentadas en el libro respectivo, deben protocolizarse en todos los casos (art. 194 LGSM). |
| Cuando la Ley lo ordene expresamente | Sí | Porque lo ordena la Ley (art. 228 Bis f. LGSM, etc.). |
Procedimiento General de Inscripción Posterior a la Protocolización
Una vez que el acta de asamblea ha sido debidamente protocolizada ante fedatario público, se procede a su inscripción en el Registro Público de Comercio (RPC) o, en su caso, a realizar los avisos correspondientes ante otras autoridades, como el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
El procedimiento implica generalmente:
- Presentar la forma precodificada M4, el acta o testimonio o escritura, medio magnético firmado electrónicamente por el fedatario y pago de derechos ante el RPC.
- Para realizar trámites en línea, se puede requerir el ingreso del certificado, clave privada y contraseña de la persona moral. Posteriormente, se desplegarán “Términos y condiciones” que deben firmarse con la e.firma (firma electrónica).
- En algunos casos, si se selecciona la opción de “Regístrate como representante legal”, también se deberá ingresar la e.firma personal.