Uno de los mayores retos para las empresas es mantenerse al día con las obligaciones fiscales, especialmente en un entorno como el de México, donde las regulaciones hacendarias están en constante cambio. Por eso, llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino que constituye una obligación marcada por las leyes. Con un software de contabilidad avanzado y las herramientas adecuadas, tu empresa puede afrontar los retos fiscales con confianza y eficacia.
¿Qué es la Contabilidad Fiscal?
Antes de conocer dichos requisitos, repasemos el concepto de Contabilidad Fiscal. Contrario a lo ocurrido con otros tipos de contabilidad, la de índole fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria.
Bases Legales de la Contabilidad Fiscal en México
El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo. Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
¿Quiénes Deben Llevar la Contabilidad?
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío. Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.
Elementos Integrantes de la Contabilidad para Efectos Fiscales
Antes de abordar los elementos integrantes de la contabilidad, vale la pena recordar que al mencionarlos se refiere tanto a personas físicas como personas morales, y cada contribuyente debe ubicarse en el lugar que le corresponda acorde con su lugar, tiempo y circunstancia. De acuerdo con la fracción I del artículo 28 del Código en cita los siguientes elementos integran la contabilidad:
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- Los libros
- Sistemas y registros contables
- Papeles de trabajo
- Estados de cuenta
- Cuentas especiales
- Libros y registros sociales
- Control de inventarios y método de valuación
- Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos
- Los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros
- Además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos
- Así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales
- La que acredite sus ingresos y deducciones
- La que obliguen otras leyes
No obstante lo anterior abre dos posibilidades al reglamento:
- Se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción,
- Los elementos adicionales que integran la contabilidad.
Como puede observarse, la disposición incluye trece conceptos y deja abierta la posibilidad para que el reglamento incluya otros elementos. En efecto, como veremos a continuación, el art. 33 reglamentario en dos secciones, señala otros integrantes de la contabilidad. Es prudente señalar que algunos elementos se encuentran incluidos en los registros contables, por ello, los siete que listamos a continuación, no son los únicos a considerar.
Elementos que incluye el RLISR:
- Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte.
- Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos.
- Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente.
- La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones.
- La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior.
- Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales y de subsidios.
- El control de los donativos de los bienes recibidos por las donatarias autorizadas en términos de la LISR.
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Los Libros
El sistema contable se compone de libros que muestran las actividades económicas realizadas por las entidades y tradicionalmente se enseña en las escuelas que imparten la carrera de contador que deben existir libros contables, pues las leyes han reflejado y regulado la práctica profesional. Las prácticas contables señalan el uso de al menos tres libros:
- Diario
- Mayor
- Inventarios y balances
En la doctrina contable encontramos las siguientes definiciones:
Libro Diario
"Es un libro en el cual se registran las operaciones en el ORDEN CRONOLOGICO en que se van efectuando, es decir, por orden riguroso de fechas, y como se le hace servir de base para los asientos que se registran en el mayor, deberá ser ANALITICO, indicando las cuentas a las cuales se debe cargar y abonar".
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Libro Mayor
"Mayor es el libro en el cual se abren las cuentas relativas a un negocio, estableciéndose en él una cuenta para cada clase de valor u operación de la cual se quiera tener un registro... El libro mayor puede definirse como un registro analítico de todas las operaciones realizadas, agrupando y sumarizando las operaciones practicadas en cada cuenta, de manera que indique resultados individuales en cada una de ellas, en vez de operaciones aisladas".
El artículo 34 del CC establece la obligación para personas físicas y morales de llevar el libro mayor y para las personas morales el libro o los libros de actas:
- Encuadernados. Dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio
- Empastados
- Foliados
Aclara la disposición que la misma se deberá cumplir "sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante".
La expresión empleada por el CFF es tan abierta que resultaría complejo su cumplimiento. No obstante, la fracción II del apartado B del artículo 33 del RCFF señala:
"ARTICULO 33. ..................................................................B. .........................................................................................II. .........................................................................................Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente".
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Ya en el artículo 35 del CC se estableció la posibilidad de llevar libros mayores particulares y el RCFF retoma la sentencia de la existencia del libro mayor general:
"ARTICULO 35..... Podrán llevarse mayores particulares por oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en que se concentren todas las operaciones de la entidad".
Contabilidad Electrónica
Esta denominación se ha popularizado y parece ser un distante concepto de aquel que los contadores hacen día con día; ha generado confusión entre los profesionales de la contaduría por todas las voces que se han levantado y sin embargo, no es más que la introducción de la tecnología en el diario quehacer que podemos resumir en dos expresiones:
- Automatización de los procesos
- XML
En efecto, las disposiciones fiscales para el año 2014 incluyen conceptos que buscan dar facilidad a las revisiones que realiza el SAT, para sustituirlas por procesos automatizados con objeto de hacer eficiente la recaudación y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Ajustes inflacionarios automáticos: Es una tarea compleja que puede generar errores significativos si se realiza manualmente. Estas funcionalidades no solo ahorran tiempo, sino que también minimizan el riesgo de cometer errores que puedan derivar en multas y garantiza que estés al día con tus obligaciones fiscales. El error humano es una de las principales causas de problemas fiscales que pueden registrarse dentro de una empresa. Con estas funciones, los riesgos asociados a errores manuales se reducen significativamente, ayudando a mantener un historial fiscal limpio para la empresa.
La capacidad de generar reportes detallados es clave para evaluar el estado financiero de la empresa y planificar estrategias fiscales eficaces, ya que un sistema automatizado utiliza algoritmos avanzados para realizar cálculos complejos con rapidez y exactitud.
Integración de la Contabilidad para Efectos Fiscales Según el CFF
Se ha insistido en páginas anteriores que la definición de contabilidad es distinta de la integración de la misma, por lo tanto, no deben confundirse. La modificación busca otorgar mayores elementos al brazo fiscalizador del gobierno para que en caso de solicitar información, el contribuyente deba entregar todos los documentos que se listan en el CFF y su Reglamento.
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