Un equipo de auditoría externa desempeña un papel crucial en la evaluación y verificación de la salud financiera y operativa de una organización. Para garantizar la calidad de su trabajo, los integrantes de este equipo deben poseer una combinación de habilidades técnicas y blandas. Este artículo explora las funciones esenciales de un auditor y las competencias necesarias para llevar a cabo su trabajo de manera efectiva.
Funciones de un Auditor
Un auditor se encarga de examinar y preparar los registros financieros de la empresa, asegurándose de que cumpla con sus impuestos en tiempo y forma. También se encarga de monitorear reclamos para identificar con qué obligaciones no se ha cumplido. Entre sus funciones están:
- Calcular los impuestos y preparar las declaraciones.
- Revisar los sistemas contables y registros para verificar la eficiencia de sus procesos.
- Utilizar plataformas de auditoría para analizar y gestionar los reclamos.
- Garantizar que se facturen los reclamos siguiendo el marco legal.
- Identificar las tendencias de reclamos y preparar reportes para la gerencia.
- Asesorar en estrategias para reducir costos y optimizar los sistemas contables.
Competencias Clave de un Auditor
Los auditores requieren diversas habilidades duras y blandas para realizar bien su trabajo. Actualmente, la tecnología facilita en gran medida las funciones del auditor, por lo que también es importante que conozca estas herramientas. Las principales competencias de un auditor para garantizar la calidad de su trabajo son:
- Habilidades de Comunicación: Esta habilidad es indispensable para que puedan dar un punto de vista comprensible sobre los problemas que identifica tras un análisis. Un auditor debe transmitir sus pensamientos, ideas y sugerencias con claridad durante las presentaciones, reuniones y negociaciones con clientes o con directivos de la empresa.
- Inteligencia Emocional: Independientemente de lo que haya descubierto o el caos que encuentre en las finanzas de una empresa, el auditor debe mantener una actitud ecuánime, lo cual se logra trabajando la inteligencia emocional. Esta habilidad permite conducir entrevistas en un ambiente de confianza y genera mejores relaciones entre el equipo de auditoría. Sus integrantes consiguen trabajar mejor al calibrar y ajustar sus reacciones entre sí.
- Confiabilidad: Al presentarse como una persona en quien se puede confiar el auditor logra obtener información crítica, que posiblemente de otra manera no le compartirían. Algunos empleados pueden ver a los auditores como una amenaza para su puesto de trabajo, por lo tanto, generar confianza es fundamental.
- Habilidades Técnicas: Además de estar al día en el uso de esta tecnología, un auditor interno necesita conocimientos sólidos en contabilidad, finanzas, análisis de datos y operaciones comerciales, entre otros. El papel del auditor está en constante evolución debido a las nuevas herramientas que simplifican su trabajo.
- Conocimiento de la Empresa y la Industria: Con información completa se pueden obtener evaluaciones más precisas. Un auditor también debe tener visión para los negocios para poder atar cabos sueltos y aportar consejos basados en su propia experiencia. El auditor debe hacer las preguntas correctas, conocer el funcionamiento de la organización y de su sector.
- Meticulosidad y Atención al Detalle: Un auditor atento al detalle analizará todo con cuidado para identificar cualquier pequeño detalle que parezca sospechoso. De igual manera, no acepta la información que le proporciona el cliente sin cuestionar antes su veracidad. Si no se cuenta con la evidencia suficiente procederá a hacer preguntas objetivas y constructivas. Un auditor meticuloso no tiene problema en volver a examinar cada una de las facetas de la auditoría si considera que algo está mal.
- Capacidad para Trabajar Bajo Presión: Para trabajar bajo presión un auditor debe saber reconocer sus estados de ánimo y utilizar estrategias para aprovecharlos, en lugar de que afecten la calidad de su trabajo. Es importante que a pesar de la gran variedad de tareas que debe realizar cada día, e incluso lidiar con situaciones inesperadas, pueda organizar su agenda para destinar tiempo suficiente a cada una de ellas. Un auditor debe poder lidiar con la presión que conlleva una gran carga de trabajo, el manejo de información sensible, la necesidad de mantenerse en contacto con los cargos más altos de la empresa y tener que mantenerse al día con las nuevas aplicaciones tecnológicas.
- Habilidades Interpersonales: Lograr relaciones positivas permite a los auditores obtener una mejor disposición por parte de los empleados de una empresa para que el auditor realice su trabajo. Las habilidades sociales permiten al auditor comunicarse asertivamente y relacionarse. A pesar de tratarse de una actividad muy técnica, la auditoría también es una profesión de relaciones, ya que debe tratar con todo tipo de clientes y con personas en todos los niveles de la organización.
- Capacidad de Análisis: La capacidad de análisis le permite obtener datos valiosos de la información recolectada. Debe analizar detalladamente los procesos de la empresa para identificar situaciones que pudieran mejorar o que generen responsabilidades. La principal función de un auditor es identificar problemas a partir de la evidencia disponible.
- Discreción y Profesionalismo: El profesionalismo también implica realizar el trabajo con honestidad, cumplir con las leyes aplicables y ser imparcial. Para lograr esto último, el auditor debe tener la sensibilidad para identificar cualquier influencia que pudiera afectar su juicio. Un auditor profesional protege la información sensible y la usa exclusivamente para los intereses legítimos del auditado. Un auditor que se conduce con profesionalismo entrega informes veraces, objetivos, precisos y completos en los que se describen todas las actividades de auditoría, sus hallazgos, los obstáculos encontrados y conclusiones.
Organización del Equipo Auditor
La organización del equipo auditor requiere de un orden jerárquico que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes. Esta división del trabajo posibilita que los miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjunción de conocimientos y criterios para aplicar la auditoría de manera objetiva y sistemática, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.
La formación del equipo tiene que llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditoría. A partir de esto, es necesario que las personas, técnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definición del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la función que desempeñarán en el estudio.
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Roles dentro del Equipo de Auditoría
- Coordinador General o Auditor Líder: Responsable de proyecto.
- Auditor: Auditor.
- Auditor Asistente: Como personal de primera línea, es el responsable de atender directamente a todo el personal que, de una u otra manera, interviene en la auditoría, además de ser quien va a manejar directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicación de la auditoría.
Responsabilidades del Auditor Líder
- Consultar y llegar a un consenso con el cliente respecto el alcance de la auditoría.
- Obtener la información de respaldo relevante como los detalles de actividades, los productos, los servicios, en la empresa y sus áreas de actuación, los detalles de auditorías previas, realizadas al auditado.
- Formación del equipo auditor.
- Dirigir las actividades del equipo auditor.
- Preparar las comunicaciones.
- Coordinar la preparación de los documentos y procedimientos detallados de trabajo y reunir al equipo auditor.
- Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes, durante y después de la auditoría.
- Realizar los informes de la auditoría para el cliente.
Funciones Generales del Equipo
Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el equipo cuenta con una una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.
- Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
- Desarrollar el programa de trabajo de una auditoría.
- Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoría.
- Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
- Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
- Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
- Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
- Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas.
- Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización.
- Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles.
- Revisar el flujo de datos y formas.
- Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización.
- Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.
- Evaluar los registros contables e información financiera.
- Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances.
- Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.
- Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoría.
Responsabilidades del Cliente Auditado
- Definir los objetivos de la auditoría.
- Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la auditoría.
- Recibir el informe de la auditoría y determinar su distribución.
- Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoría, cuando sea necesario.
- Designar personal responsable y competente para acompañar a los miembros del equipo auditor, para actuar como guías dentro de la empresa y para asegurar que los auditores estén al tanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros que sean apropiados.
- Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros relevantes a solicitud de los auditores.
El alcance de la auditoría debe ser determinado entre el cliente y el auditor líder. Cualquier cambio posterior al alcance de la auditoría debe realizarse de común acuerdo entre el cliente y el auditor líder. Los recursos encargados al auditor deben ser suficientes en cantidad y calidad para cumplir con el alcance requerido.
Plan de Auditoría
Un plan de auditoría debe ser establecido y comunicado al cliente. El cliente debe revisar y aprobar dicho plan. Los elementos que debe contener el plan de auditoría son:
- Los objetivos y alcance de la auditoría.
- El criterio a ser usado para la realización de la auditoría.
- La identificación de las unidades organizacionales y funcionales a ser auditadas.
- La identificación de las funciones y/o individuos dentro de la organización del auditado que tengan responsabilidades de importancia significativa.
- Identificación de los aspectos de operación que son de alta prioridad.
- Identificación de los documentos de referencia.
- El tiempo y duración esperados para las entrevistas e inspecciones.
- Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoría.
- El Cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.
- Requerimientos confidenciales.
- El contenido, formato y estructura del informe.
Documentación y Evidencia de la Auditoría
Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados de la auditoría. Los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los elementos. Los registros de reuniones. Se deben mantener los documentos de trabajo, por lo menos hasta que se complete la auditoría; la información confidencial debe ser resguardada de forma segura por los miembros de la auditoría.
La información apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada para ser utilizada como evidencia de la auditoría en un proceso de verificación y evaluación para determinar si los criterios de la auditoría se están cumpliendo. La evidencia de la auditoría debe ser de tal calidad y cantidad que auditores competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditoría similares a la evaluación de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditoría.
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La evidencia de la auditoría debe ser recolectada por medio de entrevistas, revisión de documentos y la observación de actividades y condiciones. La información recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes, como observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Declaraciones que no puedan ser confirmadas deben ser identificadas como tales.
Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y medición efectivos.
Informe de la Auditoría
Luego de completar la fase de recopilación de evidencia y antes de preparar un informe de la auditoría, los auditores deberán tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propósito principal de esta reunión es el de presentar los resultados de la auditoría al auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichos resultados. Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible, antes de que el auditor líder presente el informe final.
Los resultados de la auditoría o un resumen de éstos deben ser comunicados al cliente en un informe escrito. El informe escrito se prepara bajo la dirección del auditor líder, quien es el responsable de su exactitud y perfección.
Contenido del Informe de Auditoría
Las informaciones que se tomen en el informe de la auditoría deben ser los predeterminados en el plan de la auditoría:
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- La identificación de la organización auditada y del cliente.
- Los objetivos y alcance acordados de la auditoría.
- Los criterios acordados contra los que se realizó la auditoría.
- El periodo cubierto por la auditoría.
- Las fechas en que la auditoría fue realizada.
- La identificación del equipo auditor.
- La identificación de los representantes del auditado que participaron en la auditoría.
- Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo cualquier obstáculo enfrentado.
- Las conclusiones de la auditoría.
- Las recomendaciones o sugerencias.