Seguro que alguna vez te has preguntado cómo una empresa consigue los fondos necesarios para mantener sus operaciones y financiar su crecimiento. La contabilidad es un aspecto indispensable en todo negocio. Debe analizarse y someterse a un seguimiento riguroso en todo momento, sobre todo a la hora de controlar todos los cobros y pagos que se llevan a cabo, junto con su procedencia.
¿Qué es el Estado de Flujos de Efectivo?
Un procedimiento para lo que, habitualmente, se recurre al estado de flujos de efectivo. El estado de flujos de efectivo es un documento contable en el que se registran todos los pagos y cobros, detallando el origen de estos últimos, durante un ejercicio. Se utiliza para tener una visión clara sobre el estado y las políticas de financiación, inversión y contabilidad de un negocio y tomar decisiones para mejorar su estado o evitar problemas. La normativa detalla que el objetivo principal es proporcionar un análisis estructurado de cómo ha variado el efectivo y sus equivalentes durante un ejercicio económico.
Importancia del Análisis del Flujo de Efectivo
Gracias a él es posible predecir el flujo de efectivo en el futuro, registrar cambios claramente en diferentes periodos de tiempo o incluso valorar si hay margen para afrontar deudas o turbulencias financieras. Proyectar futuros flujos de efectivo puede brindarle un mayor control financiero, proporcionar una comprensión más profunda del desempeño de una empresa, ayudar a identificar los déficits con anticipación y respaldar la planificación empresarial para que las actividades y los recursos estén alineados correctamente. Al combinar su estado de cuenta de flujo de caja con un balance general, un estado de ingresos y otros formularios, puede administrar el flujo de caja y obtener una comprensión integral del rendimiento del negocio.
Marco Legal y Normativo
Es fundamental que en su elaboración se respeten estrictamente los principios y normas establecidos en el Plan General de Contabilidad (PGC). La Ley de Sociedades de Capital (LSC) establece en su artículo 257 que no es obligatorio para aquellas empresas que pueden presentar el balance abreviado. Las empresas de nueva creación también pueden beneficiarse del balance abreviado.
Entendiendo el "Cobro" y su Relación con el IVA
El Diccionario de Derecho, de Rafael de Pina, define al cobro como la percepción de una cantidad debida o de un impuesto. A su vez, el Diccionario de la Lengua Española define la percepción como la acción y efecto de percibir, esto se determina como recibir algo y encargarse de ello. En cuanto a la cantidad, se refiere que es la proporción indeterminada de dinero. Aunado a lo anterior, el cobro, como ya se ha mencionado, es la recepción en dinero de un importe adeudado. Asimismo, los artículos 11.°, 17.° y 22.° establecen los actos objeto del IVA; contemplan que se debe efectuar el cobro de las contraprestaciones derivadas de actos o actividades gravadas sobre el monto de cada una de ellas. Entre los elementos a considerar tenemos la venta y compra de mercancías, los pagos de servicios públicos, nómina, impuestos, etc. En las actividades de financiación se deben excluir los pasivos que corresponden a las actividades de operación, es decir, proveedores, pasivos laborales, impuestos, etc.
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Componentes del Estado de Flujos de Efectivo
La estructura del estado de flujos de efectivo es la que aparece en el modelo normalizado que contiene el PGC y no se puede alterar.
Actividades de Explotación
Aquí se incluyen las operaciones diarias de la empresa.
Actividades de Inversión
Este bloque muestra los flujos de efectivo vinculados a la adquisición o venta de activos a largo plazo. También recoge los cobros procedentes de la venta de estos activos. Aquí se incluyen todas las compras que la empresa haga diferentes a los inventarios y a gastos, destinadas al mantenimiento o incremento de la capacidad productiva de la empresa.
Actividades de Financiación
Los negocios suelen necesitar préstamos o créditos que están vinculados a cuotas.
Métodos para la Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo
Existen dos métodos principales para presentar el estado de flujos de efectivo.
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Método Directo
El método directo se centra en mostrar de forma clara todas las entradas y salidas de dinero de la empresa. Es decir, detalla los cobros y pagos que se realizan en la actividad operativa. Para la compra o venta de activos y la obtención de préstamos, se aplica el método directo.
Método Indirecto
El método indirecto, por otro lado, comienza con el resultado neto del ejercicio (ganancia o pérdida) y ajusta ese dato para reflejar los movimientos de efectivo. Por un lado, el método indirecto simplifica el análisis de las operaciones cotidianas. Para las operaciones normales de la empresa, como ventas y pagos, se debe utilizar el método indirecto.
Preparación del Estado de Flujos de Efectivo: Información Necesaria
Para desarrollar el flujo de efectivo es preciso contar con el balance general de los dos últimos años y el último estado de resultados. Para calcular el estado de flujos de efectivo necesitamos dos balances consecutivos. El balance es como una fotografía de la situación financiera. En la columna de diferencia, un signo positivo supone una entrada de efectivo y un signo negativo una salida de efectivo.
Guía de Uso de Nuestra Plantilla Excel de Flujo de Efectivo
¿Cómo se puede hacer con facilidad? La respuesta te la damos aquí, en Quipu, con nuestra plantilla Excel de estado de flujos de efectivo. Una herramienta muy fácil de usar, versátil, personalizable e intuitiva que puedes descargar gratis. Nuestra plantilla de estado de flujos de efectivo en Excel es muy útil, dado que agiliza enormemente todos los cálculos y es muy fácil de usar. La plantilla Excel de estado de flujos de efectivo ayuda mucho a la hora de controlar pagos y cobros, como también a la hora de prevenir la situación financiera de la empresa. Si quieres usarla, la puedes descargar gratis rellenando el siguiente formulario.
¿Cómo funciona nuestra plantilla de estado de flujos de efectivo?
El funcionamiento de nuestra plantilla de estado de flujos de efectivo es la mar de simple. Registra un año natural al completo mes a mes, con campos personalizables para ajustarlos a las necesidades de tu empresa y con la elaboración automática de todos los cálculos para obtener los valores totales. El único requisito a tener en cuenta a la hora de usarla es que solo se pueden utilizar valores numéricos positivos, ya que la plantilla se encarga de interpretarlos correctamente cuando tenga que usarlos.
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Pasos para Usar la Plantilla Excel
¿Quieres aprender cómo usar nuestra plantilla de flujos de efectivo? Lo explicamos a continuación paso a paso:
Configuración del Saldo Inicial
El primer paso es registrar el saldo Inicial en Enero. Es importante que uses el saldo final del mes anterior para hacer un seguimiento adecuado, y no tendrás que volver a introducirlo en los siguientes meses. ¿Por qué? Porque nuestra plantilla ajusta automáticamente el saldo inicial de cada nuevo mes teniendo en cuenta los gastos, ingresos y la financiación registrada en el mes anterior. Si todo esto se introduce correctamente, el resultado aparecerá automáticamente.
Registro de Ingresos
En la sección Ingresos hay que introducir todas las entradas de efectivo del mes. Para ello, debes introducir sus valores numéricos en las casillas correspondientes de la columna blanca, teniendo en cuenta que puedes modificar todos los apartados de la izquierda en base a diferentes clientes, procedencias, establecimientos o proyectos. No necesitas conservar las categorías contables que están guardadas por defecto en la plantilla. Reorganiza, añade, elimina o altera como desees, ya que todo se ajustará automáticamente para reflejar el montante final correspondiente en “Total Ingresos”.
Registro de Gastos
Vistos los ingresos, hay que registrar los gastos del mes en la misma columna blanca. Aquí también puedes hacer las modificaciones que veas necesarias para registrar mejor la información de tu negocio. Al final, en el apartado «Total gastos» aparecerá automáticamente la suma de todos ellos. Una vez indicados Ingresos y Gastos, la casilla Flujo de caja económico arrojará el resultado de la operación Saldo Inicial + Total Ingresos - Total Gastos.
Registro de Financiamiento
Todo esto también se puede registrar en nuestra plantilla gracias a la sección Registro del financiamiento. La primera sección que encontrarás es “Financiamiento Recibido”, donde registrar todos los ingresos correspondientes a subvenciones, préstamos, créditos o ayudas. Al igual que en todos los apartados anteriores, puedes modificar los de esta sección para reflejar mejor la realidad de tu negocio. El resultado mensual aparecerá en “Total Financiamiento”. La segunda es “Pagos de financiamiento”, donde hay que registrar todos los pagos de cuotas de créditos, préstamos y otros productos parecidos. También es personalizable y también muestra el resultado final automáticamente en “Total Financiamiento”.
Hecho todo esto, en la sección Flujo de caja financiero verás un resultado final, que se obtiene a partir de la siguiente operación: Flujo de caja económico + Total del Financiamiento Recibido - Total de Pagos de Financiamiento. Esto refleja el efectivo real del que dispone la empresa en dicho mes, y puede ser positivo (más ingresos que gastos) o negativo (más gastos que ingresos). Su valor se trasladará automáticamente al Saldo Inicial del siguiente mes. El proceso es muy simple. Aun así, para una empresa resulta también especialmente útil contar con una representación gráfica de todos estos datos, ya que sirve para trazar una curva de progresión que refleja el estado de flujos de efectivo de una forma mucho más fácil de interpretar.
Alternativas a la Plantilla de Excel: Automatización
Sin embargo, no está libre de los posibles errores humanos a la hora de introducir la información, y evitar esto es algo que requiere mucho tiempo, dedicación y observación. No obstante, existe otra forma más sencilla de evitar errores y tener unas cuentas perfectas en un negocio: usar un programa para automatizar el estado de flujos de efectivo.
Consejos para Proyecciones de Flujo de Efectivo Efectivas
Para prepararlo para el éxito, es imperativo ser realista a la hora de pronosticar los flujos de efectivo. Puede crear sus proyecciones sobre la base de suposiciones clave sobre el flujo mensual de efectivo hacia y desde su negocio. Por ejemplo, saber cuándo recibirá su negocio los pagos y cuándo se deben los pagos a proveedores externos le permite hacer suposiciones más precisas sobre sus fondos finales durante un ciclo operativo. Los flujos de efectivo estimados siempre variarán un poco con respecto al rendimiento real, por lo que es importante comparar los números reales con las proyecciones mensuales y actualizar el pronóstico del flujo de caja según sea necesario. También es aconsejable limitar su pronóstico a un período de 12 meses para una mayor precisión (y para ahorrar tiempo). Dependiendo del tamaño y la complejidad de su negocio, es posible que quiera delegar la responsabilidad de crear una proyección de flujo de efectivo a un contador.
Otras Plantillas Excel Útiles para la Gestión Financiera
Para ayudarlo a empezar a crear un estado de cuenta o una proyección de flujo de efectivo, hemos incluido una variedad de plantillas personalizables que puedes descargar gratis. Solo tiene que modificar la plantilla elegida para que se ajuste a sus objetivos específicos y a la audiencia prevista. Cada plantilla ofrece un diseño profesional y limpio y está diseñada para ahorrarle tiempo, aumentar la eficiencia y mejorar la precisión. Solo tiene que ingresar sus datos financieros y las plantillas realizarán cálculos automáticos para que pueda analizarlos.
- Plantilla Excel de previsión de tesorería
- Plantilla Excel de conciliación bancaria
- Plantilla Excel de plan de tesorería
- Plantilla Excel de presupuesto de tesorería
- Esta plantilla de cuentas por pagar realiza un seguimiento de los proveedores, los números de pedidos y los montos que deben ser útiles para gestionar los pagos y las fechas de vencimiento.
- No permita que los saldos adeudados a su negocio se pasen por alto. Esta plantilla de cuentas por cobrar enumera los clientes, los detalles de seguimiento de facturas, los montos pendientes y los saldos pendientes.
- Un balance proporciona un resumen del estado financiero en un solo informe breve. Con esta plantilla de balance, puede evaluar la situación financiera de un negocio examinando los activos, pasivos y patrimonio.
- Utiliza esta plantilla de declaración de ingresos para evaluar las ganancias y pérdidas durante un período determinado. Esta plantilla proporciona un esquema claro de los ingresos y gastos junto con las cifras de ingresos netos.
- Esta plantilla funciona durante cualquier período de tiempo y le permite comparar diferentes períodos para un análisis rápido de los flujos de efectivo. Incluye secciones para una lista desglosada de ingresos y gastos, cálculos automáticos de totales y flujos de caja netos, y un diseño simple para facilitar su uso.
- Utilice esta plantilla de estado de flujos de efectivo para dar seguimiento y evaluar los flujos de efectivo durante un período de tres años. La plantilla se divide en secciones para operaciones, inversiones y actividades de financiación. Esta plantilla completa ofrece una descripción general anual, así como hojas de trabajo mensuales.
- Cree un informe detallado de flujo de caja mensual para analizar el rendimiento o planificar el futuro.
- Añada recibos y pagos a esta plantilla de flujo de efectivo diario para comprender bien el rendimiento del negocio.
- Utilice esta plantilla para crear una proyección de flujo de efectivo que le permita comparar las proyecciones con los resultados reales.
- Esta plantilla está diseñada para una planificación sencilla, con un diseño de hoja de cálculo simple y colores alternantes para resaltar filas.
- Las proyecciones trimestrales son útiles para las nuevas empresas y para quienes desean alinear las proyecciones de flujo de efectivo con los próximos objetivos y actividades comerciales.
- Puede usar esta plantilla para realizar un análisis de sensibilidad del flujo de efectivo con el fin de anticipar los déficits y ayudar a su negocio a mantener una posición de caja positiva.
- Esta plantilla le permite realizar un análisis de flujo de efectivo con descuento para ayudar a determinar el valor de un negocio o una inversión. Introduzca proyecciones de flujo de efectivo, selecciona su tasa de descuento y la plantilla calcula las estimaciones de valor actuales.
- Esta plantilla está diseñada teniendo en cuenta a las organizaciones sin fines de lucro e incluye algunas fuentes comunes de ingresos, como donaciones y subvenciones, así como gastos.
- La plantilla abarca un período de 12 meses y facilita la visualización del traspaso anual y mensual para que pueda realizar un seguimiento de un saldo de efectivo continuo.
- Las personas pueden gestionar su flujo de caja personal con esta plantilla gratuita. El diseño simple facilita el uso y ofrece una visión general financiera.
- Utilice esta plantilla de saldo de prueba para verificar sus saldos de crédito y débito al final de un período de contabilidad determinado, y respaldar sus estados financieros.
- La plantilla muestra los saldos finales de cuentas específicas, así como los importes totales del período de actividad y la diferencia general.