Un catálogo de cuentas (COA) sirve como un directorio completo de cuentas financieras y sus correspondientes números de referencia. Utilice el COA para registrar transacciones en la contabilidad general de su organización. El catálogo de cuentas muestra todas las cuentas de contabilidad. Puede agregar, cambiar o eliminar cuentas de contabilidad.
El catálogo de cuentas es una relación o lista detallada de todas las cuentas que componen el activo, el pasivo, el capital contable, los ingresos, los costos y los gastos de la organización. Se debe diseñar y elaborar después de haber efectuado un análisis de las operaciones que realiza la empresa, pues abarca desde conceptos generales hasta particulares.
Estructura Jerárquica del Catálogo de Cuentas
Las empresas suelen crear una estructura jerárquica en los códigos de cuentas de contabilidad para reflejar su lugar en el catálogo de cuentas. Por ejemplo, en algunas implementaciones, los códigos de cuenta de contabilidad general que comienzan con 1 denotan cuentas de activos, mientras que los códigos de cuentas de contabilidad general que comienzan con 3 denotan cuentas de patrimonio. En algunas regiones, existen regulaciones locales para el uso de un catálogo de cuentas estándar.
Por ejemplo: un grupo es el activo; un rubro podría ser cuentas por cobrar; una cuenta de mayor, clientes, y las subcuentas serían cada uno de los clientes: cliente A, cliente B, etc.
Tipos de Cuentas en el Catálogo de Cuentas
Un catálogo de cuentas minimalista puede consistir únicamente en líneas de cuentas de registro. Total inicio define una cabecera inicial para un subtotal del catálogo de cuentas. Total fin define una cabecera final para un subtotal y su fórmula en el catálogo de cuentas. Los otros cuatro tipos se utilizan para definir cómo el catálogo de cuentas también muestra un estado de cuenta financiero con encabezados y subtotales. Si utiliza tipos de cuenta distintos de Registro en su catálogo de cuentas, puede definir diferentes vistas para mostrar las cuentas de registro "sin procesar" sin los tipos de cuentas de tipo informe para totalizar y encabezados.
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Dimensiones y Simplificación del Catálogo
Las dimensiones son valores que clasifican los movimientos de modo que pueda realizar el seguimiento y el análisis de los documentos, como pedidos de venta. Las dimensiones pueden, por ejemplo, indicar de qué proyecto o departamento procede un movimiento. Al proporcionar categorías, subcategorías y mapeo de cuentas a su catálogo de cuentas, Business Central incluye informes financieros básicos listos para usar. Considere comenzar de manera simple con menos cuentas de contabilidad. Utilice dimensiones para simplificar su catálogo de cuentas.
Visualización y Edición del Catálogo de Cuentas
La página Catálogo de cuentas muestra las cuentas en una lista jerárquica que ofrece acceso rápido a la información clave de cada cuenta. Sin embargo, la lista es estática y, si tiene muchas cuentas, es posible que deba desplazarse para ver la información de diferentes cuentas. Si solo desea una descripción general rápida de los conceptos básicos, como cambios netos y saldos, la página Introducción al catálogo de cuentas es una alternativa útil. El diseño de columnas en la página es el mismo que el de la página Catálogo de cuentas (aunque con menos columnas), por lo que resulta fácil de entender. Puede expandir o contraer los niveles jerárquicos.
En una organización pequeña, como la empresa de demostración CRONUS, la mayoría de los usuarios pueden editar el catálogo de cuentas, excepto los usuarios con una licencia de TEAM MEMBER. Sin embargo, en organizaciones más grandes normalmente los roles de usuario y los permisos limitan el acceso para editar el catálogo de cuentas. Si es administrador o tiene el rol Administrador de negocio o Contable, puede controlar los permisos de usuario para dar a las personas adecuadas acceso a las tablas relevantes. Puede utilizar la característica de registro de cambios para capturar los cambios que los usuarios realizan en las cuentas de L/M. Id.
Importancia de la Estrategia y la Adaptación
La composición del catálogo de cuentas de su empresa es una decisión estratégica tomada por su dirección (o por la normativa específica de cada país o región). Varía según la industria, el modelo comercial y la estructura financiera de su empresa.
Sin embargo, para evitar discrepancias, no puede eliminar una cuenta de contabilidad si sus datos se utilizan en el catálogo de cuentas. Además, puede bloquear el borrado accidental de cuentas en periodos delicados.
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