En cualquier empresa, hay momentos en los que el equipo debe extender su jornada laboral. Ya sea por un proyecto que se alarga, errores en la estimación de tiempos o porque alguien decide quedarse más horas para obtener un ingreso adicional. Por ello, es importante conocer cómo se regulan y pagan las horas extra según la Ley Federal del Trabajo (LFT) en México, así como su tratamiento fiscal y de seguridad social.
Definición de Jornada Laboral y Horas Extras
Según la Ley Federal del Trabajo, la jornada laboral es el tiempo durante el cual una persona trabajadora está a disposición del empleador para prestar sus servicios. La ley permite que empleador y trabajador definan juntos la duración de la jornada laboral, siempre que se respeten los límites legales establecidos. La LFT especifica que la jornada laboral normal es de ocho horas diarias y cuarenta horas semanales para el esquema 6x1 (seis días de trabajo, uno de descanso).
En la Ley Federal del Trabajo (LFT) se encuentran reguladas las jornadas de trabajo en el artículo 60, en el cual indica tres tipos de jornada:
- Jornada diurna: Es la jornada que se encuentra entre las seis y las 20 horas. La duración máxima de la jornada laboral es de ocho horas.
- Jornada nocturna: Comprende el horario entre las 20 y las seis horas. La duración máxima de la jornada laboral es de siete horas.
- Jornada mixta: Es una combinación de las dos anteriores. El período nocturno debe de ser menor a tres horas y media, pues si comprende 3 horas y media o más se considerará jornada nocturna. La duración máxima de la jornada laboral es de siete horas y media.
Las horas extras, también conocidas como tiempo extraordinario, son aquellas que el trabajador labora más allá de su jornada ordinaria. Ese tiempo extra que el empleado trabaja fuera de su jornada estipulada originalmente dentro de su contrato laboral, implica una obligación de pago adicional para el empleador a favor del personal.
Tipos de Horas Extras y Límites Legales
La Ley Federal del Trabajo en los artículos 66, 67 y 68 señala que los trabajadores pueden laborar tiempo extra siempre y cuando exista una causa justificada y sin exceder ciertos límites. La ley laboral en México establece que el número de horas extra no puede ser superior a 3 horas en la jornada diaria. Por otra parte, solo se podrá hacer horario adicional un máximo de tres veces por semana.
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De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, existen tres tipos de horas extra que las empresas deben conocer para realizar el pago correspondiente:
- Horas extras simples: En casos excepcionales contemplados en el artículo 65 de la LFT, cuando exista un riesgo inminente para la vida de los trabajadores o la continuidad de la empresa, las horas extras se pagan como una hora regular. Este tipo de horas solo aplica en situaciones de emergencia y tienen el mismo valor que una hora ordinaria.
- Horas extras dobles: Son las primeras 9 horas extraordinarias que un trabajador realiza en una semana. Estas horas se pagan con un 100% más del salario ordinario, es decir, al doble. Las primeras horas extraordinarias permitidas por semana generan una remuneración equivalente al doble del salario normal.
- Horas extras triples: Cuando un trabajador excede las 9 horas extraordinarias semanales, las horas adicionales deben pagarse con un 200% más del salario ordinario, es decir, al triple. Si la carga de trabajo es mucha y el empleado supera el límite de 9 horas semanales, cada hora posterior se paga triple.
Con la reforma a la Ley Federal del Trabajo en materia de reducción de jornada (artículos 59, 61, 66, 68, 69, 71, 132 y 994), el nuevo Art. 66 permite hasta 12 horas extra semanales (al doble) con gradualidad - Transitorio Cuarto: 9 hrs en 2026 y 2027, 10 en 2028, 11 en 2029 y 12 en 2030. El nuevo Art. 68 establece que las horas que excedan el tope se pagan al triple (200% adicional) y que la jornada total diaria no puede superar 12 hrs.
Cálculo del Pago de Horas Extraordinarias
Para calcular correctamente el pago de horas extraordinarias, sigue estos tres pasos fundamentales:
- Paso 1: Determina el tipo de jornada del trabajador. Identifica si el empleado tiene jornada diurna (8 horas), nocturna (7 horas) o mixta (7.5 horas).
- Paso 2: Conoce el sueldo por hora. Para conocer el sueldo por hora, simplemente divide el salario mensual entre 30 y el resultado entre las horas de la jornada, que en este caso son 8. Para conocer el costo por hora, se divide el salario diario entre las 8 horas de su jornada del día.
- Paso 3: Aplica las tarifas correspondientes. Las horas extra dobles se pagan un 100% más que las horas regulares. Las horas extra triples se pagan un 200% más que las horas regulares.
Ejemplo de Cálculo de Horas Extras
Un trabajador con salario de $12,000 mensuales (jornada diurna) trabajó 11 horas extra en una semana:
- Sueldo por hora: ($12,000 ÷ 30) ÷ 8 = $50
- Primeras 9 horas al doble: $50 × 2 × 9 = $900
- Siguientes 2 horas al triple: $50 × 3 × 2 = $300
- Pago total por horas extra: $1,200
Considerando un escenario donde se laboran horas extras durante la semana:
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Por lo tanto, considerando lo anterior se considerarían las horas extras de la siguiente forma: el lunes son 3 horas extras dobles, el martes son 3 horas extra dobles y una triple, miércoles 3 dobles y 2 triples y el viernes 2 triples. Lo anterior de acuerdo a lo señalado en la LFT, pues no pueden ser más de 3 horas diarias, ni más de tres veces a la semana, toda vez que el día martes las primeras tres son dobles (art. 66, 67) y la cuarta hora extra es triple (art. 68).
Desglose de horas extras distribuidas en la semana:
| Día | Horas extras | Tipo de hora |
|---|---|---|
| Lunes | 3 | Dobles |
| Martes | 3 | Dobles |
| Miércoles | 3 | Dobles |
| Jueves | 3 | Triples |
| Viernes | 2 | Triples |
| Total | 14 | 9 dobles + 5 triples |
Tratamiento Fiscal de las Horas Extras (ISR)
Las horas extra son ingresos adicionales y de acuerdo al artículo 93 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) están sujetas a la retención de ISR. Debido a que las horas extras representan ingresos adicionales al salario regular, están sujetas al ISR. Las horas extras no se pagan ni están gravadas de la misma forma que las horas normales. Son un caso especial, en el que el trabajador debe de recibir una compensación mayor por su trabajo.
En materia fiscal, el artículo 93, fracción I de la Ley del Impuesto Sobre la Renta establece lo siguiente:
- Exención 100% del ISR: Cuando el trabajador perciba diariamente un salario mínimo y no exceda el límite establecido en la Ley Federal del Trabajo, es decir, de 9 horas extras por semana.
- Exención 50% del ISR: Para los trabajadores que perciban más de un salario mínimo general, esta tiene un límite equivalente a 5 veces el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA).
- Las horas que se paguen al triple siempre se gravarán al 100%.
Es importante destacar que en el caso de las horas extra dobles, solo se realizará exención sobre el 50% del total de estas horas, siempre y cuando este 50% no exceda 5 Unidades de Medidas de Actualización (UMA’s). La prima adicional (2x) tiene el mismo tratamiento fiscal que las horas extras: 50% exento hasta 5 UMAs semanales.
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Ejemplo de Cálculo de Retención ISR para Horas Extras Dobles
Considerando un trabajador que percibe más del salario mínimo general y con un valor de la UMA diaria de $113.14:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Valor de la UMA diaria | $113.14 |
| Límite de exención (5 UMA's) | $565.70 |
| Salario diario | $500.00 |
| Salario por hora | $62.50 |
| Horas extras en la semana (dobles) | 9.00 |
| Cálculo de Retención ISR | |
| Salario por horas extras (9 dobles x $62.50 x 2) | $1,125.00 |
| (-) Exención (hasta 5 UMA’s) | $565.70 |
| (=) Horas extras gravadas | $559.30 |
En este ejemplo, el trabajador recibe $1,125 pesos por 9 horas extra dobles, pero solo $559.30 están sujetos a retención de ISR, mientras que $565.70 están exentos.
Integración al Salario Base de Cotización (IMSS)
En materia de seguridad social, el artículo 27, fracción IX de la Ley del Seguro Social señala que las horas extras no se integran al Salario Base de Cotización cuando se realizan dentro de los márgenes establecidos por la Ley Federal del Trabajo. Sin embargo, las demás horas extras sí se integran. Esto significa que las primeras 9 horas extras semanales (horas dobles) no incrementan la base sobre la cual se calculan las cuotas obrero-patronales del IMSS. Sin embargo, las horas extras que excedan este límite (horas triples) sí forman parte del Salario Base de Cotización, lo que incrementa las aportaciones de la seguridad social.
Ejemplo de integración al SBC:
| Horas extras | Total | Comentario |
|---|---|---|
| Dobles (9) | $1,350.00 | No integran al SBC |
| Triples (5) | $1,125.00 | Sí integran al SBC |
En este caso, solo los $1,125 pesos correspondientes a las 5 horas triples se suman al Salario Base de Cotización para el cálculo de las cuotas del IMSS.
Gestión y Automatización del Cálculo de Horas Extras
Calcular estas horas puede ser complicado, sobre todo si tienes muchos trabajadores. Además, hacerlo de forma incorrecta puede provocar disputas con los empleados o traer problemas legales. El incumplimiento de las obligaciones sobre horas extra no solo implica pagar lo adeudado con recargos, sino también puede generar sanciones legales y administrativas importantes para la empresa. La gestión inadecuada de las horas extra puede generar diversos problemas operativos y legales en las empresas, como la falta de control en la aprobación, dificultad para registrar correctamente las horas trabajadas y errores en el cálculo y pago.
La automatización del cálculo de horas extras ofrece múltiples ventajas para las empresas:
- Reducción de errores: Los sistemas automatizados aplican correctamente las fórmulas de cálculo, los porcentajes de retención de ISR y las reglas de integración al SBC del IMSS, eliminando errores humanos.
- Ahorro de tiempo: El personal de recursos humanos puede enfocarse en actividades estratégicas en lugar de realizar cálculos manuales repetitivos y propensos a equivocaciones.
- Cumplimiento normativo: Las soluciones tecnológicas se actualizan automáticamente con los cambios en la legislación laboral, fiscal y de seguridad social, asegurando que el pago de horas extras se realice siempre conforme a la normativa vigente.
Adicionalmente, el nuevo Art. 132 fr. XXXIV obliga a registrar electrónicamente la jornada, con multas de 250 a 5,000 UMA por incumplir (Art. 994 fr. IV Bis). Un software de control de asistencia te ayuda a calcular las horas adicionales de tus trabajadores de forma automática. Así, te evitas cualquier complicación.