La cancelación de nóminas timbradas es un proceso esencial en la gestión fiscal y administrativa de una empresa. Cancelar un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina es un procedimiento necesario para corregir recibos electrónicos que contienen errores o que ya no deben considerarse válidos. Realizar la cancelación de manera correcta te permite mantener tu información fiscal ordenada, evitar inconsistencias ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y garantizar que los pagos reflejados en tus comprobantes sean precisos.
Marco legal y plazos de cancelación
De acuerdo con el artículo 29-A fracción IX de CFF los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) sólo podrán cancelarse dentro del mismo ejercicio fiscal en que se expidan. No obstante, las disposiciones fiscales actuales permiten la cancelación de los CFDI a más tardar el 31 de enero del año siguiente a su expedición.
A partir del 01 de enero de 2022 será necesario señalar el motivo de la cancelación de los comprobantes, conforme al siguiente catálogo:
- 01: Comprobante emitido con errores con relación.
- 02: Comprobantes emitidos con errores sin relación.
- 03: No se llevó a cabo la operación.
Procedimientos según el escenario
Dependiendo de la situación del comprobante, el proceso varía para asegurar la correcta sustitución del documento:
1. CFDI emitido con errores con relación
Se deberá emitir un nuevo CFDI que subsane el error cometido y sustituya al comprobante original, relacionándolo con la clave “04” Sustitución de CFDI previos. Posteriormente, se deberá realizar la solicitud de la cancelación del CFDI original indicando como motivo la clave “01”, registrando el folio fiscal del nuevo comprobante.
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2. CFDI emitido con errores sin relación
Se debe realizar la solicitud de cancelación del CFDI registrando como motivo la clave “02”. Posteriormente, deberá emitir un nuevo CFDI con los datos correctos.
3. No se llevó a cabo la operación
El contribuyente deberá solicitar la cancelación de la factura a través del servicio disponible en el Portal del SAT, o bien, a través de los servicios de un PAC, registrando como motivo de cancelación la clave “03”.
Gestión de estatus y mensajes de alerta
Al cancelar una nómina, la mayoría de las veces se refleja de inmediato en el estatus del comprobante. Para estas situaciones, cuando se realiza el intento de cancelación, se muestra un mensaje de alerta indicando que la cancelación se encuentra en proceso de validación por parte del SAT. En algunos casos, es posible que el portal del SAT refleje el estatus de cancelado del comprobante antes que en su sistema de administración.
Si al intentar cancelar surge un mensaje indicando que el tiempo de respuesta ha expirado, es muy importante que no insista inmediatamente, puesto que el documento puede estar en proceso de validación por el SAT y solo necesita recuperarlo a través del proceso de verificación de estado.
Para comprobar el estado de la nómina, diríjase al detalle de la misma y utilice la función de verificar estado de cancelación. Una vez que haya verificado el estado de la nómina, lo único que puede hacer es esperar a que el servicio se sincronice.
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