El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), o factura electrónica, es la forma de hacer documentos electrónicos para que sean válidos para el SAT. Requiere que el Contribuyente obtenga su Certificado de Sello Digital (CSD) en el Portal del SAT para firmar electrónicamente sus documentos. Al emitir un comprobante fiscal pueden existir errores, tales como seleccionar el concepto equivocado, colocar un precio incorrecto o tener algún error en el RFC de tu cliente.
La sustitución de una factura debe ocurrir para solventar datos erróneamente colocados en la factura electrónica emitida cuando ocurrió la transacción comercial. Debido a que se trata precisamente de sustituir, el nuevo CFDI resultante debe ser del mismo tipo que el original.
Motivos de Cancelación de un CFDI
De acuerdo a la información que difunde el SAT a través de su página, al momento de realizar la cancelación de un CFDI se deberá indicar el motivo de la cancelación conforme a las siguientes claves:
- “01” Comprobantes emitidos con errores con relación.
- “02” Comprobantes emitidos con errores sin relación.
- “03” No se llevó a cabo la operación.
- “04” Operación nominativa relacionada en una factura global.
En caso de realizar la sustitución del comprobante, se deberá señalar la clave “01” (Comprobantes emitidos con errores con relación), además de manifestar el folio fiscal del comprobante que lo sustituye.
Claves de Relación para Sustitución de CFDI
Uno de los motivos para crear facturas relacionadas, de acuerdo con el Catálogo de CFDI relacionados del SAT, es la sustitución del documento. La opción 04 tiene la función de sustituir el CFDI original en donde se cometió el error.
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Tipos de Relación CFDI
A continuación, se presentan las claves de relación más comunes:
| Clave | Descripción |
|---|---|
| 01 | Nota de crédito de los documentos relacionados |
| 02 | Nota de débito de los documentos relacionados |
| 03 | Devolución de mercancías sobre facturas o traslados previos |
| 04 | Sustitución de los CFDI previos |
| 05 | Traslados de mercancías facturados previamente |
| 06 | Factura generada por los traslados previos |
| 07 | CFDI por aplicación de anticipo |
| 08 | Factura generada por pagos en parcialidades |
| 09 | Factura generada por pagos diferidos |
Proceso Ideal vs. Proceso Práctico de Sustitución
El procedimiento que se debería aplicar cuando se pretende sustituir un CFDI que contiene errores es el siguiente:
- Se emite un CFDI por la operación original, el cual se detecta que contiene errores.
- Se emite el CFDI que sustituirá al CFDI erróneo, se relaciona con el CFDI del punto anterior con la clave “04” (Sustitución de CFDI previos).
- Se cancela el CFDI original y se manifiesta el motivo de cancelación “01” (Comprobantes emitidos con errores con relación) indicando el folio fiscal del comprobante emitido conforme al punto 2.
No obstante, cancelar con el motivo “01” siguiendo este procedimiento no es posible ni a través de los sistemas de facturación ni a través de la página del SAT, incluso en la regla 2.7.1.34. Se debe emitir el nuevo CFDI en el cual se debe registrar en el campo TipoRelación la clave “04” (Sustitución de los CFDI previos) y en el campo UUID del Nodo CFDIRelacionado se debe registrar el folio fiscal del comprobante que.
Pasos para la Sustitución de un CFDI en el Portal del SAT
Un paso esencial para realizar la correcta sustitución de una factura electrónica es cancelar la factura original en la que se cometió el error.
- Para esto, se deberá desplegar el submenú del ícono “Factura electrónica”, que se encuentra en la parte superior del portal SAT.
- Dar clic en “Cancela y recupera tus facturas” e ingresar las credenciales que se solicitan en el portal, para poder acceder a la cuenta.
- Dirigirse a la opción “Consultar facturas emitidas”.
- Una vez dentro, se visualizan varios campos por llenar: “Folio fiscal”, “Fecha inicial de emisión de la factura”, “Fecha final de emisión”, “RFC del receptor”, “Estado del comprobante”, y “Tipo de comprobante (Complemento)”.
- Filtrar la factura electrónica que se desee sustituir y dar clic en el botón azul que dice “Busca CDFI”.
- Si la información que se introdujo es correcta, se verá a continuación, en la parte inferior de la página, un rectángulo donde se encuentra la factura a corregir. Se puede previsualizar el folio fiscal, el RFC emisor, el nombre o la razón social del emisor, entre otros datos.
- Si es, en efecto, la que se busca, dar clic en el cuadrado blanco que se encuentra a la izquierda, para seleccionar el archivo.
- En la barra inferior azul, está la opción que dice “Cancelar seleccionados”. Hacer clic ahí.
Una vez cancelada la factura, se procede a la sustitución del folio usando la opción relación 04 (Sustitución de los CFDI previos), esta opción permite vincular la nueva factura al folio original previamente cancelado. Para relacionar el nuevo CFDI al folio cancelado, se debe realizar el mismo proceso que al generar un nuevo CFDI, solo que esta vez en el campo que indica CFDI RELACIONADO, seleccionar la opción 04, el cual corresponde a la sustitución de los CFDI previos y capturar o copiar el folio fiscal que aparece en la factura cancelada, enseguida agregar el folio. Al hacer clic en agregar el campo de CFDI relacionado cambiará a color azul, significa que la nueva factura está vinculada al folio cancelado. Continuar con la captura de datos correctamente y verificar que esta vez los datos ingresados sean correctos, para posteriormente timbrar el CFDI nuevo.
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Aspectos Importantes sobre la Cancelación de CFDI
- A partir del 1ro de enero de 2018 los CFDI se cancelarán a través del buzón tributario, según la regla 2.7.1.38 de la RMF 2017.
- Los contribuyentes podrán cancelar una factura sin que se requiera la aceptación del receptor en los siguientes supuestos: Facturas que amparen un monto total de hasta $5,000.00 (MN) o CFDI de ingreso expedido a contribuyentes del RIF.
- El receptor tendrá un plazo de 72 horas para aceptar o negar la cancelación de la factura a través del mismo medio.
- Si tu factura aparece como “No cancelable” es debido a que el comprobante tiene uno o más documentos relacionados.
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