La gestión eficiente de las contabilizaciones en SAP requiere un control preciso tanto de los datos maestros como de los parámetros temporales que rigen el ejercicio económico. Como ya sabéis, los periodos contables abiertos en un sistema SAP se controlan desde la transacción OB52. Básicamente, los periodos se gestionan a través de una variante de periodo, que es para la que indicamos los periodos contables que están abiertos.
Control de periodos contables y cierres
Un periodo contable es el intervalo de tiempo predefinido, no mayor de 12 meses, en el que se analizan y registran las operaciones financieras de una empresa. En SAP, cada periodo contable debe definirse mediante el establecimiento de una fecha de inicio y una fecha de cierre. Esto garantiza que sólo se registren las transacciones correspondientes a un periodo determinado.
De esta forma, en un proceso de cierre contable, limitamos en un periodo anterior la contabilización a la mayoría de usuarios por autorizaciones, permitiendo solo la contabilización en ese periodo que estamos cerrando o ajustando a los usuarios autorizados. El control de los periodos abiertos se gestiona a través de los siguientes parámetros en la transacción OB52:
- Periodo desde/hasta limitado: Permite restringir el acceso a usuarios específicos.
- Periodo desde/hasta abierto: Permite contabilizar libremente dentro del rango definido.
- Grupo de autorizaciones: Valor que debe estar incluido en las autorizaciones del usuario (objeto F_BKPF_BUP) para permitirle contabilizar en el periodo limitado.
Si en grupo de autorizaciones no indicamos ningún valor, ambos periodos estarán abiertos a todo el mundo. El último paso consistiría en crear un rol de autorizaciones con el objeto F_BKPF_BUP, asignándole el valor que hubiéramos puesto en el campo GrA en la variante de periodo oportuna.
Configuración de la variante de ejercicio
La variante de ejercicio determina la duración del ejercicio contable. Se parametriza en SPRO - gestión financiera - parametrizaciones básicas - ejercicio - actualizar variante de ejercicio. A continuación, se detallan las características principales de esta configuración:
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| Columna | Descripción |
|---|---|
| Dependiente año | Indica si la variante varía de un año a otro. |
| Año natural | Si el ejercicio coincide con el mes de enero a diciembre. |
| Ctd. Periodos contables | Cantidad de periodos normales dentro del ejercicio. |
| Ctd. Per. Especiales | Periodos adicionales (máximo 4) para ajustes de cierre. |
Registro de documentos y clases de documento
En SAP, un documento es el registro de una transacción comercial, de un hecho económico. Todo lo que se graba en el sistema se registra en una clase de documento, la cual equivale a un tipo de operación comercial. Los documentos se estructuran en dos partes:
- Cabecera: Información relativa a todo el documento como la moneda, fechas, etc.
- Posiciones: Mínimo de 2 y un máximo de 999 líneas del asiento.
Para poder definir una nueva clase de documento es necesario configurar un rango de números de documento. Los rangos pueden ser de asignación interna (lo asigna automáticamente el sistema correlativo al último número utilizado) o de asignación externa (el usuario introduce manualmente el número de documento). Una vez usado el rango, ya no se puede modificar ni borrar.
Claves de contabilización
Las claves contables tienen una labor de control para evitar usar una cuenta errónea. Determinan si se trata de debe o haber y la clase de cuenta en la que se registra (cuentas de mayor, acreedores, deudores, activos fijos). En las cuentas de mayor solo hay dos claves: 40 (cargo) y 50 (abono). En las cuentas auxiliares de acreedores y deudores, al no existir grupos de estatus de campo a nivel de sociedad, las diferencias de contabilización se establecen mediante las claves contables.
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