¿Quieres descubrir la clave para tomar decisiones financieras sólidas y mantener el control de tu empresa? Los libros de contabilidad son mucho más que simples registros de ingresos y gastos. En ellos se registran todas las transacciones, proporcionando una visión clara y detallada de la salud de tu negocio.
Los libros de contabilidad o libros contables son una de las herramientas más importantes que debe tener un contador. Es gracias a estos que se puede llevar un orden de todos los movimientos. Los libros de contabilidad corresponden a todos los documentos donde se ve reflejada información contable de una empresa, económica y financiera.
Es responsabilidad del contador que dicho libro se mantenga actualizado, además de que es requisito que cada vez que se comience con un nuevo ejercicio contable se cree un nuevo libro. Uno de los aspectos en los cuales se ven involucrados los libros de contabilidad es con la aparición de la tecnología.
Tipos de Libros Contables
Existen dos tipos de libros contables principales, los cuales se dividen en obligatorios y voluntarios o no obligatorios.
Libros Obligatorios
Los más comunes en cualquier empresa son el libro diario, libro mayor, el de entradas y salidas de almacén, y el libro de cajas.
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- El Libro Diario: También conocido como Diario general, tiene la función principal de llevar en él un registro detallado (pormenorizado) y en forma cronológica de todas y cada una de las operaciones que realiza la empresa en cualquiera de sus áreas que le afecten económicamente, asignando cada operación a las cuentas contables que hayan sido creadas previamente para cada tipo de actividad o transacción.
¿Qué es el libro diario? Es un registro contable fundamental donde se anotan, de manera cronológica, todas las transacciones financieras de una empresa. Cada anotación, conocida como “asiento contable”, refleja una operación económica específica, detallando las cuentas afectadas, los montos correspondientes y una breve descripción de la transacción. Tal como su nombre lo indica, en este tipo de libro obligatorio la empresa debe contabilizar todas las operaciones que lleva a diario. En este se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza día a día, recogidas en los llamados asientos contables. Estos tienen que seguir un orden cronológico, con el fin de que sea más sencillo gestionarlos.
En el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas.
- El Libro Mayor: Este libro corresponde a un documento en el cual se registra el resumen de todas las cuentas contables. Este libro de contabilidad contiene toda la información económica-financiera del negocio desde que inició actividades. El libro mayor debe incluir las operaciones económicas registradas en el Libro Diario durante un ejercicio.
En este libro, cada cuenta de manera individual presenta la afectación que ha recibido por los movimientos de débito y crédito, de todas y cada una de las operaciones, que han sido registradas en el Libro Diario, con su saldo correspondiente.
- En este libro se tendrá que incluir el balance de sumas y los saldos de los balances de comprobación.
- En este libro, al terminar cada ejercicio, se deberá registrar el resultado del levantamiento físico del inventario al 31 de diciembre del año correspondiente, de materias primas, materiales y suministros para producción, almacén de materiales y suministros de consumo e inventarios de bienes muebles e inmuebles, el cual contendrá en sus auxiliares una relación detallada de las existencias a esa fecha, con indicación de su costo unitario y total.
- El control de inventarios y almacén se debe llevar en registros auxiliares, identificándolo, por unidades o grupos homogéneos.
- Los registros contables de los bienes muebles e inmuebles se realizarán en cuentas específicas del activo.
- Deberán llevar a cabo el levantamiento físico del inventario de los bienes muebles e inmuebles. Dicho inventario deberá estar debidamente conciliado con el registro contable.
- Publicarán el inventario de sus bienes a través de internet, el cual deberán actualizar, por lo menos, cada seis meses.
Libros Auxiliares
Los libros auxiliares te ayudan a facilitar la gestión financiera y económica de una empresa. Son también datos concentrados, sólo que no de todas las cuentas como el anterior sino de una cuenta u operación concreta, como pueden ser: el libro auxiliar de ventas al contado, auxiliar de ventas a crédito, auxiliar de compras de materia prima, auxiliar de cuentas por cobrar, auxiliar de documentos por pagar, auxiliar de órdenes de fabricación, auxiliar de materia prima empleada, etc.
Dentro de estos libros se puede encontrar el libro de banco, en el cual se pueden observar todos los movimientos bancarios.
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- Libro de proveedores: se anotan las operaciones con proveedores, incluyendo compras a crédito y de contado.
Importancia de los Libros de Contabilidad
En el libro diario se registran todas las operaciones económicas relacionadas con la actividad de la empresa, en orden cronológico; estos datos posteriormente se trasladan al libro mayor, con el fin de tomarse en cuenta para los estado financieros y estados contables al final del ejercicio.
Y de esa forma se sigue el mismo procedimiento con cada una de las cuentas que se emplean en la contabilidad para conocer los movimientos globales y el saldo que alcanza cada una a determinada fecha, datos que serán empleados para darles el orden y estructuración que le corresponda en los informes y estados financieros.
Para realizar el proceso, las organizaciones tienen que presentar los libros para su revisión. Será considerado comerciante toda persona natural o jurídica que realice alguna actividad económica que la ley catalogue como mercantil.
Si no se integra la contabilidad como dicta la ley, se pueden cometer infracciones. Como has visto, los libros de contabilidad son muy importantes para las empresas y para cumplir con los aspectos legales correspondientes.
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