En España, el sistema tributario electrónico se compone de varios subsistemas, incluyendo el Suministro Inmediato de Información (SII) y el Suministro Inmediato de Libros Contables de Impuestos Especiales (SILICIE). Además, en el País Vasco, existe el sistema Ticket BAI y LROE para la declaración de facturas y Libros de Registro de Operaciones Económicas.
En este esfuerzo por garantizar la transparencia en las operaciones y agilizar la transmisión de información en materia de impuestos, tras la aprobación del Real Decreto 596/2016, en 2017 España introdujo un nuevo sistema de presentación electrónica para empresas: el Suministro Inmediato de Información (SII).
¿Qué es el Suministro Inmediato de Información (SII)?
El Suministro Inmediato de Información es un sistema para gestionar electrónicamente el IVA.
Ventajas del SII
El Suministro Inmediato de Información proporciona a las personas físicas o jurídicas varias ventajas respecto al sistema tradicional de declaración del IVA. Estas son algunas de las más importantes:
- La gestión del IVA es mucho más rápida y sencilla. En gran medida, esto es debido a que se elimina la obligación de presentar la declaración informativa sobre los libros contables (modelo 340), la declaración anual de operaciones con terceros (modelo 347) y el resumen anual del IVA (modelo 390).
- Los datos se envían y reciben en tiempo real, por lo que la Agencia Tributaria puede operar de forma más ágil.
- La principal ventaja para las empresas en España es que la devolución del IVA se hace efectiva más rápidamente, porque la AEAT puede validar la información poco después de haberla recibido.
- La información enviada a través del SII es mucho más accesible. Ahora las empresas pueden consultar los datos relativos a su fiscalidad fácilmente desde Internet.
- Las empresas disponen de más tiempo para presentar su autoliquidación. A través del SII, el período para la declaración del IVA por vía electrónica se extiende hasta 30 días (10 días más que si hiciesen la declaración mensualmente).
A todas estas ventajas para las empresas, se suma una muy importante para la Agencia Tributaria: gracias al Suministro Inmediato de Información, el fraude fiscal se reduce considerablemente.
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Plazos para Presentar el SII
Los plazos para presentar el SII varían en función de la información enviada:
- Facturas emitidas: Desde la fecha en que se emiten las facturas, pueden pasar como máximo cuatro días naturales.
- El plazo aumenta a ocho días si esas facturas las emite el destinatario o un tercero autorizado.
Empresas Obligadas a Enviar la Información a Través del SII
El Suministro Inmediato de Información es obligatorio para algunas empresas y voluntario para otras. Aunque la declaración trimestral del IVA es la más habitual entre las empresas, las personas físicas o jurídicas que deben tramitar las autoliquidaciones mensuales del IVA están obligadas también a hacer uso del Suministro Inmediato de Información.
Tanto para utilizar el SII de manera voluntaria como para tramitar la renuncia al uso voluntario del sistema, hay que presentar el modelo 036 en el mes de noviembre para que lo que se haya decidido entre en vigor al año siguiente.
Cómo Enviar la Información al SII
Enviar la información a través del SII no es complicado, sobre todo si utilizas el asistente virtual que la Agencia Tributaria pone a disposición de los contribuyentes. Primeramente, ten en cuenta que no has de enviar todas tus facturas a la Agencia Tributaria, sino los campos de los registros de facturación detallados en la Orden Ministerial HFP/417/2017.
Los más importantes y habituales son los siguientes:
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- Toda la información del libro registro de facturas expedidas: incluye el número o serie, fecha en la que fueron expedidas, fecha en la cual tuvieron lugar las operaciones, nombre y apellidos, razón social de la empresa, NIF del destinatario, base imponible, tipo de IVA y cuota que aparezcan en el libro registro.
- Tipo de factura: tienes que especificar si es una factura completa o simplificada.
- Identificación: este campo solo se introduce si tiene que llevarse a cabo alguna rectificación.
- Descripción: has de detallar en qué consisten las operaciones realizadas.
- Facturas rectificativas: identifica este tipo facturas indicando qué se ha cambiado o la referencia de las que se rectificaron.
- Período: fecha en la que se liquidaron las operaciones de las facturas.
- Operación no sujeta: si han tenido lugar transacciones no sujetas a IVA, tienes que indicarlo.
A modo de resumen, veamos las dos maneras de enviar la información a través del SII:
- Intercambio de información en formato XML: Este método está pensado para las personas físicas o jurídicas que efectúan una gran cantidad de operaciones. Los servicios web admiten mensajes que no pueden exceder un límite de registros de facturación. El XML ha de corresponder tanto al tipo de libro contable como a la clase de operación.
- Formulario de la página web: Este método está pensado para las personas físicas o jurídicas que realizan pocas operaciones, así como para aquellas que van a enviar aisladamente algunos registros de facturas en concreto. El formulario permite suministrar individualmente la información.
Factura Electrónica en España
En España, la factura electrónica es obligatoria en el ámbito de la administración pública, la Ley 25/2013 regula la emisión de facturas en el formato Facturae en las relaciones comerciales entre la administración y sus proveedores desde 2015.
A partir de 2018, esta obligatoriedad se extiende también a los subcontratistas y contratistas que trabajan con la administración pública, quienes deben enviar sus facturas de manera electrónica a través de la plataforma FACe cuando el importe de éstas supere los 5.000 euros.
En el ámbito B2B, se ha publicado el Proyecto de Real Decreto que se desarrolla Ley 18/2022 y establece la factura electrónica como el único sistema permitido en las transacciones comerciales entre empresas.
Está previsto que el reglamento técnico factura electrónica B2B en España se apruebe en 2024 y se extienda su implementación de manera progresiva durante 2025/2026 en función del volumen de facturación de las empresas.
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Obligatoriedad de la Factura Electrónica
- B2G (Business-to-Government): La factura electrónica es obligatoria en las relaciones con la administración pública, así como en las relaciones entre subcontratistas y contratistas del sector público.
- B2B (Business-to-Business): España se prepara para una implementación de la factura electrónica entre empresas y autónomos durante 2025 y 2026 tras la publicación oficial de reglamento técnico del sistema de factura B2B.
Firma Electrónica
- B2G: Se debe contar con un certificado electrónico para la firma obligatoria de facturas. En su defecto, puede emplearse el servicio de “firma electrónica delegada” de un proveedor tecnológico cualificado.
- B2B: Será necesario contar con un certificado electrónico para la firma obligatoria de facturas entre empresas (TBC - to be confirmed).
Formatos Admitidos
- B2G: Facturae, se trata de un formato estructurado (XML) que obligatoriamente deben generar los proveedores y acreedores en las relaciones con la administración pública.
- B2B: Los formatos admitidos para la facturación entre empresas son: XML CII, UBL, EDIFACT y Facturae (TBC).
Firma Electrónica Obligatoria
- B2G: Obligatoria, es necesario aplicar una firma electrónica XAdES en las facturas dirigidas a la administración pública.
- B2B: Obligatoria, es necesario aplicar una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza (TBC).
Almacenamiento
- B2G: Obligatorio para el emisor por un periodo legal de 5 años.
- B2B: *Por definir con la publicación oficial del reglamento técnico de factura B2B.
Proceso de Emisión de Facturas Electrónicas
Sector Público (B2G)
- Emisión y validación: Extracción de los datos del ERP del proveedor para su transformación al esquema XML - Facturae definido por la Agencia Tributaria y aplicación de distintos mecanismos de validación de datos para controlar que contienen la información necesaria.
- Firma electrónica: Se aplican los mecanismos de firma electrónica establecidos por ley, que aportan integridad y autenticidad a la factura electrónica. Se trata de la firma electrónica avanzada basada en un certificado (XAdES).
- Envío al PGEFe: Una vez validada la factura, se envía al PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) que los organismos públicos tienen habilitado, o a FACe, para aquellos organismos adscritos al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado.
- Almacenamiento electrónico: Archivo electrónico del formato XML - Facturae de la factura original con altas condiciones de seguridad y accesibilidad durante los 5 años que indica la legislación española.
Sector Privado (B2B)
- Emisión y validación: Extracción de los datos del ERP para la generación de los formatos técnicos de factura (EDIFACT, Facturae, XML CII, UBL...) y aplicación de mecanismos de validación de datos para garantizar la información mínima requerida en cada una de las sintaxis.
- Envío de facturas: Una vez validado cada documento, se identifica al destinatario de la factura para su envío a través de canales de comunicación específicos (VAN privada, pasarela EDI, https, sftp, x400, OFTP, AS2, AS4...) con registro de trazabilidad, confirmación de entrega y procesamiento.
- Almacenamiento electrónico: Resguardo electrónico de las facturas emitidas bajo un servicio de Almacenamiento Electrónico eIDAS con registro de evidencias y reaseguramiento continuo de los documentos.
- Gestión de estados: Visibilidad e integración de los distintos acuses de estado o ACK (acknowledgement) de cada una de las facturas emitidas conforme a las especificaciones técnicas definidas en el proyecto.
Preguntas Frecuentes Sobre la Factura Electrónica B2B en España
El contenido de las siguientes preguntas está sujeto a cambios con la publicación oficial del reglamento técnico definitivo de factura electrónica B2B en España.
¿La facturación electrónica B2B será para todo tipo de clientes (nacionales, intracomunitarios y/o extracomunitarios)?
No. Solo hay que emitir factura electrónica a un destinatario cliente o proveedor que esté implantado en España o que opere en España bajo el registro de IVA.
¿Los autónomos también están afectados por esta ley?
Sí, los autónomos también estarán obligados a cumplir con la normativa factura electrónica B2B.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B en España? ¿Cuándo se publicará el Real Decreto y se aprobará el reglamento técnico?
Las fechas de publicación del Real Decreto dependerán de la finalización del trámite parlamentario iniciado y en curso. La expectativa es tener el reglamento técnico definitivo en 2024, por lo que cabría pensar que la fecha de entrada en vigor para la implementación de la primera fase será en 2025.
¿Cuáles son los plazos de implementación previstos? ¿La facturación electrónica será obligatoria para todos los niveles de facturación?
Los plazos de implementación para la factura electrónica B2B desde la publicación definitiva del Real Decreto serán: Un año para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros y dos años para el resto de las empresas (aquellas con ventas inferiores a los 8 millones de euros).
Durante el periodo de transición, ¿qué ocurrirá si un proveedor no está obligado a usar factura electrónica?
Si no entra en la primera fase de implementación (por volumen de facturación de empresas), seguirá enviando sus facturas de forma "tradicional" hasta que su empresa tenga la obligación de pasar a la facturación electrónica.
¿El nuevo sistema afectará a las relaciones B2G y B2C?
No. Quedan fuera del alcance de esta Ley las facturas emitidas por una empresa cuyo destinatario pueda ser un organismo público (B2G) o un consumidor final (B2C).
Las empresas que ya trabajan con el SII, ¿están obligadas a emitir o recibir facturas electrónicas B2B?
Sí. El SII es un sistema distinto y las empresas tendrán que cumplir con ambos procesos. Por lo tanto, las empresas que ya trabajen con el SII tendrán que enviar sus facturas electrónicas a sus proveedores y recibirlas de sus clientes.
¿Cómo convivirán el sistema TicketBAI y el sistema de factura B2B?
Las empresas registradas en la comunidad autónoma del País Vasco deberán cumplir con ambas normativas. Tendrán que disponer de un proveedor certificado o Software Garante para el cumplimiento TicketBAI y una solución para el nuevo sistema de facturación electrónica B2B.
¿Cómo será la interoperabilidad entre plataformas privadas de factura electrónica?
Las plataformas de factura electrónica deberán contar con la capacidad de conectarse entre sí mediante protocolos de comunicación seguros definidos en el reglamento técnico. Además, deberán ser compatibles con los requisitos establecidos y asegurar unos niveles de seguridad del servicio, incluyendo la autenticación y validación de las facturas.
¿Cuáles son los formatos admitidos para emitir las facturas electrónicas B2B?
Los formatos admitidos son: UBL, CII, EDIFACT y Facturae.
La solución EDICOMSii ha sido desarrollada pensando en facilitar la experiencia del usuario, presentando un diseño funcional adaptado 100% al intercambio de información que las empresas van a realizar con la AEAT. De forma muy visual, un usuario nobel en el uso de plataformas de gestión electrónica puede localizar cualquier apunte enviado a la AEAT, así como las respuestas o notificaciones asociadas. Además, ofrece estadísticas mediante la representación de gráficas personalizables.
Tabla Resumen de Facturación Electrónica en España
| Aspecto | B2G (Administración Pública) | B2B (Entre Empresas) |
|---|---|---|
| Obligatoriedad | Sí | Implementación progresiva 2025/2026 |
| Firma Electrónica | Certificado electrónico obligatorio | Certificado electrónico obligatorio (TBC) |
| Formato | Facturae (XML) | XML CII, UBL, EDIFACT, Facturae (TBC) |
| Almacenamiento | Obligatorio 5 años | Por definir |
Preguntas y Respuestas Sobre el Sistema SII AEAT
¿Cómo se podrán gestionar los tiquets de gastos que se quiera deducir la empresa?
Si la empresa quiere deducirse el IVA de los tickets como gasto (por ejemplo, taxis, dietas, etc), no es válido solamente con el ticket, sino que se tiene que pedir una factura. Si no se presentan, el usuario está optando por la no deducibilidad. Si los gastos no están respaldados por una factura, no puede declararse en el SII y, por tanto, el IVA no puede ser fiscalmente deducible.
¿De qué forma se va a poder detectar la morosidad con el sistema SII de la AEAT?
Uno de los objetivos fundamentales de este sistema es el control del fraude fiscal. Los plazos tan exigentes acercan el momento de la operación al momento del registro de la información, lo que consigue mayor exactitud en las declaraciones. Además, con el libro contrastado se puede detectar que algún obligado tributario pueda estar deduciéndose un IVA que previamente no haya sido ingresado por otro. El registro contable de IVA debe ser coincidente con el de los clientes a nivel de transacción.
¿Cómo se firma o se autentifica la información del cliente ante la AEAT?
Los registros o bloques de mensajes XML no van firmados. Lo que sí es necesario es identificarse con un certificado reconocido para establecer la comunicación WS con AEAT.
¿Es obligatorio declarar el libro de registro de operaciones en metálico?
Aquellas empresas que realicen operaciones en metálico superiores a 6.000 euros, deben declarar el IVA y están obligadas a usar el libro de operaciones en metálico. La información se anota de forma separada del registro de la factura, en el libro de facturas expedidas, en otro registro mensual único por cada persona o entidad de la que proceden los cobros.
¿Cuál es la diferencia entre el libro de IVA contrastado y el libro de IVA real?
La sede electrónica de la AEAT tiene dos libros. Por un lado, el libro declarado, donde una empresa registra sus facturas emitidas y recibidas. Y por otro, el libro contrastado, donde la AEAT realiza los cruces de datos requeridos con lo declarado por los interlocutores comerciales de la empresa. Hay que tener en cuenta que faltarán todas las facturas correspondientes a las empresas con facturación inferior a 6M de euros, por lo que es muy probable que haya cierto descuadre.
¿Qué información sobre la facturación debe remitirse a la AEAT?
En primer lugar, el registro del documento. Después el tipo de operación a identificar mediante claves y subclaves. En tercer lugar, los datos de la factura o factura simplificada y, por último, datos adicionales que la empresa necesite comunicar.
¿Hay una validación previa en la solución?
Tanto la validación de la solución SII como la validación de la AEAT están sincronizadas. Se realizan en tiempo real las validaciones sintácticas, para que el mensaje que se envíe esté construido siguiendo los esquemas XML y llegue de manera correcta a la AEAT. Por otro lado, la AEAT realiza también validaciones semánticas. Si el mensaje supera las validaciones a nivel de formato XML, se procederá a realizar las validaciones de negocio, devolviéndose un mensaje de respuesta con el resultado de la validación y de su aceptación o no por la AEAT.
¿Cómo se contempla el envío de la información de los proveedores que se acogen al criterio de caja?
El criterio de caja consiste en imputar los ingresos y los gastos al periodo en el que se cobran o pagan, sin tener en cuenta cuándo se han realizado las operaciones. El sistema contempla técnicamente esta posibilidad con un mensaje XML específico para este fin tanto en facturas expedidas como recibidas.
¿Un establecimiento permanente tiene las mismas obligaciones que una entidad española?
Sí. Si tienen CIF en España y emiten factura, es su obligación.
¿Cómo acogerse al SII de forma voluntaria?
Optando en la declaración censal (modelo 036) en el mes de noviembre anterior al inicio del año natural en el que deba surtir efecto o a tiempo de presentar la declaración de comienzo de la actividad, surtiendo efecto en el año natural en curso.
¿Cómo se registra una exportación?
La operación se anota en el Libro Registro de Facturas Expedidas. En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consigna el valor 15. Debe identificarse al cliente -en caso de ser extranjero- mediante el “Código país” y las claves 3 “Pasaporte”, 4 “Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia”, 5 “Certificado de residencia” ó 6 “Otro documento probatorio” del campo “IDType”. Por otra parte, la base imponible de la factura se incluye en el campo de tipo de operación “Exenta” dentro del bloque “Entrega”.
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