La gestión eficiente de inventarios es esencial para las empresas, no solo desde una perspectiva operativa, sino también fiscal. L.C. Los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por obsolescencia, baja de precio en el mercado o daño.
Por lo que, para cumplir con el postulado de devengación contable, es indispensable que se modifique la valuación de los artículos sobre la base de su costo o a su valor neto de realización (NIF C-4 Inventarios.
Durante el proceso de conteo físico del inventario, es posible que se encuentren discrepancias entre la cantidad registrada en los libros contables y la cantidad físicamente presente.
Una vez identificados los faltantes de inventario, es necesario realizar los ajustes contables correspondientes para reflejar la situación real.
Para evitar faltantes de inventario y las implicaciones fiscales asociadas, es esencial implementar medidas de prevención y control.
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La PRODECON (Procuraduría de la Defensa del Contribuyente) indicó que es muy común que lo inventariado y lo registrado en contabilidad, no coincida y que la autoridad, podrá considerar como enajenación el faltante de los inventarios en las empresas.
Destrucción Fiscal: ¿Qué es y para qué sirve?
La destrucción de mercancías que han perdido su valor puede ofrecer beneficios fiscales significativos, siempre que se cumplan los procedimientos establecidos por la ley.
La destrucción fiscal es un proceso formal que permite a las empresas eliminar bienes o inventarios que han perdido su valor comercial debido a deterioro, obsolescencia o caducidad.
Este procedimiento tiene implicaciones tanto operativas como fiscales, ya que permite deducir el costo de estos bienes del Impuesto Sobre la Renta (ISR), reduciendo así la carga tributaria de la empresa.
Implicaciones Fiscales de la Destrucción de Inventario
La destrucción de inventario tiene diversas implicaciones fiscales:
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- Impuesto sobre la Renta (ISR): Los bienes destruidos pueden ser deducibles, siempre que se cumplan los requisitos legales y se presente la documentación adecuada. El inventario obsoleto o que ha perdido valor tiene un efecto de deducción para los contribuyentes y, como tal, debe cumplir algunos requisitos. Artículo 27. XX. La deducción del inventario obsoleto o que pierde su valor, podrá realizarse por separado.
- Impuesto al Valor Agregado (IVA): La donación o destrucción de mercancías que han perdido su valor no se considera enajenación para efectos de IVA, siempre que sean deducibles para ISR.
- Estímulo fiscal por donación: Si se donan bienes básicos para la subsistencia humana antes de su destrucción, se puede aplicar un estímulo fiscal consistente en una deducción adicional del 5% del costo de lo vendido. Tratándose de inventarios de bienes básicos para la subsistencia humana, se deben ofrecer en donación a instituciones autorizadas. Con relación al artículo 108, el 109 establece que los contribuyentes pueden celebrar convenios con las donatarias señaladas para donar, de forma periódica, los bienes que hayan perdido su valor.
Destrucción Fiscal vs. Baja de Inventarios
La destrucción fiscal y la baja de inventarios son procedimientos distintos:
- Destrucción fiscal: Implica la eliminación formal de bienes que han perdido su valor comercial y permite deducciones fiscales.
- Baja de inventarios: Se refiere a la eliminación de bienes de los registros contables por razones como robos o pérdidas, pero no siempre permite deducciones fiscales.
Procedimiento para la Baja de Inventarios
Cuando los inventarios sufren pérdidas por robos, deterioros o faltantes, es necesario:
- Identificar y cuantificar las pérdidas: Determinar el valor de los bienes faltantes o deteriorados.
- Registrar contablemente las bajas: Reflejar las pérdidas en los estados financieros y en las declaraciones fiscales correspondientes.
- Justificar las pérdidas: Contar con documentación que respalde las causas y montos de las bajas, como reportes de incidentes o informes de auditoría.
Procedimiento para Deducir Pérdidas por Deterioro de Inventarios
Para deducir pérdidas por deterioro de inventarios, las empresas deben:
- Valuar inventarios a valor neto de realización: Si el valor de mercado es menor al costo, ajustar el valor contable.
- Registrar la pérdida por deterioro: Reflejar la disminución en el valor en los estados financieros y en las declaraciones fiscales.
Registros Contables Necesarios para la Destrucción de Inventarios
Es esencial mantener registros contables detallados que incluyan:
- Certificado de destrucción: Un documento emitido por el fedatario público o la entidad encargada que valide la destrucción de los bienes de acuerdo con las normativas legales. Para su destrucción, deben presentar el aviso, cuando menos 30 días antes de la destrucción.
- Registro de la deducción fiscal: Incluir la deducción del costo de los bienes destruidos en las declaraciones fiscales del periodo correspondiente.
- Comprobante de la notificación al SAT: Es importante conservar la notificación que se hizo al Servicio de Administración Tributaria, junto con el número de autorización para proceder con la destrucción fiscal.
¿Cómo Deducir los Inventarios para Consumo Propio?
La compra de mercancía para su comercialización o transformación y posterior enajenación es una práctica frecuente en las organizaciones. Dicha operación tiene el carácter de deducibilidad hasta el momento de su venta vía costo de lo vendido; sin embargo, ¿qué sucede con la mercancía obsoleta que no se pudo enajenar?
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Independientemente de la deducibilidad del costo de lo vendido, es una realidad que la adquisición de los insumos necesarios para el desarrollo de las actividades de los contribuyentes afecta la proporcionalidad de tributo.
Por tal motivo el numeral 27, fracción XX de la LISR contempla la posibilidad de deducir de los inventarios el importe de las mercancías, las materias primas, los productos semi-terminados o terminados, en existencia, que por deterioro u otras causas hubiesen perdido su valor; dicha deducción se debe realizar en el periodo en el que se dé la obsolescencia.
Es importante mencionar que tratándose de bienes básicos para la subsistencia humana en materia de alimentación, vestido, vivienda o salud deben ser ofrecidos en donación antes de su destrucción.
Otros requisitos a cumplir es presentar el aviso de destrucción de mercancía, el cual se debe presentar cuando menos 30 días antes de la fecha en la que se pretenda efectuar la destrucción.
Merma de Inventario: Un Factor a Considerar
Aunque en ocasiones pueda parecer insignificante, la merma de inventario tiene un gran impacto en los balances de negocios y almacenes. La merma de inventario es la pérdida del valor de las existencias que se produce en el almacén. Se debe a varios factores y puede darse en distintos puntos de la cadena de suministro.
Existen dos grandes clasificaciones de merma. Por un lado, la merma normal es la que tiene lugar cuando las materias primas se emplean en algún proceso productivo. Por otro, algunas situaciones derivan en mermas anormales, las más frecuentes de encontrar en los almacenes.
- Errores administrativos o contables. Supervisar las existencias de modo manual puede generar descuadres de stock. Estos surgen al completar mal los registros, lo que provoca que el inventario y la realidad no cuadren.
- Fechas de vencimiento. Indica el momento a partir del cual un producto ya no es seguro para el consumidor o incumple los estándares de calidad. Es un dato a tener muy en cuenta en función de la mercancía que se almacene porque, de lo contrario, habría que renunciar por completo a su uso. También hay que detectar a tiempo el vencimiento de las materias primas.
- Recepción ineficiente. Se da cuando los productos salen de fábrica o llegan al almacén, pero no se revisan de manera correcta.
- Robos. Las sustracciones indebidas se traducen en una merma para la empresa.
- Roturas. Suelen estar ocasionadas por un manejo de materiales deficiente o una mala ubicación de la mercancía en el almacén.
- Transporte deficiente. Una mala gestión durante el traslado de las mercancías puede echar a perder su estado de conservación.
El control de la merma en un almacén es determinante, ya que se trata de mercancía que no posee ningún valor de mercado. Son existencias que ya no se pueden comercializar y que acarrean pérdidas a la empresa. Otra posible consecuencia de la merma es el exceso de inventario, que puede generar problemas de espacio y dificultades para rotarlo a tiempo.
Calcular el KPI de merma es fundamental y cobra aún más relevancia en sectores como la manufactura y la industria alimentaria. El peso bruto es el peso total de un producto antes de su procesamiento. En él se incluyen empaques y desperdicios. El peso neto hace referencia al producto ya procesado y listo para su venta. El resultado es el porcentaje de merma, un KPI crucial en todo almacén o centro de distribución.
Pese a que parezca drástico, el índice de merma de inventario medio al que aspirar es cero. Según el Warehouse Education and Research Council (WERC), el almacén medio sufre una merma de inventario del 0.2%. Además, esta división del Material Handling Institute señala que, siempre que el índice supere el 0.46%, deberían sonar las señales de alarma.
Medidas para Minimizar la Merma
Una vez constatada la existencia de una afectación en el valor de las mercancías, ¿qué medidas existen para minimizar la merma?
- Instaurar procedimientos de control de inventario.
- Reorganizar el almacén. Asignar un espacio idóneo a todos los productos ayuda a limitar errores en el inventario y a aumentar la rotación, además de facilitar el manejo de materiales.
- Mejorar los envíos y las recepciones.
- Establecer una política de manejo de mercancía dañada.
- Formar al personal.
- Incrementar la seguridad.
Una gestión rápida y controlada de las mercancías es el mejor remedio frente a las pérdidas que puede ocasionar la merma en la cadena de suministro.
Preguntas Frecuentes sobre Destrucción de Inventarios
¿Es obligatorio destruir el inventario que ya no tiene valor comercial?
No, no es obligatorio, pero si decides destruir el inventario que ya no tiene valor, puedes aprovechar la deducción fiscal en tu declaración de impuestos, siempre que sigas los procedimientos establecidos por el SAT. La destrucción solo es obligatoria si se trata de mercancías peligrosas o productos en mal estado que representan un riesgo.
¿Qué tipo de inventario se puede destruir fiscalmente?
Se puede destruir inventario que haya perdido su valor comercial, como productos caducados, deteriorados o que ya no se pueden vender debido a obsolescencia. Sin embargo, no se pueden destruir bienes que aún tengan valor comercial sin seguir un proceso adecuado.
¿Cuáles son los requisitos para que la destrucción sea deducible fiscalmente?
Los bienes destruidos deben ser propiedad de la empresa y estar debidamente identificados en su inventario. Además, la destrucción debe llevarse a cabo en presencia de un fedatario público o una entidad certificada y debe seguirse el procedimiento establecido por el SAT, incluyendo la notificación y la obtención de un certificado de destrucción.
¿Es posible deducir la destrucción de inventario si se dona?
Sí, si el inventario se dona a una organización sin fines de lucro, se puede aplicar una deducción adicional del 5% del costo de lo vendido, siempre que se cumplan los requisitos fiscales y el SAT apruebe la donación.
¿Qué diferencia hay entre la baja de inventarios y la destrucción fiscal?
La baja de inventarios ocurre cuando se eliminan bienes del inventario contable sin que necesariamente haya una pérdida física o deterioro. Por otro lado, la destrucción fiscal es un proceso formal para eliminar bienes que han perdido su valor y que, al ser destruidos, pueden generar una deducción fiscal en los impuestos.
¿La destrucción de inventarios genera IVA?
Si los bienes destruidos son inventarios con IVA acreditable, este no se pierde, ya que no se considera una enajenación para efectos del IVA.
Avisos de donación y destrucción de mercancías que han perdido su valor.
Los contribuyentes deben tener el debido cuidado de documentar la destrucción o donación de inventario obsoleto, a través de la información que soporte dicha transacción para demostrar su destrucción y deducción conforme a las disposiciones fiscales señaladas.
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