En México, desde 2014, la emisión del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es obligatoria para la mayoría de las transacciones comerciales. Por ley, todos los contribuyentes deben resguardar en medio magnético los CFDI emitidos y recibidos, y es necesario asociar cada folio fiscal a las pólizas contables correspondientes.
Por ello, resulta crucial verificar el estatus de cada factura registrada, lo que garantiza la integridad de nuestros registros contables y evita deducciones fiscales inválidas.
¿Qué es la Metadata SAT?
La Metadata es un conjunto de registros que concentran los datos clave de cada comprobante fiscal. Esta información se solicita, procesa y recupera directamente desde el portal del SAT, dentro de la sección “Factura Electrónica”.
Esta herramienta es especialmente útil para validar de forma masiva el estatus de los comprobantes y mantener una contabilidad electrónica actualizada.
Los registros descargados incluyen campos como:
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- Folio fiscal (UUID)
- RFC y nombre del emisor
- RFC y nombre del receptor
- Fecha de emisión
- Fecha de certificación
- PAC que certificó
- Total de la transacción
- Efecto del comprobante (ingreso, egreso o nómina)
- Estado del CFDI (vigente o cancelado)
- Fecha de cancelación, en caso de aplicar
La "metadata" logra descargar un listado de hasta 1,000,000 de datos básicos de los comprobantes fiscales que nos darán pauta para poder confrontar los CFDI que considera el portal del SAT y los registrados en la contabilidad. Son muchos los datos que contiene un XML, pero al momento de la exportación de la METADATA del SAT, solo se puede observar lo siguiente:
- UUID
- RFC del Emisor
- Nombre del Emisor
- RFC del Receptor
- Nombre del Receptor
- RFC del PAC
- Fecha de Emisión
- Fecha de Certificación del SAT
- Monto
- Efecto Comprobante (I- Ingresos, E- Egresos, P-Pagos, N-Nómina)
- Estatus (vigente o cancelado)
- Fecha de Cancelación
¿Cómo Obtener la Metadata SAT?
Por lo relevante que es Metadata, es importante saber cómo y de dónde obtenerla, por lo que, para obtenerla, hay que seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al portal del SAT.
- Seleccionar la sección “Factura Electrónica”.
- En el menú se debe ingresar a la opción: “Cancela y recuperar tus facturas”.
- Ingresar tu con tu e.firma o con RFC y contraseña.
- Seleccionar entre las opciones: “Consultar Facturas Emitidas” o “Consultar Facturas Recibidas”.
- En el siguiente paso, seleccionar si se desea descargar “Por Folio Fiscal” o “Por Rangos de fecha en la emisión”.
- Una vez que haya seleccionado la opción, se debe hacer clic en el botón “Buscar CFDI”.
- Una vez que se presente la pantalla con la consulta de hasta 500 CFDI, aparecerá en la parte inferior la opción en color azul: “Descargar Metadata”.
- A continuación, aparecerá un mensaje que indicará que descargó la Metadata con éxito. En realidad, el mensaje nos informa que debemos ingresar a la sección “Recuperar descarga de CFDI” para obtener las solicitudes de CFDI y de Metadata.
- Al ingresar al módulo “Recuperar descargas de CFDI“, aparecerá la lista de paquetes solicitados y procesados. En dicho módulo se podrá identificar la “Metadata” disponible después de lapso de tiempo.
- Si queremos ver el archivo obtenido de la Metadata, bastará con descomprimir el archivo ZIP y tendremos el archivo TXT.
¿Cuánto Tarda en Procesarse la Metadata CFDI?
Según la documentación oficial del SAT, el tiempo de respuesta del Web Service para la solicitud de Metadata puede variar entre 15 minutos y 72 horas. No obstante, en la práctica, este tiempo suele ser considerablemente menor.
Diversos contribuyentes han reportado los siguientes tiempos estimados, según el volumen de CFDI solicitado:
| Volumen de CFDI | Tiempo Estimado de Respuesta |
|---|---|
| 50,000 CFDI | Entre 15 minutos y 1 hora |
| 100,000 CFDI | Entre 1 y 2 horas |
| 500,000 CFDI | Entre 2 y 8 horas |
| 1,000,000 CFDI | Entre 8 y 72 horas |
Estos tiempos pueden variar en función de varios factores, como la carga del servidor del SAT, la velocidad de la conexión a internet y el tamaño de los archivos solicitados.
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Por ello, se recomienda realizar la solicitud con anticipación y contar con un margen de espera adecuado para evitar retrasos en los procesos contables.
¿Por qué es Importante Trabajar con la Metadata SAT?
El análisis de la Metadata SAT es importante para cualquier contribuyente que desee mantener un control más efectivo sobre sus operaciones fiscales. Procesar esta información permite conocer el estatus de las facturas electrónicas y tomar decisiones informadas a partir de datos reales.
Trabajar con la Metadata CFDI brinda múltiples ventajas, entre ellas:
- Determinar el número de CFDI emitidos y recibidos en un periodo: Este es el primer paso para conocer el volumen de operaciones de un contribuyente. La cantidad de comprobantes puede consultarse directamente en el portal del SAT o a través de un proveedor autorizado de facturación electrónica.
- Identificar la fecha de emisión y certificación de cada comprobante: Estos datos permiten detectar patrones de comportamiento fiscal, como los periodos de mayor facturación o gasto, y son útiles para auditorías internas o externas.
- Obtener el valor global de las transacciones registradas: La Metadata facilita el cálculo de ingresos y egresos acumulados, así como el análisis del gasto en nómina durante un periodo determinado.
- Monitoreo del estatus de los CFDI: Saber si un comprobante está vigente o ha sido cancelado es fundamental para garantizar su validez fiscal. Los CFDI cancelados no pueden utilizarse como deducción, por lo que monitorearlos evita errores en la contabilidad.
- Generar estadísticas sobre ingresos y egresos por tipo de comprobante: Esta información permite conocer las actividades económicas más relevantes del contribuyente y ayuda a proyectar escenarios futuros.
- Analizar los datos de clientes y proveedores: Es posible identificar el volumen e importe de las transacciones con cada cliente o proveedor, lo que permite tener una visión clara de las relaciones comerciales más relevantes.
El uso estratégico de la Metadata CFDI optimiza la gestión contable, ayuda con el cumplimiento de obligaciones fiscales y la toma de decisiones empresariales.
Validación de Proveedores y Listas Negras del SAT
Dado que los registros de la Metadata contienen el RFC del emisor y del receptor, es posible utilizarlos para validar las Listas Negras SAT en pocos minutos mediante un sistema informático que explote dicha información. En caso de que uno de tus proveedores sea catalogado como EFOS, deberás tomar medidas para amparar las deducciones con dicho proveedor y evitar las acciones legales del SAT previstas en el Art. 69-B del CFF.
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En el caso de proveedores No Localizados, la autoridad te permitirá iniciar acciones para solicitar su atención a esta situación, o prepararte en caso de que en un futuro dicho proveedor sea catalogado como EFOS. Finalmente, vigilar que tus proveedores sean contribuyentes cumplidos te permitirá identificar que cumplen con sus obligaciones fiscales.
Consideramos que es necesario revisar a los clientes catalogados como EFOS, principalmente en operaciones de gran cuantía. Esto se debe a que el SAT busca redes de contribuyentes simuladores que se facturan entre sí. Dichas redes pueden generar revisiones entre todos los involucrados. Esto toma relevancia en los casos donde se opte por presentar el Dictamen Fiscal (SIPRED) o se tenga la obligación de presentar la Información sobre la Situación Fiscal del Contribuyente (ISSIF). En dichos informes, la autoridad cuestiona si se identificaron proveedores o clientes de conformidad con el artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación (CFF).
Hay que hacer una sola lista usando las tres fuentes de EFOS disponibles, y contemplar los posibles escenarios en los cambios de situación de una entidad de este tipo (presunto, definitivo, desvirtuado, con sentencia favorable, etc). Sin embargo, este trabajo es costoso debido a la cantidad de recursos que se tienen que utilizar.
La validación de proveedores en listas negras se puede realizar mediante mecanismos automatizados, como macros en Excel o un sistema de gestión de CFDI que incluya la explotación de la Metadata. Para un usuario experto en Excel, es posible utilizar hojas de cálculo con los datos de los RFC y las listas negras actualizadas.
La mejor forma de realizar el cruce de proveedores con las Listas Negras del SAT es utilizando una herramienta especializada.
Automatiza el Análisis y Control de tus CFDI
Como hemos demostrado, es necesario procesar y validar la Metadata CFDI para llevar un control fiscal preciso. Sin embargo, hacerlo de forma manual representa un reto: consume tiempo, requiere atención constante y puede derivar en errores que afectan la deducibilidad o la contabilidad.
Por esta razón, se vuelve indispensable contar con un sistema que automatice estas tareas.
Entre los principales beneficios de eComprobante EXE destacamos:
- Descarga masiva de CFDI desde el portal del SAT por periodo y tipo de comprobante, por lista de RFC y por lista UUID que permite obtener entre 2,000 y 20,000 comprobantes al día.
- Peticiones de CFDI por “Web Service” incluido en todos los planes, para la descarga de hasta 200,000 comprobantes por petición y sin límite de solicitudes por día.
- Comprobación de la importación al sistema del 100% de comprobantes en poder de la Autoridad mediante la solicitud de Metadatos por Web Service o descargados desde el Portal SAT.
- Actualización masiva del estatus de los CFDI en segundos, ya sea mediante Web Service o a partir de Metadata descargada desde el portal del SAT.
- Gestión y explotación de la Metadata o Metadatos SAT:
- Lectura y explotación de la “Metadata” solicitada y descargada desde el portal del SAT de hasta 1 Millón de registros.
- Peticiones de “Metadatos” por “Web Service” para la obtención de hasta 1 Millón de registros por petición,sin límite de solicitudes al día.
- Generación automática de Peticiones de CFDI utilizando Metadatos en casos de emisión/recepción de altos volúmenes de CFDI.
- Búsqueda de clientes y proveedores en las listas negras SAT (Art. 69 y 69B) utilizando “Metadata” o “Metadatos”.
- Búsqueda de los CFDI registrados en Contabilidad utilizando un Layout en Excel con la relación de los UUID a comparar contra la “Metadata” o “Metadatos” para identificar folios cancelados o faltantes.
- Generación de un Layout en Excel con los folios fiscales de un periodo a partir de la información del “Auxiliar de Folios.XML” o “Poliza.XML” para cotejarlos contra la información de Metadata o Metadato y localizar: Folios en contabilidad con estatus de cancelado, Folios no registrados en contabilidad y Folios registrados en la contabilidad y no existentes en el SAT.